Besluit Informatiebeheer DCMR Milieudienst Rijnmond 2014

1. Dit besluit verstaat onder:

• a.

  wet: de Archiefwet 1995;

• b.

  archiefverordening: de Archiefverordening van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond;

• c.

  regeling: Archiefregeling;

• d.

  archivaris: de gemeentearchivaris van Rotterdam;

• e.

  documenten: een combinatie van een drager en de informatie daarop, bruikbaar als bewijs of om te raadplegen;

• f.

  beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goed, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• g.

  informatiebestand: documenten, waarin een fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand of nog te ontwikkelen hulpmiddel gebracht kan worden;

• h.

  informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;

• i.

  informatiesystemen: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

• j.

  zaak: een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden;

• k.

  zaaktype: een generieke aanduiding van de aard van een zaak;

• l.

  zaaktypecatalogus (ZTC): referentielijst van door de DCMR uitgevoerde taken die als ‘zaken’ kunnen worden uitgevoerd, voorzien van relevante attributen;

• m.

  zaakdossier: het geheel van gestructureerde en ongestructureerde informatie dat relevant is voor de zaak;

• n.

  selectielijst: beschrijving van de archiefbescheiden van een organisatie waarbij wordt aangegeven wat voor vernietiging en wat voor blijvende bewaring in aanmerking komt.

2. Het besluit is mede van toepassing op documenten die ingevolge de 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen' voor vernietiging in aanmerking komen.

1. De directeur draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit de daarbij behorende informatie, blijkt:

• a.

  wanneer het is ontvangen of opgemaakt;

• b.

  wie de afzender of vervaardiger is;

• c.

  op welke taak het document betrekking heeft;

• d.

  wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is;

• e.

  wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

2. De directeur draagt er zorg voor, dat bovendien van ieder te bewaren digitaal document, te allen tijde kan worden vastgesteld:

• a.

  het gedrag (als bedoeld in artikel 1h van de regeling);

• b.

  de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

• c.

  metagegevens over de oorspronkelijke en actuele technische aard, hard- en softwareomgeving daarvan.

3. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

1. Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen behoeven de schriftelijke toestemming van de archivaris.

2. Voorbereiding, invoering en wijziging van informatiesystemen worden tijdig meegedeeld aan de archivaris.

1. De directeur ziet erop toe, dat voor de informatiebestanden, overeenkomstig artikel 18 van de regeling een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden wordt aangelegd en bijgehouden.

2. Het overzicht omvat een lijst van informatiebestanden en -systemen,

waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening.

3. Uit het in het tweede lid bedoelde overzicht blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en - systemen en hun onderdelen zich bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen, vervangen, vernietigd of vervreemd.

4. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

5. De directeur doet zodra nodig opgave bij de archivaris van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

6. De directeur is verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het bovenstaande lid bedoelde conversie en migratie voor wat betreft:

• a.

  digitale documenten of informatiebestanden die door de DCMR zijn opgemaakt of ontvangen;

• b.

  overgedragen digitale documenten of informatiebestanden van organisatieonderdelen waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan.

1. De directeur draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van de directeur, slechts toegestaan aan die functionarissen van de DCMR Milieudienst Rijnmond, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. Aan het verlenen van toestemming kan de directeur voorwaarden verbinden.

3. De directeur draagt er zorg voor dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van vertrouwelijkheid of geheimhouding zijn onderworpen. De in het tweede lid genoemde functionarissen en degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlening van vertrouwelijkheid of geheimhouding van de desbetreffende documenten noodzakelijk is.

Vervanging van documenten

1. De directeur neemt, voorafgaand aan vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet, het besluit tot vervreemding.

2. Voorafgaand aan de vervreemding zorgt de directeur ervoor dat advies wordt ingewonnen bij de archivaris.

Selectie en vernietiging van documenten

1. De directeur zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium toekennen van bewaartermijnen.

2. Het toekennen van bewaartermijnen vindt plaats op het niveau van het zaakdossier.

3. Van de in het tweede lid genoemde bewaartermijn wordt tevens een aantekening gehouden in het in artikel 18 van de regeling bedoelde overzicht.

1. De door de directeur op te stellen selectielijst wordt geïntegreerd in en toegepast in het kader van de in de ZTC beschreven zaaktypen.

2. Het principe van resultaatafhankelijke bewaartermijnen, gespecificeerd op het niveau van zaaktype, moet worden goedgekeurd door de archivaris.

3. Vóór iedere daadwerkelijke vernietiging op grond van de selectielijst, vraagt de directeur machtiging aan de archivaris.

4. De archivaris kan voor de gehele selectielijst, of voor bepaalde zaaktypen al dan niet in combinatie met specifieke resultaattypen, een doorlopende machtiging tot vernietiging verlenen. In dat geval vervalt de verplichting onder lid 3.

5. De archivaris stelt nadere regels over de vorm van de selectielijst en de procedure van goedkeuring.

Overbrenging van documenten