Verordening op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden van de algmene dienst van de gemeente De Ronde Venen

1. De inrichting van de organisatie van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente en van de gemeentelijke administratie berust bij het college van burgemeester en wethouders.

2. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid. Hierbij behoort het ontwikkelen en het instandhouden van een MCS.

3. Bij de inrichting van de organisatie van het beheer en van de administratie neemt het college van burgemeester en wethouders het gestelde in deze verordening in acht.

1. De verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van de gemeen berust bij het college van burgemeester en wethouders.

2. Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders berust de dagelijks verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van een – in de Organisatieverordening – verbijzonderde organisatorische eenheid bij de desbetreffende afdeling.

3. De in de leden 1 en 2 van dit artikel bedoelde verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie en voor het MCS.

4. De opzetten van de administratieve organisatie en van het MCS worden vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen en voor zover het hoofdlijnen betreffen in hand- en procedureboeken.

5. Onverlet het gestelde in de Organisatieverordening De Ronde Venen dient de leiding van de voorstellen die aan het college van burgemeester en wethouders worden aangeboden te toetsen op:

• -

  tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;

• -

  rechtmatigheid en doelmatigheid;

• -

  juistheid van de te volgen procedure;

• -

  integrale advisering;

• -

  aanwijzing van ambtenaren die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

1. De administratie van de gemeente bestaat uit:

• a.

  De algemene dienst, waarin opgenomen de administratie van de gemeente als geheel en de niet per organisatorische eenheid verbijzonderde administraties;

• b.

  De verbijzonderde administraties per organisatorische eenheid.

2. Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze verordening.

3. Bij de inrichting en de werking van een financiële administratie dient te worden voldaan aan het gestelde in de comptabiliteitsvoorschriften, die voor gemeenten gelden.

4. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

• -

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de te onderscheiden organisatorische eenheden;

• -

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van onroerend-goedbezit, voorraden, vorderingen en schulden c.a.;

• -

  het verschaffen van informatie voor het maken van kostencalculaties;

• -

  het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en doelmatigheid;

• -

  het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• -

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie;

• -

  de controle op de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het gevoerde beheer.

1. De opzet en de werking van het MCS zijn gericht op het waarborgen van:

• -

  de economisch verantwoorde verwerving van middelen;

• -

  het opzetten en onderhouden van planning, budgettering en bewaking van activiteiten;

• -

  de beoordeling van de efficiëntie van de uitvoering c.q. de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.

2. De opzet en de werking van de administratieve organisatie dienen zodanig te zijn dat deze dienstbaar zijn aan en waarborgen verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan beleids- en beheersorganen.

3. Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.

4. Bij de inrichting van het MCS en van de administratieve organisatie wordt de wijze vastgelegd waarop afspraken worden gemaakt tussen het college van burgemeester en wethouders en de leiding van de organisatorische eenheden over:

• -

  de te leveren prestaties;

• -

  de daarvoor beschikbaar te stellen middelen;

• -

  de wijze waarop en de frequentie waarmee over de voorgang van de activiteiten alsmede over de inzet van middelen ter realisering ervan wordt gerapporteerd.

1. Het college van burgemeester en wethouders wijst ambtenaren aan als: controller, administrateur, betalingsfiatteur en kassier(s).

2. De administrateur wordt door het college van burgemeester en wethouders aangewezen als ambtenaar bedoeld in artikel 231, lid 2.c. van de Gemeentewet.

3. Het hoofd van de stafdienst Financiën en Economische Zaken regelt de vervanging van de controller, de administrateur, de kassier en de betalingsfiatteur bij normale afwezigheid zoals bij verlof of ziekte. Bij langdurige afwezigheid wijst het college van burgemeester en wethouders plaatsvervangende functionarissen aan.

4. De functie van controller is onverenigbaar met die van administrateur, van betalingsfiatteur en van kassier, alsmede met enige, de functiescheiding wezenlijk aantastende, andere functies. Dit betreft met name functies die verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van vermogenswaarden.

5. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de in lid 1 bedoelde functionarissen worden door het college van burgemeester en wethouders nader vastgelegd in instructies.

1. De controller heeft, onverlet de in artikel 3, lid 1 en 2, aangeduide verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders en de leiding van de organisatie eenheden de zorg voor:

• -

  de financiële planning, de opstelling van de (meerjaren)begroting en het opstellen van, in het kader van de budgetcyclus bepaalde, (periodieke) rapportages;

• -

  de bedrijfseconomische advisering aan het dienstenoverleg en het college van burgemeester en wethouders;

• -

  de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief interne controle) en van het MCS voor de gemeente als geheel en voor de algemene dienst;

• -

  het opzetten en doen functioneren van een budgetsysteem voor de algeme dienst, met de daaraan gekoppelde regelingen voor budgethouders in de onderscheidene organisatorische eenheden;

• -

  het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en rechtmatigheid van het beheer en van de administratie in het algemeen en, meer in het bijzonder, bij de algemene dienst;

• -

  de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens. Hij veredeld en bewerkt deze gegevens zodanig dat deze (optimaal) geschikt zijn voor de sturing en beheersing van processen en activiteiten bij de algemene dienst door het betrokken management en voor de sturing en beheersing van de gemeentelijke organisatie als geheel;

• -

  de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens om het college van burgemeester en wethouders c.q. de raad in staat te stellen de doelmatigheid en rechtmatigheid te bevorderen respectievelijk te beoordelen.

