Notitie Evenementenbeleid De Ronde Venen Vinger aan de Pols

Artikel 1.1 Leeswijzer

In het eerste hoofdstuk wordt ingegaan op de aanleiding, de probleemstelling en de definitie van evenementen.

In hoofdstuk twee staat het huidige beleid, de kaders en de evenementen die in De Ronde Venen worden georganiseerd centraal.

Hoofdstuk drie behandelt de knelpunten van het huidige beleid.

In hoofdstuk vier wordt het nieuwe beleid aangegeven.

De onderwerpen implementatie, evaluatie en communicatie worden in hoofdstuk vijf behandeld.

In hoofdstuk zes worden de maatregelen, kosten en uitvoeringsperiode toegelicht.

Artikel 1.2 Aanleiding

Om verschillende redenen is aandacht gevraagd voor het opstellen van integraal evenementenbeleid in De Ronde Venen:

• 1

  Het ontwikkelen van de notitie evenementenbeleid is een uitvoeringsmaatregel die genoemd staat in de Notitie Toeristisch-recreatief beleid De Ronde Venen (2003).

• 2

  In diverse gemeentelijke beleidsnotities wordt ingegaan op delen van evenementenbeleid. Een integrale visie ontbreekt.

• 3

  Het huidige beleid wordt bij een aantal organisatoren als te knellend ervaren. Organisatoren geven aan dat het steeds moeilijker wordt om evenementen georganiseerd te krijgen. Problemen die zij aangegeven zijn de vele wet- en regelgeving, de steeds hogere kosten en het gebrek aan voldoende vrijwilligers. Was het voor organisatoren in het verleden relatief vrij gemakkelijk om een vergunning te krijgen, nu dient hij meer zaken te regelen en meer maatregelen te treffen om voor een vergunning in aanmerking te komen.

Artikel 1.3 Probleemstelling

Er is een spanningsveld tussen de belangen van enerzijds het houden van evenementen en

anderzijds de belangen van omwonenden van de betreffende locatie. Zowel bij de gemeente en andere ondersteunende diensten (politie, brandweer) als bij organisatoren van evenementen is behoefte aan eenduidige richtlijnen over het wel/niet toestaan van evenementen. Omdat het huidige beleid niet meer voldoet en van diverse kanten wordt gevraagd om een eenduidige visie op evenementen, is een herijking van het beleid gewenst. Voor het in goede banen leiden van evenementen heeft de gemeente de notitie evenementenbeleid opgesteld.

Artikel 1.4 Begrippenkader

Het begrip evenementen is moeilijk eenduidig te definiëren en af te bakenen. In deze notitie staat niet de juridische invalshoek centraal, maar wordt primair uitgegaan van de culturele, sociaalmaatschappelijke, toeristisch-recreatieve en economische perspectieven.

Deze notitie richt zich op activiteiten van tijdelijke aard die georganiseerd worden ter vermaak van bezoekers. De activiteiten hebben een lokale of regionale uitstraling. Ze zijn voornamelijk grootschalig van aard en belastend voor de omgeving. Deze evenementen vinden meestal plaats in de buitenlucht, maar ook belastende binnenevenementen worden hiermee bedoeld. Voor het houden van dergelijke activiteiten is bijna altijd een vergunning van de gemeente noodzakelijk.

Artikel 1.4.1 Algemene Plaatselijke Verordening (APV)

In de Algemene Plaatselijke Verordening (artikel 2.2.1) van de gemeente De Ronde Venen wordt evenementen vanuit het juridische kader omschreven.

Artikel 2.2.2 van de model-APV bepaalt dat het verboden is zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. De vergunning kan in bepaalde gevallen worden geweigerd.

Uit bovenstaande bepalingen is het niet altijd mogelijk om duidelijk de grenzen aan te geven van wat wel en wat niet een evenement is. Het is afhankelijk van de specifieke omstandigheden (aard, grootte uitstraling) van de activiteit. Zie bijlage 1. Juridisch toetsingskader.

Artikel 1.4.2 Soorten evenementen

Evenementen zijn er in verschillende soorten. Er zijn evenementen op het gebied van sport, cultuur en amusement. Evenementen kunnen zich in de open lucht afspelen of in een bouwwerk plaatsvinden. Sommige evenementen hebben een commercieel karakter, ander hebben een niet-commercieel doel.

Er zijn kleinschalige evenementen voor een specifieke doelgroep en er zijn grote evenementen die een grote bezoekersgroep op de been brengt.

