Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Castricum 2014

Ondertekening

DEEL II DE TOELICHTING

Algemene toelichting

De verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. In dit artikel is expliciet vastgelegd dat de raad en individuele raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten voor de gemeente Castricum zijn in deze verordening geregeld.

Het in 2002 ingevoerde dualistische bestuursstelsel heeft tot de nodige veranderingen geleid. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit ‘instituut’, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, is het aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke ondersteuning en bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en – via de gemeentesecretaris – de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een bijzondere rol in het duale stelsel. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk een beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

De verordening behandelt gedetailleerd de verzoeken om informatie, de ambtelijke bijstand en advies aan de raadsleden. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels omdat deze ambtenaren doorgaans allen voor het college werken.

Dat de raad beschikt over een griffier en een griffiemedewerker betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is van beperkte omvang en ondersteunt de raad en carrousels. Voor inhoudelijke hulp zal een beroep op de ambtelijke organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Ook in de instructie van de griffier zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder anderen de leden van de gemeenteraad. En voor het functioneren van de raadsleden geldt de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden. De verschillende regelingen dienen dan ook naast elkaar te worden gebruikt.

Artikelsgewijze toelichting

HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Met dit artikel wordt onderscheid gemaakt in de typen informatievoorziening en ondersteuning.

• a.

  onder ‘informatie’ vallen alle informatieve vragen die een verduidelijking opleveren, w.o. ook inzage in documenten en het vragen van een objectief deskundig advies over procedures en gebruik van instrumenten. De vragen zijn van beperkte omvang en het verstrekken van het antwoord neemt weinig tijd in beslag.

• b.

  ‘bijstand’ betreft informatievoorziening of ondersteuning waarbij niet meer sprake is van beperkte omvang. Deze verzoeken lopen altijd via de griffier.

• c.

  ‘document’ betreft een bij een overheidsorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat (conform definitie uit de Wet openbaarheid van bestuur).

• d.

  ‘openbaar’ wordt gedefinieerd in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur: ‘een bestuursorgaan verstrekt bij de uitvoering van zijn taak, onverminderd het elders in de wet bepaalde informatie overeenkomstig deze wet’.

• e.

  bij ‘fractie’ wordt teruggegrepen naar artikel 82 Gemeentewet, derde lid, omdat de Gemeentewet fractie niet definieert. Artikel 82 gaat wel uit van het bestaan van de in de raad vertegenwoordigende groeperingen. Bij aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het echter vóórkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de factie in de eerste vergadering de aanduiding mee.

HOOFDSTUK 2 ONDERSTEUNING VAN DE RAAD EN CARROUSELS

Artikel 2 Organisatorische en inhoudelijke ondersteuning

Het artikel regelt de ondersteuning van de raad en carrousel als geheel. Voor het gestelde in het tweede lid is de griffier niet verantwoordelijk, maar kan bij het geleverde wel toetsen of is voldaan aan de criteria die de raad en/of carrousel vooraf hebben opgesteld.

HOOFDSTUK 3 INFORMATIE, AMBTELIJKE BIJSTAND EN ADVIES AAN RAADSLEDEN

Artikel 3 Recht op informatie en ambtelijke bijstand

Dit artikel regelt het recht dat alle raadsleden hebben, om zich volledig te laten informeren en zich te laten bijstaan door de ambtelijke organisatie teneinde tot een goede besluitvorming te komen. De informatieverstrekking en bijstand kunnen onbeperkt worden verleend.

Artikel 4 Verzoek om informatie

Elk raadslid kan zich hiervoor wenden tot de griffier of rechtstreeks tot een door de gemeentesecretaris aangewezen ambtenaar.

Artikel 5 Verzoek om ambtelijke bijstand

Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de regulier ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent, moeten aanwijzen. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in omvang van de werkzaamheden van een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Artikel 6 Niet in behandeling nemen van een verzoek om ambtelijke bijstand

Beoordeling of één van de in dit artikel genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In het vierde lid is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van de ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (art. 180 Gemeentewet).

Artikel 7 Ontevreden over ambtelijke bijstand

Ook indien -naar de mening van het raadslid- op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgermeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.

