Verordening Bezwaarschriftencommissie Gemeente Coevorden

Ondertekening

Artikelsgewijze toelichting

Aanhef regelgeving

In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, te weten: de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. De raad heeft de verordenende bevoegdheid. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot het instellen van de bezwaarschriftencommissie. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaarschriften tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip 'bestuursorgaan' hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan de gemeenteraad betreffen, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of een commissie waaraan via delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen.

Artikel 2. Inleidende bepaling commissie

De bezwaarschriftencommissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.

In het tweede lid is opgenomen dat bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschrift op het gebied van belastingen of de Wet waardering onroerende zaken niet door de commissie bezwaarschriften worden behandeld. Het gaat hier om een zo specifieke materie of waar mogelijk zulke grote aantallen bezwaarschriften te verwachten zijn, dat het wenselijk is daarover een andere methodiek van horen en adviseren te hanteren. Bovendien dient opgemerkt te worden dat de Algemene wet inzake rijksbelastingen en de WOZ afwijkende of aanvullende bepalingen bevatten over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding. In verband hiermee hebben wij ervoor gekozen ze in elk geval uit te zonderen.

In het derde lid is de mogelijkheid voor het college opgenomen (zoals ook reeds in de voorgaande verordening was opgenomen) om categorieën van besluiten aan te wijzen waarvoor de commissie niet bevoegd is. Zo blijft de mogelijkheid om te kiezen voor een systeem waarbij de commissie adviseert over de ingewikkelder bezwaarschriften, terwijl de eenvoudige ambtelijk worden afgehandeld.

Artikel 3. Samenstelling van de commissie

De wet stelt als minimale eisen aan de samenstelling van een adviescommissie:

1. De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb)

2. De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb)

Bovenstaande eisen zijn verwoord in het eerste respectievelijk vierde lid van dit artikel.

Door de bepaling in het tweede lid delegeert de raad de benoeming van commissieleden aan het college. Het college is hiermee ook het orgaan dat indien nodig het functioneren van de leden van de commissie evalueert. Indien een lid van de commissie niet naar behoren functioneert is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal ondernemen, het is immers een zelfstandig bestuursorgaan. De voorzitter zal hierbij een rol spelen. Mocht een commissielid niet zelf ontslag nemen dan is het uiteindelijk aan het college om op te treden. Het ligt voor de hand dat voordat een dergelijke stap wordt genomen er diverse gesprekken hebben plaatsgehad en dat er een dossier is gevormd. Bij de bevoegdheid van het college om een lid te schorsen kan gedacht worden aan een situatie waarbij het functioneren van een commissielid wordt onderzocht en deze, hangende het overleg hierover, wordt geschorst.

In het derde lid is geregeld dat de commissie onderling vervanging regelen ingeval van ontstentenis of verhindering. In de praktijk geschiedt dit via het secretariaat, dat dan tijdig andere commissieleden benadert en voor vervanging zorgdraagt. Op deze wijze is geborgd dat geplande hoorzittingen toch doorgang kunnen vinden.

Artikel 4. Het secretariaat

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris of meerdere secretarissen ter ondersteuning van de werkzaamheden.

In voorliggend ontwerp is gekozen voor meerdere secretarissen die in onderlinge afstemming de commissie ondersteunen in haar werkzaamheden. Het secretariaat is belegd bij het team Advies en Middelen, cluster juridisch (Vakspecialisten A , B, C en D). Om toerbeurt zal een medewerker van dit cluster een hoorzitting voorbereiden, ter zitting als secretaris optreden, de adviezen van de commissie in concept opmaken en verder alle werkzaamheden verrichten die betrekking hebben op het bezwaarschrift dat op die betreffende hoorzitting wordt dan wel is behandeld. Door het fungeren om toerbeurt als secretaris wordt de nodige ervaring en routine opgebouwd in het ondersteunende werk voor een bezwaarschriftencommissie. Bovendien is op deze wijze tijdige afhandeling van bezwaarschriften beter geborgd, vanwege de onderlinge vervangbaarheid (bij bijvoorbeeld ziekte) en kunnen de overige werkzaamheden die belegd zijn bij dit cluster ook gemakkelijk worden ingepast, zodat die werkzaamheden geen vertraging oplopen.

