Verordening regelende de algemene subsidiebepalingen en -voorwaarden voor subsidies aan welzijnsinstellingen 2003

TOELICHTING BIJ SUBSIDIEVERORDENING WELZIJN DE BILT 2003 (9-10-2002)

ALGEMEEN

Deze verordening vervangt de Subsidieverordening Maartensdijk uit 1995 en de Subsidieverordening welzijn De Bilt uit 1998. De vervanging is noodzakelijk omdat:

• -

  de vroegere gemeenten Maartensdijk en De Bilt per 1 januari 2001 de nieuwe gemeente De Bilt vormen;

• -

  een aantal bepalingen inzake subsidies een actualisatie behoeven.

In deze subsidieverordening is rekening gehouden met de derde tranche van de Algemene Wet Bestuursrecht. In deze tranche, die op 1 januari 1998 is ingevoerd, staan bepalingen over subsidies die ook voor het gemeentelijke subsidiebeleid gelden.

HOOFDSTUKSGEWIJZE INDELING

Het eerste hoofdstuk van de verordening bevat een omschrijving van begrippen welke veelvuldig in de verordening worden toegepast. In hoofdstuk twee komt de reikwijdte van de verordening aan de orde. In hoofdstuk drie worden de algemene voorwaarden besproken waaraan een instelling moet voldoen om voor een subsidie in aanmerking te kunnen komen.

In hoofdstuk vier wordt ingegaan op het subsidieplafond en het programma. In deze jaarlijks vast te stellen stukken wordt de omvang van de benodigde middelen voor de uitvoering van de verordening bepaald en de wijze waarop de subsidies over de verschillende instellingen worden verdeeld. Bovendien zijn in het programma nadere beleidsregels voor de subsidieverlening opgenomen.

In hoofdstuk vijf worden de verschillende subsidievormen besproken die de gemeente De Bilt kent. Bovendien wordt in dit hoofdstuk een omschrijving gegeven over subsidiabele kosten.

In hoofdstuk zes wordt de subsidie-aanvraagprocedure besproken. Hoofdstuk zeven verwoordt de besluitvorming welke volgt op een subsidie-aanvraag. (de subsidieverlening) Daarbij wordt ook ingegaan op de mogelijkheden van de gemeente om een subsidie te weigeren. In hoofdstuk acht wordt ingegaan op de mogelijkheden die de gemeente heeft om subsidies te verminderen of in te trekken. In hoofdstuk negen wordt de procedure beschreven die gevolgd moet worden na afloop van de periode waarvoor het subsidie is verstrekt (de subsidievaststelling). Deze fase wordt gevolgd door de subsidiebetaling welke in hoofdstuk tien aan de orde komt.

Hoofdstuk elf gaat in op de verplichtingen van de instellingen waaraan subsidie is verleend en bestaat voor een belangrijk deel uit financieel-administratieve bepalingen. Hoofdstuk twaalf bevat de slot- en overgangsbepalingen.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

artikel 1

In dit artikel worden een aantal begrippen die in de verordening veelvuldig voorkomen nader omschreven. Een aantal begrippen vraagt om nadere toelichting.

* Raad, burgemeester en wethouders

De verordening heeft als uitgangspunt dat de raad van de gemeente De Bilt (Raad) jaarlijks de hoofdlijnen van het subsidiebeleid bepaalt bij de vaststelling van de gemeentebegroting en het welzijnsprogramma. Het college van burgemeester en wethouders (College) voert vervolgens het subsidiebeleid uit, geeft beschikkingen voor subsidieverlening af, stelt subsidies vast etc. In een aantal gevallen is in de verordening opgenomen dat hierover aan de Raad wordt gerapporteerd.

* instelling

De definitie van een instelling is niet beperkt tot stichtingen en verenigingen. Ook publieke rechtspersonen kunnen in aanmerking komen voor subsidie. In artikel 4 is zelfs aangegeven dat groepen en organisaties die geen rechtspersoon zijn, voor subsidie in aanmerking kunnen komen. Een instelling, die subsidie aanvraagt, hoeft niet in de gemeente gevestigd te zijn. Instellingen van buiten de gemeente kunnen dus subsidie ontvangen. De instelling moet wel werken voor de Biltse bevolking.

* subsidie

Het subsidiebegrip is uit de Algemene wet bestuursrecht (AWB) overgenomen. Bij de beoordeling van een subsidieaanvraag staat de uit te voeren activiteit centraal en niet de instelling.

De rekening die de gemeente betaalt voor diensten en/of geleverde goederen van een instelling of een bedrijf worden niet als subsidie opgevat.

* subsidieplafond

Het subsidieplafond is een begrip dat met de AWB in subsidieland is geïntroduceerd. Het plafond is het bedrag dat jaarlijks in de gemeentebegroting beschikbaar is voor de uitvoering van de verordening. In artikel 6 wordt het begrip nader toegelicht.

* programma

Nauw verweven met het plafond is het (welzijns-)programma. In artikel 6 wordt aangegeven wat de inhoud van een programma tenminste moet zijn. Daar wordt ook aangegeven door middel van welke procedures een programma tot stand komt.

* activiteiten

Omdat bij de subsidiëring de activiteiten van de instelling centraal staan, is in de verordening dit begrip nader omschreven. Naar voren komt dat:

• -

  de activiteiten in het teken moeten staan van de beleidsdoelstellingen die het College en de Raad voor ogen hebben;

• -

  de activiteiten en/of de resultaten die met activiteiten bereikt worden inzichtelijk moeten kunnen worden gemaakt;

• -

  het College eisen kan stellen ten aanzien van de omvang, duur, inhoudelijke kwaliteit en de kosten die met de activiteiten zijn gemoeid.

