De Bilt – Budgethoudersregeling gemeente De Bilt 2015

Paragraaf 1 Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  college: het college van burgemeester en wethouders van De Bilt;

• b.

  algemeen directeur: de medewerker die aan het hoofd staat van de ambtelijke organisatie en in die functie ook gemeentesecretaris is als bedoeld in artikel 100 e.v. Gemeentewet;

• c.

  griffier: de griffier van de raad;

• d.

  afdelingsmanager: de medewerker die eindverantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering (resultaten en functioneren) van diens afdeling, mede-verantwoordelijk is voor de concernkaders en strategisch adviseur is van de portefeuillehouder;

• e.

  unithoofd: de medewerker die onder eindverantwoordelijkheid van diens afdelingsmanager, verantwoordelijk is voor de inhoudelijke resultaten en dagelijkse bedrijfsvoering (budgetbeheer) van diens unit;

• f.

  controller: de ambtenaar belast met de ontwikkeling van een samenhangend, integraal middelenbeleid (concernkaders) ten behoeve van het realiseren van door de directie gestelde doelen;

• g.

  budget: de middelen die via de programmabegroting en productenraming zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken;

• h.

  beheersing: het beheren van de middelen binnen de kaders van de productenraming;

• i.

  hoofdbudgethouder: de ambtenaar die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de gemeente;

• j.

  budgethouder: de ambtenaar die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget dan wel waarvoor hij als zodanig is aangewezen;

• k.

  budgetbeheerder: de ambtenaar die voor de beheersing van een deel of delen van een budget als budgethouder is aangewezen.

Paragraaf 2 Aanwijzing van budgethouders

Artikel 2

• 1.

  Het college wijst de algemeen directeur aan als hoofdbudgethouder voor zover het niet de budgetten van de gemeenteraad betreft.

• 2.

  De algemeen directeur kan per budget een afdelingsmanager, unithoofd of een ambtelijk opdrachtgever van een project of programma aanwijzen als budgethouder. Voor personele budgetten (salarislasten, opleidingsbudget, gratificaties, reiskosten, e.d.) kan de hoofdbudgethouder slechts de afdelingsmanagers als budgethouder aanwijzen.

• 3.

  Een budgethouder kan gemeentelijke medewerk(st)ers aanwijzen als budgetbeheerder.

• 4.

  De aanwijzing als budgetbeheerder wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan.

• 5.

  Bij de aanwijzing als budgethouder of budgetbeheerder neemt de (hoofd)budgethouder de volgende voorschriften en beperkingen in acht:

  • a.

    Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget;

  • b.

    De functie van budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met die van comptabele, betalingsfiatteur, beheerder gemeentefinanciën en de registrerende functie.

  • c.

    Bij afwezigheid van de budgethouder worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden overgedragen aan zijn direct leidinggevende of de door de budgethouder schriftelijk aangewezen functionaris.

  • d.

    Bij afwezigheid van de budgetbeheerder gaan de taken en bevoegdheden over naar de budgethouder.

• 6.

  De budgethouder meldt elke aanwijzing, bedoeld in het vierde lid, aan de controller.

• 7.

  De melding bedoeld in het vorige lid gaat vergezeld van de paraaf van de betreffende budgetbeheerder.

• 8.

  De controller verwerkt de aanwijzing van budgetbeheerders binnen vijf werkdagen na melding in de administratie.

• 9.

  De controller rapporteert voor het begin van elk begrotingsjaar aan de algemeen directeur aan de hand van een totaaloverzicht over de aanwijzingen, bedoeld in het vierde lid.

• 10.

  De algemeen directeur kan op grond van de rapportage, bedoeld in het vorige lid, het aantal budgetbeheerders wijzigen.

Artikel 3

• 1.

  De griffier is hoofdbudgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

• 2.

  Voor de budgetten, bedoeld in het eerste lid, zal de algemeen directeur in samenspraak met de griffier een budgethouder aanwijzen.

Paragraaf 3 Verantwoordelijkheden

Artikel 4

De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de productenraming inclusief tussentijdse wijzigingen van het college.