Artikel 5. Zittingsduur

De benoeming geschiedt voor een periode van drie jaar met een eenmalige verlengingsmogelijkheid voor de duur van een gelijke periode. In 2014 is het systeem ingevoerd waarbij om de drie jaar een aantal leden van de commissie zal aftreden en een aantal leden zal worden herbenoemd. Op deze wijze wordt bewerkstelligd dat regelmatig wordt voorzien in de instroom van nieuwe leden en zal gelijker tijd de opgebouwde ervaring behouden blijven. Bovendien is hierdoor een mate van continuïteit bij de commissie: het is niet zo dat op één moment de hele commissie opstapt, maar door het gekozen systeem zal dit meer gespreid zijn.

Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het derde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen

Artikel 6. Onvrijwillig ontslag

De commissie heeft als adviseur in zekere mate een onafhankelijke rol ten opzichte van het college en daarom dient aan de commissie ruimte te worden gelaten om op verantwoorde wijze invulling aan haar onderzoeksbevoegdheden te geven. Het college mag daarom niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Tegelijkertijd is de commissie een adviserend orgaan en ligt de eindverantwoordelijkheid voor de beslissing op het bezwaar bij het bestuursorgaan. Het feit dat de commissieleden voor een periode van drie jaar worden benoemd doet niet ter zake; indien sprake is van een vertrouwensbreuk is ontslag mogelijk.

Artikel 7. Ingediend bezwaarschrift

De datum van ontvangst is van belang voor de wettelijke termijnen voor het indienen van bezwaar en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvraag.

Met het tweede lid van dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de commissie gestart. In verband met de voor de afhandeling geldende termijn verdient het aanbeveling aan het hier gestelde (binnen zeven werkdagen na datum ontvangst) ook daadwerkelijk te voldoen.

De in artikel 7:13, tweede lid, Awb bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot twaalf weken met een verdagingsmogelijkheid van zes weken (artikel 7:10). Wellicht ten overvloede wordt hier opgemerkt dat het aanbeveling verdient indieners al in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte te brengen van de te volgen procedure.

Artikel 8. Bemiddeling

Door deze bepaling is procedureel vastgelegd dat een bemiddelingspoging mogelijk is in het bezwaarschriftenproces. Het initiatief daartoe is bij het bestuursorgaan gelaten, onverlet de mogelijkheden van de commissie om tijdens de behandeling een bemiddelende rol te spelen en te onderzoeken of er een (niet juridische) oplossing van het probleem mogelijk is.

Door de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang dat, indien er gesproken wordt over mogelijke oplossingen buiten de bezwaarprocedure om, formeel wordt vastgelegd dat de beslistermijn van het bezwaarschrift wordt opgeschort tot het moment dat aan het secretariaat wordt meegedeeld wat de uitkomst van de bemiddelingspoging is.

Artikel 9. Uitoefening bevoegdheden

Enkele bevoegdheden die direct verband houden met de behandeling door de commissie zijn bij de voorzitter gelegd, uitgezonderd het stellen van een termijn voor herstel van verzuimen (artikel 6.:6 Awb). Die is al opgenomen in het algemeen mandaatbesluit Coevorden 2016 (mandaat aan afdelingsmanager via de mogelijkheid ondermandaat belegd bij de teamleider, Vakspecialist A,B en Administratief medewerker A en B).

Artikel 10. Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Hij krijgt de bevoegdheid, gerelateerd aan het bezwaarschrift, alle gewenste inlichtingen in verband met de behandeling daarvan in te winnen. Dat geldt zowel intern bij de gemeente als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.

Artikel 11. Hoorzitting

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan in de gelegenheid gesteld om zich te laten horen. Door de inbreng van zowel de belanghebbenden als het bestuursorgaan ontstaat voor de commissie een volledig beeld van het geschil en kan de commissie tot een goede afweging komen.

In het tweede lid van deze bepaling is opgenomen dat de bevoegdheid om van het horen af te zien wordt toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, Awb waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3.

Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier nogmaals op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.

Artikel 12. Uitnodiging hoorzitting

Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd.

Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 12 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb (tot tien dagen voor het horen kunnen belanghebbenden nadere stukken indienen).

Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Met de inwerkingtreding van de wet Dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het verstandig om indien een bezwaarde verzoekt om uitstel en hiermee ingestemd wordt, af te spreken dat daarmee de beslistermijn met eenzelfde periode wordt opgeschort, en dit op papier te bevestigen

De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.