* werkplan

Omdat voor de bepaling van het subsidie de activiteiten belangrijk zijn, kan van een instelling een werkplan worden gevraagd voor één of meerdere jaren. Een plan voor een jaar bevat de activiteiten die een instelling in het betreffende subsidiejaar gaat ontplooien. Meerjarenplannen kunnen globaler van karakter zijn, in die zin dat op hoofdlijnen moet worden aangegeven welke activiteiten in de betreffende jaren naar verwachting worden uitgevoerd. Deze meerjarenvisie zal jaarlijks in een werkplan worden geconcretiseerd.

* subsidiejaar

In de verordening wordt uitgegaan van kalenderjaren voor het aanvragen, verlenen en vaststellen van subsidies. In artikel 20 lid 7 is bepaald dat het College aan een instelling die met seizoensindelingen werkt, toestemming kan geven om van deze systematiek af te wijken.

* vermogen

De verordening biedt aan een instelling de mogelijkheid om een eigen vermogen te vormen met behulp van subsidies. Dit vermogen moet (uiteindelijk) aangewend worden voor de door het College te accepteren doelen. Bij eigen vermogen moet gedacht worden aan algemene reserves die kunnen worden aangewend voor het opvangen van algemene bedrijfsrisico’s, bestemmingsreserves voor bijvoorbeeld nieuwe projecten en egalisatiereserves.

* voorzieningen

Naast het eigen vermogen kan een instelling ook voorzieningen vormen als onderdeel van de bedrijfsvoering. Voorzieningen hebben onder meer betrekking op personele verplichtingen, belastingverplichtingen, accommodaties en de inventaris.

artikel 2

Deze verordening omvat alle geldelijke bijdragen van de gemeente aan instellingen op het welzijnsterrein voor zover het geen betaling wegens levering van goederen en diensten betreft. Ook het subsidie voor activiteiten, die door de gemeente zelf worden georganiseerd en het subsidie voor activiteiten in het kader van een intergemeentelijke overeenkomst vallen onder de werking van deze verordening. In lid 3 is aangegeven dat de Raad de verordening op voorstel van het College kan uitbreiden met deelverordeningen voor onderdelen van het welzijnsterrein. Hiervan zal spaarzaam gebruik worden gemaakt, omdat specifieke regelingen en/of uitwerkingen voor instellingen ook in het jaarlijkse programma kunnen worden opgenomen.

artikel 3

In dit artikel staat expliciet dat aan een instelling pas subsidie wordt verleend als de uit te voeren activiteiten passen binnen de gemeentelijke beleidsdoelstellingen en in de gemeente plaatsvinden of daar betrekking op hebben. De gemeentelijke doelstellingen zijn vastgelegd in beleidsnota’s en in het jaarlijkse welzijnsprogramma.

artikel 4

In dit artikel wordt aangegeven dat in principe alleen rechtspersonen voor subsidie in aanmerking komen die zonder winstoogmerk werkzaam zijn. Commerciële bedrijven komen normaliter dus niet voor subsidie in aanmerking. In bijzondere gevallen kunnen ook individuen, groepen en beperkte rechtspersonen voor subsidie in aanmerking komen. Zij dienen dan wel zoveel mogelijk aan dezelfde vereisten en verplichtingen te voldoen als rechtspersonen. Daar hierbij sprake is van hoofdelijke aansprakelijkheid van personen, zullen aan groepen veelal slechts subsidies ten behoeve van de kosten van activiteiten sec worden verleend en niet voor de kosten van aanschaf van goederen, aantrekken van personeel e.d.

artikel 5

In dit artikel worden nog een aantal specifieke vereisten genoemd waaraan een instelling moet voldoen die voor subsidie in aanmerking wenst te komen.

In lid a. wordt aangegeven dat een instelling moet voldoen aan de gebruikelijke regels die voor het democratisch functioneren van instellingen gelden. Het is belangrijk dat een instelling regels kent voor de wijze waarop de verschillende instellingsorganen met elkaar en met individuele leden, deelnemers aan of gebruikers van activiteiten omgaan. In lid b. wordt aangegeven dat een instelling geen activiteiten mag ontplooien welke in strijd zijn met de geldende Nederlandse wetgeving en de verordeningen en regelgeving van de gemeente De Bilt. In lid c. wordt aangegeven dat een instelling moet voldoen aan kwaliteitsbepalingen voor gebouwen, uit te voeren werkzaamheden en de wijze waarop beroepskrachten dienen te functioneren. Deze kwaliteitsregels zijn soms vastgelegd in rijks- en provinciale regelingen, gemeentelijke verordeningen en/of specifieke regelingen voor beroepsgroepen. Het College kan daarnaast specifieke subsidievoorwaarden stellen met betrekking tot de kwaliteit van de werkzaamheden van een instelling.

Artikel 6

In dit artikel wordt het begrip subsidieplafond en welzijnsprogramma nader toegelicht.

Het subsidieplafond is het maximum bedrag dat in de gemeentebegroting staat en ter uitvoering van het bepaalde in deze subsidieverordening. Dit bedrag is volgens lid 2 onder te verdelen in plafonds voor bepaalde deelterreinen. Bijvoorbeeld voor het ouderenwerk, de kunstzinnige vorming etc. Hoewel het subsidieplafond als geheel voor een jaar wordt vastgesteld door de Raad is in lid 3 aangegeven dat een deelplafond in bijzondere gevallen tussentijds kan worden bijgesteld. Dit kan bijvoorbeeld bij calamiteiten en veranderingen van rijksregelingen. Omdat een dergelijke bijstelling normaal gesproken geen consequenties zal hebben voor de subsidieverdeling op het betreffende beleidsterrein volgens het oorspronkelijk vastgestelde programma, behoeft hiervoor geen uitgebreide inspraakprocedure te worden gevolgd. Wel kan het College, indien nodig, vooraf in overleg treden met de instellingen die gesubsidieerd worden uit het betreffende deelplafond.