Grootschalige evenementen kunnen veel betekenen voor de uitstraling en economische spin-off van de gemeente. Ze kunnen gericht zijn op de eigen bevolking, maar eveneens interessant zijn voor bezoekers van buiten. Voor de meer kleinschalige evenementen, gericht op een kern of specifieke doelgroep, is de sociale functie groter dan de economische.

Grootschalige evenementen zijn in de regel meer belastend voor omwonenden en het milieu. Er zijn de meer kleine, buurtgerichte feesten, die nauwelijks hinder geven. Ieder evenement heeft zijn eigen karakter en eigen kenmerken.

De volgende soorten evenementen kunnen worden onderscheiden:

• 1

  Evenementen op buurt-/wijkniveau Evenementen bestemd voor en georganiseerd door een klein deel van de gemeente, bijvoorbeeld door een straat, buurt, of wijk. Het gaat hierbij om saamhorigheid, leefbaarheid, ontspanning en vermaak op microniveau. Voorbeelden zijn de straatbarbecues, of een buurtfeest.

• 2

  Evenementen van overwegend lokaal belang Evenementen gericht op bezoekers uit de eigen gemeente of één van de kernen, zoals Oranjefeesten, braderieën, de sinterklaasintocht, de wandelvierdaagse en herdenkingen, de boekenbeurs, de Monumentendag en -Nacht, het Oud- en Nieuwfeest, de Neptunusnacht,de Rap- en Ruigrace, de feestweken in Vinkeveen en Wilnis, de weekmarkt, een optreden van een circus of een kermis.

• 3

  Evenementen van bovenlokaal of regionaal belang Voorbeelden op het gebied van cultuur zijn het AJOC festival, het Straattheaterfestival en de BluesNight. Op sportgebied kan de EK Sharpie zeilwedstrijd en de Turfrace, als voorbeelden worden genoemd.

Artikel 1.4.3 Belastende versus niet-belastende evenementen

Evenementen betekenen een belasting voor de omgeving. In deze notitie wordt de volgende indeling gehanteerd:

Categorie 1: evenementen in de lichte categorie

Categorie 2: evenementen in de middelzware categorie

Categorie 3: evenementen in de zware categorie.

In hoofdstuk 4 wordt de indeling gebruikt als één van de toetsingscriteria voor de verlening van een evenementenvergunning.

Artikel 1.4.4 Binnen- en buitenevenementen

Een ander onderscheid kan worden gemaakt ten aanzien van evenementen die binnen plaatsvinden of in de buitenlucht. Binnenevenementen kunnen plaatsvinden in onder andere horecagelegenheden, dorpshuizen, kerken en verenigingsgebouwen.

In principe heeft de gemeente minder van doen met de binnenevenementen. In veel gevallen is geen evenementenvergunning nodig. Is de openbare orde wel in het geding, dan is er wel een

evenementenvergunning nodig.

Artikel 1.5 Actoren

Diverse partijen zijn betrokken bij de opzet, uitvoering en handhaving van evenementen.

De belangrijkste belanghebbenden waar rekening mee gehouden dient te worden bij de realisering van evenementenbeleid zijn de bewoners, organisatoren van evenementen, ondernemers en bezoekers van De Ronde Venen

• -

  Bewoners: zij kunnen zowel hinder als overlast hebben van evenementen, als bezoeker zijn van evenementen.

• -

  Organisatoren: zijn initiatiefnemers bij de organisatie van evenementen

• -

  Bezoekers: eigen inwoners, verblijfstoeristen, dagrecreanten en inwoners uit de regio. Andere betrokkenen zijn: gemeente, brandweer, politie, milieudienst, recreatieschap, DWR (voorzover van toepassing) en de GGD. Voor de rol van de gemeente wordt verwezen naar hoofdstuk 2.4. van deze notitie.

Artikel 1.6 Betekenis

Voor De Ronde Venen zijn vijf motieven van belang voor het (laten) organiseren van evenementen. Deze motieven zijn (geen volgorde van prioriteit):

• 1.

  het economische belang

• 2.

  het toeristisch-recreatieve belang

• 3.

  het sociaal-maatschappelijke belang

• 4.

  het culturele belang

• 5.

  het promotionele belang

Ad 1. het economische belang

De economische betekenis van een evenement wordt bepaald door het bestedingseffect dat het oproept. Met name de grotere evenementen trekken bezoekers aan die zorgen voor bestedingen.

