Bezoekersreglement gemeentearchief Coevorden

Geldend van 31-12-2016 t/m heden

Intitulé

Bezoekersreglement gemeentearchief Coevorden

Burgemeester en wethouders van Coevorden;

gelezen het advies van de afdeling bedrijfsvoering, team Advies & Services d.d.

gelet op het bepaalde in artikel 12 van de Archiefverordening gemeente Coevorden 2011;

besluiten:

Vast te stellen het navolgende

Bezoekersreglement gemeentearchief Coevorden

1. Openingstijden

De bezoekersruimte voor het gemeentearchief bevindt zich op het adres Aleida Kramersingel 4 te Coevorden en is (op afspraak) voor publiek geopend op de volgende dagen:

  • -

    woensdag van 9.00 – 16.30 uur;

  • -

    donderdag van 9.00 – 16.30 uur;

  • -

    vrijdag van 9.00 – 12.30 uur.

In bepaalde gevallen kan van de bovengenoemde tijden worden afgeweken na overleg met de gemeentearchivaris.

2. Garderobe

U kunt uw jas aan de kapstok in de naastgelegen hal achterlaten. In de bezoekersruimte mag u alleen een laptop, potloden en papier meenemen. Eventueel kunt u uw tas en/of andere bezittingen opbergen in één van de lockers op één van de verdiepingen van het gemeentehuis. De gemeente is niet aansprakelijk voor beschadiging of diefstal van uw eigendommen.

3. Bezoekersregistratie

Bij uw eerste bezoek ontvangt u een in te vullen bezoekerskaart. Hierop wordt aan de hand van uw legitimatie uw naam, adres en het doel van uw bezoek genoteerd. Deze gegevens gebruiken wij voor statistische doeleinden. Ook verklaart u door ondertekening van de kaart bekend te zijn met het bezoekersreglement en die na te leven. Eventuele vervolgbezoeken kunnen door de gemeentearchivaris hierop worden bijgehouden. Wanneer u vertrekt dient u zich af te melden. Zo houdt de gemeentearchivaris zicht op het aantal aanwezigen in het gebouw. Dit kan bij calamiteiten van levensbelang zijn.

4. Rookverbod

De bezoekersruimte bevindt zich in het gemeentehuis waar niet gerookt mag worden. U kunt eventueel roken buiten het gebouw.

5. Catering

Het is niet toegestaan om in de bezoekersruimte te eten. U kunt eventueel uw meegebrachte lunch gebruiken in de naastgelegen hal van het gebouw. In de hal treft u een apparaat voor koffie en thee aan. Het drinken van koffie of thee in de bezoekersruimte is niet toegestaan.

6. Aanvragen van archiefstukken

Bij voorkeur kunt u voor uw onderzoek archiefstukken van tevoren aanvragen. Het aanvragen van archiefstukken gaat als volgt:

  • telefonisch 14 0524; U kunt vragen naar de gemeentearchivaris.

  • via e-mail info@coevorden.nl.

De gemeentearchivaris zorgt er dan voor dat de archiefstukken bij aanvang van uw onderzoek klaar liggen. De microfiches die in de bezoekersruimte staan kunt u zelfstandig raadplegen. Archiefstukken die in zeer slechte staat verkeren geven wij niet ter inzage, evenmin archiefstukken die ook op microfiche beschikbaar zijn.

7. Openbaarheid van archiefstukken

De meeste archiefstukken die onder de Archiefwet vallen zijn openbaar en dus te raadplegen. Op deze regel zijn enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld:

  • -

    stukken die niet openbaar zijn op grond van de Wet openbaarheid van bestuur;

  • -

    stukken waarop geheimhouding is opgelegd, of;

  • -

    stukken die niet openbaar zijn op grond van waaronder stukken die vallen onder privacywetgeving.

Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens mag u persoonsgegevens over nog levende personen alleen gebruiken voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

U mag deze alleen publiceren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden en onder de voorwaarde dat de openbaarmaking van de gegevens over nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad.

De verwerking van “bijzondere persoonsgegevens” (die iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven betreffen; strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging) zijn op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens aan bijzondere voorwaarden gebonden.

Als bezoekers archiefstukken willen inzien die niet openbaar zijn dan kunnen zij daartoe een gemotiveerde brief sturen aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Coevorden, postbus 2, 7740 AA te Coevorden. Bij een afwijzende beslissing zullen de overwegingen worden vermeld die tot die beslissing hebben geleid. Tegen een afwijzende beslissing staat bezwaar open bij het college van burgemeester en wethouders.

8. Omgang met archiefstukken

De archieven en collecties in beheer bij het gemeentearchief zijn uniek en onvervangbaar. Ook zijn ze zeer kwetsbaar. Dit betekent dat u zorgvuldig met de stukken dient om te gaan. Daarom is het verboden de stukken zodanig te behandelen dat op enigerlei wijze schade kan ontstaan. De volgende omgangregels gelden voor archiefstukken:

  • ·

    u mag geen aantekeningen maken op bestanddelen uit archieven en collecties;

  • ·

    u mag ze niet gebruiken als ondergrond bij het schrijven;

  • ·

    u mag de volgorde van de stukken in een omslag niet veranderen.

9. Fotokopieën en reproducties

Het laten maken van kopieën of scans van archiefstukken is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

  • ·

    als de materiële staat en afmeting van de stukken het toestaan;

  • ·

    tegen betaling van de tarieven zoals vastgesteld in de legesverordening. Als er een te grote vraag is naar kopieën of scans dan worden ze op een later tijdstip gemaakt en nagezonden. Het reproduceren van foto’s en dia’s is ook mogelijk. Als u met eigen apparatuur reproducties wilt maken dan is toestemming nodig van de gemeentearchivaris.

10. Archiefbewaarplaats

Het is voor bezoekers niet toegestaan de archiefbewaarplaats te betreden.

11. Uitlenen

Er worden geen archiefbescheiden uit het gemeentearchief aan bezoekers uitgeleend.

12. Inlichtingen

Voor vragen, opmerkingen en uitleg kunt u terecht bij de gemeentearchivaris. Hij biedt graag hulp bij het onderzoek. Het onderzoek dient u echter zelf te verrichten. Telefonisch en via e-mail verstrekken wij ook inlichtingen. Voor inlichtingen uit de bevolkingsregisters en de burgerlijke stand kunt u digitaal onderzoek doen op de website www.alledrenten.nl.

Op www.drentsarchiefnet.nl en de gemeentelijke website www.coevorden.nl vindt u informatie over de archieven van de gemeenten Coevorden, Dalen, Oosterhesselen, Sleen en Zweeloo.

Als u niet in de gelegenheid bent om het onderzoek zelf te verrichten dan kan de gemeentearchivaris het voor u doen. Er worden u dan kosten in rekening gebracht volgens het tarief zoals vastgesteld in de legesverordening.

13. Onderzoeksresultaten

Graag ontvangen wij, met uitzondering van genealogie, de eindresultaten van uw onderzoek. Uw publicatie nemen wij dan op in onze documentatie. Zo kunnen ook andere geïnteresseerden er kennis van nemen.

14. Slotbepaling

Bij twijfel over de interpretatie van deze regels of in gevallen waarin dit reglement niet voorziet, dienen aanwijzingen van de archivaris te worden opgevolgd.

15. Inwerkingtreding

  • 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking;

  • 2. Dit besluit, waarvan tenminste één exemplaar in de bezoekersruimte aanwezig is, kan worden aangehaald als ‘bezoekersreglement gemeentearchief Coevorden’.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Coevorden van:
Burgemeester en wethouders van Coevorden,
De loco-secretaris De burgemeester
B.Romani B.J. Bouwmeester