In het welzijnsprogramma staan de beleidsregels voor de subsidiëring van instellingen in een bepaald jaar. Ook bevat het programma de beleidsregels voor de aanwending van het incidenteel subsidie en worden er eventuele bezuinigingen in vermeld. In de verschillende beleidsregels staan o.a. de subsidiegrondslagen die het College gaat hanteren bij het bepalen van de hoogte en de omvang van de verschillende subsidies. Voordat het programma door de Raad wordt vastgesteld geldt een overleg- en inspraakprocedure welke in lid 6, 7 en 8 is vermeld. Indien de Raad bij de vaststelling van de gemeentebegroting een afwijkend subsidieplafond vaststelt dan waarmee was rekening gehouden bij het opstellen van het ontwerp-programma, kan dat consequenties hebben voor de grondslagen voor de berekening van de subsidies van instellingen, zoals die in het programma zijn genoemd. Het College mag in dat geval, zonder een mogelijkheid tot inspraak van de instellingen, nieuwe grondslagen en/of een nieuwe subsidieverdeling vaststellen. Als dit vervolgens leidt tot bezuinigingen bij de betreffende instellingen moeten wel de overige artikelen uit deze verordening worden gevolgd. Bijvoorbeeld vroegtijdige aankondiging, zorgvuldige afbouw voor instellingen welke al meerdere jaren subsidie ontvangen etc. In lid 9 is tenslotte opgenomen dat er regelmatig moet worden nagegaan of met het verlenen van subsidie aan instellingen de nodige beleidseffecten worden bereikt. In afwijking van de AWB zal deze evaluatie eenmaal per vier jaar gaan plaatsvinden. In de wet is vastgelegd dat een evaluatie minimaal eenmaal in de vijf jaar moet worden uitgevoerd. Een eerste evaluatie op grond van deze verordening is voorzien in het welzijnsprogramma van 2007.

artikel 7 tot en met 12

In deze artikelen worden de verschillende subsidievormen beschreven. In de verordening zijn slechts de subsidiemogelijkheden beschreven en de wijze waarop instellingen voor subsidies in aanmerking kunnen komen. De beleidsregels, subsidiegrondslagen, percentages e.d. die worden toegepast om het subsidiebedrag te bepalen worden jaarlijks opgenomen in het welzijnsprogramma.

Het incidenteel subsidie wordt primair verleend voor twee doelen en wel voor kadervorming en/of eenmalige activiteiten voor zover hiervoor geen apart subsidie is geraamd in het welzijnsprogramma. Het kadervormingssubsidie is met name bedoeld voor een instelling waaraan een waarderingssubsidie wordt verleend of een gering instandhoudingssubsidie. Ook een instelling zonder gemeentelijk subsidie kan voor kadervormingssubsidie in aanmerking komen. Incidentele subsidies worden verder verleend voor activiteiten en/of uitgaven van een instelling welke niet zijn voorzien op het moment dat een regulier subsidie moet zijn aangevraagd en bij calamiteiten.

Kadervorming is het vergroten van de deskundigheid van beroepskrachten, vrijwilligers of bestuursleden door middel van het volgen dan wel bijwonen van cursussen en bijeenkomsten als deze in direct verband staan met de taak van betrokkenen bij de uitvoering of begeleiding van activiteiten passend in het welzijnsprogramma.

Tot kadervormingskosten worden o.a. gerekend:

a.reiskosten en - bij meerdaagse bijeenkomsten - verblijfskosten van de deelnemers, voor zover

deze ten laste van de instelling komen;

• b.

  honoraria van deskundige medewerkers;

• c.

  kosten van de voor de kadervorming te gebruiken materialen.

Het waarderingssubsidie is een vorm van subsidie waarin de gemeente haar waardering voor de instelling en de door haar uit te voeren activiteiten uitspreekt. Het subsidie heeft veelal een beperkte omvang en is niet gekoppeld aan de kosten die een instelling moet maken om de betreffende activiteiten uit te voeren.

Het instandhoudingssubsidie is een jaarlijks subsidie dat aan een instelling wordt verstrekt voor de uitvoering van hun activiteiten. Dit subsidie is vooral bedoeld voor een instelling welke voor de uitvoering van de betreffende activiteiten grotendeels van gemeentesubsidie afhankelijk is.

Het investeringssubsidie is bedoeld als een extra vorm van subsidie naast de overige vormen van subsidie. Het subsidie wordt verstrekt voor de bouw/verbouw en inrichting van accommodaties. Het subsidie kan in de vorm van een eenmalig bedrag maar ook in de vorm van een jaarlijkse ophoging van een waarderingssubsidie, instandhoudingssubsidie of budgetsubsidie worden verstrekt.

Het instrument budgetsubsidie wordt met name ingezet voor grotere instellingen. De grootte van het subsidiebudget per instelling wordt bepaald na overleg met de betreffende instelling over de activiteiten, de daarmee te bereiken resultaten en de daarvoor benodigde middelen.

Is eenmaal een subsidiebudget bepaald, dan zal dat bedrag uitgangspunt blijven voor de jaarlijkse budgetten gedurende de looptijd van de afspraken. Deze jaarlijkse budgetten worden alleen aangepast aan de trendmatige veranderingen in het loon- en prijspeil en aan overeengekomen veranderingen in de activiteiten die moeten worden uitgevoerd. Tijdens de looptijd van de budgetperiode is een instelling vrij om haar eigen bedrijfsvoering te regelen. Centraal staat het nakomen van de gemaakte afspraken.