Ad 2. het toeristisch-recreatieve belang

Een evenement kan worden gezien als een toeristisch-recreatief product. Een evenement biedt bezoekers de gelegenheid om de vrije tijd op een prettige manier door te brengen. Er is een gelegenheid voor ontmoeting en gezamenlijk te genieten van georganiseerde gebeurtenissen met een amusementswaarde. Daarnaast kan een evenement bezoekers van buiten aantrekken.

Ad 3. het sociaal-maatschappelijke belang

Evenementen kunnen een bijdrage leveren aan de integratie van groepen mensen. Een evenement is een ontmoetingsmogelijkheid en vergroot het gemeenschapsgevoel en de betrokkenheid bij de gemeente. De bezoekers beleven samen een evenement, ze vieren samen feest. Een evenement op wijkniveau kan zorgen voor een beter contact tussen de bewoners. Plaatselijke artiesten kunnen tijdens hun optredens op een muziek- of theaterfestival bij bezoekers het gevoel van een culturele verbondenheid opwekken.

Ad 4. het culturele belang

Veel evenementen zijn een uiting van cultuur, zoals de muziekevenementen en straattheaterfestivals. Het actief, dan wel passief deelnemen aan evenementen leidt tot cultuurbeleving en stimuleert mensen om het alledaagse leven in een breder perspectief te plaatsen. Evenementen zijn een instrument om een cultuurdoelstelling, bijvoorbeeld de verhoging van de cultuurparticipatie, te realiseren.

Ad 5. het promotionele belang

Een evenement brengt publiciteit voort in de media dat positief kan werken op de naamsbekendheid van de gemeente. Aandacht van de media voor festiviteiten levert een bijdrage aan het imago, de uitstraling van de gemeente bij een brede publieksgroep. Anderzijds zullen bezoekers door hun directe ervaringen tijdens een evenement zich ook een beeld vormen van de gemeente.

Artikel 2.1 Integraal beleid

Evenementenbeleid heeft te maken met diverse beleidsterreinen en actoren, zowel binnen als buiten het gemeentehuis. Evenementenbeleid overstijgt één beleidsterrein en heeft raakvlakken met o.a. cultuur, sport, recreatie, toerisme, gezondheid, openbare orde, veiligheid en handhaving, communicatie, juridische zaken en milieu. Diverse organisaties en belangengroeperingen hebben te maken met evenementen, zoals politie, brandweer, de regionale milieudienst en omwonenden.

Artikel 2.2 Gemeentelijke beleidskaders

Deze notitie bouwt voort op de eerder verschenen beleidsnotities, waarin aandacht wordt besteed aan (onderdelen van) evenementenbeleid, zoals gemeentelijke en bovengemeentelijke notities.

Artikel 2.3 Evenementenbeleid vanuit diverse beleidsvelden

Artikel 2.3.1 Cultuur

Een groot deel van de Ronde Veense samenleving is actief of passief betrokken bij cultuur. Er is in de gemeente een divers aanbod van culturele activiteiten. Culturele uitingen, waar evenementen deel van uitmaken, dragen bij aan de levendigheid en leefbaarheid van de gemeente. Met het organiseren van evenementen wordt een bijdrage geleverd aan de deelname van culturele activiteiten, één van de doelstellingen van het gemeentelijk cultuurbeleid.

Cultuur speelt zich af op gevestigde plekken, maar ook nieuwe, onverwachte plekken worden opgezocht. Het evenement MonumentenNacht is daar een goed voorbeeld van.

De gemeente subsidieert en ondersteunt culturele organisaties die evenementen organiseren, zoals de Oranjevereniging, Stichting Museum De Ronde Venen, Stichting Cultura De Ronde Venen en Stichting Straattheater De Ronde Venen.

Artikel 2.3.2 Economische zaken, Recreatie en Toerisme

De Ronde Venen heeft ambitieuze plannen op het gebied van recreatie en toerisme. Doelstellingen zijn het verhogen van het aantal bezoekers naar deze gemeente en de verhoging van bestedingen in deze gemeente. Daarmee wil de gemeente een bijdrage leveren aan de verbetering van de lokale economie in de vorm van omzet en de werkgelegenheid.

Concreet wil de gemeente jaarlijks een groei van 5% van omzet in de toeristisch-recreatieve branche.

