Organisatieverordening gemeente Coevorden 2011

Artikel 2 Structuur en inrichting ambtelijke organisatie

• 1. De hoofdstructuur en inrichting van de organisatie is gebaseerd op de “Bedrijfs- en besturingsfilosofie Gemeente Coevorden”, zoals deze is opgenomen in bijlage 1 van deze verordening, en is tot stand gekomen vanuit de dragende gedachte dat:

  • -

    de vraag van de klant leidend is;

  • -

    er zo weinig mogelijk leidinggevende lagen zijn;

  • -

    de strategische kracht en kwaliteit wordt vergroot.

• 2. De ambtelijke organisatie is opgebouwd volgens het directiemodel en bestaat uit de in het bijlage 2 van deze verordening opgenomen organogram genoemde afdelingen.

• 3. De algemeen directeur kan besluiten de structuur van elke afdeling nader onder te verdelen. Over een dergelijk voornemen wordt de betrokken afdelingsmanager gehoord.

• 4. De algemeen directeur kan besluiten tot (tijdelijke) toewijzing van onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling. Over een dergelijk voornemen worden de betrokken afdelingsmanagers gehoord.

• 5. De organisatie, het beheer en de taak van de gemeentelijke brandweer zijn in een afzonderlijke verordening geregeld.

Artikel 3 De algemeen directeur

• 1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de algemeen directeur het hoofd van de ambtelijke organisatie en is, onverlet het gestelde in de Gemeentewet en de Wet Veiligheidsregio’s, hiërarchisch verantwoordelijk voor de brandweercommandant en de cluster Brandweer.

• 2. De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de organisatiebrede strategische beleidsontwikkeling en kaderstelling voor de organisatie waaronder;

  • a.

    het signaleren en analyseren van in- externe ontwikkelingen en de

    vertaling hiervan in beleidsinitiatieven en instrumenten;

  • b.

    het ontwikkelen, toetsen en bewaken van kaders en richtlijnen op het strategische beleidsterrein.

• 3. De algemeen directeur is voorzitter van het managementteam en is dientengevolge eindverantwoordelijk voor:

  • a.

    het aansturen van de afdelingsmanagers, brandweercommandant en de concerncontroller;

  • b.

    het ontwikkelen en het functioneren van de organisatie;

  • c.

    het formuleren, bewaken en realiseren van de doel- en taakstellingen van de organisatie;

  • d.

    de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de geleverde producten en

    diensten;

  • e.

    het bewaken van processen, afstemming en samenwerking tussen de verschillende organisatie-eenheden;

  • f.

    de bedrijfsvoering en inzet van middelen.

• 4. De algemeen directeur treedt op als bestuurder in de zin van de WOR.

• 5. De algemeen directeur legt voor de uitvoering van zijn taken verantwoording af aan burgemeester en wethouders.

• 6. De plaatsvervanger van de algemeen directeur wordt aangewezen door het college op voordracht van de algemeen directeur en vervangt hem tevens in zijn hoedanigheid van gemeentesecretaris.

Artikel 4 De afdelingsmanager

• 1. De afdelingsmanager wordt benoemd, geschorst en ontslagen door

  burgemeester en wethouders op voordracht van de algemeen directeur.

• 2. Vervanging van de afdelingsmanagers vindt primair horizontaal plaats.

  Bij afwezigheid van de afdelingsmanager wordt zijn functie uitgeoefend door een collega afdelingsmanager. In het managementteam worden hierover afspraken gemaakt. In bijzondere situaties kan de algemeen directeur afwijken van dit uitgangspunt.

• 3. De afdelingsmanager geeft integraal leiding aan een eenheid, waaronder de verantwoordelijkheid voor:

  • a.

    het direct aansturen en coachen van teamleider(s) en medewerkers;

  • b.

    het formuleren en bewaken van de doel- en taakstellingen van de eenheid;

  • c.

    de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de geleverde producten en diensten;

  • d.

    de bedrijfsvoering en het beleid en beheer van PIOFAH-taken;

  • e.

    het bewaken van processen, afstemming en samenwerking tussen de verschillende organisatie-eenheden.