Tijdens en na afloop van de overeengekomen subsidieperiode zal aan de hand van ingediende verslagen en jaarrekeningen worden nagegaan of de met een instelling gemaakte afspraken worden gerealiseerd.

artikel 13

In dit artikel wordt aangegeven dat de Raad op voorstel van het College in het programma nadere bepalingen kan opnemen over de wijze waarop een subsidievorm wordt gehanteerd. In concrete zin betekent dit dat een instelling in het programma kan lezen welk subsidie in een daarop volgend jaar te verwachten is. Incidentele subsidies en investeringssubsidies zijn daarin normaliter niet vermeld omdat deze subsidies het hele jaar door aangevraagd kunnen worden. Daarnaast is aangegeven dat bij de berekening van het subsidie rekening kan worden gehouden met het gegeven dat een instelling deelnemers uit andere gemeenten bereikt. Dit kan in de berekeningsfeer maar ook in de voorwaarden- sfeer. Het subsidie kan bijvoorbeeld met een percentage worden gekort voor het aantal deelnemers uit andere gemeenten. Anderzijds kan aan de instellingen worden verzocht voor deze deelnemers andere i.c. hogere tarieven te hanteren. Dit kan zowel in de vorm van kostendekkende tarieven als in de vorm van een extra-bijdrage voor de variabele meerkosten.

artikel 14 tot en met 18

In deze artikelen worden de kostensoorten beschreven waarvoor subsidie kan worden gegeven en/of welke een rol kunnen spelen bij de bepaling van de omvang van het subsidie. Uit de inhoud van de artikelen is af te lezen dat slechts voor bepaalde kosten subsidies worden verstrekt.

Met name is het van belang er op te wijzen dat het College bij het verlenen van subsidies voor personeel als uitgangspunt hanteert dat een instelling zich houdt aan de bepalingen van de vigerende CAO of een vergelijkbare bekostigingsregeling. Bovendien wordt door het College slechts subsidie verleend voor aanvaarde kosten van een goedgekeurde formatie.

Instellingen met budgetsubsidie moeten er daarom van uitgaan dat aanpassingen naar boven van de formatie ten behoeve van gesubsidieerde activiteiten tijdens de budgetperiode, welke geen gevolg zijn van de bijstelling van de afspraken met het College over die activiteiten, niet zijn toegestaan. Ook neemt het College geen financiële verantwoording voor eventuele wachtgeldverplichtingen die hieruit voortvloeien in een volgende subsidieperiode.

artikel 20

In dit artikel wordt omschreven hoe en wanneer een instelling subsidie kan aanvragen en welke gegevens daarbij moeten worden verstrekt. In lid 3 worden deze gegevens opgesomd. In lid 4 worden de gegevens vermeld die een instelling moet aanreiken die voor het eerst een subsidie aanvraagt. In lid 5 wordt aangegeven dat de financiële stukken vergezeld moeten gaan van een accountantsverklaring of bij een kleine instelling door een verslag van een speciaal daartoe ingestelde commissie. Bijvoorbeeld een kascommissie. Lid 6 geeft aan dat er voor subsidieaanvragen formulieren aanwezig kunnen zijn en dat het College voorschriften kan geven over de inhoud van de in te dienen werkplannen, financiële stukken e.d.

artikel 21

In dit artikel wordt nader ingegaan op de begroting die bij een subsidieaanvraag moet worden overlegd. In lid 2 is aangegeven dat belangrijke wijzigingen van de begroting ten opzichte van vorige jaren vroegtijdig, in casu een maand eerder dan de subsidieaanvraag, schriftelijk bij de gemeente moeten worden gemeld. In lid 4 wordt aangegeven dat een instelling waaraan voor meerdere jaren subsidie is verleend, rekening kan houden met jaarlijkse trendmatige verhogingen van dat subsidie. Volgens lid 5 moet het College voorgenomen bezuinigingen vóór 1 januari van het jaar, waarin het subsidie moet worden aangevraagd, aankondigen. Een instelling kan dan bij de opzet van de begroting voor de subsidieaanvraag voor het jaar erop rekening houden met een bezuinigingstaakstelling. In lid 5 staat ook dat bij eventuele kortingen van het Rijk de gemeente haar eigen beleid voert.

artikel 22 tot en met 24

In deze artikelen wordt ingegaan op de afwijkende bepalingen voor de aanvragen voor incidentele, investerings- en budgetsubsidies.

Volgens artikel 24 moet een instelling die budgetsubsidie aanvraagt, zowel een meerjarenbeleidsplan als jaarlijkse werkplannen indienen. Vóór 1 april in het jaar voorafgaande aan de subsidieperiode moet een meerjarenbeleidsplan en een meerjarenbegroting worden ingediend. In het meerjarenbeleidsplan doet een instelling ook voorstellen met betrekking tot de wijze waarop over de activiteiten afspraken kunnen worden gemaakt in kwantitatieve en kwalitatieve zin. Tijdens de looptijd van de budgetperiode moet een instelling jaarlijks een werkplan en begroting indienen, waarin het meerjarenbeleidsplan wordt geconcretiseerd. Ook moet de betreffende instelling bij de subsidieaanvraag een plan indienen voor de vorming van een eigen vermogen en het treffen van voorzieningen. Bovendien moet men het College inzicht verschaffen in de mate waarin met steunstichtingen e.d. wordt gewerkt of hiermee relaties bestaan. Dit plan voor vermogen en voorzieningen en het inzicht in steunstichtingen is nodig in verband met de te maken afspraken over de vermogensvorming op grond van artikel 48 van deze verordening.

artikel 25 tot 30

De Raad is uiteindelijk verantwoordelijk voor de toekenning of weigeren van subsidies en bepaalt de mogelijkheden voor subsidieverlening. Dit geschiedt door middel van de vaststelling van het subsidieplafond en het programma zoals vermeld in artikel 6 van deze verordening.

