Regeling vervallen per 01-01-2019

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Capelle aan den IJssel 2008.

Geldend van 26-06-2018 t/m 31-12-2018

Intitulé

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Capelle aan den IJssel 2008.

De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel;

gelet op artikel 33, derde lid van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

  • I.

    in te trekken de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Capelle aan den IJssel 2006;

  • II.

    vast te stellen de volgende verordening: Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Capelle aan den IJssel 2008.

PARAGRAAF 1 AMBTELIJKE BIJSTAND

Artikel 1 Verzoek om bijstand

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2 Verlenen ambtelijke bijstand

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand, tenzij:

  • a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b. dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3 Weigering ambtelijke bijstand

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4 Kwaliteit verleende bijstand

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5 Informatie verzoek (leden) college

Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

PARAGRAAF 2 FRACTIEONDERSTEUNING

Artikel 6 Financiële bijdrage fracties

  • 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 8 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag per raadszetel. De omvang van de toe te kennen bedragen wordt ieder jaar bij de vaststelling van de gemeentebegroting door de raad bepaald.

Artikel 7 Besteding bijdrage

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. Bij deze verordening is een protocol gevoegd dat nadere regels bevat omtrent het besteden van gelden betreffende de ambtelijke bijstand en fractie ondersteuning. Dit protocol maakt onderdeel uit van deze verordening

Artikel 8 Bevoorschotting bijdrage

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2. Uitbetaling van de in het eerste lid bedoelde bijdrage vindt plaats in twee termijnen en wel vóór 31 januari en na 1 april van een kalenderjaar. De fracties openen voor de toekenning van de vergoeding voor fractieondersteuning een aparte bank- of girorekening.

  • 3. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden.

  • 4. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 11, vierde lid.

Artikel 9 Wijziging aantal zetels

  • 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

    • a.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    • b.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2. Bij splitsing van een fractie wordt slechts de op grond van artikel 8, tweede lid, tweede volzin, vastgestelde bijdrage aan de afgesplitste fractie toegekend.

  • 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 10 Reserve

  • 1.

    De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2.

    De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 6.

  • 3.

    Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 11 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

  • 4.

    De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 5.

    Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

  • 6.

    Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 11 Verantwoording

 

  • 1.

    Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 2.

    Indien de verantwoording over het vorige kalenderjaar vóór de in het eerste lid genoemde termijn niet is ingediend, wordt de over het lopende kalenderjaar resterende vergoeding en eventueel volgende kalenderjaar vastgestelde vergoeding niet uitbetaald.

  • 3.

    De griffie toetst of de uitgaven in overeenstemming zijn met hetgeen in de verordening is vastgelegd als zijnde toegestaan en rapporteert over haar bevindingen aan de kascommissie. Deze commissie bestaat uit drie voor de gehele zittingsperiode van de raad door de raad benoemde (burger)raadsleden. Dit zijn dezelfde leden als die welke de kascommissie vormen in het kader van de verantwoording over de besteding van de bijdrage voor scholing, als bedoeld in artikel 5c, lid 3 van de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden Capelle aan den IJssel 2016.

  • 4.

    De kascommissie toetst de bevindingen van de griffie en rapporteert - in de vorm van een conceptraadsvoorstel en -raadsbesluit - aan de commissie tot welke het aandachtgebied Algemene Beleidscoördinatie behoort. Deze commissie brengt advies uit aan de raad.

  • 5.

    De raad stelt de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b.

    de wijziging van de reserve;

  • c.

    de resterende reserve;

  • d.

    de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten en voor zover van toepassing bij wijze van sanctie de verrekening van de in artikel 11, tweede lid genoemde bedragen met de jaarlijks toe te kennen bijdrage.

PARAGRAAF 3 SLOTBEPALING

Artikel 12 Titel en inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening wordt aangehaald als de verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Capelle aan den IJssel 2006.

