Regeling vervallen per 25-03-2022

Budgethoudersregeling gemeente Dalfsen 2017

Geldend van 04-07-2017 t/m 24-03-2022 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2017

Intitulé

Budgethoudersregeling gemeente Dalfsen 2017

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dalfsen;

gelezen het voorstel van d.d. 27 juni 2017, nummer 2568;

gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 24 van de Financiële verordening van de gemeente Dalfsen;

b e s l u i t:

vast te stellen “Budgethoudersregeling gemeente Dalfsen 2017”

Budgethoudersregeling gemeente Dalfsen 2017

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • 1.

    college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dalfsen;

  • 2.

    taakveld: een door het ministerie voorgeschreven eenheid van taken en daaraan gerelateerde activiteiten van gemeenten waar baten en lasten mee gemoeid zijn.

  • 2.

    budget: op geld gewaardeerde middelen die op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde programmabegroting, inclusief begrotingswijzigingen, beschikbaar zijn voor een programma, taakveld of investering.

  • 3.

    hoofdbudgethouder: de gemeentesecretaris, die eindverantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de organisatie.

  • 4.

    budgethouder: directielid, eenheidsmanagers, concerncontroller, griffier en manager Talentenregio die door de hoofdbudgethouder op basis van submandaat, bevoegd is verklaard voor de realisering van de aan de budgetten verbonden taakstellingen die door de hoofdbudgethouder aan hem zijn toegewezen.

  • 5.

    budgetbeheerder: degene die door de hoofdbudgethouder of budgethouder is aangewezen om namens deze één of meerdere budgetten te beheren en het plaatsen van de eerste (prestatie) akkoordverklaring. De budgetbeheerder kan ten laste van de toegewezen budgetten, binnen de afgesproken kaders, namens de gemeente financiële verplichtingen aangaan dan wel bestedingen doen;

  • 6.

    directie: de hoofdbudgethouder en de adjunct gemeentesecretaris tezamen.

  • 7.

    kassier: een door het college aangewezen functionaris die verantwoordelijk is voor en belast is met de inning, betaling en het beheer van de geldmiddelen van de door burgemeester en wethouders ingestelde kas. 

Artikel 2 Aanwijzing

Het college wijst de gemeentesecretaris aan als hoofdbudgethouder.

Artikel 3 (Sub)mandateren

  • 1. Jaarlijks worden, voor aanvang van het begrotingsjaar maar na vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad, de (hoofd)budgethouder(s) en budgetbeheerders vastgelegd in het financieel systeem. Hierbij wordt de hiërarchische lijn gevolgd en wordt systeemtechnische functiescheiding toegepast.

  • 2. Bij de inrichting van het financieel systeem kan doormandatering van de budgetbevoegdheid aan budgethouders en/ of budgetbeheerders van toepassing zijn.;

  • 3. De mandaatgever kan een verleend (sub)mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. Deze intrekking wordt in het financieel systeem verwerkt door de eenheid Bedrijfsvoering. Ook andere tussentijdse wijzigingen worden op gelijke wijze verwerkt.

  • 4. De functie van (hoofd) budgethouder of budgetbeheerder is onverenigbaar met de functie van kassier of met de registrerende functie binnen de eenheid Bedrijfsvoering.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen

  • 1. De directie, de budgethouder en -beheerder zijn namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven volgens de toegekende budgetten. Hierbij is onderscheid te maken in:

    • a.

      exploitatiebudgetten, de hoogte van deze budgetten is opgenomen in de programmabegroting;

    • b.

      voorzieningen, de hoogte van het budget is opgenomen in de onderbouwing van de voorziening;

    • c.

      investeringsbudget, het investeringsbudget is opgenomen in het investeringsplan behorende bij de Programmabegroting of is apart toegekend door de gemeenteraad;

  • 2. In aanvulling op het gestelde in lid 1, kunnen wijkuitvoerders en wijkteammedewerkers van de eenheid Openbare Ruimte verplichtingen aangaan (goederen inkopen) namens de budgetbeheerder en/of budgethouder, tot een bedrag van respectievelijk € 10.000 en € 500 per aankoop. Voorwaarde is wel dat er gebruik gemaakt wordt van het hiervoor bestemde (voorbedrukte) bonnenboek. Hierop wordt het grootboek-nummer en de naam van de budgetbeheerder/-houder vermeld.