2. De controller heeft, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de leiding van de organisatorische eenheden, een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie.

3. De controller ondersteunt de organisatorische eenheden bij de opzet en werking van de administratieve organisatie.

4. Indien de controller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding van de desbetreffende organisatorische eenheid. Zonodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan het college van burgemeester en wethouders.

5. De controller kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, adviseren ten aanzien van zijn taken.

6. De controller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden.

1. De administrateur draagt zorg voor:

• -

  het voeren van de financiële administratie;

• -

  de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administratie en verstrekte informatie;

• -

  het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie;

• -

  het opstellen van de rekening;

• -

  het beheer van de geldmiddelen van de gemeente.

2. Bij het uitvoeren van zijn taken neemt de administrateur de functionele beleidsregels en de aanwijzingen van de controller in acht. Dit onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de administrateur voor de handhaving van de kwaliteit van de financiële administratie en van de daaruit af te leiden producten.

3. De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in zijn administratie.

4. De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig aanleveren van de producten van c.q. de gegevens uit zijn administratie aan de controller en de leiding van de organisatorische eenheden.

5. De administrateur heeft, onverlet de verantwoordelijkheid van de controller, een eigen verantwoordelijkheid voor de betrouwbaarheid van de financiële informatie die uit zijn administratie is afgeleid en verstrekt.

6. Het beheer van de geldmiddelen van de gemeente omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van inkomsten en het doen van betalingen van de gemeente.

7. Tot de taak van de administrateur behoort mede de belegging van overtollige financiële middelen overeenkomstig daarvoor door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde beleidsregels en onder toezicht van de controller.

8. Het geldverkeer wordt uitsluitend geleid via door het college van burgemeester en wethouders aangewezen banken. Het aanhouden van chartale kassen kan slechts in uitzonderingsgevallen, na goedkeuring van de controller, plaatsvinden.

9. Onder de verantwoordelijkheid van de administrateur is/zijn kassier(s) belast met de bewaring van chartale gelden.

10. Alvorens betalingen te doen vergewist de administrateur zich ervan dat de opdrachten zijn verstrekt door daartoe gemandateerde functionarissen.

1. De controller dan wel de administrateur wordt tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de raad en het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de leiding van de organisatorische eenheid genomen besluiten waaraan financiële consequenties voor hun werkorganisatie zijn verbonden.

2. De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken de controller dan wel de administrateur alle gegevens en stukken die zij ten behoeve van de juiste verzorging van de administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaggeving nodig hebben. Zij stellen in overleg met hen en de leiding van de desbetreffende organisatorische eenheid zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan. De leiding van de organisatorische eenheid ziet erop toe dat deze maatregelen worden genomen.

1. De gemeentebegroting en de –rekening worden opgesteld conform de geldende wettelijke bepalingen, de voor de gemeenten geldende comptabiliteitsvoorschriften en de specifieke gemeentelijke bepalingen.

2. Het opstellen gebeurt binnen door het college van burgemeester en wethouders vast te stellen nadere regels en tijdsplanning.

3. De controller stelt in samenspraak met de leiding van de organisatorische eenheden een tijdsplanning op. Hierin wordt aangegeven op welke tijdstippen de begroting(en) en de rekening(en), alsmede andere relevante gegevens beschikbaar moeten komen. Doel is de tijdigheid van de verstrekking van gegevens door de verschillende organisatorische eenheden te waarborgen.

1. Bij een organisatorische eenheid kan op één of meer deelaspecten van de bedrijfsvoering een doorlichting worden gehouden, met als doel de conditie c.q. het functioneren van de organisatorische eenheid op die aspecten te kunnen beoordelen. De doorlichting is bedoeld als een instrument ter bevordering en bewaking van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie.

2. De doorlichting van respectievelijk de algemene dienst en de organisatorische eenheid wordt uitgevoerd door de leiding van de organisatorische eenheid met ondersteuning van de controller c.q. de accountant (managementletter).

3. De resultaten van de genoemde doorlichtingen, inclusief een voorstel tot aanpassing c.q. verbetering worden voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders.

1. Iedere organisatorische eenheid stelt jaarlijks, als onderdeel van het jaarverslag, een verantwoording op over het gevoerde beheer. Deze dient voor het afleggen van verantwoording aan het college van burgemeester en wethouders.

2. Aanbieding van de rekening en het verslag geschiedt binnen de door het college van burgemeester en wethouders gestelde termijn en conform de door hem vastgestelde beleidsregels.

3. Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatorische eenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

4. Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders, vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad, de desbetreffende organisatorische eenheid en/of ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of het verslag.