Nadat de Raad deze stukken heeft vastgesteld, beschikt het College volgens artikel 26 binnen zes weken over de (meer-)jaarlijkse subsidies. Voor incidentele subsidies en investeringssubsidies gelden andere termijnen.

Het College houdt de Raad op de hoogte van de in een subsidiejaar verleende incidentele subsidies en investeringssubsidies. Als het om incidentele subsidies gaat, gebeurt dit gebundeld één keer per jaar in januari na afloop van het subsidiejaar.

Tegen de beschikkingen bestaat de mogelijkheid om bezwaar te maken ingevolge de AWB.

In artikel 27 en 28 wordt ingegaan op de inhoud van de subsidiebeschikking.

Artikel 29 vermeldt bijzondere bepalingen over de beschikkingen voor instellingen waaraan een budgetsubsidie wordt verleend. In de beschikking zelf wordt aangegeven:

• ­

  een korte omschrijving van de activiteiten waarvoor het subsidie wordt verleend;

• ­

  de duur van de periode waarvoor het subsidie wordt verleend;

• ­

  de hoogte van het budget en de wijze waarop het berekend is;

• ­

  de wijze van indexering van het budget tijdens de subsidieperiode.

  • De beschikking wordt verder uitgewerkt in een uitvoeringsovereenkomst. In deze overeenkomst, welke een onderdeel van de beschikking vormt, wordt ingegaan op:

  • ­ de resultaten die met de activiteiten moeten worden bereikt en de wijze waarop dit aan het College moet worden verantwoord;

• ­

  de wijze waarop aan het College moet worden gerapporteerd over de voortgang van de activiteiten;

• ­

  de frequentie en inhoud van het overleg tussen het College en de instelling over de voortgang daarvan.

  • Daarnaast kan de betreffende overeenkomst een aantal specifieke subsidievoorwaarden bevatten waaraan een instelling zich moet houden.

  • Omdat zowel de gemeente als een instelling er belang bij hebben dat bij toepassing van budgetsubsidie er zodanige afspraken worden gemaakt dat beide partijen zich daaraan kunnen houden, wordt hierover zorgvuldig overleg gevoerd. Het overleg vindt plaats nadat de aanvraag van de instelling bij de gemeente is binnengekomen. De resultaten van het overleg worden opgenomen in het welzijnsprogramma dat betrekking heeft op het eerste jaar van de subsidieperiode, waarover afspraken worden gemaakt.

  • Nadat het welzijnsprogramma door de Raad is vastgesteld, geeft het College een subsidiebeschikking af. Bij de beschikking is tevens de uitvoeringsovereenkomst gevoegd. Pas nadat een instelling schriftelijk akkoord is gegaan met hetgeen in de uitvoeringsovereenkomst is opgenomen, wordt de subsidieverlening een feit en komt de bevoorschotting van het subsidie op gang.

  • Tijdens de loop van de subsidieperiode zal er jaarlijks overleg met een instelling worden gevoerd over de concretisering en eventuele bijstelling van de uitvoeringsovereenkomst. Een instelling blijft ook jaarlijks een subsidiebeschikking ontvangen, waarbij een bijgestelde uitvoeringsovereenkomst is gevoegd. Ook met deze overeenkomst moet een instelling zich weer schriftelijk akkoord verklaren.

  • In artikel 30 wordt aangegeven op welke wijze het College voorschotten op een verleend subsidie kan uitkeren. In lid 2 is aangegeven dat de wijze waarop de bevoorschotting plaatsvindt, zal worden vermeld in de subsidiebeschikking. In algemene zin worden subsidies voor 100% bevoorschot. Afhankelijk van de grootte van het subsidiebedrag zal dit in een of meerdere termijnen gebeuren. In

  • lid 3 is aangegeven dat aan een instelling met budgetsubsidie pas een voorschot wordt verstrekt nadat men schriftelijk heeft ingestemd met de uitvoeringsovereenkomst. De betreffende instelling zal gedeeltelijk bevoorschot worden als men bezwaar maakt tegen de beschikking voor subsidieverlening. In lid 5 wordt aangegeven dat het College de bevoorschotting aan een instelling kan stoppen als de instelling niet voldoet aan de voorwaarden die gesteld zijn bij de subsidieverlening.

  • artikel 31 en 32

  • In deze twee artikelen wordt ingegaan op de mogelijkheid van het College en de Raad om een aangevraagd subsidie te weigeren.

  • In artikel 31 worden de weigeringsgrondslagen vermeld. Ze kunnen in drie groepen worden ingedeeld.

  • In lid 1 worden een aantal beleidsmatige gronden genoemd. Een subsidie kan o.a. geweigerd worden als:

• ­

  een instelling niet voldoet aan de algemene subsidievoorwaarden zoals ze zijn opgenomen in hoofdstuk III van deze verordening;

• ­

  het subsidieplafond bereikt wordt in die zin dat er geen gelden meer beschikbaar zijn om de subsidieaanvraag te honoreren;

• ­

  een instelling over zodanige financiële middelen beschikt, dat men in feite het subsidie niet nodig heeft.

