Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Coevorden 2015

1. Er is een seniorenconvent dat bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters.

2. Fractievoorzitters wijzen elk een raadslid aan dat hen bij afwezigheid in het seniorenconvent vervangt.

3. Elke fractievoorzitter heeft één stem in het seniorenconvent.

4. Het seniorenconvent kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen.

5. Het seniorenconvent heeft de volgende taken: a. het doen van aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissie voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie. b. het bespreken van spoedeisende- en afstemmingszaken met het college; c. het beheer van de gemeenteraads- en griffiebudgetten.

6. De vergaderingen van het seniorenconvent zijn niet openbaar.

7. Van de vergaderingen wordt een besluitenlijst gemaakt die zo spoedig mogelijk voor de gemeenteraadsleden beschikbaar wordt gesteld.

8. Het seniorenconvent kan besluiten dat bepaalde aangelegenheden openbaar gemaakt worden; Het seniorenconvent laat openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

1. Er is een agendacommissie die bestaat uit de voorzitter en de eerste plaatsvervangend voorzitter van de raad, de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitters van de raadscommissie.

2. Indien de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de commissie uitsluitend uit vertegenwoordigers van de collegepartijen bestaan wijzen de niet-collegepartijen gezamenlijk een vertegenwoordiger in de agendacommissie aan.

3. Ze heeft in ieder geval de volgende taken:

• a.

  het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen;

• b.

  het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en van de raadscommissie;

• c.

  het vaststellen van vergaderingen als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de Gemeentewet en het volgende lid.

• d.

  het coördineren van stukken voor de bijeenkomsten van de gemeenteraad en de raadscommissie.

• e.

  Het invullen van de wijze van verslaglegging en verantwoording van het lidmaatschap van andere organisaties;

• f.

  het vaststellen van het jaarlijks vergaderschema van de gemeenteraad, de raadscommissie en informatie- en themabijeenkomsten van de gemeenteraad.

• g.

  het vaststellen van de agenda, de plaats en de tijd van niet reguliere vergaderingen van de gemeenteraad.

4. In aanvulling op de raadscommissievergaderingen als bedoeld in het derde lid, onder b, vergadert de raadscommissie voorts als haar voorzitter het nodig acht of als ten minste twee fracties schriftelijk, met opgaaf van redenen, daarom verzoeken.

5. De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar.

6. De agendacommissie wordt ondersteund door de (plaatsvervangend) griffier.

7. De agendacommissie kan besluiten dat bepaalde aangelegenheden openbaar worden gemaakt. De agendacommissie laat openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

1. De griffier is aanwezig in raadsvergaderingen, vergaderingen van het seniorenconvent en de agendacommissie.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad aangewezen plaatsvervanger.

3. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in raadsvergaderingen deelnemen.

1. Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.

2. Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.

3. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen.

4. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

5. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter in afwijking van het voorgaande een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

1. Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd.

2. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren.

3. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.

4. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of als één of meer raadsleden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.

5. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3 van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging.

1. De voorzitter zendt ten minste 10 dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

2. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 9, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering aan de leden gezonden.

3. De in lid 1 en 2 bedoelde stukken kunnen elektronisch worden verzonden.

1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

2. Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden op verzoek inzage.

3. De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.

1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

2. Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

3. Als omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden op verzoek inzage. De griffier kan deze stukken ook elektronisch ter inzage geven in het besloten raadsinformatiesysteem, zodanig dat alleen raadsleden deze stukken kunnen raadplegen.

1. De gemeenteraad kan op voorstel van de agendacommissie themabijeenkomsten voor de leden houden waarin zonder besluitvorming opiniërend een bepaald beleidsthema aan de orde gesteld wordt.

2. De agendacommissie kan besluiten om niet-gemeenteraadsleden uit te nodigen bij de bijeenkomsten van de gemeenteraad als bedoeld in het eerste lid.

1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen.

2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst. Aan het einde van elke raadsvergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

3. Raadsleden mogen in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4. Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, ten aanzien van de beraadslaging over het door dat raadslid ingediende.

5. Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

1. De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.

2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing.

1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

2. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming te hebben deelgenomen.

3. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.

4. Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid. Vervolgens geschiedt de oproeping op alfabetische volgorde.

5. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezig raadsleden, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen, hun stem uit door 'voor' of 'tegen' uit te spreken, zonder enige toevoeging.

6. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen totdat het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.

7. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee. Deze doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

1. Als een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.

2. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.

3. Als meerdere amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.

4. Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie.

1. Bij stemming over personen voor voordrachten of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.

2. Aanwezige raadsleden zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen.

3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

4. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.

Paragraaf 4. Verslaglegging; ingekomen stukken

1. De griffier draagt zorg voor verslagen en besluitenlijsten van raadsvergaderingen.

2. Van de vergaderingen van de gemeenteraad wordt een elektronisch audio- danwel videoverslag en een besluitenlijst gemaakt

3. Een besluitenlijst bevat in ieder geval:

• a.

  de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b.

  een aantekening van welke raadsleden afwezig waren;

• c.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d.

  een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;

• e.

  het dictum de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen;

• f.

  bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 14 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

4. De bestanden van het elektronisch verslag van vergaderingen worden zo spoedig mogelijk na de vergadering op de gemeentelijke website geplaatst.

5. Een concept besluitenlijst worden gelijktijdig met de verzending aan de raadsleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de raadsvergadering waarop het betrekking heeft.

6. Vastgestelde besluitenlijsten worden ondertekend door de voorzitter en de griffier.

7. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt door plaatsing in het gemeenteblad, een in de gemeente verschijnend huis-aan-huisblad en door plaatsing op de gemeentelijke website.

8. Als verslagen en besluitenlijsten elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.

1. Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst die aan de raadsleden wordt toegezonden en ter inzage wordt gelegd. De ingekomen stukken worden, voor zover elektronisch beschikbaar, geanonimiseerd op de website van de gemeente geplaatst.

2. Na de vaststelling van het verslag stelt de raad op voorstel van de agendacommissie de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

Paragraaf 5. Besloten raadsvergaderingen

1. Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de raadsleden ter inzage gelegd bij de griffier.

2. Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van het vastgestelde verslag en de besluitenlijst.

3. De vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

1. Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben in bij de voorzitter. Dit gebeurt schriftelijk, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

2. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.

1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter.

2. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.

3. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld.

4. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.

1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk in bij de voorzitter.

2. Deze voorstellen worden op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst, tenzij de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is. In dat geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst.

3. De gemeenteraad gaat niet tot de vaststelling van een initiatiefvoorstel over dan nadat het college in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van het voorstel kenbaar te maken.

1. Een voorstel van het college aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad.

2. Als de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het college dient te worden gezonden, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen.

2. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders.

3. Als het verzoek ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering is ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt over het verzoek tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering.

4. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft.

1. Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier.

2. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.

3. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen 30 dagen nadat de vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan mondelinge beantwoording plaats vinden. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het verantwoordelijk lid van het college of de burgemeester de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.

4. Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door tussenkomst van de griffier aan de raadsleden toegezonden.

5. De schriftelijke antwoorden van het college worden op de lijst ingekomen stukken geplaatst. Vragensteller kan, bij de behandeling daarvan in de raadscommissie en bij mondelinge beantwoording in dezelfde gemeenteraadsvergadering, na de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen, nadere inlichtingen vragen omtrent het door de burgemeester of door het college gegeven antwoord.

1. Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de Gemeentewet schriftelijk in bij de griffier.

2. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.

3. De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad verschaft, in ieder geval binnen 30 dagen nadat het verzoek is ingediend.

1. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Coevorden 2015.