Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Culemburg houdende regels omtrent de auditcommissie Verordening Auditcommissie Culemborg 2018

Geldend van 28-12-2018 t/m heden

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Culemburg houdende regels omtrent de auditcommissie Verordening Auditcommissie Culemborg 2018

De raad van de gemeente Culemborg;

gelezen het voorstel van de griffie;

gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;

besluit:

  • 1.

    De Verordening auditcommissie Culemborg 2012 in te trekken.

  • 2.

    De verordening auditcommissie Culemborg 2018 (GEM - 1842890/...) vast te stellen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    de commissie: de Auditcommissie;

  • b.

    de raad: de gemeenteraad;

  • c.

    het college: het college van burgemeester en wethouders;

  • d.

    de accountant: de in de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Culemborg bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

  • e.

    het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

  • f.

    controleverordening: de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Culemborg.

Artikel 2. Doel

  • 1. De commissie heeft als doel uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3 van deze verordening.

  • 2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3. Taken

  • 1. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoor-delijkheid van de raad.

  • 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

    • a.

      de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

    • b.

      het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

    • c.

      een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 2, derde lid van de controleverordening;

    • d.

      een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

    • e.

      het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

    • f.

      het voorbereiden van de selectie van een accountant na afloop van het contract met de controlerende accountant en het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant;

    • g.

      een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

    • h.

      een afstemmingsoverleg te zijn over beleidswijzigingen met grote financiële gevolgen;

    • i.

      een afstemmingsoverleg te zijn voor de kwaliteit van de planning en controldocumenten, zoals begroting, rekening, bestuursrapportages en rapporten van de accountant met als doel aan de opstellers suggesties aan te dragen voor kwaliteitsverbetering;

    • j.

      het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

  • 3. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

  • 1. De commissie heeft vier leden, waarvan de meerderheid bestaat uit raadsleden.

  • 2. De raad benoemt de leden van de commissie.

  • 3. De leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

  • 4. De commissie heeft vier adviseurs te weten, de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller en de gemeentesecretaris (dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger) en de griffier of diens plaatsvervanger.

  • 5. De griffier wijst vanuit de griffie een ambtelijk secretaris aan.

  • 6. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 5. Zittingsduur

  • 1. De zittingsperiode van de leden eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen in geval van opengevallen plaatsen.

  • 2. De raad kan een lid tussentijds ontslaan. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6. Voorzitter

  • 1. De commissie kiest uit haar leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

  • 2. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

  • 3. De ambtelijk secretaris van de commissie ondersteunt de voorzitter en de commissieleden.

Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging

  • 1. De commissie vergadert ten minste vier keer per jaar en voorts zoveel als de voorzitter of 2 van haar leden dit noodzakelijk vinden.

  • 2. Adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder een of meerdere adviseurs.

  • 3. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  • 4. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  • 5. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. Het verslag wordt ter kennisname aangeboden aan het college en de overige raadsleden.

  • 6. Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college en de overige raadsleden.

Artikel 8 Besluitvorming

  • 1. De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 2. Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

  • 3. Indien een van de leden van de commissie dit wenst, kan een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennis worden gebracht van de gemeenteraad.

  • 4. Bij het staken van stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 9. Informeren raad

  • 1. De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.

  • 2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de vergadering van de gemeenteraad.

Artikel 10. Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening Auditcommissie Culemborg 2018”.

De verordening treedt in werking op de dag na vaststelling.

Ondertekening

Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 13 december 2018.

De griffier,

R van Belzen,

De voorzitter

G. van Grootheest