• 4. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor (beleids)initiëring,- ontwikkeling en – uitvoering op het werkterrein van de organisatie-eenheid, waaronder:

  • a.

    het signaleren en analyseren van in- en externe ontwikkelingen en de vertaling van hiervan in (beleids)initiatieven en instrumenten;

  • b.

    het toetsen van (beleids)voornemens op effect.

• 5. De afdelingsmanager adviseert en rapporteert de directie over de realisatie van gestelde doelen, inzet van middelen en beleidsontwikkelingen op het werkterrein van de eenheid.

• 6. De afdelingsmanager fungeert als sparringpartner van de portefeuillehouder.

• 7. De afdelingsmanager legt voor de uitvoering van zijn taken verantwoording af aan de algemeen directeur.

Artikel 5 De concerncontroller

• 1. De concerncontroller wordt benoemd, geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders op voordracht van de algemeen directeur.

• 2. Bij afwezigheid van de concerncontroller wordt zijn functie uitgeoefend door

  de algemeen directeur.

• 3. De concerncontroller voert zijn taken uit onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.

• 4. De concerncontroller is eerste adviseur van de algemeen directeur, het bestuur en het managementteam en geeft gevraagd en ongevraagd advies en rapporteert over (strategische) knelpunten, realisatie van gestelde doelen, beleidsinitiatieven en/of instrument ontwikkelingen.

• 5. De concerncontroller draagt zorg voor de kaders en richtlijnen voor strategische beleids- en/of instrumentenontwikkeling en- toepassing ten behoeve van de bedrijfsvoering en de planning en controlcyclus.

• 6. De concerncontroller ontwikkelt en verzorgt de informatievoorziening en communicatie over beleidsontwikkeling, -uitvoering en evaluatie richting de algemeen directeur, het managementteam en de medewerkers.

• 7. De concerncontroller ontwikkelt en geeft inhoud aan risicomanagement.

Artikel 6 De teamleider

• 1. De teamleider wordt, de algemeen directeur gehoord, benoemd door de afdelingsmanager.

• 2. Vervanging van de teamleider vindt primair horizontaal plaats.

  Bij afwezigheid van de teamleider wordt zijn functie uitgeoefend door een collega- teamleider van de eigen afdeling. In bijzondere situaties kan de afdelingsmanager, het team gehoord, afwijken van dit uitgangspunt.

• 3. De teamleider is verantwoordelijk voor:

  • a.

    het direct aansturen en coachen van medewerkers;

  • b.

    het voeren van HR-gesprekken (functioneren en beoordelen);

  • c.

    het formuleren, bewaken en realiseren van de doel- en taakstellingen

    van het team;

  • d.

    de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de geleverde producten en diensten;

  • e.

    het zorgdragen voor een efficiënte en effectieve inzet van beschikbare middelen.

• 4. Draagt zorg voor de beleidsuitvoering of beleidsontwikkeling en –advisering

  op het werkterrein van het team, waaronder:

  • a.

    het signaleren en analyseren van in- en externe ontwikkelingen en

    de vertaling hiervan in (beleids) initiatieven;

  • b.

    het toetsen en/of beoordelen van beleidsvoornemens en/of plannen, aanvragen, rapportages, vergunningen, programma’s, trajecten, berekeningen en tekeningen.

• 5. De teamleider adviseert en rapporteert aan de afdelingsmanager over de realisatie van gestelde doelen en ontwikkelingen op het werkterrein van het team.

• 6. De teamleider legt voor de uitvoering van zijn taken verantwoording af aan zijn afdelingsmanager.

Artikel 7 Het managementteam

• 1. Collegiaal management is het leidende managementprincipe van de organisatie, waarbij in het denken en handelen van het management de belangen van de organisatie voor de belangen van de eigen afdeling gaan.

• 2. Het managementteam bestaat uit de algemeen directeur en de afdelingsmanagers en zorgt gezamenlijk voor de uitvoering van die zaken die in het belang zijn voor het concern.

• 3. Het managementteam adviseert het college en de algemeen directeur bij bestuurlijk strategische en gemeentebrede vraagstukken.

• 4. Heeft tot taak de gemeentelijke organisatie als geheel in stand houden en te ontwikkelen en een cultuur die bijdraagt aan het verwezenlijken van de organisatiedoelen te bevorderen.

