Regeling budgethouderschap gemeente De Fryske Marren

Artikel 1 Begripsbepalingen

• •

  Programmabegroting

  De programmabegroting is de vertaling van het meerjarenperspectief naar concrete activiteiten, prestaties en middeleninzet voor het komende jaar, met een voorlopige doorkijk naar ten minste de drie jaren daarna.

• •

  Productgroepen

  Een productgroep is een onderdeel van een programma bestaande uit een samenstel van een aantal samenhangende producten of een enkel product van de productenraming en productenrealisatie.

• •

  Budgetten

  Een budget is een jaarlijks terugkerend bedrag in de begroting.

• •

  Investeringskredieten

  Een investeringskrediet is een incidenteel beschikbaar gesteld bedrag, ook wel project genoemd.

• •

  Grootboeknummer

  Een grootboeknummer betreft een uit te voeren activiteit, die is opgebouwd uit één of meerdere kostensoorten.

• •

  Kostensoort

  Een kostensoort is een bepaald type kosten. Bijvoorbeeld: belastingen, energie of kosten derden

• •

  Budgetbeheerder

  Is een verzamelnaam van alle functionarissen die over budgetten en investeringskredieten mogen beschikken. Dus zowel de hoofdbudgethouder, de budgethouder als de budgetuitvoerder (kredietbeheerder).

Artikel 2 Secretaris

• 1.

  In de Lijst van gemandateerde en ondergemandateerde bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders, zoals bedoeld in de Mandaatregeling heeft het college de secretaris gemandateerd tot het doen van uitgaven in het kader van de begroting en de verstrekte kredieten.

• 2.

  De secretaris wijst op basis van een besluit hoofdbudgethouders aan.

• 3.

  De secretaris kan desgewenst ook zelf als hoofdbudgethouder optreden.

• 4.

  De secretaris wijst per budget of krediet slechts één hoofdbudgethouder aan.

Artikel 3 Hoofdbudgethouder

• 1.

  De directeuren van de gemeente De Fryske Marren zijn de hoofdbudgethouder.

• 2.

  De hoofdbudgethouders wijzen op basis van een besluit budgethouders aan.

• 3.

  De hoofdbudgethouders kunnen desgewenst ook zelf als budgethouder optreden.

• 4.

  De hoofdbudgethouders wijzen per budget of krediet slechts één budgethouder aan.

Artikel 4 Budgethouder

• 1.

  Budgethouders zijn de teammanagers van de gemeente De Fryske Marren en de griffier. Een teammanager kan voor zijn budgetten projectleiders aanwijzen als budgethouders.

• 2.

  De budgethouders wijzen op basis van een besluit budgetuitvoerders aan.

• 3.

  De budgethouders kunnen desgewenst ook zelf als budgetuitvoerder optreden.

• 4.

  De budgethouders wijzen per grootboeknummer slechts één budgetuitvoerder aan.

• 5.

  Een projectleider kan alleen fungeren als budgethouder voor investeringskredieten.

Artikel 5 Budgetuitvoerder (kredietbeheerder)

Als budgetuitvoerders (kredietbeheerders) worden medewerkers van het eigen team, een ander team of medewerkers aan een project van de gemeente De Fryske Marren aangewezen.

Artikel 6 Hiërarchie / vervanging

• 1.

  De bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot het budgetbeheer doorbreken de hiërarchische lijnen niet.

• 2.

  Bij afwezigheid van de secretaris wordt deze vervangen door degene die hem/haar in de andere werkzaamheden vervangt.

• 3.

  Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder wordt deze vervangen door degene die hem/haar in de andere werkzaamheden vervangt.

• 4.

  Bij afwezigheid van de budgethouder wordt deze vervangen door degene die hem/haar in de andere werkzaamheden als directeur, teammanager of projectleider vervangt.

• 5.

  Bij afwezigheid van de budgetuitvoerder (kredietbeheerder) wordt deze vervangen door degene die hem/haar in de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden vervangt.

Artikel 7 Verantwoordelijkheden

• 1.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijkse beheer van de gemeente De Fryske Marren, met uitzondering van de griffie, bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Deze heeft de eindverantwoordelijkheid voor de voorbereiding en uitvoering van de begroting en daarnaast de verantwoording over het gevoerde financiële beheer. Als hoofdbudgethouder is hij/zij het college van burgemeester en wethouders verantwoording verschuldigd voor de hem/haar toevertrouwde budgetten.

• 2.

  De hoofdbudgethouder is de secretaris verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten.

• 3.

  De budgethouder is de hoofdbudgethouder verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en is inhoudelijk verantwoordelijk voor de te verrichten prestaties.

• 4.

  De budgetuitvoerder (kredietbeheerder) is de budgethouder verantwoording verschuldigd voor de hem/haar toevertrouwde budgetten.

