Mandaatstatuut 2007, versie november 2014

ALGEMENE REGELS MANDAATSTATUUT GEMEENTE DE MARNE

____________________________________________________________________________________

• 1.

  Mandaatgever

  Onder de mandaatgever wordt verstaan: het orgaan, dat de bevoegdheid opdraagt.

• 2.

  Gemandateerde

  Onder gemandateerde wordt verstaan: het bestuursorgaan, de portefeuillehouder, de ambtenaar of de niet-ondergeschikte derde, die de bevoegdheid opgedragen krijgt.

• 3.

  Delegans

  • Onder delegans wordt verstaan het bestuursorgaan, dat zijn bevoegdheid overdraagt.

• 4.

  Delegataris

  • Onder delegataris wordt verstaan het orgaan of de persoon, die een bevoegdheid op basis van delegatie uitoefent.

  • 5.Volmacht

    Onder volmacht wordt verstaan de bevoegdheid in civielrechtelijke aangelegenheden die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten. Titel II van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek is van overeenkomstige toepassing.

    • 6. Gebruik mandaatbevoegdheid bij twijfel

    • Als er onvoldoende zekerheid bestaat over de bevoegdheid tot het nemen van een beslissing krachtens mandaat, wordt geen toepassing gegeven aan de mandaatbevoegdheid, maar de beslissing genomen door de mandaatgever (“bij twijfel niet inhalen”).

7.Omvang van de mandaatbevoegdheid

Onverminderd het bepaalde in artikel 10:3, van de Algemene wet bestuursrecht en het bepaalde onder punt 6. en behoudens uitzonderingen in de bijzondere lijst voorzien, is de gemandateerde slechts bevoegd tot het nemen van beslissingen, als in dit statuut bedoeld, indien:

• a.

  de te nemen beslissing niet in strijd is met het bestaande beleid, vastgestelde richtlijnen en/of voorschriften;

• b.

  er overeenstemming bestaat tussen alle verplichte adviezen;

• c.

  de te nemen beslissing niet leidt tot overschrijding van verleende budgetten en/of kredieten;

• d.

  er geen sprake is van een uitzonderingssituatie.

8 Bijzondere toets bij uitoefening van de mandaatsbevoegdheid

De gemandateerde gaat per aan hem voorgelegd geval zorgvuldig na of aan de te nemen beslissing aspecten verbonden zijn van:

• a.

  politieke keuze;

• b.

  beleidsbepaling;

• c.

  ernstige precedentwerking.

Als daarvan sprake is, moet de zaak worden voorgelegd aan de mandaatgever.

9. Aanwijzingen en instructies bij mandaat

• • a. De gemandateerde is gehouden aanwijzingen en instructies van de mandaatgever op te volgen;

  • b. de gemandateerde onthoudt zich van bevoegdheidsuitoefening, als de mandaatgever de wens te kennen geeft zelf te beslissen.

• 10.

  Ondertekening

  De ondertekening van brieven, bevattende een besluit dat op basis van mandaat door een ambtenaar is genomen, geldt, tenzij het statuut anders vermeldt, de volgende formule:

  Burgemeester en wethouders (of) De burgemeester van de

  van de gemeente De Marne gemeente De Marne,

  namens dezen, namens deze,

  .............................

  (naam en functie van de gemandateerde)

  De ondertekening van brieven, bevattende een besluit, dat op grond van een gedelegeerde bevoegdheid is genomen, gebeurt op naam van de delegataris.

11.Functionele mandaatverlening

Het mandaat is verbonden aan een bepaalde functie en wordt uitgeoefend door degene die deze functie bekleedt, waaronder mede wordt verstaan degene die tijdelijk, al dan niet op interimbasis, de functie waarneemt. Mocht de functionaris afwezig of overbelast zijn, dan treedt de vervangingsregeling in werking.

12.Vervangingsregeling bij mandaat: algemeen

De vervangingsregeling treedt in werking in geval van afwezigheid of overbelasting van de gemandateerde of, indien aangewezen, de ondergemandateerde.

In geval van afwezigheid of overbelasting van de gemandateerde of, indien aangewezen, de ondergemandateerde, wordt deze vervangen door de hierna als vervanger aangewezen functionaris.

Vervanging van directeur, adjunct-directeur en gemandateerde medewerkers

• I.

  De directeur en adjunct-directeur vervangen elkaar onderling;

• II.

  Gemandateerde medewerkers worden vervangen door de directeur of de adjunct-directeur, afhankelijk van onder wie de medewerker valt;

• III.

  Bij afwezigheid of overbelasting van de vervanger wordt de zaak voorgelegd aan het lid van het college van burgemeester en wethouders, tot wiens portefeuille de betreffende zaak valt;

ALGEMENE MANDAATVERLENING.

Onverminderd het bepaalde in artikel 10:3, van de Algemene wet bestuursrecht gelden de hieronder genoemde mandaten voor alle afdelingen en worden uitgeoefend door de meest betrokken ambtenaar, tenzij de bijzondere lijst uitdrukkelijk een ander aanwijst.

• 1.