  • 3. De tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen en het paraferen van facturen is gelimiteerd tot de vrije budgetruimte waar de verplichting / factuur verantwoord wordt;

  • 4. Voor de budgetbeheerder gelden de volgende randvoorwaarden, voor het aangaan van financiële verplichtingen en het paraferen van facturen:

    • a.

      tot € 100.000 op eigen titel;

    • b.

      van € 100.000 tot € 500.000: nadat schriftelijke toestemming is verkregen van de budgethouder;

    • c.

      vanaf € 500.000: nadat schriftelijke toestemming is verkregen van de hoofdbudgethouder;

  • 5. Voor de budgethouder gelden de volgende randvoorwaarden, voor het aangaan van financiële verplichtingen en het paraferen van facturen:

    • a.

      tot € 500.000 op eigen titel;

    • b.

      vanaf € 500.000: nadat schriftelijke toestemming is verkregen van de hoofdbudgethouder;

  • 6. Inkoop en / of aanbesteding van diensten, goederen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting en het mandaatstatuut alsmede conform het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Artikel 5 Bevoegdheden en verplichtingen

Het realiseren van extra budget voor bestaand beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden, maar hierop zijn verschillende bevoegdheden van toepassing:

  • a.

    De budgethouder kan binnen een taakveld in een programma budget verschuiven van het ene grootboeknummer naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten van het taakveld uitgevoerd worden;

  • b.

    Het college, na geadviseerd te zijn door de hoofdbudgethouder, is bevoegd om binnen een programma te schuiven van het ene taakveld naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde en in de programma’s benoemde (maatschappelijke) effecten bereikt worden;

Artikel 6 Registratie

  • 1. De (hoofd) budgethouder / budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de juiste en tijdige vastlegging van de op zijn of haar budget betrekking hebbende betalingen op zodanige wijze dat de actuele stand van de reeds gedane betalingen ten opzichte van het totale toegekende budget zichtbaar is.

  • 2. De (hoofd) budgethouder / budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de vastlegging van de op zijn of haar budget betrekking hebbende ontvangsten op zodanige wijze dat de actuele stand van de reeds ontvangen bedragen ten opzichte van het totale toegekende budget zichtbaar is.

  • 3. De (hoofd) budgethouder / budgetbeheerder is in staat inzicht te geven in de ten laste van het budget aangegane verplichtingen en / of op het budget betrekking hebbende vorderingen.

  • 4. De (hoofd) budgethouder / budgetbeheerder maakt voor de registratie van de betalingen en ontvangsten gebruik van de diensten van de eenheid Bedrijfsvoering.

Artikel 7 Verantwoording

  • 1. De budgethouder legt aan de directie verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling;

  • 2. Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning en afspraken in het kader van de planning- en controlcyclus van toepassing.

Artikel 8 Slotbepaling

  • 1. Deze regeling treedt, met terugwerkende kracht, in werking met ingang van 1 januari 2017;

  • 2. Op de in het eerste lid genoemde datum wordt de “Budgethoudersregeling gemeente Dalfsen” ingetrokken;

  • 3. De regeling kan worden aangehaald met "Budgethoudersregeling gemeente Dalfsen 2017".

Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dalfsen in haar vergadering van 27 juni 2017.

