Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR120079
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR120079/1
Besluit Documentair Informatiebeheer Breda 2007
Geldend van 03-07-2007 t/m heden
Intitulé
Besluit Documentair Informatiebeheer Breda 2007Burgemeester en wethouders,
Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Breda 2007
Besluiten vast te stellen het navolgende:
Besluit Documentair Informatiebeheer Breda 2007, houdende de voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Artikel 1
Dit besluit verstaat onder:
- a.
archiefverordening:
de in de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid van de Archiefwet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 10 mei 2007;
- b.
archivaris:
de overeenkomstig artikel 32 van de Archiefwet benoemde gemeentearchivaris;
- c.
documenten:
de in de Archiefwet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
- d.
archiefbestand:
analoge of digitale documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand of nog te ontwikkelen hulpmiddel gebracht kan worden;
- e.
beheer:
het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- f.
informatiesysteem;
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur met behulp waarvan documenten kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard en geraadpleegd;
- g.
informatiebeheersplan:
plan waarin wordt weergegeven hoe het beheer van het informatiesysteem wordt ingericht en onderhouden;
- h.
organisatie-onderdeel:
de in de Organisatieverordening 1996 in art. 1.3 en 1.4 benoemde bestuurlijke en ambtelijke componenten;
- i.
DMA:
de afdeling Documentmanagement en Archief van het Shared Service Centre.
Hoofdstuk II. Verantwoordelijkheid en bevoegdheden
Artikel 2
-
1. In de periode dat documenten ontstaan of ter afhandeling worden ontvangen zijn de hoofden van de organisatie-onderdelen verantwoordelijk voor het beheer van die documenten. Na archivering van de documenten is het hoofd van DMA verantwoordelijk voor het beheer. Hierover worden beheersafspraken gemaakt met de hoofden van de organisatie-onderdelen.
-
2. Voor zover digitale documenten niet worden overgedragen, omdat zij behoren tot archiefbestanden die integraal onderdeel uitmaken van informatiesystemen van de organisatie-onderdelen, blijft het hoofd van het organisatie-onderdeel verantwoordelijk voor het beheer van afgehandelde digitale documenten. Hierover worden beheersafspraken gemaakt met de hoofden van de organisatie-onderdelen.
Artikel 3
Het hoofd van een organisatie-onderdeel kan de uitvoering van zijn taken machtigen, en zover nodig mandateren aan één of meer medewerkers.
Artikel 4
De archivaris wordt wat betreft het toezicht op de naleving van dit besluit toegerust met de bevoegdheden, zoals deze zijn omschreven in de Algemene Wet Bestuursrecht, afdeling 6.1.
Artikel 5
Het College van Burgemeester en Wethouders kan ten aanzien van specifieke informatiesystemen en/of documentsoorten (zowel voor analoog als digitaal) op voorstel van de archivaris procedures vaststellen, die als bijlagen van dit besluit worden beschouwd.
Hoofdstuk III. Archiefvorming en -ordening
Productie van documenten
Artikel 6
De hoofden van de organisatie-onderdelen dragen er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 7
Van verzonden documenten wordt door de hoofden van de organisatie-onderdelen een geauthentiseerde kopie opgeslagen in het informatiesysteem, als het gaat om een digitaal proces. Een geauthentiseerde kopie wordt overgedragen aan DMA ter bewaring, als het gaat om een analoog proces.
Artikel 8
De hoofden van de organisatie-onderdelen dragen zorg voor de opstelling van overige procedures voor documentenverkeer, rekening houdend met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Identificering van documenten
Artikel 9
-
1. Het hoofd van DMA draagt er zorg voor, dat van ieder centraal ontvangen document blijkt wanneer het document is ontvangen, wie de afzender is en op welk onderwerp het document betrekking heeft.
-
2. De hoofden van de organisatie-onderdelen dragen er zorg voor, dat elk niet-centraal ontvangen document nog dezelfde dag aan DMA wordt aangeboden zodat van ieder niet-centraal ontvangen document blijkt wanneer het document is ontvangen, wie de afzender is en op welk onderwerp het document betrekking heeft.
-
3. De hoofden van de organisatie-onderdelen dragen er zorg voor, dat van ieder opgemaakt document blijkt wanneer het document is opgemaakt, wie de vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en indien van toepassing wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
-
4. Het hoofd van DMA en de hoofden van de organisatie-onderdelen dienen die kenmerken van documenten vast te leggen, dat de documenten met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
Artikel 10
Het hoofd van DMA draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van centraal ontvangen documenten en hun termijnen van afdoening worden bewaakt.