  Het verstrekken van algemene informatie betreffende aangelegenheden welke geregeld zijn in die administratieve regelingen, waarvan de beslissingsvoorbereiding en de administratieve uitvoering tot het takenpakket van de afdeling gerekend worden;

• 2.

  Het toezenden aan overheidsinstellingen van gevraagde of verplicht te verstrekken gegevens of van inlichtingen betreffende het door de gemeente gevoerde beleid;

• 3.

  Het verzenden van ontvangstbevestigingen van aanvragen en brieven, waarvan de beantwoording naar verwachting enige tijd zal vergen;

• 4.

  Het vragen van adviezen aan gemeentelijke diensten of derden, voor zover daaraan geen kosten zijn verbonden.

• 5.

  Het verrichten van werkzaamheden, die uitsluitend uitvoering betreffen, welke werkzaamheden worden geacht te zijn gemandateerd aan die ambtenaar, die bij die uitvoering het meest direct betrokken is, met dien verstande, dat in geval van onduidelijkheden overleg wordt gepleegd met de directeur of de adjunct-directeur.

• 6.

  Onder uitvoering, genoemd bij punt 5., wordt tevens verstaan het doen van informele aanschrijvingen in geval dat zonder of niet overeenkomstig een reeds verleende vergunning, ontheffing of toestemming wordt gehandeld, echter niet eerder dan nadat met de met formele handhaving belaste ambtenaren overleg is gepleegd.

• 7.

  Het verstrekken van opdrachten voor werken, leveringen of aanschaffingen overeenkomstig het vastgestelde inkoopbeleid, hetgeen betekent dat het college bevoegd is voor Europese aanbestedingen en aanbestedingen Nationaal Openbaar en de budgethouders (productverantwoordelijken) voor aanbestedingen enkelvoudig en meervoudig onderhands conform navolgende tabel

• 8.

  Het inwinnen van offertes met inachtneming van het offertebeleid, voor zover daar geen kosten aan verbonden zijn.

• 9.

  Toestemming voor deelname aan congressen en kortdurende cursussen, mits binnen het beschikbaar gestelde budget. Dit mandaat wordt uitgeoefend door de directeur, voor zover dit het verlenen van toestemming voor deelname aan congressen en kortdurende cursussen aan adjunct-directeur, de medewerkers van de stafafdeling en de onder hem of haar vallende medewerkers betreft, door de adjunct-directeur, voor zover dit het verlenen van toestemming voor deelname aan congressen en kortdurende cursussen door medewerkers die onder hem of haar vallende medewerkers betreft.

• 10.

  Verlenen van verlof, inclusief buitengewoon verlof, voor zover het geregelde gevallen betreft. Dit mandaat wordt uitgeoefend door de directeur, de adjunct-directeur en anderen, voor zover met de dagelijkse leiding belast.

MANDAATSTATUUT

Deel 2: Lijst bijzondere mandaten en volmachten

Inhoud:

Blz.

Lijst A: Bedrijfsvoering en ondersteuning 9

• I.

  Algemene bestuurlijke en juridische zaken (ABJZ) 9

• II.

  Financiën

  • a.

    Financieel beleid 10

  • b.

    Belastingen 10

  • c.

    Comptabiliteit 11

• III.

  I&A 11

• IV.

  Beheerbureau GIS 11

• V.

  P&O 11

Lijst B: Realisatie & Beheer / VROM 13

• I.

  Realisatie en Beheer 13

  • a.

    Infrastructuur 13

  • b.

    Grondzaken & vastgoed 14

  • c.

    Groen, bouw en civieltechniek 15

  • d.

    Gemeentewerken 15

• II.

  VROM (voor zover niet gemandateerd aan directeur ODG: zie lijst D.) 16

  • a.

    beleidsontwikkeling 16

  • b.

    omgevingsaangelegenheden: algemeen 17

  • c.

    omgevingsaangelegenheden: monumenten 17

  • d.

    omgevingsaangelegenheden: ruimtelijke zaken 17

  • e.

    omgevingsaangelegenheden: milieu 18

Lijst C1: Sociale Zaken; 19

I Sociale Zaken

• a.

  Werk en inkomen 19

• b.

  Vreemdelingenzorg / nieuwkomers 20

Lijst C2 Publiekszaken & Welzijn 21

• I.

  Welzijn, zorg en onderwijs 21

  • a.

    Maatschappelijke ondersteuning en invalidenparkeerkaart 21

  • b.

    Subsidiering 21

  • c.

    WZO overig 21

• II.

  Burgerzaken 23

• III.

  Facilitaire Dienstverlening 25

Lijst D: Mandaten aan derden 26

• a.

  Directeur Omgevingsdienst Groningen 26

• b.

  Overig 30

Lijst E: Volmachten 31

Overzicht gedelegeerde bevoegdheden 33

Overzicht verleende ondermandaten 34

BIJZONDERE LIJST MANDATEN

Lijst A: Bedrijfsvoering en ondersteuning (ABJZ, Financiën, I&A, Beheerbureau GIS, P&O)

Lijst B Realisatie & Beheer / VROM

Lijst C1 Sociale Zaken

Lijst C2 Publiekszaken & WZO

Lijst D Mandaten aan derden

a.Directeur Omgevingsdienst

b.Overige

b. Lijst E Volmachten

PM

MANDAATSTATUUT

Deel 3: Overzicht gedelegeerde bevoegdheden (nog geldend)

• A.

