Regeling vervallen per 20-06-2023

Verordening op de voorbesprekingen

Geldend van 22-12-2011 t/m 19-06-2023

Intitulé

Verordening op de voorbesprekingen

De gemeenteraad van Culemborg, bijeen in zijn openbare vergadering van 15 december 2011;

Gelet op artikel 16, 82 en 149 van de Gemeentewet;

Besluit:

De verordening Voorbesprekingen vast te stellen als volgt:

Verordening op de Voorbesprekingen

Hoofdstuk I Algemene Bepalingen

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    raad: de gemeenteraad;

  • b.

    college: het college van burgemeester en wethouders;

  • c.

    griffier: de door de raad aangestelde raadsgriffier of een door hem aangewezen ambtenaar;

  • d.

    fractie: fractie als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de raad;

  • e.

    raadslid: lid van de raad;

  • f.

    Voorbesprekingen: eerste fase in de raadscyclus, waarin per geagendeerd onderwerp in een open gesprek met diverse deelnemers informatie wordt ingewonnen; een voorbespreking is een vergadering van een commissie zoals bedoeld in artikel 82 Gemeentewet.

  • g.

    Voorzitter: voorzitter van een voorbespreking

  • h.

    commissielid: een vertegenwoordiger van een fractie die deelneemt aan een voorbespreking. Ieder raadslid is commissielid en daarnaast zijn er commissieleden die geen raadslid zijn, maar door de raad benoemd zijn om deel te nemen aan de voorbespreking;

  • i.

    portefeuillehouder: een lid van het college van burgemeester en wethouders dat een onderwerp dat tijdens de voorbespreking aan de orde wordt gesteld in portefeuille heeft, of diens plaatsvervanger;

  • j.

    Spreekrecht voor burgers: het recht voor burgers en/of instellingen om tijdens de behandeling van een onderwerp tijdens een voorbespreking in te spreken;

  • k.

    Verslag: Bestand dat digitaal of schriftelijk een weergave is van een voorbespreking;

  • l.

    Agendacommissie: commissie verantwoordelijk voor de voorbereiding van de agenda van de voorbesprekingen en raadsvergaderingen.

  • m.

    Voorstel van Orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering.

  • n.

    Procesformulier voorbesprekingen: document waarin de voorzitter van een commissie uitkomsten van een commissievegadering vastlegt zoals afgesproken met de deelnemers aan de vergadering.

  • o.

    Behandelmemo: document waarin de behandeling van een onderwerp in een voorbespreking staat beschreven.

Artikel 2 Toepasselijkheid Gemeentewet

  • 1.

    De commissieleden en de voorzitters die deelnemen aan een voorbespreking vormen tezamen een raadscommissie in de zin van artikel 82 Gemeentewet.

  • 2.

    De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op Commissieleden, zijnde niet tevens raadslid.

Artikel 3 Doel Voorbesprekingen

  • 1.

    De voorbesprekingen hebben tot doel het inwinnen van informatie om zodoende de besluitvorming van de raad voor te bereiden en de raad ook overigens in de gelegenheid te stellen zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak uit te oefenen.

  • 2.

    Tijdens de voorbesprekingen vindt geen inhoudelijke politieke discussie plaats.

Artikel 4 Openbaarheid en geheimhouding stukken

  • 1.

    De voorbesprekingen worden in de regel in het openbaar gehouden.

  • 2.

    Conform artikel 82 van de Gemeentewet is het mogelijk in beslotenheid te vergaderen:

  • 3.

    De deuren worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.

  • 4.

    De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

  • 5.

    Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk schriftelijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de commissie anders beslist.

  • 6.

    De openbaarheid doet niet af aan het bepaalde in artikel 25 leden 2, 3 en 4 Gemeentewet en

  • 7.

    artikel 86 lid 2 Gemeentewet ten aanzien van het opleggen van geheimhouding met betrekking tot stukken die worden overgelegd.

Artikel 5 Commissieleden en commissieleden, geen raadslid zijnde

  • 1.