Hoofdstuk IV.Beheer van documenten
Bewaring van documenten
Artikel 11
Het hoofd van DMA en de hoofden van de organisatie-onderdelen zijn verantwoordelijk voor de onder hun beheer staande archiefbestanden (analoog of digitaal, dus ongeacht het medium waarin de documenten voorkomen). Dat houdt in dat de archiefbestanden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een door DMA bepaalde doelmatige en doeltreffende systematiek.
Artikel 12
-
1. De hoofden van de organisatie-onderdelen zien er op toe, dat van de informatiesystemen een informatiebeheersplan wordt opgesteld en bijgehouden.
-
2. Het informatiebeheersplan omvat een inventaris van informatiebestanden en systemen, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening.
-
3. De vaststelling van de bewaartermijnen behoeven de goedkeuring van de archivaris.
-
4. Uit het in het tweede lid bedoelde informatiebeheersplan blijkt te allen tijde, waar de informatiesystemen en hun onderdelen zich bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen, vervangen, vernietigd of vervreemd.
-
5. De archivaris oefent op de informatiesystemen toezicht uit volgens de bepalingen van Hoofdstuk III van de Archiefverordening Breda 2007 en met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 13
Herordening van bestaande en invoering van nieuwe informatiesystemen behoeven de goedkeuring van de archivaris.
Artikel 14
Wanneer daartoe naar zijn oordeel aanleiding bestaat, doet de archivaris aan Burgemeester en Wethouders voorstellen ten aanzien van de ordening van informatiesystemen, in het belang van een doelmatig archiveringsproces voor de gemeente in haar geheel.
Artikel 15
De hoofden van de organisatie-onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat afgehandelde documenten, en geauthentiseerde kopieën van documenten die verzonden zijn, worden overgedragen aan DMA.
Artikel 16
Het bouwen, verbouwen, inrichten, veranderen of in gebruik nemen van archiefruimten vindt plaats in opdracht van het hoofd van DMA.
Artikel 17
-
1. Het hoofd van DMA draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
-
2. De hoofden van de organisatie-onderdelen dragen er zorg voor dat ten aanzien van archiefruimten, die onder hun beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wetgestelde eisen. De archivaris controleert het beheer. Bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van deze archiefruimten behoeven de goedkeuring van de archivaris.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel 18
Het hoofd van DMA draagt zorg voor de nodige beveiliging van de centraal beheerde documenten, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin documenten worden beheerd, ligt die verantwoordelijkheid bij het betreffende hoofd van het organisatie-onderdeel, de archivaris gehoord hebbende.
Artikel 19
Het hoofd van DMA is verantwoordelijk voor het bijhouden van een uitleenadministratie. De uitleenadministratie heeft betrekking op de onder zijn beheer staande archievenbestanden. Bijgehouden wordt welke documenten worden uitgeleend en controle wordt uitgeoefend op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van het organisatie-onderdeel, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van het betreffende organisatie-onderdeel.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin documenten worden beheerd, ligt die verantwoordelijkheid bij het betreffende hoofd van het organisatie-onderdeel.
Artikel 20
Het is niet toegestaan documenten, of onderdelen daarvan, uit archiefbestanden te wijzigen, verwijderen, of vernietigen, tenzij de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Dit houdt onder andere in dat voor deze handelingen de toestemming van de archivaris vereist is.
Artikel 21
-
1. DMA draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende centraal beheerde documenten.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin dergelijke documenten worden beheerd, ligt die verantwoordelijkheid bij het betreffende hoofd van het organisatie-onderdeel.
-
2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van Burgemeester en Wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van het organisatie-onderdeel, die ambtelijk belast zijn met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
-
3. Het hoofd van het organisatie-onderdeel draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan DMA meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is, de archivaris gehoord hebbende.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin dergelijke documenten worden beheerd, wordt de inhoud van dit artikel meegedeeld aan degenen aan wie op grond van artikel 3 de uitvoering van dit besluit is opgedragen.
-
4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen Burgemeester en Wethouders voorwaarden verbinden.
Vervanging van documenten
Artikel 22
Besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 behoeven de goedkeuring van de archivaris.
Vervreemding en overdracht van documenten
Artikel 23
Besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, behoeven de goedkeuring van de archivaris.
Artikel 24
Overdracht van documenten aan andere organisatie-onderdelen, waarbij het bepaalde in artikel 29 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van de archivaris.
Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 25
De archivaris doet voorstellen aan Burgemeester en Wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Archiefwet 1995.