Hoofdstuk 3 is ook van toepassing op de leden een carrousel – die niet tevens raadslid zijn- voor zover dit strekt tot het uitoefenen van de taken van de betreffende carrousel. Wettelijk gezien hebben carrouselleden niet dezelfde rechten als raadsleden, echter de raad kan zelf bepalen in de verordening dat deze carrouselleden in aanmerking komen voor ambtelijke bijstand. De gemeenteraad van Castricum heeft de carrouselleden benoemd, en op basis hiervan gelden voor hen ook de regels in dit hoofdstuk.

HOOFDSTUK 4 FRACTIEONDERSTEUNING

Artikel 8 Jaarlijkse financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt haar vorm in financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat per kalenderjaar uit een vast bedrag per fractie aangevuld met een vast bedrag per raadszetel. Het vaste bedrag per fractie garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied ligt het voor de hand dat zij een hogere vergoeding krijgen in de vorm van het aanvullende deel dat de fractie per raadszetel krijgt. De financiële bijdrage wordt gestort op de rekening die de fractie beheert.

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In januari ontvangen de fractie het vaste deel van de fractievergoeding van 1250 euro.

In maart/april wordt het variabele deel van de fractievergoeding uitbetaald. Dit gebeurt nadat de raad de verantwoordingen van de fracties voor het voorgaande jaar heeft beoordeeld en heeft vastgesteld welke bedragen terug betaald dienen te worden door de fracties of op welk bedrag de fracties nog recht hebben.

In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in januari uitbetaald voor de eerste drie maanden van het jaar. De fracties ontvangen dan zowel meteen het variabele gedeelte als het vaste gedeelte van de fractievergoeding. In april wordt de fractievergoeding aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, dan kan dit aan het eind van het jaar worden verrekend.

Artikel 9 Financiële bijdrage bij splitsing

Indien een raadslid zich afsplitst van de fractie wordt de vaste fractiebijdrage door deze veranderende situatie pas doorgevoerd bij aanvang van het eerstvolgende kalenderjaar. Dit voorkomt ingewikkelde berekeningen en overstorten c.q. terugvorderen van voorschotten. Het betreffende raadslid neemt wel het variabele deel van de bijdrage voor de resterende maanden van het kalenderjaar mee naar zijn nieuwe fractie. Let wel: de bijdrage is niet aan de persoon toegewezen, maar de fractie. Dit betekent dat raadsleden niet zelf over de bijdrage kunnen beschikken.

Als de raadszetel wordt terug gegeven aan de raad, wordt het variabele deel voor de resterende maanden van het kalenderjaar teruggestort in de gemeentekas.

Artikel 10 Besteding financiële bijdrage

Voorwaarde voor besteding van de fractievergoeding is dat de bijdrage wordt besteed aan raadswerkzaamheden teneinde de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken. Daarnaast mag de bijdrage besteed worden voor materiële secretariële ondersteuning. Verder is een aantal zaken genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Raadsleden krijgen immers ook een onkostenvergoeding. Zaken die uit de onkostenvergoeding betaald moeten worden kunnen niet ten laste worden gebracht van het fractiebudget (vastgelegd in de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden).

Ook is het niet toegestaan kosten uit het fractiebudget te betalen tbv verkiezingscampagnes.

Ook aan giften of cadeaus in geldelijke of stoffelijke vorm mag de financiële bijdrage niet worden besteed. In de onkostenvergoeding van raadsleden zit een component voor representatie. Daarvan maakt onderdeel uit de kosten voor cadeaus bij geboorten, een afscheid of verjaardag. Deze kosten mogen dan ook niet betaald worden uit het fractiebudget.

Cursussen, bezoek aan seminars en congressen voor raads- en carrouselleden worden bekostigd uit het daarvoor beschikbare opleidingsbudget. Dit is een budget van 5000,- euro waar onder andere de kosten van deelname door raadsleden aan het VNG congres in juni uit betaald worden. Ook alle andere cursussen of congressen die worden georganiseerd voor raadsleden of carrouselleden kunnen hieruit betaald worden. In de beleidsregels voor individuele cursussen, congressen en symposia voor raadsen carrouselleden staan de regels voor vergoeding van kosten. Deze individuele beleidsregels zijn door de raad in april 2013 gewijzigd vastgesteld.