  Bedrijfsvoering & ondersteuning

• -

  taakveld Middelen

  • o

    aangaan van vaste geldleningen onder voorwaarden en aangaan van kasgeldlening met (maximale) looptijd van 1 jaar, onder voorwaarden.

    • §

      delegans: gemeenteraad

    • §

      gedelegeerde: college van burgemeester en wethouders

    • §

      datum delegatiebesluit: 23 juni 1998

• B.

  Brandweer en Realisatie & Beheer

• -

  Brandweer

• -

  afdeling R&B

  oVROM ontwikkeling

  §toepassing artikel 19, eerste lid, Wet op de Ruimtelijke Ordening, voor zover het betreft het nemen van een besluit op een verzoek om een verklaring van geen bezwaar aan te vragen bij Gedeputeerde Staten van Groningen en het nemen van een besluit op een aanvraag om vrijstelling, onder de voorwaarde dat, indien tijdens de inspraakfase en/of de formele procedure van terinzagelegging zienswijzen of bedenkingen zijn binnengekomen, de commissie VROM/OW (thans: de raadscommissie, ingesteld bij raadsbesluit van 18 februari 2003):

  • ·

    delegans: gemeenteraad

  • ·

    gedelegeerde: college van burgemeester en wethouders

  • ·

    datum delegatiebesluit: 27 juni 2000

Dit besluit vervalt als alle besluiten die op basis van het delegatiebesluit zijn genomen, onherroepelijk zijn geworden.

• • §

    Nieuwe Wet ruimtelijke ordening:

    delegatie bevoegdheid tot het verlenen of weigeren van een projectbesluit als bedoeld in artikel 3.10 Wro; tot het vaststellen van een exploitatieplan als bedoeld in artikel 6.12, eerste lid, Wro in relatie tot een besluit als bedoeld in artikel 3.6, eerste lid, onder a, Wro of artikel 3.10 vierde lid, Wro en tot het niet-vaststellen van een exploitatieplan als bedoeld in artikel 6.12, tweede lid, Wro.

    • ·

      delegans: gemeenteraad

    • ·

      gedelegeerde: college van burgemeester en wethouders

    • ·

      datum delegatiebesluit: 28 oktober 2008

• C1.

  Sociale Zaken

• C2.

  Publiekszaken & WZO

-

MANDAATSTATUUT

Deel 4: Besluit verleende ondermandaten

de gemeentesecretaris-directeur en de adjunct-directeur van de Gemeente De Marne,

gelet op het interimbesluit mandatering van het college van burgemeester en wethouders van 18 november 2014, nr. 2014001292;

overwegende dat bij besluit van 13 oktober 2010 diverse bevoegdheden die opgenomen zijn in het Mandaatstatuut van de gemeente De Marne met instemming van de mandaatgever(s) zijn ondergemandateerd aan afdelingshoofden;

dat in verband met organisatorische ontwikkelingen, zoals de uitbesteding van Wabo-taken c.a. en de organisatiewijziging 2014, mede inhoudende de benoeming van een gemeentesecretaris-directeur en adjunct-directeur, er aanleiding is om de ondermandatering te herzien of, waar nodig, opnieuw te verlenen;

b e s l u i t e n:

ieder voor zover het de aan hun gemandateerde bevoegdheden betreft, de volgende mandaten uit het Mandaatstatuut 2007, versie oktober 2014, onder te mandateren (de nummers corresponderen met de nummering in het Mandaatstatuut):

• 1.

  aan de beleidsadviseur bestuurlijke en juridische zaken: handelingen met betrekking tot (algemene) bezwaarschriften = A.I.3

• 2.

  aan de beleidsregisseur Omgevingsdienst Groningen: alle bevoegdheden van lijst D. onder a. (mandaten Wabo e.d. aan directeur Omgevingsdienst Groningen)

• 3.

  aan de senior medewerker(s) zorgloket: voorzieningen Wmo, GPK en leerlingenvervoer = C2.I.a.1, C2.I.a.2 en C2.I.c.2;

• 4.

  aan de senior beleidsmedewerker Welzijn, Zorg & Onderwijs: subsidiering = C2.I.b.1, C2.I.b.2, C2.I.b.3, C2.I.b.4, C2.I.b.5 en leerlingenvervoer (bij afwezigheid van de senior-medewerker(s) zorgloket) = C2.I.c.2.

Dit besluit werkt na inwerkingtreding op de dag volgende op die van haar bekendmaking terug tot 1 oktober 2014.

Leens, 27 november 2014.

MANDAATSTATUUT

Deel 5: Trefwoordenregister

Geschrapt bij herziening 2005. Als gevolg van wijziging van het sectorenmodel naar het directeursmodel hebben zich grote verschuivingen voorgedaan. Voor het zoeken naar trefwoorden kan in de digitale versie (te vinden op het intranet: H:\Algemeen\verordeningen) gebruik gemaakt worden van de zoekfunctie (Control F)

MANDAATSTATUUT

Deel 6: Theorie

BEVOEGDHEDENOVERDRACHT

1. Inleiding

In een democratische rechtsstaat dienen bevoegdheden, al dan niet na herleiding, te worden uitgeoefend op grond van een wettelijke regeling (legaliteitsbeginsel), door een direct of indirect democratisch gekozen orgaan.

