Organisatieregeling gemeente Brummen

Organisatieregeling gemeente Brummen

.

Artikel 1 Besturingsfilosofie

De besturingsfilosofie van de gemeente Brummen kenmerkt zich door:

• -

  het besturen op hoofdlijnen;

• -

  integraal management;

• -

  het planmatig en resultaatgericht werken;

• -

  delegatie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden zover mogelijk in de organisatie;

• -

  mandatering van verantwoordelijkheden en bevoegdheden zover mogelijk in de organisatie;

• -

  een interactieve relatie tussen Bestuur en het ambtelijk management, alsmede tussen Bestuur en de burgers.

Artikel 2 Afdelingen

De ambtelijke organisatie van de gemeente Brummen wordt ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de benaming van "afdeling". De volgende afdelingen worden onderscheiden:

• -

  de afdeling Ruimte;

• -

  de afdeling Beheer;

• -

  de afdeling Samenleving;

• -

  de afdeling Bedrijfsvoering;

Per afdeling worden voor de onderscheiden functionele gebieden groepen medewerkers gevormd, met de benaming “team”.

De plaats van deze afdelingen en teams in de ambtelijke organisatie wordt aangegeven in een organogram, dat als bijlage 1 bij deze verordening is gevoegd.

Artikel 3 Beheer en beleid

Het algemeen beheer en beleid over de gehele organisatie berusten bij het college.

De eindverantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer van de gehele organisatie is gelegd bij de gemeentesecretaris, die daarbij wordt ondersteund door het managementteam (MT).

Artikel 4 Organisatieveranderingen

Op basis van de vastgestelde taakopdrachten kan het managementteam door tussenkomst van de gemeentesecretaris, voorstellen doen aan het college, om de hoofdstructuur van de organisatie of een afdeling zoals neergelegd in artikel 2 te wijzigen.

Het advies van de Ondernemingsraad wordt gevraagd over de voorgenomen wijzigingen van de hoofdstructuur of die van een afdeling.

Artikel 5 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gemeentesecretaris

De gemeentesecretaris:

• -

  bevordert, samen met het managementteam, de coördinatie van de aansturing van de ambtelijke organisatie. Voor het college en voor het managementteam is hij dienaangaande het eerste aanspreekpunt;

• -

  toetst de aan de bestuursorganen ter besluitvorming aangeboden ambtelijke adviezen op beslissingsrijpheid. In het bijzonder let hij daarbij op een voldoende geïntegreerde en gecoördineerde advisering. Stukken die naar zijn mening daaraan niet voldoen worden door hem terugverwezen naar de verantwoordelijk manager;

• -

  draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college;

• -

  is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de besluitvormingsprocedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college. Zo nodig adviseert hij het college inhoudelijk bij het nemen van besluiten;

• -

  heeft het recht rechtstreeks bij alle ambtenaren, zowel individueel als per afdeling, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn;

• -

  staat de burgemeester ter zijde;

• -

  is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur;

• -

  is, onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam, eindverantwoordelijk voor het doelmatig en doeltreffend functioneren van de ambtelijke organisatie;

• -

  draagt zorg voor de vertaling van de gemeentebrede beleidstaken, zoals opgenomen in het Collegeprogramma en de beleidsbegroting naar een jaarlijks voortschrijdend beleidsprogramma en activiteitenlijst;

• -

  draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatie-voorziening en advisering aan de burgemeester, aan de leden van het College van burgemeester en wethouders, alsmede aan de leden van de door het College ingestelde commissies, teneinde een goede vervulling van hun taken mogelijk te maken;

• -

  draagt zorg voor een periodiek overleg met de raadsgriffier ter afstemming van de werkzaamheden, die door de gemeenteraad worden verlangd en die door het ambtelijk apparaat kunnen worden geleverd. Koppelt de informatie terug aan het college en het MT ter bepaling van de prioriteiten.

Artikel 6 Delegatie en mandatering

Bij de verdeling van taken en bevoegdheden binnen de gemeentelijke organisatie wordt het uitgangspunt van delegatie en mandaat zoveel mogelijk toegepast.

Het college, respectievelijk de burgemeester kan, na overleg met de gemeentesecretaris, voor nader door haar, respectievelijk hem aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van bevoegdheden en de ondertekening van stukken mandateren aan door haar, respectievelijk hem aan te wijzen ambtenaren.

Mandatering vindt plaats gehoord de afdelingsmanager en de betrokken ambtenaar. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college, respectievelijk de burgemeester uitgeoefend. Zij geven te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.

Het college, respectievelijk de burgemeester verwerkt de besluiten tot het verlenen van mandaat in een verzamelbesluit, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd. Zij doen daarvan mededeling aan de raad.

Artikel 7

In de organisatie is eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken een randvoorwaarde. Ter bewaking hiervan en ter bevordering van een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen, voert de gemeentesecretaris met de afdelingsmanagers regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming "Managementteam".

De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam.

De voorzitter van het managementteam kan in voorkomende gevallen (naar aanleiding van de agenda of op verzoek van een lid van het MT) functionarissen uitnodigen aan het overleg deel te nemen.

De leden van het managementteam kunnen zich allen in geval van afwezigheid wegens verlof of ziekte laten vervangen. Het managementteam bepaalt wie als vervanger van de afdelingsmanager de vergaderingen kunnen bijwonen. Ingeval van afwezigheid van de voorzitter treedt de loco-secretaris als voorzitter op.

Artikel 8

De gemeentesecretaris als voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. De leden van het managementteam kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter. De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en de bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en zo mogelijk ten minste vijf dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het managementteam.

