Verzuimprotocol gemeente Brummen 2009

Inleiding

Dit protocol beschrijft alleen de begeleiding van ziekteverzuim, verplichtingen over ziek- en herstelmeldingen daaronder begrepen, de arbeidsgezondheidskundige begeleiding en de daarbij in acht te nemen procedures tot en met het 2e ziektejaar. De mogelijke definitieve arbeidsrechtelijke gevolgen waaronder het zogenaamde derde ziektejaar en de overige bepalingen opgenomen in van hoofdstuk 7, § 7, van de CAR blijven hier buiten beschouwing omdat in deze situaties sprake zal zijn van maatwerk.

Artikel 1 De bedrijfsarts

De bedrijfsarts neemt een onafhankelijke positie in en is gebonden aan zijn beroepsgeheim.

De werkgever waarborgt de onafhankelijke positie van de bedrijfsarts.

Artikel 2 Voorkomen van verzuim

De werkgever en de werknemer zijn beide verantwoordelijk voor het voorkomen van verzuim. Naast de structurele vormen van overleg tussen hen:

• -

  Kan de werknemer (preventief) gebruik maken van de zorgverleners uit het IZA bedrijfszorgpakket en de bedrijfsarts (preventief) consulteren.

• -

  Kan de werkgever, daar waar hij inschat dat (preventief) gebruik van de zorgverleners of het (preventief) consulteren van de bedrijfsarts nuttig kan zijn, de werknemer stimuleren gebruik te maken van de mogelijkheden daartoe.

Artikel 3 Ziekmelding

De werknemer meldt zich telefonisch ziek bij zijn manager op de eerste verzuimdag omstreeks het tijdstip waarop hij normaal gesproken begint, maar uiterlijk om 09.00 uur. Dit geldt ook als de werknemer verlof of vakantie heeft.

Is de manager niet bereikbaar dan meldt de werknemer zich ziek bij zijn senior. Is de senior niet aanwezig of ontbreekt de functie dan meldt de werknemer zich ziek bij het team P&O.

Gaat de werknemer ziek naar huis dan meldt hij dit bij zijn manager, of – bij diens afwezigheid – bij zijn senior. Is de senior niet aanwezig of ontbreekt de functie dan meldt de werknemer zijn vertrek bij het team P&O.

Artikel 4 Ziekmeldinggesprek

De manager voert een ziekmeldinggesprek met de werknemer op het moment van de ziekmelding of uiterlijk binnen 2 dagen daarna. Dit gesprek bevat de volgende onderwerpen:

• -

  Oorzaak van het verzuim (ongeval of ziekte). De werknemer kan hierbij volstaan met het aangeven van de beperkingen waardoor hij zijn werkzaamheden niet kan uitoefenen.

• -

  Verband tussen het verzuim en de werkzaamheden of werkomstandigheden.

• -

  Bereikbaarheid van de werknemer tijdens het verzuim (afwijkend adres of telefoonnummer).

• -

  Zo nodig, de vraag of de werknemer al een arts geraadpleegd heeft; en zo niet wanneer dat zal gebeuren.

• -

  Zo nodig, de vraag of de werknemer behoefte heeft om op korte termijn contact te hebben met een van de zorgverleners (bedrijfsmaatschappelijk werker, psycholoog of fysiotherapeut) uit het netwerk van IZA bedrijfszorg. Is dit het geval dan zorgt de manager voor aanmelding bij die zorgverlener via de interne contactpersoon bij het team P&O. Met de bedrijfsmaatschappelijk werker kan ook buiten de interne contactpersoon om een afspraak worden gemaakt.

• -

  Welke werkzaamheden moeten worden overgedragen.

• -

  Welke afspraken moeten worden afgezegd.

• -

  Een indicatie door de werknemer over de verwachte duur van het verzuim.

• -

  De afspraak voor een volgend contact.