Het bestuursrecht is in de loop van de jaren fors gegroeid. Een veelheid van overheidstaken is aan lokale bestuursorganen op- of overgedragen. Het gevolg ervan is, dat met name het dagelijks bestuur in de gemeente - het college van burgemeester en wethouders - over tal van publiekrechtelijke bevoegdheden beschikt, die zij kan uitoefenen (facultatieve bevoegdheden), maar ook vaak moet uitoefenen (imperatieve bevoegdheden). De invoering van het duale bestel geeft ook nog een forse impuls aan het takenpakket van het college.

Naast het publiekrecht speelt ook het privaatrecht een belangrijke rol in het lokale overheidsoptreden. Ook daarin hebben de diverse bestuursorganen raad, college en burgemeester hun eigen verantwoordelijkheid, waarbij ook weer het leeuwendeel van de taken berust.

Het is in het moderne bestuur niet meer vol te houden, dat het aangewezen bestuursorgaan de toegekende bevoegdheden feitelijk zelf uitoefent. Dat zou tot een overbelasting van de agenda's leiden en de slagvaardigheid van het bestuur frustreren. Het is dan ook niet verwonderlijk, dat steeds meer – ook in relatief kleine organisaties – gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden tot overdracht van bevoegdheden aan hetzij de individuele leden van een bestuursorgaan (de wethouder/portefeuillehouder) of aan ondergeschikte ambtenaren. Op die wijze kunnen de agenda's van de collectieve organen worden ontlast en kan efficiënt, slagvaardig en burgergericht bestuurd worden.

2. Vormen van overdracht van bevoegdheden

Het bestuursrecht kent voor uitoefening van bevoegdheden door anderen dan het oorspronkelijk aangewezen bestuursorgaan een tweetal juridische figuren: delegatie en mandaat.

Onder delegatie wordt verstaan: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent.

De partij die de bevoegdheid overdraagt wordt aangeduid als de delegans, de partij die de bevoegdheid ontvangt wordt aangeduid als de delegataris.

Naast de bevoegdheid wordt ook de verantwoordelijkheid overgedragen. Dit betekent, dat de delegans de bevoegdheid niet meer zelf mag uitoefenen en evenmin richtlijnen mag geven in incidentele gevallen.

Wel is toegestaan dat de delegans, tezamen met het delegatiebesluit, algemene richtlijnen geeft. Voorwaarde voor delegatie is dat er een (formeel)wettelijke grondslag aanwezig is. Op grond van artikel 10:14 van de Algemene wet bestuursrecht is delegatie aan ondergeschikten niet meer toegestaan.

Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (zie de definitie in de Algemene wet bestuursrecht, artikel 10:1). Het orgaan dat de bevoegdheid opdraagt wordt aangeduid als de mandaatgever, het orgaan dat de bevoegdheid opgedragen krijgt wordt aangeduid als de gemandateerde.

De gemandateerde voert de bevoegdheid uit in naam van en onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever. De mandaatgever mag altijd de bevoegdheid zelf gaan uitoefenen en altijd tussentijds algemene en bijzondere richtlijnen geven. De gemandateerde kan wel een ondergeschikte of zelfs een buiten de organisatie werkende niet-ondergeschikte (zie o.a. hoofdstuk 7 van de bijzondere lijst van het statuut).

Een mandaat kan verder persoonlijk of functioneel zijn, waarbij op zich geen onderscheid bestaat tussen een natuurlijk persoon of een rechtspersoon of een niet-rechtspersoonlijkheid bezittend collectief (zoals het college).

Voor mandaatverlening is in beginsel geen wettelijke grondslag vereist. Dat betekent echter niet, dat mandaatverlening in alle gevallen kan worden toegestaan (zie verder paragraaf 4). Bovendien stelt de Algemene wet bestuursrecht aan mandatering een aantal minimale eisen, waaruit voortvloeit dat in ieder geval structurele mandaten een schriftelijke grondslag behoeven. Daartoe dient dit statuut. Incidentele mandaten kunnen ook mondeling worden verleend, maar dan alleen aan ondergeschikten.

De kern van het onderscheid is dus gelegen in de vraag wie verantwoordelijk is voor de wijze waarop de bevoegdheid wordt uitgeoefend. Dit zware onderscheid is van invloed op de verhouding tussen partijen die bij de mandatering of de delegatie betrokken zijn. De delegans "verliest" de verantwoordelijkheid. Het ligt dan ook voor de hand om hem invloed op de bevoegdheidsuitoefening te ontzeggen, afgezien van de mogelijkheid tot het geven van algemene richtlijnen.

Bij mandaatverlening is dat anders. Daarbij behoudt de mandaatgever de volle verantwoordelijkheid en moet hij dus voortdurend in staat zijn de bevoegdheidsuitoefening door de gemandateerde te beïnvloeden. Die beïnvloeding kan via algemene aanwijzingen, maar ook via aanwijzingen in incidentele gevallen plaatsvinden.

