Privacyprotocol gegevensverwerking jeugdhulp BVO CJG Drimmelen Geertruidenberg 2020

Artikel 1 Begripsbepalingen

• •

  Betrokkene: de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking heeft; de jeugdige of diens wettelijke vertegenwoordiger

• •

  Beveiligingsincident: een gebeurtenis waarbij de mogelijkheid bestaat dat de beschikbaarheid, de integriteit of de vertrouwelijkheid van informatie of informatiesystemen in gevaar is of kan komen.

• •

  Bijzondere persoonsgegevens: gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, het lidmaatschap van een vakvereniging en strafrechtelijke persoonsgegevens.

• •

  Datalek: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

• •

  Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

• •

  Functionaris gegevensbescherming (FG); de functionaris die binnen de BVO CJG toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

• •

  Medisch beroepsgeheim: het beroepsgeheim; de plicht tot geheimhouding van een hulpverlener, als bedoeld in artikel 7:457 van het Burgerlijk Wetboek, de Geneeskundige behandelingsovereenkomst (wgbo).

• •

  Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of een identificeerbare natuurlijke persoon.

• •

  Professional: elke persoon die bij de BVO CJG beroepsmatig cliëntgebonden werkzaamheden verricht.

• •

  Verantwoordelijke: de natuurlijk persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of te samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt (de gemeente).

• •

  Veilig Thuis: het adviespunt en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling.

• •

  Verwerker: een natuurlijk persoon, of een rechtspersoon, een overheidsinstantie of een ander orgaan die in opdracht van en ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

• •

  Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, gegevens wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen of vernietigen.

• •

  Verwijsindex: verwijsindex risicojongeren als bedoeld in artikel 7.1.2.1 Jeugdwet.

• •

  Verwijzer: een professionele organisatie (zoals veilig thuis, gecertificeerde instellingen (huisartsen en artsen) en medisch specialisten).

Artikel 2 Doel

Het verwerken van persoonsgegevens wordt gedaan met als doel te voldoen aan de gemeentelijke taken bij de jeugdhulp (zie art. 7.4.0 Jeugdwet):

• 1.

  De toeleiding naar jeugdhulp;

• 2.

  Advisering over jeugdhulp;

• 3.

  Bepaling van of het inzetten van een voorziening op het gebied van jeugdhulp;

• 4.

  Het doen van een verzoek tot onderzoek bij de Raad voor de Kinderbescherming of de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen of jeugdreclassering;

• 5.

  De bekostiging van preventie, jeugdhulp, kinderbeschermingsmaatregelen, jeugdreclassering of werkzaamheden als bedoeld in artikel 6.1.2, zesde lid, 6.1.3, derde lid, en 6.1.4 vierde lid Jeugdwet;

• 6.

  Het verrichten van controle of fraude-onderzoek;

• 7.

  Kwaliteitsbewaking;

• 8.

  Het afleggen van verantwoording aan cliënten, ouders of wettelijke vertegenwoordigers.

Artikel 3 Verwerkingsverantwoordelijke

• 1.

  De colleges van burgemeester en wethouders van Drimmelen en Geertruidenberg zijn ieder, voor zover het persoonsgegevens van hun inwoners betreft, de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens door de medewerkers van de BVO CJG.

• 2.

  De BVO CJG is verwerker in de zin van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens door de medewerkers van de BVO CJG.

• 3.

  Tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker zullen verwerkersovereenkomsten worden afgesloten in de zin van de AVG.

Artikel 4: De voorwaarden voor verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is:

• a.

  de betrokkene heeft voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming verleend

• b.

  de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst

• c.

  de gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is

• d.

  de gegevensverwerking is noodzakelijk ter verdediging van een vitaal belang van de betrokkene

• e.

  de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt, of

• f.

  de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van en derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

Artikel 5: Wettelijke grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens

• 1.

  De toegang tot de jeugdhulp, artikel 2.3 lid 1 Jeugdwet: inzake de toegang tot jeugdhulp moeten gegevens verwerkt worden die het mogelijk maken om te bepalen of het nodig is dat voor een jeugdige een voorziening wordt getroffen en zo ja, welke. Op grond van artikel 7.4.0 Jeugdwet worden de gegevens verwerkt.

• 2.

  Individuele beslissing jeugdhulpplicht: de gemeente is (ingevolgde artikel 2.3 eerste lid Jeugdwet) de aangewezen partij om de voorziening op het gebied van jeugdhulp te treffen indien de jeugdige of zijn ouders dit nodig hebben in verband met opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen. Artikel 7.4.1 lid 2 Jeugdwet biedt de grondslag voor de gemeente om die gegevens te verwerken, die hiervoor noodzakelijk zijn.

• 3.