    Elk raadslid kan als commissielid deelnemen aan een voorbespreking.

  • 2.

    Elke fractie mag vertegenwoordigers die geen raadslid zijn voordragen voor deelname aan de voorbespreking als commissielid.

  • 3.

    De raad benoemt en ontslaat de commissieleden, geen raadslid zijnde. Het ontslag dat door de raad wordt verleend, gaat onmiddellijk in.

  • 4.

    Een commissielid, geen raadslid zijnde, kan in ieder geval worden ontslagen op voorstel van de fractie op voordracht van welke het commissielid is benoemd.

  • 5.

    Een commissielid, geen raadslid zijnde, kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad, via de raadsvoorzitter. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in.

  • 6.

    De zittingsperiode van een commissielid eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 7.

    Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring van de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege het lidmaatschap van het commissielid dat op voordracht van die fractie is benoemd.

Artikel 6 Benoeming, zittingsduur en ontslag voorzitters

  • 1.

    De raad benoemt uit zijn midden op voordracht van de agendacommissie voorzitters.

  • 2.

    De raad kan een voorzitter ontslag verlenen.

  • 3.

    Een voorzitter kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat in een maand na de schriftelijke mededeling.

  • 4.

    De zittingsperiode van de voorzitters eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

Artikel 7 Taken voorzitter

De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van de voorbespreking die hij voorzit;

  • b.

    het fungeren als gastheer voor insprekers voor, tijdens en na de vergadering;

  • c.

    het bewaken en handhaven van de orde;

  • d.

    het doen naleven van deze verordening;

  • e.

    hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 8 Taken griffier

  • 1.

    De griffier of diens plaatsvervanger ondersteunt de voorbesprekingen en draagt zorg voor een verslag.

  • 2.

    De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding en begeleiding van de vorbesprekingen.

Artikel 9 Deelnemers

  • 1.

    Elke voorbespreking wordt voorgezeten door een voorzitter.

  • 2.

    Bij de voorbespreking is een medewerker van de griffie aanwezig.

  • 3.

    Aan een voorbespreking kunnen verder, per onderwerp, deelnemen:

    • a.

      per fractie maximaal één commissielid;

    • b.

      daartoe door de raad uitgenodigde deskundigen of andere personen die expliciet zijn uitgenodigd om hun mening aan de raad kenbaar te maken of andere personen die expliciet zijn uitgenodigd om hun mening aan de raad kenbaar te maken;

    • c.

      de portefeuillehouder en op diens verzoek een of meer medewerkers of andere personen die betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van het onderwerp en die namens de portefeuillehouder informatie kunnen verstrekken;

    • d.

      inwoners of vertegenwoordigers van instellingen die zich hebben aangemeld om in te spreken.

Artikel 10 Frequentie en tijdstippen

  • 1.

    De voorbesprekingen vinden in de regel plaats op een donderdag, twee weken voordat de raadsvergadering plaatsvindt.

  • 2.

    Op een avond worden doorgaans vier voorbesprekingen gehouden. Alleen in uitzonderlijke gevallen kunnen meer voorbesprekingen op één avond gehouden worden.

Hoofdstuk II Voorbereidingen

Artikel 11 Agenda

  • 1.

    De agendacommissie als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor de raad stelt de agenda van de bijeenkomst met voorbesprekingen vast.

  • 2.

    De agendacommissie kan na het uitbrengen van de agenda bij uitzondering onderwerpen aan de agenda toevoegen of verwijderen, al dan niet op voorstel van een van de fracties.

Artikel 12 Uitnodiging en attendering

  • 1.

    De griffier zendt ten minste negen dagen voor de bijeenkomst met voorbesprekingen een schriftelijke uitnodiging aan alle raadsleden en de door de raad benoemde commissieleden alsmede aan het college. Op verzoek van de agendacommissie kunnen ook anderen schriftelijk worden uitgenodigd.

  • 2.