Ook kosten voor drankjes en maaltijden maken onderdeel uit van de onkostenvergoeding die raadsleden krijgen. Ook deze kunnen niet uit het fractiebudget worden betaald. Dit is anders als er kosten voor drankjes worden gemaakt (bijvoorbeeld koffie, thee en frisdrank) bij een openbare bijeenkomst die door een fractie wordt georganiseerd. Bijvoorbeeld bijeenkomsten waar een ieder welkom is om te praten over een bepaald onderwerp. Deze kosten voor zaalhuur, het plaatsen van een advertentie met de uitnodiging, huur van een beamer, de kosten van een spreker, maar ook de drankjes kunnen uit het fractiebudget worden betaald. Het betreft dan kosten die worden gemaakt tbv de volksvertegenwoordigende rol van de fractie. Wordt er door de fractie vergaderd buiten de muren van het gemeentehuis, bijvoorbeeld ter voorbereiding van een raadsvergadering, dan is er niet sprake van een openbare bijeenkomst en komen de kosten van drank, zaalhuur en een maaltijd voor eigen rekening.

Al het geld dat een fractie niet besteedt dient terugbetaald te worden aan de gemeente.

Artikel 11 Reservering niet-gebruikte financiële bijdrage

De reservering mag aangevuld wordt tot een bedrag dat niet hoger is dat het vaste gedeelte dat in het betreffende kalenderjaar is bevoorschot (voorbeeld: in 2013 ontvangt elke fractie een vaste bijdrage van 1250 euro en een variabel bedrag van 150 euro per raadszetel. De reserve mag maximaal 1250 euro hoog worden). De reserve wordt beheerd door de gemeente. Dit betekent dat als een fractie niet het gehele bedrag aan fractievergoeding uitgeeft dit bedrag terugbetaald dient te worden aan de gemeente. Als de reserve van de fractie nog niet tot het maximum is gevuld, zorgt de gemeente ervoor dat (een deel van) het terug te betalen bedrag in de reserve wordt gestort tot het maximum van 1250 euro. Andersom geldt hetzelfde. Als een fractie meer geld heeft uitgegeven dan zij aan fractiebudget heeft gekregen dan zal de gemeente bij de afrekening van de fractievergoeding voor het vorige jaar de fractie het meer uitgegeven bedrag terugbetalen uit de reserve.

Aangezien de hoogte van de reserve is gekoppeld aan het vaste bedrag van de fractievergoeding zal de hoogte van de reserve niet wijzigen na verkiezingen.

Artikel 12 Verantwoording financiële bijdrage

De uitgaven dienen inzichtelijk te worden gemaakt door het overleggen van een overzicht van inkomsten en uitgaven met nota’s zodat de raad bij vaststelling kan oordelen of de bestedingen rechtmatig zijn gedaan.

De griffie verricht de toetsing op de verantwoording van de stukken. De griffie bekijkt in januari/begin februari of alle bonnen zijn bijgevoegd en of er geen uitgaven zijn gedaan die niet uit het fractiebudget betaald hadden mogen worden. De griffie neemt eventueel contact op met de betreffende fracties als dat het geval is. De griffie maakt een advies voor de auditcommissie. In het advies staat of alle fracties hun verantwoording hebben aangeleverd, welke zaken zijn geconstateerd die niet uit het budget betaald hadden mogen worden en geeft aan of de verantwoordingen van de fracties akkoord zijn. Als de auditcommissie akkoord is (eind februari, begin maart) met het advies, stelt de auditcommissie een raadsvoorstel en concept raadsbesluit op.

Nadat de raad heeft vastgesteld (in maart of april) welke bedragen door de fracties moeten worden terugbetaald of waar ze nog recht op hebben, verzorgt de griffie de afrekeningen. In het raadsbesluit wordt tevens meegenomen de hoogte van de mutaties in de reserve en de hoogte van de reserve aan het eind van het jaar.

Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot terugvorderen.

De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle van de jaarrekening.

HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN

Artikel 13 Uitleg verordening

Dit behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 15 Citeerregel

Dit artikel behoeft geen toelichting.