De vraag is welke vorm van bevoegdhedenoverdracht de voorkeur verdient. Voor het vinden van een antwoord hierop is een beschouwing van de voor- en nadelen van bevoegdhedenoverdracht in zijn algemeenheid en van delegatie versus mandaat in het bijzonder op zijn plaats.

Voordelen van bevoegdhedenoverdracht

• -

  door de kortere beslislijnen kan snellere afhandeling worden gerealiseerd van door de burger ingediende aanvragen. De organisatie kan dus meer burgergericht werken;

• -

  door de afdoening van zaken op een meer decentraal niveau in de organisatie zal een vermindering van de werklast van het bestuur kunnen worden bereikt;

• -

  door de afdoening van allerlei detailzaken lager in de organisatie te leggen kan het bestuur zich meer toeleggen op het sturen op hoofdlijnen; dit komt de algehele coördinatie ten goede;

• -

  door de bevoegdheidsuitoefening op een meer decentraal niveau te leggen krijgen de medewerkers op die niveaus meer verantwoordelijkheden. Hierdoor zullen motivatie en arbeidstevredenheid worden vergroot;

• -

  als gevolg van de spreiding van de werklast is het mogelijk meer en beter gebruik te maken van de binnen de organisatie ter beschikking staande deskundigheid. Hierdoor kunnen kwalitatief betere besluiten worden genomen, ook omdat bevoegdhedenoverdracht een zekere specialisatie met zich meebrengt.

Nadelen van bevoegdhedenoverdracht

Kunnen de voordelen van bevoegdhedenoverdracht van zowel mandaatverlening als delegatie gelden, qua nadelen lopen beide vormen uiteen, hetgeen is terug te voeren op het verschil karakter tussen de beide overdrachtsvormen.

Als nadelen van bevoegdhedenoverdracht kunnen worden genoemd:

• -

  het vereiste van een wettelijke grondslag voor delegatie sluit het geven van aanwijzingen en instructies anders dan tezamen met het delegatiebesluit uit en verzet zich tegen het aanbrengen van (al dan niet juridische) beperkingen ten aanzien van de uitoefening op basis van delegatie;

• -

  delegatie aan een orgaan of persoon, dat of die niet in relatie staat tot een vertegenwoordigend lichaam leidt tot uitholling van de politieke controleerbaarheid. Hierover kan worden opgemerkt, dat de Algemene wet bestuursrecht de delegatie aan niet-ondergeschikten niet toestaat. Er bestaat dan altijd een relatie tussen delegans en delegataris.

• -

  mandaatverlening aan niet-ondergeschikten is en blijft (onder de Algemene wet bestuursrecht) wel mogelijk. Hier gaat het argument van uitholling van de politieke controleerbaarheid wel op, zeker als de gemandateerde feitelijk "ver verwijderd" is van de mandaatgever.

- delegatie maakt dus min of meer een eind aan de politieke verantwoordelijkheid van de delegans. De delegans kan alleen worden aangesproken op het feit, dat hij een bevoegdheid heeft overgedragen, niet op de feitelijke uitoefening van de bevoegdheid door de delegataris. Bij mandaat ligt dat anders: formeel blijft de mandaatgever politiek verantwoordelijk voor de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden en kan daar dus wel op aangesproken worden (maar kan, zoals gezegd, bij mandaatverlening aan niet-ondergeschikten weinig inhoud hebben).

-delegatie kan de ambtelijk hiërarchische verantwoordelijkheid frustreren. Incidentele aanwijzingen en instructies passen immers niet binnen deze rechtsfiguur, ondanks het feit, dat de bevoegdheid gaat van een hiërarchisch hoger geplaatst naar een hiërarchisch lager geplaatst orgaan.

Omdat aan mandaatverlening minder nadelen kleven en hiermee toch vaak hetzelfde doel kan worden bereikt als met delegatie, heeft mandaatverlening de voorkeur.

3. Niveau van afdoening

Na de keuze voor de vorm van bevoegdhedenoverdracht volgt de keuze voor het niveau van de bevoegdheidsuitoefening. Ook hier kan een inventarisatie van de voor- en nadelen nuttig zijn voor de meningsvorming, waarbij onderscheid wordt gemaakt naar overdracht aan portefeuillehouder, aan directeur en adjunct-directeur en aan lagere ambtenaren.

De overdracht van collegebevoegdheden aan individuele portefeuillehouders:

Voordelen: - spreiding van de werklast over het college;

• -

  handhaving van de mogelijkheid tot politieke sturing op het ambtelijk apparaat;

• -

  meer mogelijkheden voor specialisering van de individuele portefeuillehouder.

Nadelen: - gevaar voor verkokering;

• -

  afbreuk aan het principe van de collegiale besluitvorming;

• -

  gevaar voor en verminderde betrokkenheid van de portefeuillehouder bij de werkzaamheden van zijn collega's.

