Nota bewust belonen

Inleiding

De gemeente Bunschoten heeft in de Bezoldigingsregeling de volgende beloningsinstrumenten opgenomen. Er kan, volgens de huidige rechtspositie, gebruik worden gemaakt van de volgende mogelijkheden.

Uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek is gebleken dat medewerkers minder tevreden zijn over de mogelijkheden voor incidenteel belonen. Ook de afdelingsmanagers vinden dat zij te weinig mogelijkheden hebben. Het beperkte budget speelt daarbij een grote rol. Bovendien is gebleken dat de richtlijnen niet helder zijn. Er is daarom behoefte aan beleid op dit terrein. In de onderstaande notitie wordt daarom beleid uitgewerkt. Hierin wordt specifiek ingegaan op de bewuste beloning en de gratificatie (oftewel het huidige incidentele belonen).

Begrip bewust belonen

Incidenteel belonen wordt ook wel bewust belonen genoemd. Wij vinden dat deze term meer de lading dekt omdat de managers van te voren moeten nadenken over de reden van de toekenning van een beloning aan een (groep) medewerker(s).

Bewust belonen is een beloningsvorm waarbij een incidentele beloningsbeslissing wordt genomen voor een medewerker of een groep, gebaseerd op een zo objectief mogelijke beoordeling van de manier waarop de medewerker zich inzet, gedraagt of presteert. Het geeft de organisatie de mogelijkheid om medewerkers te belonen naar het niveau van hun prestaties. Belangrijk hierbij is dat er objectieve criteria zijn op grond waarvan een (groep) medewerker(s) in aanmerking komt voor een bewuste beloning.

Beloningsmogelijkheden

Er is een budget beschikbaar voor incidenteel belonen. Uitgangspunt is dat een deel van dit budget beschikbaar is voor sfeerbepalende activiteiten met de gehele afdeling. Een ander deel is beschikbaar voor bewuste beloning en de gratificatie. In totaal is er gemiddeld een bedrag van € 82,00 beschikbaar per medewerker. Hiervan is € 32,00 per medewerker beschikbaar voor bewuste beloning en gratificatie.

Uitgangspunten algemeen

Bij het bewuste belonen worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• •

  Alleen wanneer een medewerker een uitstekende of een bijzondere prestatie levert kan daarvoor een beloning worden toegekend;

• •

  De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van bewust belonen;

• •

  De manager stelt de directie in kennis van een gegeven bewuste beloning

• •

  Een keer per jaar wordt de werking van de nota bewust belonen besproken in het managementoverleg om de eenduidigheid van de uitvoering van deze nota te bewaken.

• •

  Er moet een relatie zijn tussen de prestatie en de bewuste beloning. Dus zal de beloning zo snel mogelijk na de prestatie moeten worden gegeven.

Sfeerbepalende activiteiten

Wij vinden het belangrijk dat er een budget beschikbaar is voor sfeerbepalende activiteiten (het afdelingsuitje). Doel van deze activiteit is om de onderlinge band in een afdeling te verbeteren. Als uitgangspunt geldt dat er minimaal 1 x keer per jaar een afdelingsuitje wordt georganiseerd dat open staat voor alle medewerkers van de afdeling. Een sfeerbepalende activiteit wordt georganiseerd buiten de reguliere werktijden, zodat de dienstverlening richting de burgers niet in het gedrang komt (imago van de gemeente). De werkgever betaalt, uit het beschikbare budget, de kosten voor deze activiteit. Deelname van de medewerkers aan de activiteit is in eigen tijd.

Een deel van het budget incidenteel belonen wordt gereserveerd voor deze sfeerbepalende activiteiten. Dit is € 50,00 per medewerker. Aan het begin van het jaar zal het budget per afdeling worden bepaald. De afdelingsmanager is budgethouder over dit budget en draagt er zorg voor dat dit budget ook daadwerkelijk wordt besteed.

