Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Bronckhorst

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

• a.

  de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

• b.

  besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

• c.

  verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de wet is aangewezen als verantwoordelijke;

• d.

  basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Bronckhorst als bedoeld in artikel 2 van de wet;

• e.

  basisregistratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Bronckhorst;

• f.

  ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de basisadministratie is opgenomen;

• g.

  GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;

• h.

  autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;

• i.

  beheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit;

• j.

  informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, evenals de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

• k.

  beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan;

• l

  gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

• m.

  systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;

• n.

  applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

• o.

  privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;

• p.

  gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssys­teem opnemen in een gegevensbestand;

Artikel 2

• 1.

  Het afdelingshoofd Dienstverlening, cluster klantadvies, -produkten en burgerzaken is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer ondergeschikte ambtenaren.

• 2.

  De heer J. Spijkers is beveiligingsbeheerder. De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan.

• 3.

  De beveiligingsbeheerder rapporteert periodiek (minimaal eens per jaar) aan het managementteam en het College van B&W.

Artikel 3

1. De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:

• a.

  gegevensbeheer;

• b.

  applicatiebeheer;

• c.

  gegevensverwerking;

• d.

  het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring.

2. Het college van Burgemeester en wethouders wijst medewerkers aan die zijn belast met het systeembeheer en het beveiligingsbeheer.

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

• a.

  een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• b.

  een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

• c.

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d.

  administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

• e.

  periodiek overleg tussen hem en de op basis van de beheerregeling aangewezen beheerders;

• f.

  richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.

Artikel 5

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:

• a.

  persoonsinformatievoorziening;

• b.

  beveiliging;

• c.

  privacy;

• d.

  gegevenskwaliteit;

• e.

  personeelsaangelegenheden.

Artikel 6

De informatiebeheerder beslist:

• a.

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;

• b.

  op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V;

• c.

  op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;

• d.

  op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot het systematisch2 verkrijgen van gegevens;

• e.

  over het toekennen van autorisaties met betrekking tot hetbepaalde in dit artikel, onder b, c en d.

2.onder systematische verkrijging wordt hier verstaan de spontane verstrekking van mutaties op gegevens, hetzij elektronisch hetzij op papier (mutatieberichtgeving).

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b.

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening basisregistratie personen en Wet bescherming persoonsgegevens;

• c.

  de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de basisregistratie personen worden nageleefd;

• d.

  dat alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;

• e.

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 8

De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de basisregistratie personen aangaan.

Artikel 9

1. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de basisadministratie;

• b.

  het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de basisadministratie;

• c.

  de communicatie met de afnemers en andere houders van basisadministraties over gegevensverwerking;

• d.

  het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisadministratie;

• e

  het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de basisadministratie.

2. De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de basisadministratie opgenomen (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.

Artikel 10

De gegevensbeheerder voorziet in:

• a.

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de wet;

• b.

  controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen.

Artikel 11

De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie.

Artikel 12

Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.

De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.

Artikel 13

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 14

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.

Artikel 15

De systeembeheerder voorziet in:

• a.

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b.

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;

• c.

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• d.

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 16

De systeembeheerder is bevoegd:

• a.

  direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

• b.

  aanwijzingen te geven over:

  -     beheer toepassingssystemen;

  -     beheer van bestanden;

  -     reconstructiemaatregelen.

Artikel 17

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 18

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a.

  een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan;

• b.

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• c.

  een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• d.

  de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

• e.

  de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

• f.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• g.

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• h.

  de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

• i.

  een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;

• j.

  de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• k.

  de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

• l.

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;

• m.

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

• n.

  een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.

Artikel 19

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

• c.

  de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;

• d.

  het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;

• e.

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 20

De applicatiebeheerder is bevoegd:

• a.

  gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.

Artikel 21

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.

Artikel 22

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 23

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

• a.

  het overleg genoemd in artikel 4, onder e;

• b.

  het externe gebruikersoverleg.

Artikel 24

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze beheerregeling;

• b.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 25

De privacybeheerder voorziet in:

• a.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 79 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);

• b.

  de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 102 lid 2 van de wet;

• c.

  de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• d.

  de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• e.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisadministratie aan afnemers en derden.

Artikel 26

De privacybeheerder is bevoegd:

• a.

  op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 27

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Artikel 28

De gegevensverwerkers voorzien in:

• a.

  het verwerken van de gegevens in de basisadministratie overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• b.

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• c.

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• d.

  de behandeling van mutaties;

• e.

  de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;

• f.

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;

• g.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet geen ontleningstatus is gegeven;

• h.

  de dagelijkse controle van de in de basisadministratie aangebrachte actualiseringen;

• i.

  de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

  - wijziging van het naamgebruik;

  - vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de basisadministratie;

• j.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een:

  - 1e inschrijving in de basisadministratie;

  - een vervolginschrijving uit het buitenland.

Artikel 29

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.

Artikel 30

De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van Dienstverlening, cluster klantadvies, -produkten en burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan.

Artikel 31

De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:

• a.

  beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;

• b.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 32

De beveiligingsbeheerder adviseert rechtstreeks aan het college van burgemeester en wethouders over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.

Artikel 33

De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.

Artikel 34

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen als bedoeld artikel 1 van de Verordening Basisregistratie Personen evenals voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens

Artikel 35

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.

De Beheerregeling GBA zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bronckhorst op 7 december 2010 wordt hiermee ingetrokken.

Artikel 36

Deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Bronckhorst.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 9 oktober 2012

Burgemeester en wethouders van Bronckhorst.

De secretaris,                                       De burgemeester,

A. H. van Hout                                      H.A.J. Aalderink