    Ten minste zeven dagen voor de bijeenkomst met voorbesprekingen attendeert de griffie inwoners en instellingen die blijkens informatie van het college betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van het te behandelen onderwerp schriftelijk op de agendering van het onderwerp.

  • 3.

    In de uitnodiging en de attenderingsbrief worden de dag, het tijdstip en de plaats van de voorbesprekingen vermeld.

  • 4.

    Aan de voorzitters, commissieleden en portefeuillehouders worden de voorlopige agenda en de bijbehorende openbare stukken toegezonden.

  • 5.

    De fractievoorzitters ontvangen de stukken behorend bij een voorbespreking die onder geheimhouding worden verzonden. De fractievoorzitter draagt deze stukken over aan het commissielid dat deelneemt aan de voorbespreking waarop de stukken betrekking hebben. De fractievoorzitter meldt dit aan de griffier.

  • 6.

    In de uitnodiging en de attenderingsbrief wordt in elk geval gewezen op de mogelijkheid de stukken die behoren bij de voorlopige agenda via de website van de gemeente te downloaden en deze in te zien in het Huis van de Stad of het stadskantoor.

Artikel 13 Terinzagelegging en openbare kennisgeving

  • 1.

    Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke uitnodiging voor een ieder op het stadskantoor en het Huis van de Stad ter inzage gelegd. De stukken worden tevens gepubliceerd op de website van de gemeente.

  • 2.

    De voorbesprekingen worden op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht.

  • 3.

    De openbare kennisgeving vermeldt:

    • a.

      de datum, aanvangstijd en plaats van de voorbesprekingen;

    • b.

      de voorlopige agenda;

    • c.

      de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

    • d.

      de mogelijkheid tot inspreken bij de voorbesprekingen en de wijze waarop men zich daarvoor kan aanmelden.

Artikel 14 Aanmelding Insprekers

  • 1.

    Inwoners en vertegenwoordigers van instellingen die gebruik willen maken van het spreekrecht voor burgers melden dit uiterlijk op de dag van de bijeenkomst, vóór 12.00 uur, aan de griffier. De inspreker vermeldt daarbij:

    • a.

      zijn naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, en

    • b.

      het onderwerp waarover hij het woord wil voeren, alsmede de kern van zijn betoog.

  • 2.

    Een inspreker kan het woord voeren over (aspecten van) een onderwerp dat geagendeerd is voor de voorbespreking.

  • 3.

    Er kan niet ingesproken worden over:

    • a.

      een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

    • b.

      benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

    • c.

      een gedraging waarover een klacht ingevolge artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. Hoofdstuk III Orde van de Voorbesprekingen

Artikel 15 Aanwezigheid Insprekers

Inwoners en vertegenwoordigers van instellingen die zich hebben aangemeld om in te spreken, worden verzocht 10 minuten voor aanvang van de voorbespreking aanwezig te zijn.

Artikel 16 Gang van Zaken

  • 1.

    De agendacommissie stelt voor een te behandelen onderwerp in een voorbespreking een behandelmemo op.

  • 2.

    In een behandelmemo wordt ten aanzien van een voorbespreking aangegeven:

    • a.

      welk onderwerp wordt behandeld;

    • b.

      wat de status is van het onderwerp;

    • c.

      wie deelnemen aan de voorbespreking;

    • d.

      wat de doelstelling is van de voorbespreking;

    • e.

      een toelichting op het onderwerp;

    • f.

      de wijze van behandeling in de voorbespreking met een tijdspad;

    • g.

      wie zijn uitgenodigd;

    • h.

      de naam van de portefeuillehouder;

    • i.

      bij wie technische vragen kunnen worden gesteld.

  • 3.

    Per geagendeerd onderwerp stelt de voorzitter de deelnemers aan de voorbespreking in de gelegenheid het woord te voeren.

  • 4.

    Een inspreker kan gedurende de behandeling van het onderwerp waarover hij inspreekrecht heeft aangevraagd aan het gesprek deelnemen.

  • 5.

    De portefeuillehouder krijgt de gelegenheid te reageren op de inbreng van insprekers.

  • 6.

