Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente De Ronde Venen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

Doelmatigheid

het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

Doeltreffendheid

de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Onderzoeksfrequentie

Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal twee (delen) programma’s en paragrafen.

Het college onderzoekt periodiek of de inrichting van de gemeentelijke organisatie – in brede zin de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie – aan de gestelde eisen voldoet.

Artikel 3 Onderzoeksplan

Het college zendt ieder jaar uiterlijk voor 15 november een onderzoeksplan naar de raad van de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven:

• -

  het object van het onderzoek

• -

  de reikwijdte van het onderzoek

• -

  de onderzoeksmethode

• -

  doorlooptijd van het onderzoek

• -

  de wijze van uitvoering

In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de productenraming zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 4 Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.

Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden na vaststelling door het college terstond ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met onmiddellijke ingang in werking.

Artikel 7 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente De Ronde Venen”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 22 april 2004.

De raad voornoemd,

De griffier, de voorzitter,

Toelichting op de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente De Ronde Venen

Artikel 2

Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming voer het gevoerde beleid. Het behoort daarom tot de verantwoordelijkheid van de raad en het college dat periodiek getoetst wordt of bij de tenuitvoerlegging van het gemeentelijk beleid, bijvoorbeeld inzake milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en volkshuisvesting, wordt voldaan aan deze eisen.

Ook dient periodiek te worden onderzocht of de inrichting van de gemeentelijke organisatie – in brede zin de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie – aan de gestelde eisen voldoet.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld.

In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

a) Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

b) De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, coll e ge), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden beko s tigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onde r zoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangeg e ven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet g e meentelijke instellingen bij het onderzoek worden betro k ken.

c) Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden ( benchmarking , enquête, enzovoorts).

d) Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

e) Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat van het onderzoek wel mag wo r den uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onde r zoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbeteringen echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Voor de aankondiging van de uit te voeren onderzoeken zal aansluiting worden gezocht bij de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting.

Artikel 4

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens over de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde b e stuur.

Artikel 5

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeent e lijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevi n dingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen vo l gens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter niet uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rappo r tage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet wo r den ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook college dat maa t regelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoering. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad g e stuurd.

Artikel 6

Volgens de Gemeentewet moet deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld. De raad kan indien nodig bij raadsbesluit het vaststellen van de verordening met maximaal een jaar uitstellen. De raad van De Ronde Venen heeft hiertoe besloten op 20 februari 2003.