  • In lid 2 worden een aantal redenen van organisatorische aard genoemd. Hierbij gaat het o.a. om een inschatting dat de activiteiten waarvoor het subsidie wordt gevraagd niet zullen plaatsvinden en/of een instelling niet kan voldoen aan de verplichtingen, zoals ze zijn geformuleerd in deze subsidieverordening. In lid 3 wordt aangegeven dat een subsidie kan worden geweigerd als een instelling bewust verkeerde gegevens heeft verstrekt of in financiële problemen verkeert op het moment van de subsidieverlening.

  • In artikel 32 is aangegeven dat het College bij subsidieweigering aan een instelling waaraan voor meerdere jaren een subsidie is verleend een afbouwtermijn zal hanteren. Volgens de AWB moet het (deels) beëindigen van een subsidierelatie zorgvuldig gebeuren in de zin van vroegtijdige aankondiging en afbouwen van de relatie over enige jaren. Het College hanteert hierbij het beleid dat de betreffende weigering reeds wordt aangekondigd voordat een instelling het subsidie gaat aanvragen. De instelling is dan in staat om op het (gedeeltelijk) wegvallen van het subsidie vroegtijdig in te spelen.

  • artikel 34 tot en met 37

  • Naast het weigeren van een subsidie kan het College ook besluiten om wijzigingen aan te brengen in subsidies die reeds zijn verleend.

  • In artikel 34 worden de wijzigingsgronden behandeld welke door toedoen van de gemeente kunnen plaats vinden. Er zijn twee gronden, te weten een vergissing van het College welke ook bij de instelling bekend kon zijn en een beleidswijziging in de vorm van een tussentijdse bezuiniging. In lid 2 en lid 3 wordt aangegeven dat een instelling in het laatste geval recht heeft op een schadevergoeding in die zin dat het reeds verleende subsidie op een zorgvuldige wijze moet worden verminderd dan wel afgebouwd. Bij instellingen met budgetsubsidie leidt dit logischer wijze tot een bijstelling van de afspraken zoals ze zijn opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst.

  • In artikel 35 wordt, zoals ook in artikel 32 is verwoord, aangegeven dat met een instelling waarmee al een langdurige subsidierelatie bestaat, zorgvuldig moet worden gehandeld. Met name geldt dit als het tussentijdse bezuinigingen betreft. Een instelling waarmee voor de eerste keer een budgetsubsidierelatie is aangegaan, valt onmiddellijk onder de werking van dit artikel, ook al is er nog geen drie jaar van de betreffende subsidieperiode verlopen.

  • In artikel 36 is aangegeven dat het College de subsidieverlening mag intrekken als een instelling zich niet aan de afspraken houdt die zijn aangegaan bij de subsidieverlening en/of geen gebruik maakt van het subsidie. Bovendien kan een instelling volgens lid e. van dit artikel ook zelf een schriftelijk verzoek indienen om van het subsidie af te zien.

  • artikel 38 tot en met 43

  • In hoofdstuk IX van de subsidieverordening wordt aangegeven op welke wijze een eenmaal verleend subsidie definitief wordt vastgesteld. Bij instandhoudingssubsidies, budgetsubsidies en investeringssubsidies zal eerst een subsidiebeschikking voor subsidieverlening worden gegeven en vervolgens een beschikking voor subsidievaststelling. In laatstgenoemde beschikking wordt vastgelegd hoeveel subsidie een instelling precies moet ontvangen over de betreffende periode en vindt vervolgens een nabetaling dan wel een verrekening plaats.

  • Genoemde procedure kan ook worden toegepast bij incidentele subsidies.

  • Bij waarderingsubsidies vallen subsidieverlening en subsidievaststelling samen. Dit is in artikel 39 geformuleerd.

  • In artikel 40 is aangegeven hoe de procedure voor subsidievaststelling verloopt en welke stukken daarvoor moeten worden ingediend. In lid 3 staat dat een instelling met budgetsubsidie toch jaarlijks een jaarverslag en een jaarrekening moeten indienen. Op deze wijze krijgt het College inzicht in:

• ·

  de bereikte resultaten van de afgesproken activiteiten;

• ·

  het financiële reilen en zeilen van de instelling over het betreffende jaar;

  • Het jaarverslag en de jaarrekening over het laatste jaar van een budgetperiode moet tevens een terugblik op de gehele subsidieperiode bevatten. Aan de hand van deze verslaglegging vindt namelijk de subsidievaststelling over deze periode plaats.

  • Het College stelt aan inhoud van de verslaglegging de nodige eisen, omdat het als het belangrijkste verantwoordingsinstrument geldt met betrekking tot de gemaakte afspraken. In de beschikking voor subsidieverlening en/of de uitvoeringsovereenkomst worden hierover nadere bepalingen opgenomen.

  • In lid 7 en 8. wordt vermeld dat het College het subsidie ook kan vaststellen zonder dat een instelling daartoe gegevens heeft aangereikt.

  • Volgens artikel 41 moet een instelling duidelijk beargumenteren als men de overeengekomen subsidieafspraken niet is nagekomen. Dit geldt met name voor instellingen die een budgetsubsidie ontvangen.

  • In artikel 42 is aangegeven op welke gronden het College het subsidie lager mag vaststellen dan het bedrag dat oorspronkelijk bij de subsidieverlening is beschikt. Aan de hand van lid a. en lid b. kan het College het budgetsubsidie dat aan een instelling is verleend lager vaststellen. Dit kan als de instelling niet of niet naar behoren voldoet aan de afspraken over de activiteiten die zijn opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst.

  • In artikel 43 staan de gronden om een eenmaal vastgesteld subsidie in te trekken dan wel te wijzigen. Dit moet dan wel binnen vijf jaar gebeuren.