Artikel 8 Aangaan verplichtingen

• 1.

  Verplichtingen worden onderscheiden in “verplichtingen betreffende uitgaven” en “verplichtingen betreffende inkomsten” (rechten).

• 2.

  Het aangaan van verplichtingen gebeurt met inachtneming van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 3.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende taakstelling.

• 4.

  Aangewezen budgetbeheerders zijn verantwoordelijk voor de uitgaven en inkomsten die voortvloeien uit de door hen aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten.

• 5.

  Bij het aangaan van verplichtingen dienen de maximale bedragen genoemd in de mandaatregeling voor de verschillende categorieën budgetbeheerders in acht te worden genomen.

• 6.

  De in de mandaatregeling genoemde bedragen zijn netto bedragen.

Artikel 9 Flexibiliteit budgetten

• 1.

  De secretaris is bevoegd om, binnen de kaders van de programma’s, met budgetten over de productgroepen te schuiven.

• 2.

  De hoofdbudgethouder is bevoegd om, binnen de kaders van de productgroepen met budgetten over de producten te schuiven.

• 3.

  De budgethouder is bevoegd om binnen de hem/haar toegekende afzonderlijke producten, met inachtneming van de aan de producten verbonden doelstellingen, met budgetten te schuiven.

• 4.

  Verschuivingen tussen en binnen producten en productgroepen worden als administratieve begrotingswijziging verwerkt in de financiële administratie.

Artikel 10 Fiattering betalingen

• 1.

  De daartoe aangewezen functionarissen zijn verantwoordelijk voor de fiattering van betalingen ten laste van de budgetten.

• 2.

  Fiattering is eerst mogelijk nadat de verantwoordelijke budgetuitvoerder (kredietbeheerder) een factuur door middel van een elektronische handtekening, of een paraaf gesteld op een te registreren fysiek document, voor akkoord heeft verklaard. Afhankelijk van de maximale bedragen zoals opgenomen in de mandatenregeling dienen de budgethouder dan wel de hoofdbudgethouder de factuur mede te ondertekenen.

• 3.

  Voor het doen van uitgaven is het niet toegestaan gebruik te maken van (automatische) incasso’s.

Artikel 11 Informatieverstrekking

• 1.

  De budgetuitvoerder informeert de budgethouder tijdig over de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van de toegekende budgetten.

• 2.

  De budgethouder informeert de hoofdbudgethouder tijdig over de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen op de toegekende producten.

• 3.

  De hoofdbudgethouder informeert de secretaris tijdig over de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwacht afwijkingen op de toegekende productgroepen.

• 4.

  De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden, termijnen, planningen, kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

• 5.

  De budgetuitvoerder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de benodigde informatie ten behoeve van de planning- en controldocumenten.

• 6.

  Op ieder gewenst moment kunnen de budgetbeheerders een budgetoverzicht krijgen van de met de financiële administratie belaste organisatie-eenheid. In deze budgetoverzichten wordt de actuele stand van zaken met betrekking tot het budget/het product gegeven.

• 7.

  De budgetbeheerders hebben de mogelijkheid om het financiële systeem te raadplegen.

Artikel 12 Rapportage

• 1.

  Rapportage over afwijkingen in de voortgang van de uitvoering vindt, conform de financiële verordening plaats via een voor- en een najaarsrapportage. De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden, termijnen, planningen, kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

• 2.

  Afwijkingen op de ramingen van baten en lasten per programma > € 100.000 en afwijkingen op investeringskredieten > 10% van het oorspronkelijke krediet dienen van een adequate toelichting te worden voorzien. Dit laatste met een minimumbedrag van € 50.000.

• 3.

  In de voor- en najaarsrapportage worden respectievelijk de realisatie over de eerste 4 en eerste 8 maanden opgenomen en wordt een prognose gegeven voor het verdere verloop van het boekjaar.

• 4.

  De voor- en najaarsrapportage worden conform de financiële verordening ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad.

• 5.

  Aan het einde van het begrotingsjaar legt de budgethouder verantwoording af door middel van de jaarrapportage. Hiertoe wordt de benodigde informatie aangeleverd.

Artikel 13 Prestatiegegevens

De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaffen hieromtrent de nodige informatie.

Artikel 14 Condities / beperkingen

• 1.

  De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van kassier en de registrerende functie.

• 2.

  Een budgetbeheerder kan zijn bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem/haar geplaatste functionarissen.

• 3.

  Per organisatieonderdeel en/of budgetbeheerder kunnen, voor zover niet strijdig met deze regeling, aan de uitoefening van het budgethouderschap condities of beperkingen worden aangebracht.

Artikel 15 Hardheidsclausule

In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 16 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgethouderschap gemeente De Fryske Marren”.

Artikel 17 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2021.