Het college voornoemd,

de burgemeester, de gemeentesecretaris,

drs. H.C.P. Noten drs. J.H.J. Berends

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING OP HET BESLUIT

“Budgethoudersregeling gemeente Dalfsen 2017”

Algemeen

De budgetcyclus begint met de vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. De regeling budgethouderschap richt zich op de uitvoering van programmaonderdelen en de daarbij behorende activiteiten en prestaties. Kortom, de regeling is er ter ondersteuning van een juiste (conform de voorschriften) invulling van het budgetrecht van de gemeenteraad. De regeling heeft als doel om het budgethouderschap duidelijk te regelen.

Artikel 4

Artikelen 4 en 5 leggen de grens van de bestedingsmogelijkheden vast.

Een verplichting mag niet meer bedragen dan het nog beschikbare budget waarop de verplichting / besteding wordt verantwoord. Wanneer de aan te gane verplichting / besteding meer bedraagt dan het beschikbare budget dan dient de budgethouder / budgetbeheerder voorafgaand aan de opdracht / bestelling een budgetverhoging te realiseren.

Uitzonderingen tekenbevoegdheid

Organisatiebreed worden facturen de organisatie ingezet, waarbij de budgethouder/-beheerder alleen nog akkoord hoeft te geven. De eenheid Bedrijfsvoering heeft het grootboeknummer, de omschrijving, het bedrag en de kostensoort vooraf aan de facturen gehangen.

Er zijn vijf uitzonderingen op de tekenbevoegdheid.

  • 1.

    De boekingen die door (automatische) koppelingen op budgetten worden geboekt. De autorisatie voor deze betalingen moet vastgelegd zijn binnen het desbetreffende softwarepakket. Het betreft boekingen zoals:

    • -

      de doorboeking van de salariskosten (memoriaal);

    • -

      de doorbelasting van uren naar projecten (memoriaal);

    • -

      de toerekening van afschrijvingslasten (module FAC);

    • -

      de maandelijkse afdrachten door GBLT (memoriaal);

    • -

      en de boekingen vanuit de administratie van de eenheid Maatschappelijke Ondersteuning.

  • 2.

    De boeking van facturen die over dusdanig veel grootboeknummers wordt verdeeld dat individuele parafering door alle betrokken (eerste) budgethouders / -beheerders te omslachtig en tijdrovend is. Dergelijke facturen worden gecontroleerd en gecodeerd door de eenheid Bedrijfsvoering. Voorbeelden van dergelijke boekingen zijn de boekingen van verzekeringspremies, gemeen-telijke belastingen, waterschapslasten, landinrichtingsrente, motorrijtuigenbelasting, telefoon-kosten en voorschotnota’s (gas, water, electra) voor gemeentelijke eigendommen.Mocht blijken dat bovenstaande boekingen ten onrechte op een budget geboekt zijn dan ligt het initiatief voor de correctie bij de budgethouder / budgetbeheerder.

  • 3.

    De betalingen aan de hand van het format “Opdracht tot betaling”.Dit betreft een volledig voorgecodeerd document dat ondertekend is door de verantwoordelijke eenheidsmanager.

  • 4.

    Beschikkingen / brieven met een opdracht tot betaalbaarstelling, mits voorzien van een handtekening van de verantwoordelijke eenheidsmanager c.q. gemandateerde en grootboeknummer.

  • 5.

    Boekingen van memorialen mogen door de financieel adviseurs van het team Financiën worden ondertekend. De ondertekening kan digitaal door middel van vermelding naam, functie en datum (pdf).

Artikel 5

In dit artikel staan de bevoegdheden om te schuiven met budgetten.

De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om extra budget toe te kennen en om over de programma-grenzen heen te schuiven van het ene taakveld/grootboeknummer naar het andere.

Hierbij moeten ook de benoemde (maatschappelijke) effecten betrokken worden.

Indien een beroep wordt gedaan op de post “onvoorzien”, dan is het college hiertoe, op grond van de financiële verordening, bevoegd. Verantwoording aan de raad hierover vindt achteraf plaats.