Budgethouderregeling gemeente De Bilt 2018

1. Het budgetrecht ligt conform de wetgeving bij de gemeenteraad. De gemeenteraad stelt bij vaststelling van de programmabegroting of wijziging daarvan budgetten en kredieten beschikbaar aan het college om de benoemde doelen, (maatschappelijke) effecten en inkomsten in de begroting te realiseren. Een begrotingswijziging leidt tot een wijziging in het totaal van lasten of baten van één of meerdere programma’s of van de algemene dekkingsmiddelen. Alleen de raad heeft de bevoegdheid te besluiten tot het inzetten van reserves.

2. Het meerjarig investeringsplan wordt jaarlijks bij het opstellen van de Programmabegroting geactualiseerd.

3. Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording worden de investeringen die in de eerste jaarschijf (het begrotingsjaar) zijn opgenomen bij vaststellen van de Programmabegroting door de raad geautoriseerd, tenzij de raad op specifiek benoemde investeringen een voorbehoud maakt.

4. Het college heeft als taak, binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten per programma, de door de raad vastgelegde doelen te bereiken. De raad kan de voortgang daarvan beoordelen aan de hand van de in de begroting vastgestelde indicatoren.

5. Het college stelt in de productenraming vast hoe de door de raad beschikbaar gestelde middelen, binnen het totaal van de lasten en baten per programma, worden ingezet over de producten om de vastgestelde doelen per programma te realiseren.

6. Het college kan zelfstandig de productenraming budgetneutraal binnen een programma wijzigen.

1. De gemeenteraad wijst de griffier aan als budgethouder van de budgetten voor de griffie en de gemeenteraad.

2. De Griffie legt hierover zelfstandig verantwoording af aan de gemeenteraad.

3. De plaatsvervangend griffier is gemandateerd de griffier bij afwezigheid, te vervangen.

4. Het college wijst de gemeentesecretaris aan als hoofdbudgethouder voor de budgetten waarvoor het college verantwoordelijkheid draagt.

5. De gemeentesecretaris is daarmee, behoudens te budgetten voor de griffier, bevoegd om over alle in de productbegroting genoemde budgetten te beschikken om de benoemde doelen, (maatschappelijke) resultaten, prestaties en inkomsten in de begroting te realiseren.

6. De gemeentesecretaris mandateert zijn bevoegdheden als hoofdbudgethouder aan de directeur bedrijfsvoering.

7. De directeur bedrijfsvoering wijst per (sub)team een aantal medewerkers (1 á 3) aan om namens het (sub)team als budgethouder op te treden.

8. De budgethouders kunnen elkaar vervangen bij afwezigheid.

9. De bevoegde medewerkers oefenen hun verantwoordelijkheid uit met inachtneming van daartoe aan hen in het Algemeen mandaatbesluit gemeente De Bilt 2018 verstrekte (onder)mandaten en/of (onder)volmachten.

10. De budgethouder is door de directeur bedrijfsvoering aangewezen om de teamverantwoordelijkheid voor budgetbeheer uit te voeren en vorm te geven met betrekking tot de daarvoor in de productenbegroting opgenomen budgetten.

1. De budgethouder is, onverminderd de bepalingen in deze regeling en ongeacht de taken voor bestellers, namens het team eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van de inkomsten, die de hoofdbudgethouder aan hem heeft gemandateerd.

2. De budgethouder levert de facturen ter betaling aan bij team Diensten na controle op:

• a.

  de teamafspraken;

• b.

  verantwoording van de factuur (grootboeknummer (fcl) en kostensoort (ecl));

• c.

  beschikbaarheid van het (resterende) budget.

3. De budgethouder laat door team Diensten een vordering van een bedrag onverwijld in de financiële administratie registreren nadat de vordering is ontstaan en levert daarbij (digitaal) het document waarop de vordering berust aan bij team Diensten (financiële administratie).

1. De besteller is verantwoordelijk voor de juiste en correcte afhandeling van de door de besteller aangegane overeenkomsten en uitgaven, zo:

• a.

  Bewaakt de besteller de levering en bewaakt hij de termijnen;

• b.

  Stelt de besteller vast dat de levering conform de overeenkomst heeft plaatsgevonden;

• c.

  Stelt de besteller vast dat de factuur in overeenstemming is met de overeenkomst;

2. De besteller laat opdrachten groter dan € 40.000 (schriftelijk) door de opdrachtnemer bevestigen en zorgt voor vastlegging in de verplichtingenadministratie.