  • artikel 45 tot en met 51

  • Hoofdstuk XI van de subsidieverordening bevat een groot aantal administratieve bepalingen waaraan een instelling gehouden is, als een subsidie eenmaal is verleend.

  • Artikel 45 verwoordt de schriftelijke meldingsplicht van de instelling van feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de beslissing op de subsidieaanvraag dan wel voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van het subsidie.

  • In artikel 46 zijn in lid 1 een aantal bepalingen over de financiële administratie van de instelling opgenomen. Daarnaast wordt van de instelling geëist dat ze voldoende verzekerd is. In lid 2 en 3 staat dat het College in relatie tot deze verordening en de AWB toezichthouders kan aanwijzen en dat de instelling verplicht is aan hen alle medewerking te verlenen. In lid 4 wordt vermeld dat een vertegenwoordiger van het College inzage in de administratie mag hebben en/of de instelling het College bepaalde informatie moet verstrekken om de juistheid van de subsidiëring te kunnen beoordelen. In lid 5 staat dat een instelling alle bewijsstukken die aan de subsidieverstrekking ten grondslag liggen tenminste vijf jaar na de subsidievaststelling moet bewaren. Het hanteren van vijf jaar sluit aan bij de termijn in artikel 43. In lid 7 wordt aangegeven dat er ook een accountantsverklaring kan worden gevraagd over de resultaten die met de activiteiten worden bereikt. Dit geldt met name voor een instelling met budgetsubsidie. In lid 8 wordt tenslotte ingegaan op het toezicht op de voortgang van projecten waarvoor een investeringssubsidie is verstrekt. Dit toezicht is vooral van belang om na te kunnen gaan of bij de (ver)bouw aan de door het College gestelde voorwaarden bij de subsidieverlening wordt voldaan.

  • Artikel 47 vermeldt de verplichting dat de instelling het College moet informeren als er aanmerkelijke verschillen gaan ontstaan tussen de begroting waarop het subsidie is verleend en de werkelijke exploitatie in een bepaald jaar. Een instelling met budgetsubsidie moet de gemeente informeren als men de gemaakte afspraken niet kan nakomen. Met name bij instandhoudingssubsidies en budgetsubsidies zijn de meldingen van belang omdat een en ander consequenties kan hebben voor de hoogte of de omvang van het subsidie dat uiteindelijk verleend zal worden.

  • Artikel 48 vermeldt de handelingen van de instelling waar het College vooraf toestemming voor moet geven, tenzij dat bij de subsidieverlening anders is bepaald. In de beschikking voor subsidieverlening en/of in de daarbij behorende uitvoeringsovereenkomst zal door het College worden aangegeven in welke mate een instelling gebonden is aan de verschillende bepalingen in dit artikel.

  • In artikel 49 wordt aangegeven dat het College aan een instelling toestemming kan verlenen om met behulp van subsidie een vermogen en voorzieningen te vormen. Met name geldt dit artikel voor instellingen waaraan een instandhoudingssubsidie en een budgetsubsidie is verleend.

  • Onder vermogen wordt hierbij verstaan het saldo op de balans van de instelling tussen bezittingen (activa) en schulden (passiva).

  • Het begrip vermogen op zijn beurt is onder te verdelen in termen als algemene reserve(s) (inclusief exploitatiesaldo), bestemmingsreserve(s), voorzieningen en langlopende schulden.

  • Algemene reserves en bestemmingsreserves vormen het eigen vermogen. Voorzieningen en langlopende schulden behoren tot het vreemde vermogen.

  • Een onderscheid tussen reserves en voorzieningen is principieel.

  • Reserves maken deel uit van het eigen vermogen van de instelling. De instelling kan zelf vrij beschikken over de betreffende middelen. Reserves worden gevormd uit de exploitatieoverschotten en zijn dus een winstbestemming. De bestemming van de reserves kunnen nader worden aangegeven en vervolgens weer worden gewijzigd. De reserves kunnen worden ingedeeld in algemene reserves en bestemmingsreserves. Algemene reserves zijn reserves met een algemeen karakter en derhalve vrij aanwendbaar. Zij zijn onder andere bedoeld om eventuele bedrijfsrisico’s op te vangen, waarmee een gebudgetteerde instelling wordt geconfronteerd. Bestemmingsreserves zijn specifieke reserves waaraan tevoren een bestemming is gegeven. Tot de bestemmingsreserves worden ook gerekend de egalisatiereserves dat wil zeggen de nog niet bestede, van derden ontvangen middelen, welke zijn verkregen onder stringente condities over de aanwending. Daarnaast kan ook een egalisatiereserve worden gevormd om de verschillen in jaarlijkse inkomsten en uitgaven te spreiden.

  • Een voorziening behoort niet tot het eigen vermogen van de instelling. Voorzieningen zijn fondsen voor concrete verplichtingen. Met andere woorden het zijn fondsen waarover niet kan worden beschikt dan voor het doel/risico waarvoor zij zijn ingesteld. Zij dienen om een gelijkmatige verdeling van lasten, in tijd gemeten, te bewerkstelligen, dan wel latente verplichtingen op te vangen. Voorzieningen worden gevormd door (jaarlijkse) toevoegingen aan de voorzieningen zijn daarmee kosten voor de instelling. Voor de vorming van een voorziening moet aan twee voorwaarden worden voldaan:

• ·

  Er zijn concrete en specifieke risico’s verbonden aan bepaalde activiteiten of aan bepaalde activa/passiva. Deze risico’s overtreffen het algemene risico dat aan het “ondernemen” verbonden is.