Bewuste beloning

Een manager moet, wanneer een medewerker een uitstekende of bijzondere prestatie levert, kunnen beschikken over een budget waardoor hij snel en zelfstandig aansluitend aan een presentatie een beloning kan toekennen. De afdelingsmanager krijgt hiervoor een budget beschikbaar dat is gebaseerd op € 32,00 maal het aantal medewerkers van de afdeling (een deel van het budget incidenteel belonen). Van dit budget kan hij een bewuste beloning toekennen zoals bijvoorbeeld een dinner for two bon, boekenbon, theaterbon, vvv-bon, bijwonen seminars, opleiding, groepsactiviteiten. Het gaat hierbij om cadeaubonnen van een relatief geringe waarde (maximaal € 75,00).

Het is aan de manager om te beoordelen wanneer een medewerker in aanmerking komt voor een bewuste beloning. Wel is het belangrijk dat de managers onderling de toegekende beloningen afstemmen op elkaar om zo de eenduidigheid in de uitvoering van de regeling te bevorderen. Hiervoor is het formulier in bijlage 2 ontworpen. Hierin geeft de manager aan aan wie en waarom hij een bewuste beloning heeft toegekend. Dit formulier wordt ter kennisname aan de directie gestuurd. Eén keer per jaar wordt de werking van deze nota in het managementoverleg besproken.

Gratificaties

In een aantal bijzondere gevallen kan er de behoefte zijn om een medewerker een hogere bewuste beloning toe te kennen dan de “bonnen”. Daarvoor is de gratificatie beschikbaar. De gratificatie is nu geregeld in de Bezoldigingsregeling met een maximum van € 350,00 of

€ 700,00 netto. De hoogte van de gratificatie is afhankelijk van de zwaarte van de bijzondere prestatie. De kosten gaan ten laste van de salariskosten personeel.

Het is belangrijk dat de gratificatie volgens objectieve richtlijnen worden toegekend. Daarom wordt de besluitvorming over de gratificatie centraal neergelegd. De manager stelt aan de directie voor om een gratificatie toe te kennen. Het is daarbij belangrijk dat de manager vooraf geen verwachtingen bij de medewerker schept, zodat de directie een vrije objectieve beslissing kan nemen. De directie beslist uiteindelijk of de gratificatie voldoet aan de uitgangspunten en dus kan worden toegekend. De volgende kaders worden afgesproken:

• •

  Er is sprake van een incidentele gebeurtenis die om een gratificatie vraagt;

• •

  Het moet gaan om een bovenmatige, extra inspanning. Dus meer dan normaal gesproken van de medewerker verwacht mag worden;

• •

  Een bovenmatige, extra inspanning kan zich voordoen:

  • o

    In een werksituatie, waarbij de medewerker voor langere tijd voor collega’s waarneemt zonder dat daar een andere beloning tegenover staat;

  • o

    In een werksituatie, waarbij de medewerker extra taken op zich neemt zonder dat daar een andere beloning tegenover staat;

  • o

    Als gevolg van een onverwachte, uitzonderlijke of ernstige situatie met grote gevolgen voor personen of de organisatie, waarin de medewerker doortastend en adequaat optreedt;

  • o

    Wegens een bijzondere bijdrage aan een langdurig afdelingsoverstijgend project.

Nadat het definitieve besluit is genomen door de directie, reikt de afdelingsmanager de brief aan de medewerker uit.

Budget

Bovenstaande wijzigingen hebben gevolgen voor het budget. De afdelingsmanager krijgt de beschikking over twee budgetten, namelijk een budget sfeerbepalende activiteiten en een budget bewust belonen.

De directie is verantwoordelijk voor de betaling van gratificaties ten laste van de post salariskosten personeel.

Werkwijze

Wanneer een manager aan een (groep) medewerker(s) een bewuste beloning wil toekennen, dan kan hij dit gedurende het hele jaar doen (boter bij de vis). Om de relatie tussen de bewuste beloning en de bijzondere prestatie zichtbaar te houden wordt de bewuste beloning binnen één maand na (het afronden van) de bijzondere prestatie uitgereikt of wordt binnen één maand een voorstel aan de directie voorgelegd voor een gratificatie. Een manager geeft via een formulier (bijlage 2) aan of hij een bewuste beloning heeft toegekend of een gratificatie wil voorstellen.