3. De besteller verantwoordt de factuur op het juiste grootboeknummer (fcl) onder de juiste kostensoort (ecl).

4. De besteller biedt de factuur ter afhandeling aan bij de budgethouder.

1. De secretaris en of de directeur bedrijfsvoering kunnen per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

2. De budgethouder is bevoegd opgevoerde verplichting te accorderen.

3. De budgethouder is niet bevoegd om overeenkomsten aan te gaan, activiteiten te laten uitvoeren of uitgaven te doen ten laste van de aan hem of haar toegewezen budgetten.

4. De budgethouder verantwoordt zowel de inkomsten als de uitgaven ten gunste of ten laste van de budgetten.

5. De budgethouder mag – in overleg met de teamcontroller – budgettair neutraal schuiven met budgetten die:

• a.

  aan hem gemandateerd zijn; en

• b.

  binnen één product vallen.

6. De teamcontroller legt deze administratieve begrotingswijzigingen vast binnen de financiële administratie.

7. De budgethouder kan in samenspraak met de teamcontroller een voorstel voorleggen aan de directie om tussen budgetten te schuiven die onder verschillende producten dan wel programma’s vallen.

8. De directie besluit of dit verzoek wordt voorgelegd aan het college dan wel aan de raad.

1. De besteller is bevoegd overeenkomsten aan te gaan om activiteiten te laten uitvoeren of uitgaven te doen ten laste van budgetten mits deze in overeenstemming zijn met:

• a.

  de nota Inkoopbeleid van de gemeente De Bilt;

• b.

  de kernopdracht van het team en organisatiedoel;

• c.

  de regels van het Algemeen mandaatbesluit.

2. Indien de kosten meer dan € 10.000 bedragen stemt de besteller dit vooraf binnen zijn team af.

3. De besteller verstrekt geen opdracht als er geen budget beschikbaar is, tenzij hiervoor vooraf specifiek toestemming is gegeven door het college op basis van een collegebesluit.

1. Bij aanwijzing van budgethouder neemt de directeur bedrijfsvoering de volgende voorschriften en beperkingen in acht:

• a.

  De rol van budgethouder en besteller is onverenigbaar met die van betalingsfiatteur, kassier, de registrerende functie en de interne controlefunctie;

• b.

  De rollen van budgethouder en besteller zijn met elkaar onverenigbaar;

• c.

  Bij afwezigheid van de besteller gaan de taken en bevoegdheden over naar een andere besteller binnen hetzelfde (sub)team.

2. De secretaris en of directeur bedrijfsvoering zijn te allen tijde bevoegd om budgethouders en of bestellers te ontheffen van hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

3. Bijzonderheden met betrekking tot de realisatie van budgetten bespreekt de budgethouder met de direct betrokken teamcontroller.

1. De teamcontrollers bespreken de uitputting van budgetten met de senior financieel beleidsmedewerker.

2. De senior financieel beleidsmedewerker legt per kwartaal verantwoording af aan de directie over de beheersing van de organisatiebudgetten.

3. De senior financieel beleidsmedewerker bewaakt in samenspraak met de teamcontrollers de inhoudelijke en financiële integrale verantwoording aan het college en de raad.

4. De verantwoording aan het college en de raad vindt jaarlijks plaats via de planning- en controle-cyclus.

5. Bij de Jaarrekening worden de kredieten van afgeronde investeringen afgesloten. De beschikbaar gestelde kredieten staan onbeperkt open. Bij het opstellen van de begroting vindt in het college een integrale heroverweging plaats van alle nog niet in uitvoering genomen kredieten.

1. De senior financieel beleidsmedewerker draagt er in samenspraak met de teamcontrollers zorg voor, dat de directie beschikt over actuele en volledige inhoudelijke informatie, budgetuitputting en realisatie van inkomsten.

2. De secretaris, de directeur bedrijfsvoering, de budgethouders, de bestellers, de senior financieel beleidsmedewerker en de teamcontrollers worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over de budgetten waarover zij de bevoegdheid hebben of verantwoordelijkheid dragen, te muteren en of te raadplegen.

1. Deze regeling treedt in werking op 1 JANUARI 2018.

2. Op de in het eerste lid genoemde datum wordt de “Budgethouderregeling De Bilt 2015” ingetrokken.

3. De regeling kan worden aangehaald als de “Budgethouderregeling De Bilt 2018”.