Artikel 5 Vervolg ziekmeldinggesprek

Op basis van de verkregen informatie tijdens het ziekmeldinggesprek vormt de manager zich een beeld van de situatie en stelt zich de vraag of er mogelijkheden zijn voor aangepaste werkzaamheden of werktijden. Zo nodig vraagt hij ondersteuning van de personeelsadviseur of de bedrijfsarts. Ondersteuning door de bedrijfsarts kan bijvoorbeeld nodig zijn om helder te krijgen of de verwachte verzuimduur reëel is, er sprake is van frequent verzuim waarop actie ondernomen moet worden, of de vraag of er sprake is van een arbeidsconflict dan wel arbeidsongeschiktheid. Acht de manager, ter beperking van de verzuimduur, direct ingrijpen wenselijk of noodzakelijk dan wordt op korte termijn contact gelegd tussen de werknemer en de bedrijfsarts.

Artikel 6 Registratie en herstelmelding

De ziekteverzuimregistratie vormt een onderdeel van de salaris- en personeelsadministratie.

De manager (dan wel de senior) geeft een ziekmelding op de eerste dag per e-mail door aan de medewerker salaris- en personeelsadministratie, die de registratie verzorgt.

De manager (dan wel de senior) geeft een herstelmelding op de eerste dag per e-mail door aan de medewerker salaris- en personeelsadministratie, die de registratie verzorgt.

Zwangerschaps- en bevallingsverlof vallen onder de registratie van ziekte.

Artikel 7 Acties vanuit de registratie

Bewaking van de verschillende termijnen in het verzuimproces (bijvoorbeeld de oproep door de bedrijfsarts, het maken van de probleemanalyse etc.) en signalering daarvan ten behoeve van uit te voeren acties.

Melding in het kader van de Ziektewet aan het UWV bijvoorbeeld van zwangerschaps- en bevallingsverlof en van ziekte in verband met zwangerschap en/of bevalling.

Doorvoeren rechtspositionele gevolgen, bijvoorbeeld: stopzetten onkostenvergoedingen, stopzetten inhouding ouderschapsverlof, aanpassing van de opbouw van verlof en compensatie uren, aanpassingen van de bezoldiging na 6 maanden ziekte etc.

Verzorging van managementrapportages.

Informatie voor de bedrijfsarts, waaronder informatie ten behoeve van spreekuuroproepen.

Artikel 8 Vakantie en ziekte

Het opnemen van vakantie is ook tijdens ziekte gebonden aan de normale procedure van het verlenen van toestemming. De manager vraagt daarvoor het advies van de bedrijfsarts.

De eerste ziektedag kan tijdens de vakantie van de werknemer vallen. Ziekte moet gemeld worden vanaf het vakantieadres.

De verplichtingen bij ziekte gelden ook tijdens vakantie.

Niet genoten vakantiedagen kunnen als niet verleend worden beschouwd als de werknemer aannemelijk maakt dat hij, als hem geen vakantie was verleend, op die uren verhinderd zou zijn geweest zijn betrekking te vervullen.

Artikel 9 Arbeidsconflict

Als de bedrijfsarts constateert dat er geen sprake is van medische beperkingen bij de werknemer, maar dat aan het verzuim een arbeidsconflict ten grondslag ligt, wordt de werknemer door de manager hersteld gemeld.

De manager stelt een plan van aanpak op en regelt indien nodig een time-out voor de medewerker.

Artikel 10 Verzuimbegeleiding

De manager is verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding en het (doen)vastleggen van alle relevante informatie in een re-integratiedossier vanaf de ziekmelding. Hij en de werknemer laten zich daarbij adviseren door de bedrijfsarts (o.a. herstel- en re-integratiemogelijkheden) en de personeelsadviseur.

De manager heeft na het ziekmeldinggesprek regelmatig contact met de werknemer over de voortgang van diens re-integratie. Van deze contacten en daarbij gemaakte afspraken houdt hij aantekening. Alle feitelijke gegevens, documenten, gespreksverslagen en correspondentie worden vastgelegd in het re-integratiedossier. Van belangrijke stukken ontvangen de werknemer en de bedrijfsarts een kopie.

Als de werkgever, de werknemer of de bedrijfsarts kennis draagt van feiten of omstandigheden die, ter beperking van de verzuimduur, direct ingrijpen wenselijk of noodzakelijk maken, wordt afwijkend van het standaardproces (ver)snel(d) het eerste contact gelegd tussen de werknemer en de bedrijfsarts. Gaat het initiatief in zo’n geval uit van de werkgever, dan vindt het oproepen van de medewerker uitsluitend plaats op uitdrukkelijk verzoek van de manager.