Het formulier wordt vervolgens ter kennisname aan de directie gestuurd. Wanneer er sprake is van een gratificatie wordt het formulier voor toestemming aan de directie voorgelegd. Om de uniformiteit van de uitvoering van deze notitie te bewaken wordt één keer per jaar de werking van deze notitie in het managementoverleg besproken. BMO bereid hiervoor een onderliggend stuk. Hierdoor ontstaat een transparant bewust beloningsbeleid. Om de fiscale gevolgen te verwerken wordt er tevens een kopie van het formulier aan BMO toegestuurd.

Via het sociaal jaarverslag zal één keer per jaar het gebruik van deze regeling worden toegelicht.

Wijziging in Bezoldigingsregeling

Deze notitie betekent dat een tweetal artikelen in de Bezoldigingsregeling moeten worden aangepast. Hieronder worden de wijzigingen uitgewerkt:

Artikel 13 van de Bezoldigingsregeling komt als volgt te luiden:

Wanneer een medewerker een uitstekende prestatie levert kan een manager aan een ambtenaar of een groep ambtenaren een bijzondere beloning toekennen in verband met bepaalde verrichtingen en prestaties, zoals bijvoorbeeld een dinner for two-bon; boekenbon, theaterbon, een vvv-bon, bijwonen seminars, opleiding, groepsactiviteiten. De waarde van deze bonnen bedraagt maximaal € 75,00. het besluit wordt ter kennisname aan de directie gestuurd

Artikel 15 van de Bezoldigingsregeling komt als volgt te luiden:

In een aantal bijzondere gevallen kan er een gratificatie worden toegekend. Dit kan als:

• •

  Er sprake is van een incidentele gebeurtenis die om een gratificatie vraagt;

• •

  Het gaat om een bovenmatige, extra inspanning. Dus meer dan normaal gesproken van de medewerker verwacht mag worden;

• •

  Een bovenmatige, extra inspanning kan zich voordoen:

  • o

    In een werksituatie, waarbij de medewerker voor langere tijd voor collega’s waarneemt zonder dat daar een andere beloning tegenover staat;

  • o

    In een werksituatie, waarbij de medewerker extra taken op zich neemt zonder dat daar een andere beloning tegenover staat;

  • o

    Als gevolg van een onverwachte, uitzonderlijke of ernstige situatie met grote gevolgen voor personen of de organisatie, waarin de medewerker doortastend en adequaat optreedt;

  • o

    Wegens een bijzondere bijdrage aan een langdurig afdelingsoverstijgend project.

• •

  De hoogte van deze gratificatie bedraagt € 350,00 of € 700,00 netto.

Conclusies

In het kort betekent deze notitie het volgende:

• 1.

  Het huidige budget incidenteel belonen wordt gesplitst in het een budget sfeerbepalende activiteiten en een budget bewust belonen. Deze budgetten worden vervolgens per afdelingsmanager verdeeld;

• 2.

  De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor deze budgetten;

• 3.

  Een keer per jaar wordt er een afdelingsuitje georganiseerd.

• 4.

  Als uitgangspunt geldt dat er minimaal 1 x keer per jaar een afdelingsuitje wordt georganiseerd dat open staat voor alle medewerkers van de afdeling. Een sfeerbepalende activiteit wordt georganiseerd buiten de reguliere werktijden, zodat de dienstverlening richting de burgers niet in het gedrang komt (imago van de gemeente).

• 5.

  De afdelingsmanager kan zelfstandig een bewuste beloning van maximaal € 75,00 toekennen een uitstekende prestatie;

• 6.

  De afdelingsmanager kan aan de directie voorstellen om een gratificatie toe te kennen van € 350,00 netto of € 700,00 netto. De directie beslist hierover aan de hand van de in deze notitie gemaakte afspraken;

• 7.

  Bewust belonen staat jaarlijks op de agenda van het managementoverleg.

• 8.

  Jaarlijks wordt het gebruik van de regeling in het sociaal jaarverslag toegelicht.

• 9.

  De fiscale aspecten worden via de post salariskosten personeel afgehandeld.