In overleg met de gemeentesecretaris kunnen leden van het managementteam, onder door hen gezamenlijk te bepalen leiding en ondersteuning gevende ambtenaren, deelopdrachten (projecten) van het managementteam uitvoeren. Zij rapporteren daarover aan het managementteam, dat het uiteindelijke advies daarover aan het college van burgemeester en wethouders uitbrengt.Het managementteam is verantwoordelijk voor:

• -

  een geïntegreerde wijze van werken en een effectieve samenwerking tussen de verschillende afdelingen met als uitgangspunt een herkenbare eenheid van de organisatie;

• -

  het ontwikkelen van een samenhangend middelenbeleid (te weten personeel, organisatie, financiën, informatievoorziening en automatisering) en het toezien op de uitvoering daarvan;

• -

  de coördinatie van een effectief proces van beleidsadvisering, voorbereiding, uitvoering en evaluatie.

Met betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening zal, in nader overleg met de burgemeester, informatie verstrekt moeten worden voor het jaarverslag van de burgemeester.

Artikel 9

Eenmaal per kwartaal vindt overleg plaats tussen het college en het managementteam over beleidsontwikkelingen en in gang gezet nieuw beleid.

De gemeentesecretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de conclusies van het overleg.

Artikel 10

Voor zover hij/zij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald nodig acht, stelt de voorzitter van het managementteam in overleg met het managementteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 11

De afdelingsmanager:

• -

  is eindverantwoordelijk voor de tijdige voortbrenging en kwaliteit van de taken/ producten waarvan hij primaathouder is.

• -

  is verantwoordelijk voor het op een adequate wijze functioneren van zijn organisatieonderdeel en op basis van artikel 8 mede verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie in zijn totaliteit.

• -

  is, met inachtneming van de daartoe gestelde centrale kaders, eindverantwoordelijk voor de planning en inzet van middelen zoals personeel, informatievoorziening, automatisering en financiën.

• -

  draagt zorg voor een adequate aansturing en coördinatie van de werkzaamheden binnen zijn organisatieonderdeel en voert daartoe een gestructureerd overleg met de medewerkers.

• -

  pleegt periodiek overleg met de portefeuillehouder over beleidsaangelegenheden van de hem toegewezen taakgebieden, de prioriteitstelling en de planning van de daaruit voortvloeiende werkzaamheden. De afdelingsmanager kan bepalen of ook medewerkers aan dit overleg deelnemen. Van dit overleg wordt een kort verslag gemaakt.

Essentiële onderwerpen worden door de afdelingsmanager ter kennis gebracht aan het managementteam en het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 12

Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij anders wordt bepaald.

Indien een zaak het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling, in het kader van integrale beleidsvoorbereiding, aanvullend advies aan die andere afdeling.

Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling die met de voorbereiding of uitvoering belast is.

Een afdeling kan ook uit eigen beweging aanvullend advies uitbrengen De gemeentesecretaris wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.

Bij verschil van inzicht voegt de afdeling, die primair met de voorbereiding of uitvoering belast is, het aanvullende advies onverkort aan het advies toe.

Bij blijvend verschil van inzicht tussen de afdelingen of tussen een afdeling en de gemeentesecretaris, worden de verschillende standpunten uitdrukkelijk aan het advies toegevoegd.

Artikel 13

Ten aanzien van aangelegenheden waarin dit gewenst wordt geacht geeft het college van burgemeester en wethouders een kader aan voor de inbreng van de ambtelijk organisatie bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming "bestuursopdracht". Het college van burgemeester en wethouders stelt nadere regels vast waaraan de inhoud van bestuursopdrachten moet voldoen.

Artikel 14 (Concern)control

De bepalingen in dit artikel geven op hoofdlijnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de controllers weer. Nadere uitwerking daarvan is opgenomen in de functiebeschrijving. De concern-controller is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en implementatie van het management control systeem en de coördinatie van de hierna genoemde taken van het controllersteam:

• -

  advisering omtrent de te hanteren kaders, tijdschema’s regelgeving en instructies met betrekking tot de planning en controlcyclus;

• -

  coördinatie van een adequate totstandkoming van de programmabegroting, productenraming, afdelingsplannen met de daarbij behorende budgetten, de bestuurs- en management- en afdelingsrapportages, alsmede de jaarrekening en het –verslag.

• -

  selectie van gegevens en het opstellen van de inhoudelijke beleidsanalyses ten behoeve van de gemeentebegroting, -jaarrekening, tussentijdse bestuur- en managementrapportages en een adequate informatievoorziening als basis voor beeld- en besluitvorming;

• -

  advisering omtrent en daadwerkelijke ontwikkeling van aanvullende instrumenten als (beleids- en proces)evaluatiesystemen, integrale kwaliteitszorg, krediet- en budgetbeheer en –bewaking, administratieve organisatie, nacalculatiesystemen;

• -

  bedrijfseconomische onderbouwing, prognose, adviezen en verslaglegging aangaande de beleidsontwikkeling en een doelmatige bedrijfsvoering van de gemeente, teneinde te kunnen voldoen aan de behoeft inzake informatie en sturingsmogelijkheden op alle niveaus, zowel bestuurlijk als ambtelijk;

• -

  bewaking van de voortgang van gemaakte proces- en productafspraken en de stand van de budgetten in dat verband. Namens de gemeentesecretaris, samen met de raadsgriffier, bewaken van de afspraken die gemaakt zijn op beleidsinhoudelijk gebied.

Artikel 15 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist het college.

Artikel 16 Ingangsdatum

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2011, en kan worden aangehaald als ‘Organisatieregeling gemeente Brummen’.

Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum vervalt de ‘Organisatieregeling gemeente Brummen’ Vastgesteld door het college op 13 juli 2004.

Bijlage 1 Organogram