Regeling vervallen per 02-12-2014

Privacyreglement GBA

Geldend van 01-01-2009 t/m 01-12-2014

Intitulé

Privacyreglement GBA

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

  • 1.

    Daar waar in dit reglement de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt dient ook de vrouwelijke persoonsvorm te worden gelezen.

  • 2.

    De bijlagen zijn een integraal onderdeel van deze regeling.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

  • a.

    Wet GBA: Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • b.

    Verordening GBA: de Verordening gegevensverstrekking GBA;

  • c.

    GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • d.

    Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • e.

    Beheerder: het hoofd van de afdeling publiekszaken;

  • f.

    Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen;

  • g.

    Persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid, van de wet, over één persoon in de GBA;

  • h.

    Verwijsgegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 35, eerste lid van de wet GBA, over één uitgeschreven persoon uit de GBA;

  • i.

    Aangehaakte gegevens: de in de GBA opgenomen gegevens die niet behoren tot de persoonslijst of de verwijsgegevens, over één persoon in de GBA;

  • j.

    Afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;

  • k.

    Binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente. Hieronder valt tevens te verstaan door de verantwoordelijke aangewezen instanties die taken uitoefenen die door het gemeentebestuur zijn opgelegd en/of belast zijn met de uitvoering van publiekrechtelijke taken;

  • l.

    Derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;

  • m.

    Autorisatie: het verlenen van (rechtstreekse) toegang tot de GBA-gegevens.

HOOFDSTUK 2 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GBA

Artikel 2 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

Op grond van artikel 96 van de Wet GBA, worden met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, aan de in Bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke afnemers, de in Bijlage 1 aangegeven algemene- en verwijsgegevens verstrekt voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de aan hen opgedragen wettelijke taken. De verwerkingen worden beheerd door de hoofden van de desbetreffende afdelingen.

Artikel 3 Rechtstreeks toegang tot de GBA

Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben:

  • 1.

    de beheerder;

  • 2.

    de door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn op de afdeling Publiekszaken;

  • 3.

    de bewerker en medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente;

  • 4.

    met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA wordt aan medewerkers van de in Bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke afnemers een autorisatie verleend, voor de op het autorisatieformulier aangegeven algemene- en verwijsgegevens, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen wettelijke taken.

Artikel 4 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

  • 1. Met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA worden aan de in Bijlage 3vermelde binnengemeentelijke afnemers de in de tabel aangegeven algemene- en verwijsgegevens systematisch verstrekt, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen wettelijke taken.

  • 2. De verantwoordelijke kan besluiten aan andere afnemers systematisch gegevens te verstrekken. In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijk vastgelegd:

    • -

      het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig zijn;

    • -

      de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacyreglementen;

    • -

      een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens.

Artikel 5 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente

  • 1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 98 en 99 Wet GBA, op verzoek aan de in Bijlage 4 vermelde instanties gegevens worden verstrekt voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

  • 2. De verstrekking van gegevens op grond dit artikel vindt alleen plaats op grond van een schriftelijk met redenen omkleed verzoek.

  • 3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling zijn identiteit.

Artikel 6 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kan op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien:

  • a.

    buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegde persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen en

  • b.

    de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen.

HOOFDSTUK 3 AANGEHAAKTE GEGEVENS

Artikel 7 Doel van de aangehaakte gegevens

De GBA heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:

  • a.

    informatie te leveren aan de afdeling Publiekszaken ter uitvoering van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze dienst moeten worden gevoerd;

  • b.

    de binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van taken van die afnemers;

  • c.

    een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien;

  • d.

    statistische informatie te leveren.

Artikel 8 Aangehaakte gegevens

  • 1. Van ingeschrevenen kunnen in de GBA de in Bijlage 6 genoemde aangehaakte gegevens opgenomen zijn.

  • 2. De verantwoordelijke kan besluiten de aangehaakte gegevens uit te breiden dan wel te beperken.

Artikel 9 Wijze van verkrijging

Aangehaakte gegevens in de GBA worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren publiekszaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.

Artikel 10 Verbanden, toegang en verstrekkingen

Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie deze regeling voorziet in verbanden (artikel 3), toegang (artikel 4) en verstrekkingen (artikel 5), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.

Artikel 11 Verwijdering van gegevens

Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.

Artikel 12 Protocolplicht van aangehaakte gegevens

De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 11,

aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 5, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.

Artikel 13 Rechten van de burger

Op de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in de Wet GBA, van toepassing.

HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 14 Centraal registratie en inlichtingenbureau (CRIB)

  • 1. In het geval dat zich een gebeurtenis voordoet als bedoelt in artikel 1 onder b van de Wet Rampen en Zware ongevallen heeft de beheerder de bevoegdheid af te wijken van de voorgaande artikelen.

  • 2. De medewerkers van de afdeling Publiekszaken zetten in een dergelijke situatie een Centraal Registratie en Inlichtingenbureau op.

  • 3. Dit CRIB werkt onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling Publiekszaken.

Artikel 15 Registratie van gegevens door het CRIB

Het CRIB registreert de persoonsgegevens van personen:

  • a.

    die tijdens een ramp of zwaar ongeval zijn aangetroffen;

  • b.

    van wie de verblijfsplaats ten gevolge van de ramp of het zware ongeval onbekend is;

  • c.

    die een melding hebben gedaan over een persoon van wie de verblijfplaats tijdens of na de ramp of het ongeval niet bekend is;

  • d.

    bij wie aanvullende informatie verkregen kan worden over de in onderdeel b genoemde personen.

Artikel 16 Verwerking van gegevens door het CRIB

Het CRIB deelt deze gegevens op verzoek conform het rampenplan of op aanwijzing van de beheerder of de gemeentelijke veiligheidsstaf van de gemeente Capelle aan den IJssel met die instanties en ambtenaren die in verband met de ramp of het ongeval een specifieke taak hebben gekregen.

Artikel 17 Beveiliging

De beheerder treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens welke in de GBA zijn opgenomen.

Artikel 18 Terugmelding

De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de GBA zijn verplicht de verschillen met de vastgelegde persoonsgegevens in de eigen administratie, waarvan aannemelijk is dat deze in de GBA opgenomen moeten worden, schriftelijk (via e-mail) te melden aan de beheerder.

Artikel 19 Slotbepalingen

  • 1.

    Deze regeling treedt in op 1 januari 2009.

  • 2.

    Deze regeling wordt aangehaald als: Privacyreglement GBA.

  • 3.

    De regeling ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de GBA.

Ondertekening

Capelle aan den IJssel, 4 november 2008,
Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,
de secretaris, de burgemeester,
G.Kruijt. J.J. van Doorne.