Verordening op de raadscommissie Herindeling

Hoofdstuk I Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  lid: lid van de raadscommissie Herindeling;

• b.

  voorzitter: voorzitter van de raadscommissie Herindeling of diens vervanger;

• c.

  commissie: de raadscommissie Herindeling;

• d.

  griffier: griffier van de raad of diens vervanger;

• e.

  vergadering: vergadering van de commissie Herindeling;

• f.

  herindeling: de voorgenomen herindeling Vecht en Venen;

• g.

  stuurgroep: de door de colleges ingestelde stuurgroep herindeling.

Hoofdstuk II Instelling, samenstelling en taken

Artikel 2 Instelling en samenstelling

• 1.

  De raad stelt de raadscommissie Herindeling in.

• 2.

  De commissie bestaat uit de fractievoorzitters van de in de raad vertegenwoordigde fracties.

• 3.

  Bij verhindering kan een fractievoorzitter zich laten vervangen door een lid van zijn raadsfractie, dan wel een fractieassistent.

Artikel 3 Taken

De commissie Herindeling heeft de volgende taken:

• a.

  het fungeren als adviesorgaan voor de stuurgroep herindeling en de klankbordgroep vanuit de raden;

• b.

  het zorgdragen voor een actieve informatievoorziening over de herindeling naar de fracties en achterban;

• c.

  het uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel of onderwerp dat betrekking heeft op de (voorbereiding van de) herindeling;

• d.

  voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de (voorbereiding van de) herindeling.

Artikel 4 Voorzitter

• 1.

  De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd

• 2.

  De voorzitter is geen lid van de raadscommissie

• 3.

  De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van de vergadering;

  • b.

    het handhaven van de orde;

  • c.

    het doen naleven van deze verordening.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

• 1.

  De zittingsperiode van een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2.

  De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.

• 3.

  De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger ontslaan.

• 4.

  Een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 5.

  Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 6.

  Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Artikel 6 Griffier

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een adequate ondersteuning van iedere vergadering van de commissie.

• 2.

  De griffier is in iedere vergadering aanwezig.

Hoofdstuk III Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

Artikel 7 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

• 1.

  De voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders en de secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 2.

  Indien de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter.

• 3.

  De voorzitter neemt zo spoedig mogelijk een voorlopige beslissing op het verzoek.

Hoofdstuk IV Vergaderingen

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding

Artikel 8 Vergaderfrequentie

• 1.

  De commissie stelt een schema op voor de tot en met 2009 te houden vergaderingen van de commissie.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie vangen in de regel aan om 19.30 uur en vinden plaats in het gemeentehuis.

• 3.

  Een commissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

• 4.

  De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

Artikel 9 Agendacommissie

• 1.

  Er is een agendacommissie bestaande uit de voorzitter, de griffier en een vertegenwoordiger van de stuurgroep.

• 2.

  De agendacommissie heeft tot taak het voorlopig vaststellen van de agenda's van de commissie.

Artikel 10 Oproep

• 1.

  De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 2.

  De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

• 3.

  Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 11 De agenda

• 1.

  Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 2.

  Wanneer de commissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan de stuurgroep, het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De commissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

• 3.

  Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproepvoor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

• 2.

  Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

• 3.

  Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

Artikel 13 Openbare kennisgeving

• 1.

  De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging op de gemeentelijke informatiepagina in een weekblad en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

• 2.

  De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.

    de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

  • b.

    de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

  • c.

    de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 15.

• 3.

  Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst.

Paragraaf 2 Orde der vergadering

Artikel 14 Opening vergadering en quorum

• 1.

  De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De commissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 15 Spreekrecht burgers

• 1.

  Na de opening van de vergadering kunnen aanwezige burgers en belanghebbenden gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over onderwerpen die op de agenda vermeld staan.

• 2.

  Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • a.

    een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c.

    een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 3.

  Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

• 4.

  De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 5.

  De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de commissievergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 6.

  De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 16 Verslag

• 1.

  Het conceptverslag van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Het conceptverslag wordt op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

• 2.

  Bij het begin van de vergadering wordt, het verslag van de vorige vergadering vastgesteld.

• 3.

  De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht, een voorstel tot wijziging van het verslag aan de commissie te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de griffier te worden ingediend.

• 4.

  Het verslag moet inhouden:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de griffier, de griffier, de burgemeester en de wethouders, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, allen voorzover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben, afzonderlijk wordt vermeld

  • b.

    welke leden afwezig waren;

  • c.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d.

    een beknopte samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen der aanwezigen die het woord voerden;

  • e.

    een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de leden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de leden die zich niet uitgelaten hebben;

  • f.

    bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 21 door de commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 5.

  Het verslag wordt opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.

• 6.

  Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 17 Aantal spreektermijnen

• 1.

  De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de commissie anders beslist.

• 2.

  Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

• 3.

  Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4.

  Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 18 Voorstellen van orde

• 1.

  De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2.

  Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3.

  Over een voorstel van orde beslist de commissie terstond.

Artikel 19 Handhaving orde; schorsing

• 1.

  Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

  • a.

    de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

  • b.

    een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2.

  Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

• 3.

  De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

• 4.

  De voorzitter kan een commissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.

• 5.

  Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 20 Beraadslaging

• 1.

  De commissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

• 2.

  Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 21 Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1.

  De commissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

• 2.

  Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 22 Advies

• 1.

  Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist.

• 2.

  Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de commissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

• 3.

  Indien de commissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

• 4.

  In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.

Hoofdstuk V Besloten vergadering

Artikel 23 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Artikel 24 Verslag

• 1.

  Het verslag van een besloten vergadering worden niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage bij de griffier.

• 2.

  Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de commissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 25 Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De commissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 26 Opheffing geheimhouding

Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de commissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de commissie overleg gevoerd.

Hoofdstuk VI Toehoorders en pers

Artikel 27 Toehoorders en pers

• 1.

  De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 2.

  Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

• 3.

  De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 28 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

Artikel 29 Verbod gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.

Hoofdstuk VII Slotbepalingen

Artikel 30 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 31 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 oktober 2008.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente

De Ronde Venen d.d. 22 september 2008

De raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,