Artikel 2.3.3 Milieu

Milieuzorg kent een aantal aandachtsgebieden. Bij evenementen zijn vooral overlast en hinder door vervuiling, verontreiniging en geluidhinder van belang. De milieuwetgeving en de APV vormen de grondslag voor voorschriften en nadere eisen die aan de concrete vergunning gesteld kunnen worden. De meest voorkomende klachten bij evenementen gaan over geluid: te veel, te hard of te vaak. Bij een evenement ontkom je niet aan geluidsoverlast.

Het voorkomen van afval tijdens evenementen is niet alleen op milieuhygiënische reden van belang, maar ook vanwege de uitstraling van een evenement. Meestal gaat het om zwerfvuil: flyers, plastic bekers, glas en peuken.

Het aanbieden van toiletvoorzieningen voorkomt wildplassen en is van belang voor de uitstraling van een evenement.

Artikel 2.3.4 Jeugd en jongerenbeleid

De doelgroep jeugd en jongeren vormt een belangrijke bezoekersgroep voor evenementen. Voor deze doelgroep worden evenementen georganiseerd zoals discofeesten in het jongerencentrum Allround in Mijdrecht en de centra de Boei in Vinkeveen en de Willisstee in Wilnis. Om overlast van jongeren tijdens de oud en nieuwjaarsperiode in de centra te voorkomen en te beperken wordt voor deze doelgroep al jarenlang een feest georganiseerd . De gemeente is de organisatie van het feest gestart in samenwerking met het jongerenwerk. Omdat de organisatie van het feest te grootschalig werd is deze overgenomen door een particuliere ondernemer. In de periode 2004/2005 is, door bezuinigingen, het feest voor de laatste maal door de gemeente gesubsidieerd.

De Jongeren Advies Commissie (JAC) heeft in 2004 de gemeente gevraagd om het uitgaan voor jongeren een nieuwe impuls te geven. De JAC is bang dat de uitgaansgelegenheden niet meer voldoen aan de eisen van de jongeren en dat zou op termijn kunnen leiden tot overlast, met name binnen de wijken. De JAC stelt voor om voor jongeren een jaarlijks feest te organiseren.

Artikel 2.3.5 Stedebouw

Bij de ontwikkeling van nieuwe (parkeer)terreinen zou rekening gehouden kunnen worden met de mogelijkheid om evenementen te organiseren. Zo ligt er een opdracht om in Vinkeveen een evenemententerrein te ontwikkelen in het kader van de Structuurvisie Vinkeveen-Centrum. Ook kan worden bezien of in het te ontwikkelen Parklandschap een parkeerterrein gebruikt kan worden als evenemententerrein

Artikel 2.3.6 Openbare orde de en veiligheid

Dit beleidsveld is niet leidend, maar wel van groot belang voor de verlening van verginningen voor evenementen en de controle van evenementen. Meerdere organisaties zijn hierbij betrokken: gemeente, brandweer, politie, milieudienst, recreatieschap en het hoogheemraadschap Amstel, Gooi en vecht (DWR.). In de nota’s Integraal Horecabeleid en Integrale Veiligheid wordt hier uitgebreid op ingegaan.

Artikel 2.4 Rol van de gemeente

De gemeente vervult momenteel diverse rollen wanneer het evenementen betreft:

• -

  vergunningenverlener: zonder vergunning geen evenement

• -

  facilitair bedrijf: leveren van verschillende diensten (o.a. dranghekken, schoonmaak)

• -

  coördinator: overleggen en afstemmen met diverse organisaties en belangengroepen

• -

  handhaver: handhaven van regels op het gebied van o.a. parkeren en afval

• -

  subsidiënt: een aantal culturele evenementen kan niet worden georganiseerd zonder gemeentelijke financiële bijdrage

• -

  organisator: de landelijke manifestatie Open MonumentenDag is hier een goed voorbeeld van

• -

  initiator: het straattheaterfestival, de MonumentenNacht, open luchtfilms en theatervoorstellingen op buitenlocaties zijn voorbeelden van evenementen die door de gemeente zijn opgezet en overgenomen door het particulier initiatief.

Artikel 2.5 Aantallen en soorten evenementen

In De Ronde Venen werden in het jaar 2003 meer dan honderd evenementen georganiseerd. Het aanbod is groot en divers. Bijna alle evenementen worden door het particulier initiatief, o.a. handelsverenigingen en horeca opgezet. In een enkel geval is de gemeente De Ronde Venen zelf organisator.

