Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Brunssum houdende regels omtrent de Gedragscode voor publicatie van persoonsgegevens in het raadsinformatiesysteem gemeenteraad Brunssum

Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van de website van de gemeenteraad van Brunssum, het raadsinformatiesysteem (RIS). Dit is bereikbaar via www.brunssum.nl. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent op internet vindbaar.

Onder het “besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem” wordt verstaan het niet openbare gedeelte van het RIS. Dit is alleen toegankelijk voor raads- en commissieleden, college van B&W, specifiek functioneel geautoriseerde ambtenaren zoals griffiemedewerkers.

Artikel 2 Gedragscode ten aanzien van categorieën personen

Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de daarbij aangegeven gedragslijnen.

• a.

  Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden, commissieleden en collegeleden.

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig gekozen en/of benoemd en bij het publiek bekend. Zodoende geldt het uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hun bijdragen aan vergaderingen.

Gedragslijn:

• • •

    Publicatie van namen, portretten, politieke partijen en ondertekening op de website via webpagina’s, video’s, agenda’s, besluitenlijsten, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen et cetera. is toelaatbaar.

  • •

    Publicatie op de website van persoonlijke emailadressen en telefoonnummers van politieke ambtsdragers wordt alleen gedaan wanneer er toestemming is gegeven.

  • •

    Publicatie op de website van nevenfuncties is een wettelijke verplichting.

• b.

  Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden vanwege de uitoefening van hun functie veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, zijn aanwezig als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd en in beeld gebracht worden in relatie tot de uitoefening van hun functie, is publicatie op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, portret, de afdeling waar zij werkzaam zijn, zakelijk telefoonnummer en zakelijk mailadres.

Gedragslijn:

• • •

    Publicatie op de website van uitsluitend naam, portret, de afdeling/organisatie, zakelijk telefoonnummer en zakelijk mailadres van ambtenaren die vanuit hun functie een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, ongeacht of zij voor de gemeente Brunssum of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, is toelaatbaar.

  • •

    Ambtenaren worden via het intranet, de website, de agenda en bordjes buiten de raadzaal gewezen op de aanwezigheid van camera’s en het opnemen en uitzenden van beelden.

  • •

    Het portret wordt alleen verwerkt bij deelname aan een vergadering die wordt opgenomen en uitgezonden.

• c.

  Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten en antwoordbrieven

Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten vaak de adresgegevens en het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad of aan een commissie wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.

Publicatie op de website zou betekenen dat via het RIS alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking.

Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.

Gedragslijn:

• • •

    Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden gepubliceerd op het besloten gedeelte van het RIS.

  • •

    Afschriften van de beantwoording door het college van brieven aan de gemeenteraad worden gepubliceerd op het besloten gedeelte van het RIS.

  • •

    Indien een brief wordt geagendeerd ter bespreking in een vergadering dan wordt alleen de naam openbaar gemaakt en geen andere adresgegevens of handtekening.

• d.

  Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen, of aanwezig zijn als publiek.

Personen die tijdens vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Hun aanwezigheid wordt vastgelegd in de besluitenlijst en hun inbreng wordt opgenomen. Personen die op de publieke tribune plaatsnemen doen dit ook welbewust, immers ze kunnen de vergadering ook volgen via tv en/of internet. Insprekers of mensen op de tribune worden duidelijk gewezen op de aanwezigheid van camera’s en het doel daarvan.

Gedragslijn:

• • •

    Personen worden via de website van de gemeenteraad, via de agenda en via bordjes buiten de raadzaal gewezen op de aanwezigheid van camera’s en het opnemen en uitzenden van beelden.

  • •

    Publicatie op de website van naam en portret van insprekers is toelaatbaar.

  • •

    Personen op de publieke tribune worden niet bewust in beeld gebracht.

• e.

  Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking.

Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.

Gedragslijn:

• • •

    De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. De behandelend ambtenaar is hiervoor verantwoordelijk. De griffie ziet hierop toe.

  • •

    Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt.

• f.

  Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad

In de agenda van het RIS kunnen persoonsgegevens staan van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mailadressen zijn vermeld.

Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.

Gedragslijn:

• • •

    Bij publicatie van activiteiten op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een zakelijk telefoonnummer en/of e-mailadres. In de meeste gevallen zijn het besloten bijeenkomsten en worden alleen op het besloten gedeelte gepubliceerd.

Artikel 3 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat hun naam van de website van de gemeenteraad van Brunssum moeten worden verwijderd. Daartoe dienen zij bij de griffie aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd tenzij wettelijke vereisten dit voorkomen.

Artikel 4 Inwerkingtreding

Deze gedragscode treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.