Treasurystatuut DCMR Milieudienst Rijnmond 2018.

Besluit van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond d.d. 6 december 2017 houdende vaststelling van het Treasurystatuut DCMR Milieudienst Rijnmond 2018

Het algemeen bestuur van de DCMR Milieudienst Rijnmond;

Gelezen:

Het voorstel van het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond d.d. 15 november 2017 tot vaststelling van het Treasurystatuut DCMR Milieudienst Rijnmond 2018;

Gelet op:

- De Wet financiering decentrale overheden;

- De Provinciewet;

- De Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO);

- Het met de Wet FIDO samenhangende Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden;

- De Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden;

- Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV);

- De Financiële verordening DCMR 2018;

- De Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo);

- De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden;

- Artikel 59, zesde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluit:

Vast te stellen het Treasurystatuut DCMR Milieudienst Rijnmond 2018

Inleiding

Het treasurystatuut vormt het kader voor de uitvoering van het treasurybeleid. Het treasurybeleid ondersteunt, als onderdeel van het financieel beleid, de uitvoering van de publieke taken en biedt mede waarborgen voor de financiële continuïteit van de DCMR op korte en lange termijn.

De treasuryfunctie heeft bij lagere overheden de laatste jaren sterk aan betekenis gewonnen, onder meer vanwege de inwerkingtreding van de wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO) per 1 januari 2001, de ontwikkelingen op de Europese geld- en kapitaalmarkt en de introductie van nieuwe financieringsinstrumenten. Onder de treasuryfunctie wordt verstaan: alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

Met de komst van de Wet FIDO zijn voor de treasuryfunctie van decentrale overheden duidelijke kaders geboden ten aanzien van risicobeheersing en transparantie. Dat laatste komt onder meer tot uitdrukking in de voorschriften voor een verplicht treasurystatuut.

Daarnaast moet, op basis van artikel 9 van de Financiele verordening DCMR Milieudienst Rijnmond 2018, de directeur zorgen voor een goede inrichting van de uitvoeringsorganisatie van de financieringsfunctie, die het treasurystatuut mogelijk maakt.

Het treasurystatuut bepaalt de kaders voor de uitvoering van het treasurybeleid en maakt een objectieve en transparante verantwoording achteraf mogelijk.

De specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury worden besproken in de treasuryparagraaf van de begroting en de jaarstukken.

Bij de inrichting van het treasuryproces zorgen de vier elementen sturing, uitvoering, verantwoording en toezicht houden voor duidelijkheid en transparantie.

Het statuut is voor de DCMR beperkt gehouden omdat de DCMR een eenvoudige rol heeft op het geheel van treasury. De dagelijkse financieringsbehoefte kan bestaan uit:

- Het aantrekken van geld voor de exploitatie en investeringen ten behoeve van de bedrijfsvoering;

- Het overbruggen van de mate van bevoorschotting zoals geregeld in de gemeenschappelijke regeling of bij het offreren van projecten en de voortgang van uitvoering van de projecten en begroting.

Voorgaande betekent dat er een langlopende financieringsbehoefte kan bestaan voor investeringen in de bedrijfsvoering en een korte termijn financiering voor de overbrugging van bevoorschotting versus uitvoering.

Artikel 1 Doelstellingen van de Treasuryfunctie

1. Het waarborgen dat de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van treasury duidelijk worden vastgelegd en nageleefd;

2. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

3. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet FIDO de regeling schatkistbankieren van het Ministerie van Financiën en de limieten en richtlijnen van het Treasurystatuut.

Artikel 2 Uitgangspunten Risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

1. Het verstrekken van leningen of garanties of het uitzetten van middelen is uitsluitend toegestaan uit hoofde van de “publieke taak”. Met de vaststelling van de begroting, dan wel bijstellingen daarvan in de loop van het begrotingsjaar bepaalt het algemeen bestuur wat tot de publieke taak wordt gerekend.

2. In afwijking van de vorige bepaling kunnen middelen worden uitgezet bij decentrale overheden. Voorwaarde is wel dat er geen (verticale) toezichtrelatie mag bestaan tussen DCMR Milieudienst Rijnmond en de betreffende decentrale overheid.