Het eerste contact vanuit het proces vindt in ieder geval plaats binnen 4 weken na de ziekmelding. Van ieder contact – met uitzondering van de zogenaamde open spreekuur contacten - met een werknemer geeft de bedrijfsarts een terugkoppeling met een advies aan de werkgever en de werknemer, zonder daarbij medische gegevens van de werknemer prijs te geven. Daarbij wordt aandacht geschonken aan terugkeer, zo nodig in combinatie met aanpassing van werkplek, werktijden of werkinhoud.

Het eerste contact tussen de werkgever en de bedrijfsarts vindt plaats kort voor of kort na het eerste contact tussen de bedrijfsarts en de werknemer.

Bij frequent verzuim bespreekt de manager het verzuimgedrag met de werknemer. Zo nodig vraagt hij daarbij het advies van de bedrijfsarts.

Artikel 11 Rechten en plichten van de werknemer

Onverminderd het gestelde in hoofdstuk 7 van de CAR/UWO:

• -

  Heeft de werknemer te allen tijde het recht om op eigen initiatief de bedrijfsarts te consulteren, ook preventief.

• -

  Heeft de werknemer het recht om het UWV om een second opinion te vragen ten aanzien van een uitspraak over zijn arbeids(on)geschiktheid door de bedrijfsarts.

• -

  Kan de werknemer op eigen initiatief (ook preventief) gebruik maken van de zorgaanbieders uit het netwerk IZA bedrijfszorg. Met de bedrijfsmaatschappelijk werker kan ook buiten de interne contactpersoon om een afspraak worden gemaakt.

• -

  Geeft de werknemer de bedrijfsarts alle relevante informatie over zijn klachten.

• -

  Doet de werknemer er alles aan om het genezingsproces optimaal te laten verlopen.

• -

  Stelt de werknemer zich zo nodig onder adequate medische behandeling.

• -

  Draagt de werknemer actief bij aan mogelijkheden tot re-integratie en het verrichten van passend werk.

Artikel 12 Verzuimbegeleiding bij langdurige ziekte

Als er verzuim dreigt van meer dan 6 weken, neemt de personeelsadviseur van de afdeling van de werknemer de rol van casemanager op zich. De casemanager bewaakt het proces en ondersteunt de verantwoordelijke manager in het vastleggen en nakomen van afspraken en acties in het kader van de re-integratie.

Na ongeveer 6 weken ziekte informeert de casemanager de werknemer over de gevolgen bij voortdurend verzuim (second opinion UWV, korting op bezoldiging en vergoedingen, WIA procedure, rechten, plichten en sancties).

Het re-integratiedossier als genoemd in artikel 10 is vooral van belang bij langdurig verzuim. Zowel werkgever als werknemer houden via het re-integratiedossier zicht op het re-integratieproces en hun bijdrage daarin. De casemanager beheert het dossier. De medewerker kan het dossier altijd inzien.

Bij langdurig verzuim is er ten minste 1 x per 6 weken contact tussen werknemer en bedrijfsarts, tussen werknemer en werkgever en tussen werkgever en bedrijfsarts.

Artikel 13 Probleemanalyse

Binnen 6 weken na de eerste ziektedag, of zoveel eerder als nodig is, vraagt de werkgever de bedrijfsarts om een probleemanalyse en een advies ten aanzien van de zieke werknemer.

Zo nodig roept de bedrijfsarts de werknemer op voor een (extra) spreekuurcontact.

De werkgever ontvangt het advies dat ingaat op de beperkingen van de werknemer en de medisch verantwoorde mogelijkheden om te werken. Omdat de probleemanalyse ook medische of andere privacygevoelige informatie kan bevatten, ontvangt de werkgever alleen dat deel van de analyse dat hij nodig heeft om een plan van aanpak voor re-integratie te kunnen maken.

De werknemer ontvangt de volledige probleemanalyse van de bedrijfsarts.

Artikel 14 Plan van aanpak

Rekening houdend met de probleemanalyse en het advies van de bedrijfsarts stellen manager en werknemer na 8 weken ziekte (of zoveel eerder als noodzakelijk is) samen een plan van aanpak op voor terugkeer van de werknemer naar arbeid.