De overdracht van collegebevoegdheden en burgemeestersbevoegdheden aan directeuren adjunct-directeur:

Voordelen: - vormt een direct aanspreekpunt in de organisatie;

• -

  kan een voldoende goed overzicht houden op de interne gang van zaken binnen de afdeling;

• -

  heeft een goed en volledig inzicht in en overzicht op de genomen besluiten;

• -

  door zijn grotere betrokkenheid kan de motivatie en arbeidssatisfactie worden vergroot;

• -

  er is een betere benutting mogelijk van de op dit niveau ter beschikking staande deskundigheid.

Nadelen: - door het gevaar van overbezetting kan hij het zojuist genoemde in- en overzicht verliezen, omdat hij teveel zelf moet doen of alleen maar besluiten ondertekent, terwijl die genomen worden door zijn ondergeschikten. Hierdoor kan de coördinatie van de afdeling in gevaar komen;

-gevaar voor het ontstaan van bureaupolitiek en goal-displacement.

De overdracht van collegebevoegdheden en burgemeestersbevoegdheden aan (andere) ambtenaren:

Voordelen: - verbeterde klantgerichtheid, doordat de burger rechtstreeks te maken krijgt met de ambtenaar die de zaak behandelt;

• -

  verbeterde motivatie en arbeidssatisfactie door een grotere betrokkenheid van de ambtenaar;

• -

  er is een betere benutting mogelijk van de in het ambtelijke apparaat aanwezige deskundigheid.

Nadelen: - gevaar voor bureaupolitiek en goal-displacement;

-kans op het ontstaan van lange interne beslislijnen doordat ambtenaren de extra verantwoordelijk niet aandurven en zich achter hun meerdere proberen te verschuilen (hide-away).

4. Afdoenings- en ondertekeningsmandaat

Bij mandaatverlening dient een onderscheid worden gemaakt tussen het zogenaamde afdoeningsmandaat en het zogenaamde ondertekeningsmandaat. Beide mandaten moeten afzonderlijk worden verleend.

Het afdoeningsmandaat houdt in dat de uitoefening van de bevoegdheid als zodanig ligt bij de gemandateerde. Meestal komt dit tot uitdrukking in het zetten van een eindparaaf of een handtekening.

Het ondertekeningsmandaat houdt in, dat de gemandateerde in naam van en onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, het genomen besluit ondertekent.

In de meeste gevallen zal het afdoeningsmandaat en ondertekeningsmandaat aan dezelfde persoon worden verleend. Het is echter mogelijk hierin een scheiding aan te brengen. Op die wijze zou een controlemechanisme kunnen worden ingebouwd: degene die tekent, kan het door een ander genomen besluit naar zijn inhoud en totstandkoming controleren. Deze mogelijkheid verdient echter in een kleine organisatie, waarin lijnen kort zijn en op andere wijze in de mogelijkheid van controle wordt voorzien - door periodieke kennisgeving van de op basis van mandaat genomen besluiten aan de mandaatgever - niet de voorkeur. Het bevordert in ieder geval niet de efficiency.

5. De aanvaardbaarheid van mandaatverlening

Afdoeningsmandaat

Voor mandaatverlening is - zoals gezegd - in beginsel geen wettelijke grondslag nodig. Toch is mandaatverlening niet in alle gevallen geoorloofd. De Algemene wet bestuursrecht heeft de bevoegdheid tot mandaatverlening als volgt geformuleerd (artikel 10:3):

1. Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet.

2. Mandaat wordt in ieder geval niet verleend indien het betreft een bevoegdheid:

a. tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien;

b. tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerder heid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedu re zich anderszins tegen mandaatverlening verzet;

c. tot het beslissen op een beroepschrift;

d. tot het vernietigen of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursor gaan.

3. Mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift wordt niet verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

In deze bepaling is de hoofdlijn in de jurisprudentie van administratieve rechters met betrekking tot mandaatverlening gecodificeerd. Het valt buiten het bestek van deze beschouwing hier dieper op in te gaan. Volstaan kan worden te verwijzen naar de Memorie van Toelichting op de Awb (derde tranche).

Vast staat wel, dat mandaat als juridische figuur zich een vaste plaats in het geschreven recht heeft verworven en de grenzen van het gebruik van deze figuur steeds beter worden afgebakend. Tegen de achtergrond van het toegenomen belang is dat vooral belangrijk met het oog op het voorkomen van formele gebreken aan besluiten en - derhalve - nietigheid of vernietigbaarheid van besluiten. Want wel is gebleken, dat de rechter, geroepen tot toetsing van een op basis van mandaat genomen besluit, geneigd is aan gebreken in de bevoegdheid nogal ingrijpende gevolgen (vernietiging) te verbinden, waarmee hij blijk geeft aan de correcte overdracht van bevoegdheden zwaar te tillen.

Als het "toetsingsgedrag" overigens wordt gespiegeld aan de beginselen van de democratische rechtsstaat, waarin - zoals hiervoor, in de inleiding al is gezegd, wettelijke bevoegdheden behoren te worden uitgeoefend door daartoe (wettelijk) aangewezen en democratisch samengestelde organen - is dat ook wel te verklaren.