  De uitvoering van de jeugdhulp: de gemeente zal bij het uitvoeren van de jeugdhulp een dossier inrichten met betrekking tot de te verlenen jeugdhulp. Dit is mogelijk op grond van artikel 7.3.8 Jeugdwet.

• 4.

  Het doen van een verzoek tot onderzoek aan de Raad voor de Kinderbescherming: zodra het college tot het oordeel komt dat een maatregel met betrekking tot het gezag over een minderjarige die zijn woonplaats heeft binnen onze gemeente overwogen moet worden, doet het college een verzoek tot onderzoek aan de Raad voor de Kinderbescherming, art. 2.4 lid 1 Jeugdwet.

• 5.

  De uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering: de gecertificeerde instelling zal in dit kader persoonsgegevens delen met de gemeente. Dit kan op grond van artikel 7.3.11 lid 4 Jeugdwet.

• 6.

  De financiering: inzake de financiering zal de gemeente gegevens verwerken in verband met de inkoop, bekostiging en betaling van jeugdhulp en de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering. Voor zover het daarbij om persoonsgegevens gaat, betreft het met name gegevens in het kader van de facturering. Dit kan op grond van artikel 7.4.0 Jeugdwet.

Artikel 6: Zorgvuldigheidseisen bij de verwerking van persoonsgegevens door CJG BVO

Elke verwerking dient te voldoen aan de volgende voorwaarden:

• a.

  Alleen die persoonsgegevens worden verwerkt die nodig zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening door CJG (dataminimalisatie);

• b.

  op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt;

• c.

  persoonsgegevens moeten juist en nauwkeurig zijn gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt;

• d.

  openheid en transparantie: stel betrokkene op de hoogte welke gegevens je verwerkt en met welk doel;

• e.

  verplichting voor de verantwoordelijke om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de persoonsgegevens te beveiligen;

• f.

  de persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is.

Artikel 7: Gegevensset

• 1.

  In het dossier worden alleen die persoonsgegevens van de cliënt opgenomen die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning van de cliënt. Hieronder worden in ieder geval de volgende persoonsgegevens verstaan:

  - de NAW-gegevens, geboortedatum en het Burgerservicenummer van de cliënt;

  - voor zover als relevant voor de ondersteuning; de samenstelling van het gezin van de cliënt en zo nodig de NAW-gegevens, geboortedatum en het Burgerservicenummer van één of meer gezinsleden;

  - voor zover relevant voor de ondersteuning de NAW-gegevens van de leden van het sociaal netwerk;

  - de geconstateerde opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen;

  - de doelen die de cliënt met de ondersteuning wil bereiken, de oplossingen binnen het eigen netwerk, de omvang van de geboden hulp, de namen en contactgegevens van de beroepskrachten en van anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van het plan;

  - de afsluiting van de ondersteuning, het oordeel van de cliënt hierover, en de resultaten die met de ondersteuning zijn behaald.

• 2.

  In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de set van persoonsgegevens die wordt verwerkt ten behoeve van de ondersteuning van de cliënt.

Artikel 8: Beveiliging en inzage

• 1.

  Alleen de jeugdprofessionals voor zover deze betrokken zijn bij de ondersteuning van de cliënt, hebben inzage in de persoonsgegevens van de cliënt die in het dossier zijn opgenomen;

• 2.

  Indien noodzakelijk voor de taakuitoefening hebben daarnaast inzage in de persoonsgegevens in het dossier:

  - De juridisch kwaliteitsmedewerker alsmede de administratieve medewerkers voor zover zij specifiek zijn belast met de administratieve ondersteuning van de jeugdprofessionals voor hun werkzaamheden binnen de BVO CJG. `

  - Degene die belast is met de afhandeling van klachten over de geboden ondersteuning, of de behandeling van de bezwaar- en of beroepschriften, inclusief de leden van de commissie voor de bezwaarschriften en de klachtencommissie, uitsluitend voor zover het noodzakelijk is voor de beoordeling van de klacht, het bezwaar- en/of beroepschrift en het dossier betrekking heeft op de betreffende klacht, bezwaar- en/of beroepschrift;

  - Indien er huiselijk geweld aan de orde is, de medewerkers van Veilig Thuis.

• 3.

  Aan anderen dan in het eerste en tweede lid genoemde personen wordt geen inzage gegeven in de persoonsgegevens in het dossier, tenzij een wettelijke verplichting daartoe noodzaakt.

• 4.

  In een interne regeling is per functie-indeling bepaald welke inzagerechten en schrijfrechten de jeugdprofessionals van het CJG hebben met betrekking tot het dossier. Zie hiervoor bijlage 2.

Artikel 9: Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens

• 1.