Artikel 13. Quorum

Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie (drie) heeft plaatsgevonden (ABRS 2 maart 2000, GS 2000/ 7119, 5).

Artikel 14. Niet-deelneming aan de behandeling

Een van de belangrijkste beginselen van behoorlijk bestuur is dat een bestuursorgaan zijn taak vervult zonder vooringenomenheid (artikel 2:4 Awb). Dat beginsel werkt ook door naar de leden van de bezwaarschriftencommissie.

Artikel 15. Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voorzover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.

In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 18 van de verordening achter gesloten deuren plaatsheeft.

Indien de bezwaarschriftencommissie adviseert over bezwaren tegen besluiten of handelingen op grond van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Coevorden en andere rechtspositionele regelingen is het praktisch een bepaling op te nemen waaruit duidelijk wordt dat deze zittingen achter gesloten deuren plaatsvinden.

Artikel 16. Verslaglegging

Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. Uit de wetsgeschiedenis volgt dat een schriftelijk verslag wordt bedoeld. Uit de rechtspraak blijkt echter dat schriftelijke verslaglegging achterwege mag blijven en kan worden volstaan met een digitale geluidsopname als een belanghebbende (zoals bezwaarmaker) desgewenst de beschikking krijgt over de geluidsopname van de hoorzitting en als er alsnog een verslag van de hoorzitting wordt gemaakt als daartoe aanleiding is.

Daarom wordt vastgelegd dat van elke hoorzitting een digitale geluidsopname wordt gemaakt, die op verzoek aan de belanghebbende(n) ter beschikking kan worden gesteld. Dit dient in het advies van de commissie te worden vermeld. Daarnaast wordt vastgelegd dat de secretaris op basis van de geluidsopname (indien aanwezig) een schriftelijk verslag maakt, in het geval een belanghebbende of diens gemachtigde geen toestemming geeft voor het maken van een geluidsopname, op verzoek van een belanghebbende of in het geval van een beroepsprocedure de rechtbank daarom verzoekt. Tijdens de hoorzitting dienen de belanghebbenden en hun gemachtigden van het maken van de geluidsopname op de hoogte te worden gesteld, zodat zij de gelegenheid hebben toestemming daaraan te onthouden.

Door bovenstaande werkwijze behoeft niet telkens na iedere hoorzitting een schriftelijk verslag te worden gemaakt. Dit zal tijdwinst opleveren. Slechts indien nodig of indien er om verzocht wordt, zal een schriftelijk verslag moeten worden gemaakt.

Artikel 17. Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de voorzitter van de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).

Artikel 18. Raadkamer en advies

De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.

Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie (zie onder 13); de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a van de Awb. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is

Artikel 19. Uitbrengen advies en verdaging

In lid 1 vindt een wijziging plaats vanwege de wijziging van de verslaglegging van de hoorzitting. Zie daarvoor (de toelichting bij) artikel 16.

De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.

Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden.

Artikel 20. Vergoeding werkzaamheden

In deze bepaling is opgenomen dat de voorzitter en leden een vergoeding krijgen voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie. Deze vergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd. Uit praktische overwegingen zijn de bedragen afgerond.

Daarnaast krijgen zij een vergoeding van gemaakte reiskosten.

Artikel 21. Intrekking oude regeling

De bepaling spreekt voor zich en behoeft geen toelichting.

Artikel 22. Overgangsbepaling

Herbenoeming (voor de duur van drie jaar) van de drie herbenoembare leden zal plaatsvinden in december 2017. Deze herbenoeming vindt plaats op grond van de dan nog vigerende Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Coevorden 2013. Eén niet herbenoembaar lid is op 23 december 2014 op grond van de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Coevorden 2013 herbenoemd tot 1 april 2018. De voorzitter is op 23 december 2014 op grond van de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Coevorden 2013 vanaf 1 april 2015 benoemd tot voorzitter voor de duur van drie jaar (dus tot 1 april 2018).

De overgangsbepaling voorziet er in dat hun (her)benoeming bij de inwerkingtreding van de nieuwe verordening van kracht blijft.

Artikel 23. Inwerkingtreding

De bepaling spreekt voor zich en behoeft geen toelichting.

Artikel 24. Citeertitel

De bepaling spreekt voor zich en behoeft geen toelichting.

Transponeringstabel

Verordening commissie bezwaarschriften

Transponeringstabel Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Coevorden in vergelijking met de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Coevorden 2013. Alleen de wijzigingen zijn benoemd.