Ondertekeningsmandaat

De ondertekening van besluiten van gemeentelijke bestuursorganen is uitdrukkelijk geregeld in de Gemeentewet. Artikel 75 regelt de ondertekening door de burgemeester en artikel 105 de ondertekening door de secretaris.

Dezelfde artikelen regelen overigens ook de mogelijkheid tot mandatering van de ondertekeningsbevoegdheid en daarbij is rekening gehouden met de huidige ontwikkelingen. Artikel 75 voorziet namelijk in de mogelijkheid tot mandatering van de ondertekeningsbevoegdheid aan "een ander lid van het college" (lees: een wethouder). In die mogelijkheid voorzag de oude gemeentewet niet. Nu de nieuwe Gemeentewet de mogelijkheid van ondertekening door de wethouder wel opent, kan aan portefeuillehouders naast het afdoeningsmandaat ook het ondertekeningsmandaat worden verleend.

In de gevallen, dat het ondertekeningsmandaat door de burgemeester aan de secretaris of een gemeenteambtenaar is opgedragen, behoeft de secretaris niet meer (mee) te ondertekenen, aldus artikel 105, Gemeentewet.

6. Vormvereisten

Zoals onder paragraaf 2 is aangegeven, schrijft de Algemene wet bestuursrecht voor, dat een mandaat schriftelijk moet worden verleend, tenzij het om een mandaat per geval gaat. Voorheen gold ook geen publicatievereiste. Een schriftelijk besluit tot het verlenen van één of meerdere mandaten (dus ook het mandaat- en delegatiestatuut) is echter aan te merken als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht en artikelen 3:40 e.v. van de Awb zijn dan van toepassing. Bovendien vereist de Gemeentewet de algemene bekendmaking van gedelegeerde bevoegdheden en analoge toepassing van dat vereiste op gemandateerde bevoegdheden ligt voor de hand.

Voor de volledigheid zij er op gewezen, dat besluiten, die genomen zijn op basis van mandaat, rechtens gelijk staan aan besluiten die direct door het primair bevoegde bestuursorgaan, dus zonder mandaat, zijn genomen. Deze besluiten worden vanzelfsprekend door dezelfde wettelijke voorschriften beheerst. Voor zover het gaat om besluiten in de zin van de Awb, behoren deze dus zorgvuldig te worden voorbereid, behoorlijk te worden gemotiveerd, een evenwichtige belangenafweging te bevatten, conform de Awb te worden bekendgemaakt en de mogelijkheid van het indienen van bezwaar (bij de mandaatgever!) te vermelden.

7. Beperkingen

Uit het voorgaande is gebleken, dat mandaat de mogelijkheden voor de mandaatgever tot het geven van aanwijzingen en instructies onverlet laat. Het verlenen van ongeclausuleerde mandaten is eigenlijk niet goed denkbaar. Er zullen altijd beperkingen en aanwijzingen nodig zijn om te voorkomen, dat door extensieve interpretatie van de bevoegdheid besluiten worden genomen, die tot het "erf" van het bestuursorgaan behoren en daar ook - om diverse, maar vooral politieke redenen - dienen te blijven. Bovendien bevordert de afbakening door voorwaarden de duidelijkheid en dus de efficiency waarmee besluiten kunnen worden genomen.

In dat licht is - aanvullend op de wettelijke uitzonderingen - collegiale besluitvorming noodzakelijk in de gevallen waarin sprake is van:

• -

  beleidsmatige - en politieke gevoeligheden;

• -

  tegenstrijdigheid tussen meerdere verplichte adviezen;

• -

  strijd met beleid, richtlijnen en/of voorschriften;

• -

  grote politieke consequenties dan wel precedentwerking;

• -

  bezwaar (m.u.v. eenvoudige “fiscale” bezwaarschriften);

• -

  ingrijpende financiële gevolgen;

• -

  uitzonderingssituaties.

Voor de gevallen die voor mandaat in aanmerking komen, kan als uitgangspunt worden genomen, dat

• -

  besluiten waaraan geen beleidsvraag is verbonden voor mandatering aan ambtenaren in aanmerking kunnen komen;

• -

  besluiten waaraan wel een beleidsvraag is verbonden doch geen verschil van mening te voorzien valt voor mandatering aan portefeuillehouders in aanmerking kunnen komen en

kunnen de volgende voorwaarden als algemeen geldend worden aanvaard:

• -

  zowel de verlener als de ontvanger van het mandaat moet met het besluit om te mandateren instemmen;

• -

  het vastgestelde beleid moet helder en onomstreden zijn;

• -

  de beslissing mag in het algemeen geen ingrijpende gevolgen voor de burger hebben;

• -

  de beslissing is routinematig (geen uitzonderingen en vaste procedures);

• -

  de zaak eist een snelle afhandeling;

• -

  de zaak is niet onderhevig aan grote politieke verschillen van mening;

• -

  de zaak heeft in het algemeen geen grote financiële gevolgen;

• -

  de beslissing kan achteraf goed worden gecontroleerd;

• -

  de gemandateerde is in staat een goede afweging te maken van alle in het geding zijnde belangen en twijfelt niet over de politieke gevoeligheid;

• -

  er moet sprake zijn van een goede communicatie tussen mandaatgever en gemandateerde (tegen verzelfstandiging, goal-displacement, verkokering en bureaupolitiek).