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2007.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 6 oktober 2008,

de griffier,                                                            de voorzitter,

Bijlage 1 PROTOCOL FRACTIEGELDEN 2017.09.12

I. INLEIDING ¹

Politieke ambtsdragers (bestuurders en gekozen volksvertegenwoordigers van gemeenten, provincies en waterschappen) vervullen een voorbeeldfunctie voor de burgers en voor hun ambtenaren. De handel en wandel van politieke ambtsdragers heeft zijn weerslag op de hele organisatie, zowel in

positieve als in negatieve zin. Politieke ambtsdragers zijn verantwoordelijk voor de eigen integriteit en collectief voor de integriteit van hun organisatie. De politieke ambtsdrager heeft uiteraard net als iedere andere burger recht op een privéleven, maar hij leeft in een glazen huis, waardoor ook

privégedragingen onderwerp van (brede) publieke aandacht kunnen zijn.

Daarom moet een politieke ambtsdrager 24 uur per dag alert zijn op handelingen of gedragingen die het aanzien en de integriteit van het politieke ambt kunnen schaden.

Politieke ambtsdragers maken gebruik van voorzieningen die de organisatie hun ter beschikking stelt en ze maken kosten bij de uitoefening van hun ambt. Voor dat laatste krijgen zij een vergoeding, naast hun wedde of bezoldiging. In de Provincie-, Gemeente-, en Waterschapswet staat dat daarboven geen

andere vergoedingen zijn toegestaan.

De hoofdregel is dus dat ‘het alleen kan als het is geregeld’. Dit betekent dat alleen de voorzieningen die in de genoemde regelgeving staan, voor vergoeding of verstrekking in aanmerking komen. Alle andere kosten komen voor rekening van de ambtsdrager zelf.

Bij de afweging of kosten al of niet worden vergoed, moet de politieke ambtsdrager zich realiseren dat alles wat mag, niet vanzelfsprekend ook hóeft. Van politieke ambtsdragers mag een zekere soberheid worden verwacht. Het gaat immers steeds om besteding van publieke middelen. De politieke ambtsdrager heeft daarnaast ook een voorbeeldfunctie. Hoe kan hij of zij in bijvoorbeeld economisch moeilijke tijden, geloofwaardig een beroep op de soberheid van burgers doen als hij of zij daar zelf niet naar handelt?

Discussie over vergoedingen en verstrekkingen is nooit helemaal uit te sluiten.

Een mogelijke discussie moet er echter niet toe leiden dat niemand meer durft te declareren. Van belang is dat er duidelijke regels en toelichtingen daarop zijn die voldoende houvast bieden. Absolute duidelijkheid is echter niet te geven en moet ook niet worden nagestreefd.

Het gebruik van raadsfractievergoedingen.

De raadsfractievergoeding is bedoeld voor ondersteuning van het raadswerk. In de praktijk blijken de gemeenteraadsfracties niet altijd goed te weten waarvoor ze de vergoeding precies mogen gebruiken.

Wat precies wel en niet mag, blijkt daarbij lastig precies te beschrijven. Zo is de besteding aan ‘social events’ op zich geaccepteerd, maar is het beter om voor bijvoorbeeld het afscheid van een raadslid, een gezamenlijke ‘lief-en-leedpot’ in te stellen. Maar bij een teambuilding met de fractie lijkt het wat

overdreven dat ieder fractielid zelf z’n drankjes moet betalen.

Het is redelijk als de uitgave een rechtstreeks raakvlak heeft met het uitoefenen van het raadslidmaatschap (zie art. 7, lid 1), maar voorzichtigheid met individuele uitgaven is geboden. Het beste is een gezamenlijk gedragen lijn (zoals beschreven in dit protocol) te formuleren, aansluitend op

wat in de maatschappij als redelijk wordt ervaren. Bovendien is het belangrijk om openheid te geven en elkaar aan te spreken. Zo kan elk raadslid zich verantwoorden zonder in de verdediging te hoeven schieten.

