Leidraad voor bestuursprojecten

Toelichting 1 op de leidraad voor bestuursprojecten

<vet>Inleiding </vet>In het Visiedocument "Organisatie in ontwikkeling gemeente Buren" wordt opgemerkt, dat projectmatig werken( werken op basis van een bestuursopdracht) sterk moet worden bevorderd. Deze leidraad heeft tot doel om het werken met bestuursopdrachten op uniforme wijze in de organisatie te verankeren. De leidraad omvat een aantal interne spelregels, die hierbij in acht moeten worden genomen. Deze spelregels geven duidelijkheid naar degenen, die op deze wijze samenwerken en ze geven bestuurders en directie het toetsingskader bij de beoordeling van de resultaten. Tenslotte kan de leidraad worden gezien als een onderdeel van het systeem van de interne Administratieve Organisatie.<vet>Artikel 1 </vet>Hierin is de definitie omschreven.Werkzaamheden op basis van een bestuursopdracht (project) hebben een &#xE9;&#xE9;nmalig en tijdelijk karakter. Er wordt planmatig gewerkt en er wordt een aparte organisatie ingericht. Werken op basis van een bestuursopdracht is geen doel op zich. Wel is het een middel om werkzaamheden, die buiten de normale orde vallen, meer structuur te geven en beter hanteerbaar en controleerbaar te maken.De kenmerken van een project zijn:* Een project heeft een begin- en einddatum.* Een project heeft een &#xE9;&#xE9;nmalig, duidelijk gedefinieerd doel.* Een project heeft een opdrachtgever.* Een project beschikt over een budget.&#x2022; In een project werken mensen uit verschillende disciplines samen (het projectteam). * Een project heeft een eigen (project)organisatie.* Een project moet georganiseerd worden, gemaakt worden.<vet>Artikel 2</vet>Formeel is het college van burgemeester en wethouders de opdrachtgever. Immers dit bestuursorgaan is bestuurlijk verantwoordelijk over de gang van zaken bij deze manier van werken. Via het systeem van bestuursopdrachten mandateert het college van burgemeester en wethouders het opdrachtgeverschap aan de Directie. In de praktijk wordt de volgende werkwijze gevolgd:&#x2022; In overleg met de directie zal de beoogde projectleider veelal worden belast met het opstellen van de bestuursopdracht. Indien dit niet mogelijk is zal de directie in overleg een andere werkwijze volgen. &#x2022; De bestuursopdracht omvat tenminste: het gespecificeerde doel, de duur, het budget en de benodigde capaciteit. &#x2022; Het opnemen van de duur is nodig om het project eindig te laten zijn. &#x2022; Het opnemen van een budget is nodig om het doen van uitgaven t.b.v. het project via de projectleider mogelijk te maken. Daarom is de projectleider aangewezen als budgethouder. Indien, het budget moet worden gedekt door te beschikken over al aanwezige (beheers)budgetten dient dit in overleg met de daarvoor aangewezen budgethouder plaats te hebben. Bij verschil van inzicht beslist de directie. Het vermelden van de capaciteit is nodig om het tijdsbeslag in te schatten van medewerkers, die deel uitmaken van de projectgroep.Via het systeem van mandatering wordt telkens een uitspraak van het college van burgemeester en wethouders gevraagd over de standaardregel, dat de directie namens het college het opdrachtgeverschap gaat uitoefenen.Hierover zal de Directie periodiek verantwoording afleggen aan burgemeester en wethouders. In de leidraad wordt een duidelijke splitsing gemaakt tussen de opdrachtgever en het projectteam. De opdrachtgever kan volgens de leidraad geen projectleider zijn of deel uitmaken van het projectteam.Met verwijzing naar artikel 7 is in de leidraad duidelijk geregeld, dat de opdrachtgever een actieve taak heeft bij het functioneren van een projectteam.<vet>Artikel 3 </vet>Een goede projectleider moet:&#x2022; Taakgericht kunnen werken.&#x2022; Goede communicatieve vaardigheden bezitten. &#x2022; Anderen kunnen motiveren. &#x2022; Conflicten kunnen hanteren. &#x2022; Hoofd- en bijzaken van elkaar kunnen onderscheiden. &#x2022; Vooruit kunnen denken. &#x2022; Kunnen omgaan met onzekerheden. &#x2022; Kunnen organiseren en delegeren. <vet>Artikel 4 </vet>Samenwerken en goed communiceren staan in het projectteam voorop om tot resultaten te komen. Een projectlid neemt als lid deel aan de taak die het projectteam heeft om een product te leveren. Het projectlid is hiervoor verantwoording verschuldigd aan de projectleider. Om de taak als projectlid goed te kunnen uitvoeren zal ieder lid van het team:&#x2022; Initiatief moeten nemen: voorstellen doen, nieuwe idee&#xEB;n aandragen.&#x2022; Informatie moeten geven/vragen.&#x2022; Een mening moeten geven/ iemands mening moeten vragen&#x2022; Effectief kunnen discussi&#xEB;ren.&#x2022; Om kunnen gaan met meningsverschillen en conflicten binnen het team.&#x2022; Kritiek te geven en te ontvangen.&#x2022; Zich loyaal opstellen.<vet>Artikel 5 </vet>Vaak zal het project gedurende de looptijd ondersteuning vanuit de staande organisatie nodig hebben. Het gaat hier om activiteiten die noodzakelijk zijn; maar die gezien hun specialisme en omvang niet binnen het projectteam kunnen plaats hebben. Dit artikel regelt de werkwijze, die bij toeleveringen in acht moeten worden genomen.<vet>Artikel 6 </vet>Het projectplan kan worden gezien als een plan van aanpak. Dit plan wordt veelal opgesteld door de projectleider en het plan moet de goedkeuring verkrijgen van de opdrachtgever. In het plan van aanpak worden de volgende activiteiten opgenomen:

• 1.

  Achtergronden van het project:Aan de hand van de beschrijving van de achtergronden van het project moeten ook niet-ingewijden zich een globaal beeld kunnen vormen van het project en de organisatie waarbinnen het project wordt uitgevoerd.Punten van aandacht zijn o.a.: de geschiedenis van het project; waarom wordt dit project opgezet ?; welke invloed heeft dit project op de staande organisatie?

• 2.

  ProbleemstellingHet project wordt opgezet om een oplossing te bieden voor een bestaand probleem binnen of buiten de organisatie. Geef een duidelijke beschrijving van de probleemstelling of doelstelling.

• 3.

  ProjectopdrachtGeef het project een duidelijke, pakkende naam. Dit verhoogt de herkenbaarheid van het project Geef aan wie de opdrachtgever is. Geef aan wie de opdrachtnemer is. De opdracht dient zo duidelijk mogelijk te worden geformuleerd. Eigenlijk moet de vraag kunnen worden beantwoord: 'Wat is er klaar als het project is afgelopen? ",

• 4.

  ProjectactiviteitenTijdens de projectuitvoering zullen een aantal taken moeten worden uitgevoerd. Beschrijf de uit te voerden activiteiten zo goed mogelijk. Probeer hierbij de activiteiten logisch te groeperen via groepstitels. Dat is overzichtelijk en handig bij het plannen.

• 5.

  RandvoorwaardenDeze leggen de grens van het project vast. M.a.w.. ze bakenen een project af. Hierbij zijn twee vragen belangrijk: Hoe ver gaat het project? De start, mijlpalen en het einde van het project worden hierdoor beschreven, Hoe breed gaat het project? De breedte bepaalt de rand van het project. Duidelijkheid geven over wat wel of wat niet bij een project behoort.

• 6.

  Op te leveren productenEen projectteam voert een hoeveelheid werk uit. Het is hierbij van belang, dat naar producten worden toegewerkt. Hierdoor wordt het meetbaar wat de vorderingen van het project zijn.

• 7.

  KwaliteitHet leveren van kwaliteit kost tijd en geld. En dient een balans te worden gevonden tussen de gewenste kwaliteit en de inspanning die het kost. Daarom moet bij het uitvoeren van een project gewerkt worden volgens de gebruikelijke normen en de gebruikelijke technieken. Indien die niet voorhanden zijn stel dan de normen vast bij dit onderdeel.

• 8.

  De projectorganisatieBepaal de functies en taken binnen het projectteam. Denk bierbij aan:Wie is de projectleider? Wie is belast met het projectsecretariaat? Welke deeltaken krijgen teteamleden? Bepaal de relatie met de "buitenwereld".Geef dit aan de deelnemers van het projectteam aan. Hierbij afspraken maken over beschikbaarheid en de aan teamleden toe te kennen taken. Bepaal de vergaderfrequenties, de wijze van rapporteren en het aanleggen van het archief,

• 9.

  PlanningBij het opzetten van een planning kan een aantal stappen worden onderkend:- deel het project op in fasen- maak een globale planning voor het gehele project- maak een gedetailleerde planning voor een bepaalde fase- stel de planning zonodig bij- sluit elke fase af.

<vet>Artikelen 7 t/m 9 </vet>In deze artikelen zijn geregeld de taken van de opdrachtgever (art.7), de projectleider (art.8) en het projectteam (art. 9). De in deze artikelen opgesomde taken spreken voor zich.<vet>Artikel 10</vet>Bij het ontbreken van de hierboven beschreven spelregels is in dit artikel geregeld, dat dan de Directie hierin voorziet in overleg met het college van burgemeester en wethouders. Met dit artikel wordt getracht te bereiken, dat via de Directie de spelregels uniform toegepast blijven worden.<vet>Artikel 11</vet>De leidraad bestuursprojecten is als checklist ook van toepassing op gewone projecten van de organisatie, voorzover die projecten geen eigen spelregels kennen. Die afzonderlijke regels kunnen uit de wet, andere regelgeving, maar ook de aard van de werkzaamheden voortvloeien. Afwijken van de leidraad moet dus worden gemotiveerd.<vet>Artikel 12 </vet>In dit artikel wordt geregeld de inwerkingtreding van de leidraad voor bestuursprojecten. Opgemerkt wordt, dat lopende projecten niet onder de werkingssfeer van deze leidraad vallen.