  De persoonsgegevens in het dossier worden 15 jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de ondersteuning is afgesloten, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is uit een oogpunt van zorgvuldige ondersteuning.

• 2.

  De uitvoering draagt er zorg voor dat de gegevens genoemd in het eerste lid na de bewaartermijn zo spoedig mogelijk worden vernietigd of dat de gegevens van hun kenmerken worden ontdaan, zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot het desbetreffende individu.

Artikel 10: Geheimhouding

• 1.

  Eenieder die op grond van deze regeling kennis neemt van persoonsgegevens van een cliënt, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of deze regeling anders bepaalt. Hiervoor heeft iedere medewerker van de BVO CJG een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

• 2.

  In het kader van de uitvoering van de jeugdhulp, mag het medisch beroepsgeheim slechts worden doorbroken wanneer er sprake is van:

  a. De ondubbelzinnige toestemming van de cliënt gericht op het doorbreken van de geheimhoudingsplicht;

  b. Bij een conflict van plichten. Een conflict van plichten kan zich voordoen wanneer er sprake is van een zwaarwegend belang van de cliënt of een ander dan de cliënt die de doorbreking van de geheimhoudingsplicht rechtvaardigt. Dit besluit moet zorgvuldig worden genomen op basis van twee vragen:

  1. Is het, gelet op de veiligheid van alle betrokkene, echt niet mogelijk en verantwoord om in gesprek te gaan en toestemming te vragen en zo ja; heb ik me voldoende ingespannen om deze toestemming te krijgen?

  2. Welk zwaarwegend (vitaal) belang van de cliënt of van een ander wil ik behartigen door de gegevens te verstrekken?

  3. Is dit echt noodzakelijk?

  4. Kan dit belang ook worden behartigd

  c. Bij wettelijk voorschrift.

Artikel 11: Ondubbelzinnige toestemming

• 1.

  De toestemming moet gericht zijn gegeven door de cliënt. Hiervoor met het voor de cliënt duidelijk zijn waarom overleg, opvragen of verstrekken van informatie nodig is, wie de informatie krijgt of met wie zal worden overlegd en om welke informatie het gaat.

• 2.

  Toestemming kan alleen als grondslag worden gebruikt als het voldoet aan de volgende eisen:

  - het geven van toestemming dient vrijelijk gegeven te worden. De cliënt moet zich vrij voelen of ja of nee te zeggen er mag eigenlijk geen sprake zijn van een afhankelijkheidsrelatie;

  - de toestemming is specifiek en wordt niet in andere verklaring meegenomen;

  - de cliënt is zorgvuldig geïnformeerd over de aard en het doel van de verwerking;

  - toestemming moet vastgelegd worden;

  - toestemming vereist een actieve handeling of wilsuiting;

  - de cliënt moet geïnformeerd worden over mogelijkheden tot intrekking van toestemming.

• 3.

  Toestemming kan als grondslag dienen wanneer het gaat om:

  - toestemming als basis voor het doorbreken van het beroepsgeheim van een beroepskracht vanuit de WGBO, BIG en Jw.

  - toestemming voor feitelijke dienst- of hulpverlening

  - toestemming als instemming voor een hulpverleningsplan

  - toestemming voor het opvragen van (medische) gegevens bij hulpverleners.

• 4.

  Schriftelijke toestemming. In principe vragen we om schriftelijke toestemming en leggen we deze toestemming vast volgens ons toestemmingsformulier. Zie voor het toestemmingsformulier bijlage 3. Uit dit formulier moeten de voorwaarden uit lid 1 duidelijk naar voren komen.

• 5.

  Mondelinge toestemming. Het is mogelijk om mondeling toestemming te krijgen. De voorkeur gaat uit naar schriftelijke toestemming, maar mocht dit wegens omstandigheden niet mogelijk zijn, dan is het mogelijk om de toestemming mondeling te krijgen. Het is hierbij erg belangrijk deze toestemming zorgvuldig vast te leggen in het dossier. Daarbij moet duidelijk worden wie voor welke informatieverstrekking wanneer en met welk doel toestemming heeft gegeven.

• 6.

  De betrokkene heeft het recht zijn toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Artikel 12: Leeftijdsgrenzen bij toestemming

De CJG professional moet nagaan van wie de toestemming nodig is. Als er sprake is van een jeugdige persoon dan geldt het volgende:

• a.

  De jeugdige tot 12 jaar hoeft zelf geen toestemming te geven. Toestemming van wettelijk vertegenwoordiger(s) is voldoende.

• b.

  Bij de jeugdige van 12 tot 16 jaar is toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger nodig. Tevens geeft de jeugdige tussen de 12 tot 16 jaar zelf toestemming, mits de jeugdige in staat is tot een redelijke waardering van zijn/haar belangen. Wanneer dit niet het geval is, is toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger voldoende. Voor jeugdigen tussen de 12 en 16 jaar geldt dan ook een dubbel toestemmingsvereiste.

