Verordening op de organisatie van de griffie

Ondertekening

Toelichting organisatieverordening griffie

Algemeen

In artikel 107e van de Gemeentewet is de raad de mogelijkheid geboden regels te stellen over de organisatie van de griffie. De raad legt deze regels vast in een organisatieverordening. Het college doet dit over de ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijs

Artikel 1

De inhoud van dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 2 Inrichting van de organisatie

Het is van belang dat de raad stilstaat bij wat voor een soort griffie hij als ondersteuning wenst te hebben. Daarbij hoort dat de raad bepaald welke functie hij wenst te zien ingevuld. In afwijking van de modelverordening worden in deze verordening niet de organisatiedoelstellingen van de griffie benoemd. Deze kunnen immers periodiek wijzigen en zijn daarom beter op hun plaats in het griffieplan. Wel wordt in deze verordening vastgelegd dat de raad de formatie van de griffie en de bijbehorende functies bepaald (niet het presidium).

Artikel 3 Aansturing van de griffie

De raad kan de aansturing van de griffie neerleggen bij de werkgeverscommissie. De raad stelt wel de instructie voor de griffier vast. Dat is daarmee een belangrijk kader voor de aansturing van de griffier.

Artikel 4 Taken van de griffier

Dit artikel staat niet in de modelverordening, maar is hier wel op z’n plaats. In de ambtelijke organisatieverordening is opgenomen hoe de organisatie is ingedeeld en welke taken de directeuren en eenheden/eenheidsmanagers hebben. Het ligt voor de hand om dat voor de griffie op analoge wijze te regelen. Los van de instructie voor de griffier en de functiebeschrijving wordt hier vastgelegd dat de griffier eindverantwoordelijk functionaris is voor de griffie en de uitvoering van de taken. Hij geeft daartoe hiërarchisch leiding aan het op de griffie werkzame personeel en functioneel leiding aan andere medewerkers die incidenteel of voor een wat langere termijn werken voor de griffie en/of raad. Uiteraard doet de griffier dit namens de gemeenteraad.

Artikel 5 Griffieplan

Als eindverantwoordelijke voor het reilen en zeilen op de griffie legt de griffier verantwoording af aan het presidium (cq. de raad) over het functioneren van de griffie op een gestructureerde wijze. De raad stelt een griffieplan vast, verantwoording wordt in eerste instantie afgelegd aan het presidium. In voorkomende gevallen vormt de werkgeverscommissie een klankbord. Het griffieplan zelf heeft twee hoofddoelen. Naast de sturingsfunctie (zowel ten aanzien van de griffier, als door de griffier ten aanzien van het griffiepersoneel) is ook de informatiefunctie van belang. Het college en de ambtelijke organisatie kunnen kennis nemen van het griffieplan en daarmee van de werkzaamheden die de griffie uitvoert.

Artikel 6 Planning & control

Formeel is het college verantwoordelijk voor de uitvoering van de in de programmabegroting opgenomen activiteiten. Daartoe is onder meer een budgethoudersregeling vastgesteld, waarin bevoegdheden worden gedelegeerd aan eenheidsmanagers of andere ambtenaren voor (o.m.) het aangaan van financiële verplichtingen en het fiatteren van betalingen. Materieel kan het college geen verantwoording dragen voor de activiteiten die de griffie verricht ten behoeve van de raad. Dat zou immers zeggenschap impliceren, waar onafhankelijkheid het uitgangspunt is. Dit artikel beoogt de rol van de griffier als budgethouder te beschrijven. De griffier participeert in de informatievoorziening via de reguliere planning & controlcyclus, maar stemt af en legt verantwoording af over financiële middelen aan het presidium (niet aan het college).

Artikel 7 Ondersteuning en beheer

Het is niet efficiënt en doelmatig dat de griffier dienstverleningsovereenkomsten sluit met de ambtelijke organisatie. Dit zorgt voor onnodige bureaucratie. In voorkomende gevallen heeft de griffier een mandaat nodig van het college om privaatrechtelijke rechtshandelingen aan te kunnen gaan met externen. Dit is geregeld in het door het college vastgestelde Mandaatstatuut.

Artikel 8 Medezeggenschap

De griffie is binnen de gemeente Dalfsen een op zichzelf staande ambtelijke organisatie. Op grond van de Wet op de ondernemingsraden is een eigen OR niet verplicht op grond van de omvang. Toch is het wenselijk om een regeling af te spreken over medezeggenschap van het personeel waar het gaat om het personeelsbeleid.

Het ligt voor de hand om te participeren in de bestaande ondernemingsraad van de gemeente. Dat kan via een personeelsvertegenwoordiging en/of een aparte onderdeelcommissie of het voeren van een gezamenlijke OR. De griffier is als eindverantwoordelijke en hoogste ambtenaar binnen de griffie bestuurder in de zin van de wet, net zoals de gemeentesecretaris dat is voor de ambtelijke organisatie. Deze rol past niet bij de respectievelijke bestuursorganen raad en college.

Het is praktisch en verdedigbaar om de secretaris de rol van de griffier te laten waarnemen. Het personeelsbeleid wordt immers gelijkgeschakeld en de gemeentesecretaris heeft al een gestructureerd overleg met de OR. De griffier kan desgewenst zelf aanschuiven, maar voert een afstemmingsoverleg met de gemeentesecretaris.

Slotbepalingen

De inhoud van artikelen 9, 10 en 11 spreken voor zich.