Artikel 26
-
1. Het hoofd van DMA is verantwoordelijk voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van centraal beheerde documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin documenten worden beheerd, ligt die verantwoordelijkheid bij het hoofd van het betreffende organisatieonderdeel.
-
2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
-
3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in de artikelen 12 en 13 bedoelde informatiebeheersplan.
Artikel 27
-
1. Het hoofd van DMA stelt alvorens tot vernietiging van centraal beheerde documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de voor de gemeente geldende selectielijst.
Bij die organisatie-onderdelen die beschikken over informatiesystemen waarin documenten worden beheerd, ligt die verantwoordelijkheid bij het hoofd van het betreffende organisatieonderdeel.
-
2. De lijst van vernietigbare en te bewaren documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Overbrenging van documenten
Artikel 28
-
1. Bij overbrenging van documenten, die in informatiesystemen zijn opgenomen, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 pleegt het hoofd van het organisatie-onderdeel overleg met de archivaris over het voornemen tot overbrenging van documenten en ten aanzien van het tijdstip, de wijze waarop en de vorm, waarin de documenten worden overgebracht.
-
2. Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, mede overgebracht.
Hoofdstuk V. De Archiefbewaarplaats
Artikel 29
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt aan de Parade 10.
Artikel 30
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 31
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 33
Wij kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 34
De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk VI. Slotbepalingen
Artikel 35
Met ingang van de datum van vaststelling en inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Documentbeheer Breda 2003.
Artikel 36
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Documentair Informatiebeheer Breda 2007 en treedt in werking op de datum van vaststelling.
Ondertekening
Memorie van toelichting
Dit Besluit Documentair Informatiebeheer is de uitwerking van artikel 7 van de Archiefverordening Breda 2007 en is gebaseerd op het model Besluit Informatiebeheer Gemeenten van het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs.
Met dit besluit wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten, geregeld. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en - ordening en inzake het beheer van documenten.
In het besluit wordt qua regelgeving een onderscheid gemaakt tussen de door DMA centraal beheerde documenten en de door de organisatie-onderdelen decentraal beheerde documenten, waardoor de verantwoordelijkheden van de hoofden van de organisatie-onderdelen duidelijk worden omschreven.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
De definities onder f en g (resp. informatiesysteem en informatiebeheersplan) zijn met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen
stellen.
Artikel 2
Ten aanzien van de documenten die tot de verantwoordelijkheid van DMA behoren wordt in de nog door het College van Burgemeester & Wethouders vast te stellen Instructie aan de Gemeentearchivaris vastgesteld hoe beheer en toezicht ten aanzien van die documenten plaats gaan vinden.
Openbaarmaking van alle documenten dient volgens de Archiefwet 1995 te gebeuren als het document twintig jaar oud is.
Artikel 6
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling.
Artikel 7
Het maken van een kopie is tegenwoordig zo gemakkelijk en vindt zo vaak plaats, dat vaak niet duidelijk is welke kopie nu een weergave is van het uiteindelijke, uitgegane stuk. Daarom is nodig dat die kopie geauthentiseerd wordt. In de praktijk is dit dus veelal een kopie, waarvan door middel van kenmerken (o.a. door een paraaf) de authenticiteit is vastgelegd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd. Per document of proces worden dan de digitale voorwaarden vastgelegd.
Artikel 8
De opstelling van de overige procedures wordt aan het hoofd van het organisatie-onderdeel overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 9 en 10
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijven deze artikelen niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
Artikel 11
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door het College van B & W middels de archivaris. Tot de gestelde eisen aan goede, geordende en toegankelijke staat behoort ook de in artikel 12, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling.
Artikelen 12
De bepalingen van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar zijn specifiek van belang ten aanzien van digitale archiefbestanden. Papieren archiefbestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet-centraal bewaarde archiefbestanden.
Artikel 13
Bij de bouw van informatiesystemen en combinaties van dergelijke systemen met ordeningssystemen is het constateren van ondoelmatigheid achteraf, i.v.m. de hoge kosten of technische onmogelijkheid van aanpassing, niet zinvol. Dit artikel is opgenomen om het afbreukrisico van achteraf niet meer te herstellen schade zo veel mogelijk te beperken.
Artikel 17
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling.
Artikel 18
Zie artikel 8 en 10.
Artikel 20
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt.
De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt evenals verschillende andere privacywetten in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Artikel 21
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 22 en 23
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Artikel 25, 26 en 27
De bepaling in deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen zijn ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten van artikel 25 kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen.
De bepaling van artikel 26, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. Ook deze bepaling is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de concept- en ontwerpfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
De in artikel 27 genoemde lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 28
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 te stellen ministeriële regels.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl