Regeling vervallen per 26-01-2012

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaatsen, het beheer van de archiefbewaarplaatsen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsen (Archiefverordening)

Geldend van 28-01-1999 t/m 25-01-2012

Intitulé

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaatsen, het beheer van de archiefbewaarplaatsen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsen (Archiefverordening)

Nummer

RB 99-05

De raad van de gemeente Bunnik;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 januari 1999, nr. RV 99-05;

gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Kromme Rijngebied-Utrechtse Heuvelrug;

besluit:

vast te stellen de navolgende:

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaatsen, het beheer van de archiefbewaarplaatsen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsen (Archiefverordening)

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    het besluit: het Archiefbesluit 1995;

  • c.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zoverbehorende tot de gemeente;

  • d.

    de regeling: de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Kromme-Rijngebied -Utrechtse Heuvelrug

  • e.

    de archiefbewaarplaats(en) de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wetaangewezen archief bewaarplaats (en);

  • f.

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 10 van de regeling juncto artikel 32 van de wetbenoemde streekarchivaris;

  • g.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar eenarchiefbewaarplaats zijn overgebracht.

  • h.

    beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzenorganisatieonderdeel;

  • i.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur,met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd,bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

  • j.

    streekarchivariaat: het samenwerkingsverband op basis van de gemeenschappelijke regelingStreekarchivariaat Kromme-Rijngbied - Utrechtse Heuvelrug tussen de gemeenten Amerongen, Bunnik, Doorn, Driebergen-Rijsenburg, Houten, Leersum, Maarn, Rhenen en Wijk bij Duurstede, dat als centrumgemeentefungeert.

Hoofdstuk II wijzing van de archiefbewaarplaatsen

Artikel 2

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaatsen zijn de gemeentelijke archiefbewaarplaats, die zich bevindt in het gemeentehuis, Singelpark 1 te Bunnik en de gemeenschappelijke archiefbewaarplaats van het streekarchivariaat in het pand Karel de Grotestraat 30 te Wijk bij Duurstede, met inachtneming van artikel 8 van de regeling.

Hoofdstuk III De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van de gemeentelijke archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder of beheerders.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 6, eerste lid

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

Artikel 6, tweede lid

Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast [(gehoord de raadscommissie voor Algemeen Bestuurlijke Zaken)].

Artikel 9

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht bedoeld in de artikelen 15 en21.

Hoofdstuk IV Het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats

Artikel 10

Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 11

Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 12

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Artikel 13

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Artikel 14

De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 15

De archivaris brengt éénmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 16

De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsen, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 17

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem onderge- schikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 18

  • 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alie bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaatsen zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 19

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 20

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 21

De archivaris doet tenminste éénmaal per jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk VI Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 22

De Archiefverordening Bunnik 1980 wordt ingetrokken.

Artikel 23

Deze verordening treedt in werking met ingang van 28-01-1999 .

Artikel 24

Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Bunnik 1999.

Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Bunnik 28 januari 1999.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 28 januari 1999.

De raad voornoemd,

De voorzitter,

De secretaris,