VERORDENING AUDITCOMMISSIE BUNNIK 2018

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de bij besluit van 7 juni 2018 door de raad van de gemeente Bunnik ingestelde auditcommissie;

• b.

  de raad: de raad van de gemeente Bunnik;

• c.

  het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bunnik;

• d.

  de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• e.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

• f.

  de controleverordening: de geldende controleverordening op basis van art. 213 gemeentewet.

• g.

  het seniorenconvent: het overleg van voorzitters van fracties en de voorzitter van de raad.

• h.

  de agendacommissie: de in artikel 3C van het reglement van orde van de gemeenteraad bedoelde commissie uit de raad, bestaande uit de voorzitter van de raad of diens vervanger (ad hoc) , alsmede van alle in de raad vertegenwoordigde fracties een vertegenwoordiger.

• i.

  fractieassistent: een persoon, niet zijnde een raadslid, die op voordracht van zijn of haar fractie is benoemd door de raad om een fractie bij te staan bij het verrichten van haar werk ten behoeve van de raad.

Artikel 2. Doel

1. De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in de geldende controleverordening en uitvoering te geven aan de taken en bevoegdheden als omschreven in artikel 3.

2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden

• 1.

  De auditcommissie heeft de volgende taken en bevoegdheden:

  • a.

    de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

  • b.

    de commissie is het eerste aanspreekpunt voor de accountant in zijn contact met de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole. De commissie overlegt twee keer per jaar met de accountant over de jaarrekening, de managementletter en het meegeven van speerpunten voor interim controle;

  • c.

    de commissie is een overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

  • d.

    de commissie is een overlegplatform over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

  • e.

    de commissie is een overlegplatform voor de ontwikkeling van de instrumenten in de planning&controlcyclus;

  • f.

    het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • g.

    het voorbereiden van de door de raad vast te stellen financiële verordeningen ingevolge de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;

  • h.

    het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant en het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant;

  • i.

    het houden van afstemmingsoverleg over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

  • j.

    het namens de raad overleggen met de rekenkamercommissie over de door deze commissie uit te voeren onderzoeken;

  • k.

    de commissie is een overlegplatform voor overige onderwerpen van financieel technische aard die van belang zijn voor de raad bij de uitvoering van de kaderstellende en controlerende rol.

  • l.

    het adviseren aan de gemeenteraad over de hiervoor genoemde taken.

• 2.

  De commissie heeft geen directe opdrachtgevende bevoegdheid naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

• 1.

  De commissie bestaat uit door de raad benoemde raadsleden of fractie-assistenten, van waaruit de commissie een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aanwijst.

• 2.

  De raad benoemt de leden van de commissie en hun plaatsvervangers. Per fractie kan één lid (en een plaatsvervangend lid) benoemd worden in de commissie.De commissie heeft drie adviseurs te weten de wethouder met de portefeuille financiën, de afdeling financiën/concerncontroller en de gemeentesecretaris (dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger). De adviseurs wonen de commissievergaderingen bij tenzij de commissie anders beslist.

• 3.

  De griffier of zijn vervanger is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

• 4.

  De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 5.

  Commissieleden en hun plaatsvervangers zijn gerechtigd gebruik te maken van hun recht op ambtelijke bijstand ingevolge Hoofdstuk III van de Verordening Voorzieningen Raadsleden en fractieassistenten 2012, dan wel een opvolgende verordening.

Artikel 5. Zittingsduur

• 1.

  De zittingsperiode van de leden en plaatsvervangende leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad of bij ontslag als fractieassistent.

• 2.

  De raad kan een lid tussentijds ontslaan. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie.

Artikel 6. Voorzitter

• 1.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht.

• 2.

  De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

• 3.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 4.

  De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. Bij een besluit tot niet-openbaarmaking van de besluiten en adviezen neemt de commissie de Wet openbaarheid van bestuur in acht.

• 5.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

• 6.

  Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het seniorenconvent en aan het college en ligt voor de overige raads-leden vertrouwelijk ter inzage op de griffie.

• 7.

  De commissie kan besluiten om leden van het college, leden van de rekenkamercommissie, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen. Indien de commissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college daarover.

Artikel 8. Informeren raad

• 1.

  De commissie informeert de raad via de agendacommissie en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of met andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9 Intrekking oude verordening

De volgende verordening wordt ingetrokken:

‘Verordening auditcommissie Bunnik’ (23 juni 2011, nr. 11-052).

Artikel 10. Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Auditcommissie Bunnik 2018”. De verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.