Het plan van aanpak wordt door manager en werknemer ondertekend en toegevoegd aan het re-integratiedossier. De bedrijfsarts ontvangt een kopie van het plan.

De manager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het plan van aanpak. De werknemer is verplicht medewerking te verlenen. Ondersteuning kan geleverd worden door de bedrijfsarts, personeelsadviseur, zorgverleners (al dan niet uit het netwerk IZA bedrijfszorg) of een extern re-integratiebureau.

De uitvoering van het plan van aanpak wordt ten minste 1 x per 6 weken geëvalueerd en zo nodig bijgesteld op grond van nieuwe feiten of omstandigheden.

Een verslag van de evaluatie of een bijgesteld plan wordt door de manager en de werknemer ondertekend en toegevoegd aan het re-integratiedossier. De bedrijfsarts ontvangt een kopie.

Artikel 15 Melding Ziektewet

Uiterlijk in de 42e ziekteweek geeft de medewerker salaris- en personeelsadministratie de ziekmelding van de werknemer door aan het UWV, de uitvoeringsorganisatie van de Ziektewet.

In de 44e week ontvangt de werkgever een brief ter bevestiging van de ziekmelding en informatie over de re-integratieactiviteiten die in het tweede ziektejaar worden verwacht.

Artikel 16 Eerstejaarsbeoordeling

Tussen de 46e en de 52e week evalueren manager en werknemer het re-integratieverloop van het eerste jaar, bepalen eventueel toekomstige stappen en ondertekenen het evaluatieverslag dat wordt opgemaakt.

Het verslag wordt opgenomen in het re-integratiedossier en maakt te zijner tijd onderdeel uit van de verantwoording door werkgever en werknemer over de verrichte re-integratie inspanningen.

De bedrijfsarts ontvangt een kopie van het verslag.

Artikel 17 WIA aanvraag en re-integratieverslag

De werknemer krijgt van het UWV omstreeks de 20e verzuimmaand informatie over het aanvragen van een WIA-uitkering. Zolang het dienstverband blijft bestaan, blijven werknemer en werkgever werken aan re-integratie.

De werknemer is verantwoordelijk voor de tijdigheid en volledigheid van de WIA-aanvraag.

Onderdeel van de aanvraag is het re-integratieverslag dat bestaat uit de werkgeversbijdrage, het medische deel en de werknemersbijdrage.

Het werkgeversdeel van het re-integratieverslag komt als volgt tot stand:

• -

  de bedrijfsarts zorgt er voor dat de werkgever een actueel oordeel over de probleemanalyse ontvangt;

• -

  de casemanager zorgt er voor dat een kopie van het plan van aanpak en andere relevante gegevens samen met het actuele oordeel van de bedrijfsarts en de salarisgegevens die UWV heeft opgevraagd ter beschikking worden gesteld aan de manager, die ze na een laatste evaluatie aan de werknemer uitreikt.

Indien gewenst kan verzocht worden de WIA-aanvraag uit te stellen.

Een re-integratieverslag is ook verplicht als de medewerker ziek uit dienst gaat.

Het medische deel van het re-integratieverslag wordt door de bedrijfsarts aan de werknemer verstrekt.

De werknemer vult zelf het werknemersdeel in.

UWV beoordeelt of de werkgever zich voldoende heeft ingespannen om re-integratie te bewerkstelligen.

Artikel 18 WIA besluit

Het UWV nodigt de werknemer uit voor WIA onderzoek, stelt de WIA beschikking op en stuurt die naar de werknemer.

De werknemer wordt jaarlijks herkeurd.

Artikel 19 Second opinion

Zowel de werkgever als de werknemer kunnen het UWV om een second opinion vragen bij een meningsverschil over:

• -

  de mate van arbeidsongeschiktheid;

• -

  de vraag of er sprake is van passende arbeid in de organisatie;

• -

  de vraag of de werkgever voldoende re-integratie-inspanning heeft gepleegd.

Artikel 20 Slotbepaling

Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2009 en kan worden aangehaald als “Verzuimprotocol gemeente Brummen 2009”. Alle eerder vastgestelde protocollen op het gebied van verzuim komen hiermee te vervallen.