• c.

  De jeugdige van 16 jaar en ouder heeft een zelfstandig recht om toestemming te geven. Indien de jeugdige van 16 jaar en ouder wilsonbekwaam is of niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn/haar belangen, dan is alsnog toestemming nodig van de wettelijk vertegenwoordiger.

Artikel 13: Casusoverleg

• 1.

  Collegiale consultatie: Bij een zorgvuldige besluitvorming behoort ook dat de professional zijn afweging aan een deskundige collega en/of leidinggevende voorlegt, voordat er tot een besluit gekomen wordt, met als doel om het besluit te toetsen. Bij dit overleg hoeft er geen sprake te zijn van tot de persoon herleidbare gegevens.

• 2.

  Casuïstiekoverleg: een overleg waarin casussen geanonimiseerd besproken kunnen worden. Er is dan geen sprake van tot de persoon herleidbare gegevens, en dus ook geen verwerking van persoonsgegevens.

• 3.

  Integrale gegevensverwerking binnen het sociaal domein: de specifieke wetten binnen het sociale domein bieden geen ruimte voor uitwisseling van persoonsgegevens onderling. Enkel wanneer er in de zin van de AVG toestemming is verleend door de betrokkene, is dit mogelijk. In bijlage 3 is hiervoor een stappenplan opgenomen.

Artikel 14: Gebruik verwijsindex Risicojongeren

• 1.

  De Jeugdprofessional kan zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijke vertegenwoordiger en zo nodig met doorbreking van de op grond van zijn ambt of beroep geldende plicht tot geheimhouding, een jeugdige tot en met 23 jaar melden aan de Verwijsindex Risicojongeren indien hij een redelijk vermoeden heeft dat de jeugdige door één of meer van de hierna genoemde risico’s in de noodzakelijke condities voor een gezond en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd:

  a. de jeugdige staat bloot aan geestelijk, lichamelijk of seksueel geweld, enige andere vernederende behandeling of verwaarlozing;

  b. de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende psychische problemen, waaronder verslaving aan alcohol, drugs of kansspelen;

  c. de jeugdige heeft meer dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende ernstige opgroei- of opvoedingsproblemen;

  d. de jeugdige is minderjarig en moeder of zwanger;

  e. de jeugdige verzuimt veelvuldig van school of andere onderwijsinstelling, dan wel verlaat die voortijdig of dreigt die voortijdig te verlaten;

  f. de jeugdige is niet gemotiveerd om door legale arbeid in zijn levensonderhoud te voorzien;

  g. de jeugdige heeft geen vaste woon- of verblijfplaats;

  h. de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende financiële problemen;

  i. de jeugdige is een gevaar voor anderen door lichamelijk of geestelijk geweld of ander intimiderend gedrag;

  j. de jeugdige laat zich in met activiteiten die strafbaar zijn gesteld;

  k. de ouders of andere verzorgers van de jeugdige schieten ernstig tekort in de verzorging of opvoeding van de jeugdige, of

  l. de jeugdige staat bloot aan risico’s die in bepaalde etnische groepen onevenredig vaak voorkomen.

• 2.

  Naast het burgerservicenummer van de jeugdige worden in de verwijsindex bij een melding uitsluitend de volgende gegevens opgeslagen:

  a. de identificatiegegevens en contactgegevens van de meldingsbevoegde die de melding doet;

  b. de datum en het tijdstip van de melding;

  c. de datum waarop de melding op grond van artikel 7.1.4.5 tweede lid, onderdeel a Jeugdwet, uit de verwijsindex wordt verwijderd.

• 3.

  Over het opnemen van een jeugdige in de verwijsindex voert de Jeugdprofessional, zo mogelijk vooraf overleg met de desbetreffende jeugdige.

Artikel 15: Melding Veilig Thuis

• 1.

  De jeugdprofessional is te allen tijde bevoegd om inlichtingen, die noodzakelijk worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken, aan Veilig Thuis desgevraagd of uit eigen beweging te verstrekken zonder toestemming van de betrokkene die het betreft en indien nodig met doorbreking van de plicht tot geheimhouding op grond van een wettelijk voorschrift op grond van hun ambt of beroep.

• 2.

  Bij een melding als bedoeld in lid 1 worden de wettelijke stappen doorlopen uit de meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld.

• 3.

  Van de verstrekking als bedoeld in lid 1 wordt een aantekening gemaakt in het dossier.

Rechten van betrokkene op grond van de Jeugdwet

Rechten van betrokkene op grond van de AVG