Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente De Bilt

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant

  • ·

    Registeraccountant;

  • ·

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten; of

  • ·

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole

  de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door accountant van:

  • ·

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • ·

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • ·

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • ·

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

    waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c.

  Auditcommissie: De commissie ingesteld op grond van de Verordening auditcommissie gemeente De Bilt;

• d.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

e.Deelverantwoording

een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2.

Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt maximaal voor een periode van vier jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

  In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

• f.

  de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen waarvoor afwijkende rapporteringstoleranties gelden;

• g.

  de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen waarvoor afwijkende

rapporteringstoleranties gelden.

• 4.

  In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

  Artikel 3. Informatieverstrekking door college

  • 1.

    Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en legt deze ter controle voor aan de accountant.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan de raad uiterlijk 15 mei van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft.

  • 5.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

  Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3.

    Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie, de portefeuillehouder financiën, de griffier, de gemeentesecretaris, de (concern-)controller en de afdelingsmanager Concernstaf.

  Artikel 5. Toegang tot informatie

  1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

  Artikel 6. Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.

  • 3.

    Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.

  Artikel 7. Rapportage

  • 1.

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond aan het college.

  • 2.

    In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en de afdelingsmanager Concernstaf dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

  • 3.

    De accountant legt de managementletter en de verslagen van de bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole aan het college voor. De accountant bespreekt de stukken met het college.

  • 4.

    Het college reageert binnen twee weken schriftelijk op de managementletter.

  • 5.

    De accountant bespreekt de managementletter voorzien van de schriftelijke reactie van het college met de Auditcommissie.

  • 6.

    De accountant verstrekt jaarlijks vóór 15 april aan het college een brief met de stand van zaken met de voorlopige strekking van de controleverklaring en een overzicht van de voorlopige bevindingen.

  • 7.

    Binnen twee weken na afronding van de controle legt de accountant het conceptverslag van bevindingen, de concept-controleverklaring en de concept-managementletter en het rapport van bevindingen voor aan het college. De accountant bespreekt deze stukken met het college.

  • 8.

    Het college voorziet in een schriftelijke reactie binnen twee weken na ontvangst van het verslag van bevindingen naar aanleiding de balanscontrole.

  • 9.

    De accountant bespreekt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voorzien van de schriftelijke reactie van het college met de Auditcommissie.

  • 10.

    De accountant bespreekt andere rapportages met het college voorafgaand aan het ter beschikking stellen van de rapportage aan de raad.

  • 11.

    De accountant draagt er zorg voor dat mondelinge mededelingen aan de raad over feiten inzake bedrijfsvoering gerelateerde zaken voorafgaand aan het college worden gemeld.

    Artikel 8. Slotbepaling

    • 1.

      Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2013.

    • 2.

      De Controleverordening gemeente De Bilt, vastgesteld in de raadsvergadering van 4 november 2003, wordt ingetrokken.

    • 3.

      Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente De Bilt 2013”.