3. Het is niet toegestaan bancaire activiteiten te ontplooien met een winstoogmerk (near banking).

Artikel 3 Renterisicobeheer

Met betrekking tot het renterisicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet FIDO.

2. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet FIDO.

3. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning.

4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening worden zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie.

Artikel 4 Kredietrisicobeheer

Met betrekking tot het kredietrisicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

1. Overtollige middelen worden op voorhand aangehouden in de schatkist;

2. In afwijking van de vorige bepaling kunnen overtollige middelen worden uitgezet bij decentrale overheden. Voorwaarde is wel dat er geen (verticale) toezichtrelatie mag bestaan tussen DCMR Milieudienst Rijnmond en de betreffende decentrale overheid;

3. Bij het uitzetten van gelden of verstrekken van leningen uit hoofde van de publieke taak met uitzondering van specifieke regelingen worden zekerheden of garanties geëist.

Artikel 5 Koersrisicobeheer

Bij het uitzetten van middelen wordt alleen gebruik gemaakt van financiële producten, waarbij aan het einde van de looptijd tenminste de hoofdsom is gegarandeerd.

Artikel 6 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden uitgesloten door alleen leningen te verstrekken, aan te trekken of te garanderen in euro’s.

Artikel 7 Liquiditeitsrisicobeheer

Het interne liquiditeitsrisico’s wordt beperkt door de treasuryactiviteiten te baseren op liquiditeitsplanningen die periodiek worden bijgesteld en zoveel mogelijk synchroon lopen met begroting en jaarstukken.

Artikel 8 Relatiebeheer

De DCMR hanteert voor het aanhouden van bankrelaties de navolgende minimale uitgangspunten:

1. Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan ten minste een AA-rating, afgegeven door een erkend ratingbureau;

2. Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EU-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer en de Autoriteit Financiële Markten (AFM).

Artikel 9 Geldstromenbeheer

1. Om de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt er op toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen;

2. Om de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

Artkel 10 Aantrekken van langlopende financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

1. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken. Op deze wijze worden de renterisico’s en het renteresultaat geoptimaliseerd;

2. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van langlopende financieringen zijn:

- onderhandse leningen;

- commercial paper (CP)

- medium term notes (MTN)

- derivaten, met dien verstande dat deze geen speculatief karakter mogen hebben;

3. Voorafgaande aan het aantrekken van een langlopende financiering worden bij minimaal 2 instellingen offertes opgevraagd. Deze offertes worden schriftelijk vastgelegd.

Artikel 11 Uitzetten van langlopende financiering

Bij het uitzetten of beleggen van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

1. Uitzettingen worden uitsluitend gedaan met inachtneming van de voorwaarden, zoals opgenomen onder renterisicobeheer, kredietrisicobeheer en koersrisicobeheer;

2. Voorafgaande aan het uitzetten van middelen voor een periode van één jaar of langer of beleggen hiervan worden bij minimaal twee mede-overheden offertes opgevraagd. Deze offertes worden schriftelijk vastgelegd.

Artikel 12 Saldo- en liquiditeitenbeheer (Kasbeheer)

Bij de uitvoer van liquiditeitenbeheer wordt de regeling schatkistbankieren decentrale overheden nageleefd. Gelet op artikel 2, vierde lid, en artikel 2b, tweede en derde lid, van de Wet financiering decentrale overheden.

Artikel 13 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd.

2. De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

a. De uitvoering van de treasuryfunctie conform de gestelde regels plaatsvindt;

b. De uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

c. De treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

d. De juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.

3. Bevoegdheden zijn via mandaatverlening nader schriftelijk vastgelegd;

4. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

a. Iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd;

b. De uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen;

c. De uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.

5. Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten.

6. Ten aanzien van de treasuryfunctie vindt minimaal 1 maal per jaar een interne controle plaats door of namens de controller van de DCMR. Daarbij worden minimaal de volgende aspecten betrokken:

a. Juistheid, tijdigheid, volledigheid en relevantie van de managementinformatie;

b. Rechtmatigheid van de administratieve verwerking;

c. Borging van voldoende functiescheiding;

d. Realisatie van de doelstellingen;

e. Uitvoering van het beleid.