• ·

  De risico’s dienen op de balansdatum aanwezig te zijn en moeten voortvloeien uit gebeurtenissen die voor balansdatum hebben plaatsgevonden, uit handelingen die voor balansdatum zijn verricht of uit overeenkomsten die voor balansdatum zijn aangegaan.

  • Uit het bovenstaande blijkt dat de algemene bedrijfsrisico’s gedekt moeten worden uit het eigen vermogen; alleen voor concrete, specifieke risico’s die op balansdatum aanwezig zijn kunnen voorzieningen worden gevormd. Het vormen van voorzieningen moet beschouwd worden als een normaal onderdeel van de bedrijfsvoering en moet daarom onderdeel uit te maken van de begroting en rekening van de instelling. Er is dus sprake van normale kosten.

  • Voorzieningen kunnen gevormd worden voor personele verplichtingen (ziektevervanging, wachtgeldverplichtingen, pensioenverplichtingen, reorganisatiekosten e.d.), belastingverplichtingen, groot onderhoud aan eigen gebouwen, onderhoud en vervanging inventaris en investeringen.

  • In de subsidieverordening is daarom vastgelegd dat een instelling een eigen vermogen kan vormen en voorzieningen mag treffen ten behoeve van bestemmingen die passen binnen de beleidsdoelstellingen van de subsidieverlening.

  • Het eigen vermogen en de voorzieningen kunnen gevormd worden uit het subsidie, door efficiënt met het subsidie om te gaan, door de inkomsten uit activiteiten waarvoor het subsidie wordt verleend en door andere inkomsten die de instelling verkrijgt uit niet gesubsidieerde activiteiten, lidmaatschappen, acties, legaten, sponsering etc.

  • Over de opbouw van het eigen vermogen en de voorzieningen moeten met de instelling bij de subsidieverlening wel afspraken worden gemaakt. Bij de beoordeling van de hoogte van het eigen vermogen en de voorzieningen gaat het College er vanuit dat de hoogte van het eigen vermogen in redelijke relatie tot het totaal aan lasten van de instelling moet staan en dat de voorzieningen een duidelijke relatie moeten hebben tot de verwachte risico’s.

  • In lid 4 van het artikel zijn een aantal specifieke bepalingen opgenomen over de vermogensvorming van een instelling met budgetsubsidie.

  • In de eerste plaats moet een dergelijke instelling bij de subsidieaanvraag hierover een plan indienen voor de betreffende subsidieperiode. In het plan moet worden vermeld welke reserves en voorzieningen met welke oogmerken gevormd (gaan) worden, alsmede de maximale omvang en de verwachte storting in en/of onttrekking uit deze fondsen. Op basis van dit plan zal het College de vermogenspositie van de instelling beoordelen.

  • In de tweede plaats zal er met de instelling een afspraak worden gemaakt over het niveau van het eigen vermogen. Indien dit vermogen aan het einde van een subsidieperiode boven een bepaald niveau uitkomt, kan het College dit vermogen afromen. Ook kan hiermee rekening worden gehouden bij de bepaling van subsidiebudget voor de nieuwe periode. In principe zal er van afromen sprake kunnen zijn als de instelling gedurende de periode waarvoor het subsidie is verleend een algemene, dus in feite een risicoreserve vormt die boven een zogenaamd risicobedrag uitkomt. Dit bedrag is vastgesteld op tien procent van de totale jaarlasten van de instelling.

  • Het afromen, zoals hierboven is beschreven zal zeker gelden indien een instelling een eigen vermogen vormt op basis van het niet of slechts in beperkte mate uitvoeren van de afgesproken activiteiten. In dat geval zal de instelling deze bedragen aan de gemeente moeten teruggeven naar evenredigheid van de mate waarin het subsidie heeft bijgedragen aan de vorming van dit vermogen.

  • Tenslotte mag een instelling met budgetsubsidie, behoudens toestemming van het College, geen vermogen onderbrengen in steunstichtingen, waaraan zij is gelieerd.

  • In artikel 50 wordt beschreven dat het College het recht heeft om ongewenste vermogensvorming tegen te gaan en hiervoor van een instelling een vergoeding te vragen. In lid 1 worden de situaties genoemd waarin het College het recht heeft om in te grijpen. In lid 2 wordt de termijn van ingrijpen vermeld en in de daarna volgende leden wordt nader ingegaan op de wijze waarop de vergoeding wordt bepaald. In lid 6 van het artikel wordt aangegeven dat in sommige gevallen hierbij een onafhankelijk deskundige zal worden ingeschakeld.

  • In artikel 51 wordt ingegaan op de verplichtingen van een instelling als de rechtspersoon wordt ontbonden. Uitgangspunt is dat in de statuten van een instelling waaraan subsidie is verleend bepalingen zijn of worden opgenomen over toestemming van het College over:

• ­

  de besteding van het batig saldo van de liquidatierekening;

• ­

  de verkoop en bestemmingswijziging van gebouwen, welke met subsidie zijn verkregen.

Ook als de subsidierelatie wordt beëindigd moet het College nog een aantal jaren hiervoor toestemming blijven verlenen. Bij gebouwen is dit zelfs op veertig jaar gesteld.

artikel 52

In dit artikel wordt aan het College de mogelijkheid geboden om:

• -

  beslissingen te nemen in situaties waarin de verordening niet voorziet;

• -

  af te wijken van de verordening;

• -

  ontheffingen te verlenen van bepalingen in de verordening;

• -

  extra voorwaarden bij de subsidieverlening te stellen.

Het College kan dit alleen in bijzondere situaties doen en is daarbij bovendien verplicht om de Raad in te lichten.