    De voorzitter vat de inbreng van de deelnemers aan de voorbespreking samen.

  • 7.

    Na bespreking van een geagendeerd onderwerp peilt de voorzitter bij de raadsfracties op welke wijze het onderwerp naar hun mening verder dient te worden behandeld.

  • 8.

    Aan de hand van de peiling wordt de agendacommissie geadviseerd het desbetreffende onderwerp:

    • a.

      te behandelen in de raadsvergadering;

    • b.

      als afgedaan te beschouwen;

    • c.

      nogmaals te agenderen voor een voorbespreking.

Artikel 17 Verslag

  • 1.

    Het verslag wordt verzorgd door de griffier en wordt ter kennisname aangeboden aan de deelnemers.

  • 2.

    Het verslag van een besloten voorbespreking wordt bij de griffier in bewaring gegeven. De griffier nodigt de deelnemende commissieleden aan de besloten voorbespreking uit om het verslag te paraferen. Het verslag geldt als vastgesteld wanneer alle deelnemers aan de besloten voorbespreking het hebben geparafeerd.

  • 3.

    De voorzitter zorgt voor de invulling van het procesformulier voorbesprekingen. In dit formulier wordt melding gemaakt van:

    • a.

      het onderwerp dat is behandeld;

    • b.

      toezeggingen van college aan raad;

    • c.

      door voorzitter geformuleerde uitkomsten naar aanleiding van de in artikel 16 genoemde peiling;

    • d.

      Mogelijk genoemde debatpunten voor behandeling in de raadsvergadering

Artikel 18 Handhaving orde; schorsing

  • 1.

    Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen.

  • 2.

    Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem over het aanhangige onderwerp het woord ontnemen.

  • 3.

    De voorzitter kan ter handhaving van de orde een voorbespreking voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – een voorbespreking sluiten.

  • 4.

    De voorzitter kan een deelnemer aan de voorbespreking die door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de verdere deelname aan de betreffende voorbespreking ontzeggen. De desbetreffende persoon dient in dat geval onmiddellijk de voorbespreking te verlaten. Zo nodig laat de voorzitter hem verwijderen.

Artikel 19 Gebruik Communicatiemiddelen

  • 1.

    Aanwezigen bij de bijeenkomst zijn verplicht om er zorg voor te dragen dat hun elektronische communicatiemiddelen de orde van de vergadering niet kunnen verstoren.

  • 2.

    Personen die deelnemen aan de voorbespreking gaan niet gelijktijdig communiceren met de buitenwereld over de inhoud van de betreffende bespreking.

  • 3.

    De Voorzitter van de raad heeft de mogelijkheid om bepaalde personen ontheffing te verlenen van artikel 19 lid 1 en 2.

Hoofdstuk IV Informatiebijeenkomst

Artikel 20 Themabijeenkomst

  • 1.

    Een voorbespreking kan worden gehouden in de vorm van een openbare themabijeenkomst, indien het belang van een onderwerp het wenselijk maakt dat meer dan één vertegenwoordiger per fractie deelneemt aan de bijeenkomst.

  • 2.

    Voor een themabijeenkomst wordt alleen het desbetreffende onderwerp geagendeerd. Het bepaalde in artikel 9 lid 4, onder a, is niet van toepassing wanneer een themabijeenkomst wordt gehouden.

Hoofdstuk V Pers, Registratie en toehoorders

Artikel 21 Toehoorders en Pers

  • 1.

    De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen de voorbesprekingen bijwonen.

  • 2.

    De voorzitters zijn bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de voorbespreking verstoren, op te dragen de zaal te verlaten.

Artikel 22 Geluid- en beeldregistratie

Degenen die in de vergaderzaal tijdens een voorbespreking geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, vragen hiervoor vooraf toestemming aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 23 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de voorzitter in overleg met de commissie.

Artikel 24 In werking treden

Dit reglement treedt in werking op 16 december 2011.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 15 december 2011
P.J. Peters R. van Schelven
Raadsgriffier Voorzitter Raad