Omdat “absolute duidelijkheid niet te geven is en ook niet moet worden nagestreefd” bevat dit protocol niet een limitatieve opsomming van activiteiten waaraan de fracties de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken kunnen/mogen

besteden. Waar voorbeelden zijn gegeven, zijn die vooral bedoeld ter illustratie. De fracties dienen bij afwijking van het protocol te onderbouwen waarom men van mening is dat de uitgaven passen binnen

de versterking van de genoemde rollen van het raadswerk.

II. ONDER DE FRACTIEVERGOEDING VALLEN KOSTEN ZOALS:

• activiteiten die door de fractie gemeenschappelijk zijn gedaan, dan wel in opdracht van de fractie zijn gedaan; waaronder excursies en werkbezoeken, onder voorwaarde dat duidelijk

wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• uitgaven verbonden aan bijeenkomsten en overleggen die als fractie worden georganiseerd;

onder voorwaarde dat een agenda is bijgevoegd, waaruit blijken: de aard van de bijeenkomst of het overleg, de locatie en het aantal deelnemers;

• uitgaven verbonden aan het opleiden, c.q. gericht op teamvorming en kwaliteitsverbetering van de fractie alsmede t.b.v. vrijwilligers die de fractie behulpzaam zijn; voor zover die opleidingen etc. niet al geboden worden van de zijde van de gemeente en de uitgaven niet zijn verbonden aan opleidingen voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke

uitgangspunten van de deelnemers;

• uitgaven verbonden aan bijeenkomsten en overleggen die als fractie collectief, dan wel in opdracht van een fractie (moeten) worden bijgewoond; onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• uitgaven verbonden aan het representeren van de fractie bij officiële gelegenheden;

• uitgaven verbonden aan activiteiten die gericht zijn op een lobby voor de gemeente Capelle aan den IJssel en die raadsbreed zijn afgesproken;

• uitgaven verbonden aan de logistiek en de facilitaire benodigdheden die noodzakelijk zijn voor het functioneren als fractie voor zover die niet al geboden worden van de zijde van de gemeente; hierbij moet worden gedacht aan kantoorartikelen, waaronder aanschaf en onderhoud van een laptop / computer met bijbehorende randapparatuur;

• uitgaven verbonden aan de op naam van de fractie gestelde bankrekening;

• uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie;

waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

• uitgaven verbonden aan vakliteratuur, abonnementen op bestuurlijke tijdschriften en 1 abonnement op AD / Rotterdams Dagblad ten behoeve van de fractie;

• uitgaven verbonden aan een eigen website van de fractie, dan wel de kosten verbonden aan een herkenbaar fractiedeel op een website van een politieke partij of politieke vereniging;

• uitgaven verbonden aan informatievoorziening van de fractie over het door haar voorgestane beleid en/of de consultatie van inwoners over volksvertegenwoordigende activiteiten (zoals folders, advertenties etc.); onder overlegging van een exemplaar van de betreffende

informatievoorziening;

• het is niet toegestaan om in een jaar dat gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden uitgaven te declareren voor informatievoorziening, waarin op enigerlei wijze opgeroepen wordt tot het uitbrengen van een stem op de partij of vereniging waartoe de fractie behoort, die de informatievoorziening verzorgde;

• uitgaven verbonden aan contributies en donateurschappen van de fractie (dus niet het lidmaatschap van een of meerdere individuele fractieleden, de partij of vereniging); onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• uitgaven verbonden aan vrijwilligers die de fractie behulpzaam zijn, met in acht neming van de daarvoor wettelijk geldende voorschriften; daarbij dient jaarlijks de met de vrijwilliger gesloten overeenkomst bij de stukken te worden overlegd;

• de uitgaven voor vrijwilligers van fracties dient onderbouwd te zijn door: facturen of door een verklaring van de vrijwilliger omtrent de geleverde assistentie ( periode, uren en ontvangen vergoeding) dan wel een door de vrijwilliger getekende presentielijst, waaruit zijn deelname

aan het fractieoverleg blijkt.