7. De treasurer houdt te allen tijde alle relevante stukken ter beschikking ter verantwoording van zijn/haar werkzaamheden. De treasurer archiveert alle offertes en de keuzen en overwegingen die tot besluiten in het kader van treasury hebben geleid.

8. De controller maakt van elke controle een verslag voor de directeur:

a. Hieruit blijkt minimaal waar eventueel aandachtspunten liggen op de onder 7 genoemde punten;

b. De treasurer ontvangt elk rapport tevoren ter inzage en dient dit voor gezien, dan wel voor akkoord te ondertekenen;

c. Op basis van dit rapport doet de controller zonodig aanbevelingen tot aanpassing van het treasurystatuut.

Artikel 14 Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden* zijn als volgt over de betrokkenen verdeeld:

niveau algemeen bestuur dagelijks bestuur directeur hoofd FJZ coördinator administratie Medewerkers administratie medewerkers business control

Treasury statuut Ve Vm Vu U + C U + C U C

planning Ve Vm Vu Vu U + C A

uitvoering Ve Vm Vu Vu U + C U + C A

Tabel: Verantwoordelijkheden per beleidsniveau

* De verantwoordelijkheid is aangeduid met de volgende afkortingen: A= adviseren; C=controleren; U=uitvoeren; V=verantwoordelijkheid voor het realiseren van de resultaten (Ve=eindverantwoordelijkheid; Vm=gemandateerde verantwoordelijkheid; Vu=verantwoordelijk voor de uitvoering).

Artikel 15 Bevoegdheden:

Hieronder wordt aangegeven hoe de bevoegdheden zijn verdeeld. Bij afwezigheid gaan de bevoegdheden naar boven in de organisatie.

1. De bevoegdheid voor de betalingen op bankrekeningen en het verzorgen van uitzettingen en aantrekken van middelen < 1 jaar is belegd bij het cluster administratie van het bureau FJZ;

2. Het aantrekken of uitzetting van middelen < 1 jaar dient te allen tijde geaccordeerd te worden door twee personen, waarbij de tweede (digitale) handtekening slechts gezet mag worden door een medewerk(st)er die geen mutatierechten heeft in de modules debiteuren of crediteuren of grootboek en hoger in rang is als de eerste;

3. Overtollige gelden worden indien van toepassing dagelijks automatisch afgeroomd door de bank;

4. Voor betalingen geldt de volgende procedure:

Op basis van een voorlopig betaalregister controleert de administratief ondersteunend medewerker de voorgenomen betalingen. Na goedkeuring hiervan door de coördinator of diens plaatsvervanger, maakt de administratief ondersteunend medeweker het voorlopig betalingsregister definitief. De verdere betaling verloopt middels punt twee;

5. Spoedbetalingen tot een bedrag van EUR 50.000 worden door de coördinator financieel beheer of diens plaatsvervanger uitgevoerd, waarbij een collega van het cluster administratie de betaling mee autoriseert. Het zogenaamde vierogenprincipe;

6. De volgende medewerkers zijn (bij voorkeur in de aangegeven volgorde) bevoegd tot het vrijgeven van betalingen via internetbankieren mits zij geen mutatierechten hebben in de modules debiteuren, crediteuren en grootboek en minimaal gelijk in rang zijn als de senior medewerker financieel beheer:

a. Medewerk(st)ers team business control

b. Controller

c. Bureauhoofd

d. Afdelingshoofden

e. Directeur

7. De bevoegdheid voor het aangaan van langlopende leningen en uitzettingen > 1 jaar is tot een bedrag van € 10 mln. belegd bij het dagelijks bestuur en daarboven bij het algemeen bestuur;

8. Het aangaan van rekening-courantovereenkomsten is belegd bij de directeur.

Artikel 16 Hardheidsclausule

In gevallen waarin dit statuut niet voorziet beslist het dagelijks bestuur.

Artikel 17 Bekendmaking en inwerkingtreding

1. Het treasurystatuut DCMR Milieudienst Rijnmond 2014 wordt ingetrokken.

2. Dit besluit wordt bekendgemaakt in het publicatieblad van de gemeenschappelijke regeling en treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking.

Artikel 18 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Treasurystatuut DCMR-Milieudienst Rijnmond 2018’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 6 december 2017,

De secretaris De voorzitter,

mr. R.M. Thé mr. J.M.H. Evers