Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brunssum houdende regels omtrent het gebruik van dienstvoertuigen en rittenregistratie Regeling gebruik dienstvoertuigen en elektronische rittenregistratie gemeente Brunssum

1. Deze regeling is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van de dienstvoertuigen van de gemeente Brunssum. Deze regeling geeft de wijze aan waarop binnen de organisatie wordt omgegaan met de elektronische rittenregistratie en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.

2. Deze regeling geldt voor alle medewerkers van de gemeente Brunssum.

1. Het college mandateert de gemeentesecretaris als eindverantwoordelijke voor de uitvoering van onderhavige regeling.

2. Het college treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

3. Het college legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

4. Het college wijst een of meerdere beheerders aan die belast zijn met het beheer van gegevens. De beheerder is, op grond van artikel 125a, derde lid van de Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van persoonsgegevens en al het andere hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt en behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

1. De dienstvoertuigen worden uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van de werkgever en/of voor de aan de medewerker opgedragen werkzaamheden tijdens (wacht-)diensttijd. Privégebruik van een dienstvoertuig in en buiten werktijd is niet toegestaan.

2. Het eerste lid van dit artikel is niet van toepassing op het wachtdienstvoertuig.

3. De medewerkers krijgen een persoonsgebonden sleutel. Deze sleutel is niet overdraagbaar.

4. Indien de black box in een dienstvoertuig niet functioneert, houdt de medewerker handmatig een rittenadministratie bij en levert deze dezelfde dag of uiterlijk de eerstvolgende werkdag in bij de beheerder.

1. De rittenregistratie vindt plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden.

2. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om de gegevens te gebruiken om het individueel functioneren van medewerkers te beoordelen, tenzij er sprake is van een vermoeden van onrechtmatig gebruik of misbruik van een dienstvoertuig.

1. Controle op het gebruik van de rittenregistratie vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle:

• a.

  Controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van een dienstvoertuig wordt zoveel mogelijk beperkt tot de gegevens uit de kilometeradministratie.

• b.

  Inzage in het systeem naar de positie van dienstvoertuigen ten behoeve van de effectiviteit en efficiëntie van de inzet van een dienstvoertuig bij calamiteiten vindt op voertuigniveau plaats.

• c.

  Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik van een dienstvoertuig wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt ingezet.

2. Indien een medewerker of een groep medewerkers wordt verdacht van het overtreden van deze regeling kan gedurende een vastgestelde periode gericht controle plaatsvinden.

3. Indien geconstateerd wordt dat een medewerker deze regeling overtreedt of bij een vermoeden daartoe, wordt de leidinggevende van de betreffende medewerker door de beheerder daarover zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

4. Indien geconstateerd wordt dat een medewerker deze regeling overtreedt of bij een vermoeden daartoe, wordt de betreffende medewerker zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door zijn leidinggevende.

5. Indien geconstateerd wordt dat een medewerker deze regeling overtreedt of bij een vermoeden daartoe, is de leidinggevende verantwoordelijk voor het zo nodig informeren van de gemeentesecretaris hierover.

1. Persoonsgegevens, betreffende de rittenregistratie, die worden gebruikt voor de vaststelling van de loonheffing worden conform artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (Awr) zeven jaar bewaard. Gegevens die ouder zijn dan in deze fiscale bewaartermijn worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van een dienstvoertuig, om de gegevens langer te bewaren.

2. Indien de beheerder om technische redenen persoonsgegevens niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 genoemde doeleinden.

3. Onverminderd het in het eerste lid van dit artikel bepaalde kunnen gegevens, ontdaan van elke tot een persoon herleidbaar element, voor langere termijn worden bewaard.

1. Aan de medewerker die daarom verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt.

2. De medewerker kan de gemeentesecretaris verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

3. De gemeentesecretaris bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid van dit artikel genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, daaraan wordt voldaan. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

4. De beheerder draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

1. Het overtreden van deze regeling kan voor de ambtenaar rechtspositionele consequenties hebben, zoals bedoeld in hoofdstuk 16 van de CAR/UWO.

2. Het overtreden van deze regeling kan voor de medewerker, niet zijnde een ambtenaar van de gemeente Brunssum, resulteren in:

• a.

  het door het college treffen van maatregelen ten behoeve van het op die medewerker verhalen van schade die door de gepleegde overtreding door het college c.q. de gemeente Brunssum is geleden;

• b.

  het (op staande voet) beëindigen van de verhouding op basis waarvan die medewerker werkzaamheden voor het college c.q. de gemeente Brunssum verricht;

• c.

  een combinatie van de onder a en b genoemde maatregelen.