Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.de wet:

de Archiefwet 1995;

b.burgemeester en wethouders:

het college van burgemeester en wethouders van Capelle aan den IJssel;

c.gemeentelijke organen:

de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de

gemeente;

d.de archiefbewaarplaats:

de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen

archiefbewaarplaats;

e.archiefruimte:

ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden die nog niet naar de

archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

f.beheerder:

degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de

gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

g.beheerseenheid:

een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel,

zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

h.informatiesysteem:

systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan

archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard,

geordend en geraadpleegd.

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van eenarchiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voor voldoende en doelmatigearchiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van dearchiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheidenvoldoende is gewaarborgd.

2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging vanbescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welkebescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheidenvoor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrenthetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Artikel 9

De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van beheerseenheid die niet zijn overgebracht en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 10

De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doenvervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diplomaarchivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11

1.De beheerder verstrekt aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met hettoezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taaknoodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en

toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen ensystemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

2.De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen ofbijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging vangeheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 12

De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, en, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13

De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meertaken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouw, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten alsarchiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachtearchiefbescheiden;

• d.

  vervanging van archiefbescheiden door reproducties;

• e.

  vervreemding van archiefbescheiden;

• f.

  ter beschikking stelling van archiefbescheiden;

• g.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• h.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14

De gemeentesecretaris doet tenminste eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester enwethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Artikel 15

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag, volgende op die van haar bekendmaking.

Op dat moment vervalt de Archiefverordening gemeente Capelle aan den IJssel 2011.

Artikel 16

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2015.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 28 september 2015,

de griffier, de voorzitter,Vastgesteld in de openbare vergadering van 28 september 2015,de griffier, de voorzitter,

Toelichting

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis is toegekend.

Artikel 2

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3

Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften:

het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen.

De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8

Binnen één zittingperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier ten minste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg en het archiefbeheer heeft plaatsgevonden.

Artikel 11

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele

betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruime betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere ruimere, inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht

op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.

De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 13

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden of die ernstige schade voor het behoud van wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.