Naast algemene voorwaarden kunnen per afzonderlijk geval bijzondere voorwaarden gesteld worden. Deze bijzondere voorwaarden zijn in de bijzondere lijst bij de desbetreffende bevoegdheid vermeld.

8. Gemandateerden

In dit mandaatstatuut worden vier categorieën van gemandateerden onderscheiden:

• 1.

  de directeur en adjunct-directeur;

• 2.

  de overige ambtenaren;

• 3.

  incidenteel: de directeur

• 4.

  niet-ondergeschikte derden

Voor de mogelijkheid tot mandatering aan portefeuillehouders is niet gekozen.

9. Ondertekening

Hiervoor is al gewezen op het noodzakelijke onderscheid tussen afdoenings- en ondertekeningsmandaat. Op deze plaats kan worden volstaan met te wijzen op het feit, dat uit een besluit, dat op basis van mandaat is genomen, moet kunnen worden afgeleid, namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Het verdient ook aanbeveling te naam en functie te vermelden van de gemandateerde. In de Algemene Regels is een bepaling over de wijze van ondertekening opgenomen.

10. Controles

Gezien het feit, dat de mandaatgever verantwoordelijk blijft voor de uitoefening van de bevoegdheid door de gemandateerde, is het noodzakelijk, dat de mandaatgever kennis kan nemen van hetgeen door de gemandateerde is afgedaan. Teneinde dat zo goed mogelijk te waarborgen is het nodig dat van de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden periodiek mededeling wordt gedaan aan de mandaatgever.

11. Vervanging

Om te voorkomen, dat bij afwezigheid van de gemandateerde de afdoening van zaken incidenteel terugkeert bij de mandaatgever, is een vervangingsregeling noodzakelijk. De in het oude statuut opgenomen regeling is onverkort overgenomen. Deze regeling is dermate sluitend, dat in vrijwel alle gevallen een vervanger kan worden gevonden en de besluitvorming dus niet behoeft te stagneren.

De vervangingsregeling kan ook in werking treden bij overbelasting van de gemandateerde. Van deze mogelijkheid wordt in de praktijk weliswaar weinig gebruik gemaakt, maar het is niettemin een nuttige voorziening. Het kan immers voorkomen, dat de gemandateerde wegens gebrek aan tijd niet aan het afdoen van zaken toekomt. Dat mag echter de voortgang van de afdoening van zaken - die in de meeste gevallen de burger aangaan (bouwvergunning, uitkering, APV-vergunning) - niet frustreren. In dat geval is het wenselijk, misschien noodzakelijk, dat van de vervangingsregeling wegens overbelasting gebruik wordt gemaakt. Wel zullen gemandateerde en vervanger daarover goede afspraken moeten maken. Het kan niet zo zijn, dat de gemandateerde te pas en te onpas zijn "verantwoordelijkheden" doorschuift en daardoor wellicht zijn vervanger "overbelast".

12.Tenslotte

Al enige tijd is hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht inzake mandaat en delegatie van kracht. Dit statuut is aan de desbetreffende bepalingen getoetst en daarmee in overeenstemming. De definities die gegeven zijn in deel 1 (Algemene regels) zijn aanvullend op de definities in de wet.

Het verder afwachten hoe de bestuursrechter de jurisprudentie rond (voornamelijk) mandaat zal gaan ontwikkelen. De rechter hoeft zich in ieder geval niet meer met de grondslagen en hoofdlijnen bezig te houden – die zijn nu in de wet vastgelegd – maar zal voor verfijning zorgen. Wel laat de actuele jurisprudentie zien, dat aan bevoegdheidsgebreken minder zwaar wordt getild, mits in de bezwaarfase deze gebreken zijn hersteld. Wordt een bevoegdheidsgebrek niet gerepareerd, dan zet de rechter vaak wel een streep door het besluit waaraan dit gebrek kleeft.

In paragraaf 1 is al opgemerkt dat de invoering van het duale bestel het takenpakket van het college van burgemeester en wethouders verder heeft uitgebreid en zal uitbreiden. Zeker als het wetsvoorstel inzake de dualisering van gemeentelijke medebewindsbevoegdheden, dat op het moment afsluiting van dit statuut (april 2003) nog in behandeling is bij het parlement, kracht van wet zal hebben gekregen, nemen de bevoegdheden van het college nog verder toe. Daarnaast zal ook nog een dualisme-aanpassingsoperatie nodig zijn van gemeentelijke verordeningen. Het dualisme zal er uiteindelijk toe moeten leiden dat de scheiding tussen besturen op hoofdlijnen (kaderstellen en controleren) door de raad en het dagelijks besturen door het college zover mogelijk en ook zo scherp mogelijk is doorgevoerd. Of verdergaande dualisering zal leiden tot aanpassing van dit statuut zal in de toekomst blijken. Het zal het statuut ongetwijfeld niet onberoerd laten en het zal daarom – maar ook vanwege voortdurende aanpassingen aan veranderende regelgeving – een dynamisch statuut blijken te zijn.