III. WAT MAG NIET WORDEN BEKOSTIGDE UIT DE FRACTIEVERGOEDING:

• uitgaven verbonden aan activiteiten die als raadslid op eigen initiatief worden verricht en waarvoor een beroep gedaan dient op de maandelijkse onkostenvergoeding die politieke ambtsdragers ontvangen voor voorzieningen die niet zuiver functioneel zijn, noch zuiver privé.

Deze vaste onkostenvergoeding is bedoeld voor in ieder geval de volgende kosten en die kosten mogen dus niet bekostigd uit de fractievergoeding:

- representatie;

- vakliteratuur;

- excursies;

- bureaukosten;

- contributies, lidmaatschappen, zoals contributies van verenigingen en

regionale beroepsverbanden (met uitzondering van landelijke

beroepsverenigingen met een professionaliseringsdoelstelling, zoals de

Nederlandse Vereniging voor Raadsleden Raadslid.Nu, die vallen onder de

bestuurskosten);

- (representatieve) ontvangsten thuis;

- zakelijke giften;

- individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes);

- fooien in Nederland;

- verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s;

- gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor

persoonlijke verzorging;

- activiteiten van partijgenootschappelijke aard;

- abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden

ontvangen; uitgezonderd 1 abonnement op AD / Rotterdams Dagblad ten

behoeve van de fractie;

- representatieve aanpassingen aan de eigen woning;

• uitgaven verbonden aan een eigen opleiding van een raadslid; hiervoor kan onder voorwaarden een beroep worden gedaan op de Verordening Rechtspositie Wethouders, Raads- en Commissieleden, art. 5;

• uitgaven verbonden aan opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

• uitgaven ten behoeve van politieke partijen; met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• uitgaven ten behoeve van een inschrijving bij de Kamer van Koophandel; anders dan uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

• uitgaven ten behoeve van notariële akten; anders dan uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

• uitgaven voor verkiezings- en campagneactiviteiten; zo is het niet toegestaan om in een jaar dat gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden uitgaven te declareren voor

informatievoorziening, waarin op enigerlei wijze opgeroepen wordt tot het uitbrengen van een stem op de partij of vereniging waartoe de fractie behoort, die de informatievoorziening verzorgde;

• uitgaven voor een website van een politieke partij of politiek vereniging;

• uitgaven voor raadsleden en fractieassistenten individueel en in aanvulling op hun reguliere vergoeding;

• giften en cadeaus;

• uitgaven ter voeding van een “lief & leed-potje;

• uitgaven voor consumpties op dagen (of de nacht volgend op) dat thema-avonden, commissie- / raadsvergaderingen zijn gehouden;

TOELICHTING

Toelichting bij de Modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (artikel 33 Gemeentewet)

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

De oude regeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen.

De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.

Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden.

De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst,

zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels.

Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is.

De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie, zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Het verschil tussen het eerste lid en het alternatieve (gecursiveerde) eerste lid ligt er in dat er in het eerste lid voor gekozen is om alle verzoeken om informatie of bijstand eerst voor te leggen aan de griffier. In het alternatieve eerste lid wordt de mogelijkheid geboden aan raadsleden om zich rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden. De keuze is uiteraard aan de raad.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier

(en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied, is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 7

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 8

De bijdrage wordt als voorschot in twee delen verstrekt. De fracties openen hiertoe een aparte giro- of bankrekening. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

z.o.z.

Artikel 9

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

Bij splitsing van een fractie wordt het eerder verstrekte voorschot niet meer verrekend.

Artikel 10

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien.

De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt, zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Artikel 11

Verslag van de uitgaven wordt ingediend bij de griffie. De controle van het verslag vindt plaats door de concerncontroller. Deze heeft een eigenstandige positie binnen de organisatie en kan op eigen titel adviseren. Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. In kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, kan wellicht accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege blijven. In dat geval kan het tweede lid vervallen en zal het derde lid aangepast moeten worden.