• 5. Draagt zorg voor de afdelingsoverschrijdende vorming van het middelenbeleid (PIOFAH- taken) en de coördinatie van en toezicht op het beheer en inzet van deze middelen.

• 6. Stelt kaders vast voor de inhoudelijke en bedrijfsvoeringprocessen en de beheersing daarvan en organiseert de integrale samenhang, afstemming en monitoring.

• 7. Het managementteam is gezamenlijk verantwoordelijk voor de tijdige signalering van vraagstukken van strategische aard en de advisering hierover richting het bestuur.

Artikel 8 Projectmatig werken

• 1. Projectmatig werken wordt gezien als een belangrijke werkvorm en wordt binnen de ambtelijke organisatie vorm gegeven met behulp van een door het managementteam te bepalen methodiek.

• 2. Hierbij worden de projecten die afdelingsoverstijgend en strategisch, tactisch of (zeer) complex van aard zijn vanuit het managementteam geïnitieerd en aangestuurd.

• 3. De leiding van een project wordt door het managementteam opgedragen aan een projectleider.

• 4. Basis voor een project is een door de projectleider opgestelde projectopdracht waarin het projectresultaat, de projectweg en de beheersaspecten zijn beschreven en het daaruit voortvloeiende plan van aanpak.

• 5. De projectopdracht en het plan van aanpak worden vastgesteld door het managementteam, waarna een (ambtelijke) projectgroep wordt samen-gesteld.

• 6. De projectleider draagt projectverantwoordelijkheid en is verantwoordelijk voor de niet hiërarchische aansturing van de medewerkers van de project-groep, maar heeft geen personele bevoegdheden zoals het opstellen van beoordelingen.

• 7. Binnen de kaders van het projectplan heeft de projectleider budget-verantwoordelijkheid.

Artikel 9 Mandatering

• 1. Burgemeester en wethouders kunnen een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken opdragen aan de algemeen directeur, de afdelingsmanagers en de commandant Brandweer.

• 2. De algemeen directeur en/of de afdelingsmanagers kunnen ondermandaat verlenen aan de teamleider of een medewerker die belast is met de uit te voeren besluiten c.q. handelingen.

• 3. De gemandateerde bevoegdheden worden vastgelegd in een openbaar mandaatregister gemeente Coevorden.

Artikel 11 Werkoverleg

• 1. Ter bewaking van de eenheid in advisering door het organisatieonderdeel en ter bevordering van de onderlinge coördinatie en de samenwerking vindt binnen elke afdeling en/of team periodiek werkoverleg plaats.

• 2. De afdelingsmanager en de teamleider dragen de zorg voor de organisatie van respectievelijk het afdelingsoverleg en/of het teamoverleg.

Artikel 12 Leidinggevenden-overleg

• 1. Ter bevordering van de onderlinge samenwerking en afstemming vindt er

  periodiek een leidinggevenden-overleg plaats.

• 2. Het overleg is gericht op (organisatie) ontwikkelingen van algemene aard.

• 3. Het managementteam en alle teamleiders van de organisatie nemen deel aan dit overleg.

• 4. Het managementteam draagt de zorg voor de organisatie van het

  leidinggevenden-overleg.

Artikel 13 Portefeuillehouder staf overleg / Wethouder staf overleg

• 1. Tussen de afdelingsmanager en de portefeuillehouder vindt periodiek overleg plaats.

• 2. Het overleg is gericht op de ondersteuning van de portefeuillehouder in zijn/haar rol als bestuurder. Het gaat daarbij om strategische en bestuurlijke advisering in brede zin en is een platvorm voor beleidsvorming binnen de portefeuille.

• 3. In het overleg worden politiek-bestuurlijke issues binnen de portefeuille besproken en aangelegenheden die betrekking hebben op de externe vertegenwoordiging van de gemeente door de portefeuillehouder.

• 4. Voor zover deze van belang zijn voor de portefeuillehouder, wordt gesproken over de voortgang, knelpunten en prioriteitstelling van de producten die de afdeling levert.

• 5. De afdelingsmanager draagt de zorg voor de organisatie en verslaglegging van het wethouder staf overleg.