Artikel 5

De afdelingsmanager die of het unithoofd dat is aangewezen als budgethouder is onverminderd de bepalingen in deze regeling opgenomen taken voor budgethouders en –beheerders eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van inkomsten. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op een ambtelijk opdrachtgever ten aanzien van zijn programma of project.

Paragraaf 4 Bevoegdheden en verplichtingen

Artikel 6

• 1.

  De algemeen directeur, de budgethouder en –beheerder zijn bevoegd tot het doen van uitgaven:

  • a.

    tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als budgethouder of –beheerder is aangewezen;

  • b.

    tot maximaal het saldo van de voor het betreffende doel gerealiseerde voorzieningen die als zodanig vallen binnen de budgetten, bedoeld onder a.;

  • c.

    tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor hij via een interne order als budgethouder is aangewezen met dien verstande dat hij het college vooraf de inhoudelijke en financiële invulling van de investering ter vaststelling aanbiedt.

• 2.

  De algemeen directeur, de budgethouder en –beheerder zijn tevens verantwoordelijk voor het realiseren van de geraamde inkomsten voor het budget waarvoor hij als budgethouder of –beheerder is aangewezen.

• 3.

  De algemeen directeur, de budgethouder en –beheerder zijn namens het college enkel gerechtvaardigd tot het aangaan van verplichtingen voor zover zij daarvoor (onder)mandaat of –volmacht hebben op grond van de Mandaatregeling De Bilt.

• 4.

  De algemeen directeur, de budgethouder en -beheerder laten een verplichting van een bedrag van €5.000,- of meer onverwijld registeren in de financiële administratie (verplichtingenadministratie) nadat de verplichting is ontstaan en leveren de opdracht tot betaling uiterlijk 7 dagen voor het verstrijken van de eerste betaaltermijn ondertekend aan bij de financiële administratie.

• 5.

  De algemeen directeur, de budgethouder en -beheerder laten een vordering onverwijld registeren in de financiële administratie nadat de vordering is ontstaan en leveren daarbij het document waarop de vordering berust ondertekend aan bij de financiële administratie.

• 6.

  De algemeen directeur kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Artikel 7

• 1.

  De algemeen directeur is gemachtigd tot het budgettair neutraal wijzigen van de budgetten binnen een (hulp)kostenplaats voor zover het een soortgelijk (sub)product betreft.

• 2.

  De algemeen directeur is verplicht de wijzigingen te melden aan het college.

Artikel 8

De budgethouder is verplicht in alle gevallen inkomsten die niet begroot zijn en meer bedragen dan €10.000,- via de managementrapportages te melden aan de algemeen directeur.

Artikel 9

• 1.

  De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende producten waarvoor hij als zodanig is aangewezen, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen, als hij daarvoor van het college door middel van een wijziging van de productenraming toestemming heeft gekregen.

• 2.

  De budgethouder of –beheerder kan tussen de verschillende onderdelen van budgetten voor hetzelfde product budgettair neutraal overhevelen als het volume van de productie niet wijzigt.

• 3.

  De in het tweede lid genoemde bevoegdheid geldt uitdrukkelijk niet voor de ruimte die beschikbaar is gesteld voor investeringen, tenzij het college daarvoor toestemming heeft gegeven.

Paragraaf 5 Rapportage en verantwoording

Artikel 10

• 1.

  De budgethouder legt aan de algemeen directeur verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.

• 2.

  Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning- en controlcyclus van toepassing.

Paragraaf 6 Informatieverstrekking

Artikel 11

• 1.

  De controller draagt er zorg voor, dat de algemeen directeur, de budgethouders en –beheerders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.

• 2.

  De algemeen directeur, de budgethouders en -beheerders worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.

Paragraaf 7 Advisering

Artikel 12

De algemeen directeur wint bij de uitvoering van zijn taken in het kader van deze regeling advies in bij de controller.

Paragraaf 8 Slotbepalingen

Artikel 13

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 1 JANUARI 2015.

• 2.

  Op de in het eerste lid genoemde datum worden alle budgetregeling De Bilt 2009 van 18 augustus 2009 ingetrokken.

• 3.

  De regeling kan worden aangehaald als de “Budgethoudersregeling De Bilt 2015”.