Voor de notitie “Evenementen-doorberekening kosten gemeentelijke diensten 2004” is voor het eerst een inventarisatie gemaakt van evenementen die in 2003 in De Ronde Venen met een vergunning hebben plaatsgevonden. In de inventarisatie wordt een onderscheid gemaakt tussen diverse soorten evenementen:

Artikel 2.6 Locaties

Op dit moment is een aantal locaties te benoemen waar de grootschalige, belastende evenementen plaatsvinden:

• -

  meerdaagse evenementen in een weiland aan het Molenland in Mijdrecht, in Vinkeveen bij de Heul en in het Speelwoud in Wilnis;

• -

  ééndaagse evenementen, o.a. op het Raadhuisplein in Mijdrecht;

• -

  op de Vinkeveense Plassen vinden voornamelijk ééndaagse evenementen plaats. Er is in de gemeentelijke bestemmingsplannen geen locatie bestemd als evenementenlocatie.

Artikel 2.7 Economische impact

De effecten van evenementen kunnen worden uitgedrukt in de economische waarde. Als onderdeel van de notitie Toeristisch-recreatief beleid is in december 2001 een nulmeting gehouden van de economische betekenis van recreatie en toerisme in De Ronde Venen. Het bureau ZKA Consultants & Planners uit Breda heeft het onderzoek uitgevoerd. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat de totale bestedingen in de branche recreatie en toerisme € 14,1 miljoen bedragen, waarvan 5,3% voortvloeit uit evenementen.

Artikel 3.1 Rol van de gemeente

Zoals in hoofdstuk 2.4. is aangegeven heeft de gemeente diverse rollen. Momenteel is behoefte de rol van de gemeente bij de opzet en uitvoering van evenementen en vergunningverlening voor de komende jaren duidelijker te bepalen.

Artikel 3.2 Onevenwichtige spreiding

Momenteel vinden de meeste grote evenementen plaats in het hoogseizoen (tussen mei en begin september), vaak tijdens weekenden die elkaar snel opvolgen. Hierdoor is er geen evenwichtige evenementenkalender mogelijk. Evenementen en andere activiteiten, zoals concertuitvoeringen die op het zelfde tijdstip en ook nog in de zelfde kern plaatsvinden, beconcurreren elkaar om de gunst van de bezoeker en versterken elkaar niet.

In de diverse gemeentelijke beleidsstukken wordt gesproken over grote en kleine evenementen. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen belastende en niet-belastende evenementen. Een duidelijke grens wordt niet aangegeven.

Artikel 3.3 Kwaliteit evenementen

De grootschalige evenementen zijn nogal eenzijdig, voornamelijk op muziek gericht en er is weinig diversiteit. De meeste evenementen hebben een lokale uitstraling. Slechts enkele grootschalige evenementen hebben een regionale uitstraling. Op dit moment worden geen specifieke maatregelen getroffen om de kwaliteit van de evenementen op het huidige niveau te houden c.q. te verbeteren. Er zijn geen criteria om nieuwe evenementen te kunnen toetsen op kwaliteit.

Artikel 3.4 Evenemententerreinen

In de gemeente zijn weinig locaties geschikt zijn voor het houden van grootschalige evenementen. Evenementen als de meerdaagse feesten (AJOC festival in Mijdrecht, de feestweken in Vinkeveen en Wilnis) kennen een lange traditie en hebben een vaste plek in gebruik. De meeste locaties bevinden zich in of aan de rand van woonkernen, met als gevolg dat er relatief veel (geluids)overlast voor omwonenden is.

Artikel 3.5 Procedure aanvraag evenementenvergunning en coördinatie

Het huidige vergunningensysteem werkt in het algemeen goed. Hoewel de meeste vergunningen op tijd worden aangevraagd, zijn er ook vergunningen voor grote evenementen die te laat bij de gemeente worden ingediend. Hierdoor ontbreekt een goed overzicht van evenementen die gaan plaatsvinden. Een tijdig overzicht is noodzakelijk om evenementen op elkaar af te stemmen en indien nodig de inzet van de gemeentelijke facilitaire dienst. Tevens kunnen de politie en andere diensten worden geïnformeerd om noodzakelijke maatregelen te treffen. En kan het traject meer efficiënt en klantvriendelijk worden georganiseerd.

Artikel 3.6 Handhaving

Het sluitstuk van het evenementenbeleid is handhaving. Het handhavingsbeleid van de gemeente is vooral gericht op preventieve handhaving om de noodzaak va n repressieve handhaving te voorkomen. De basis voor preventieve handhaving is de vergunning.

Overtredingen vinden vooral plaats bij grootschalige muziekevenementen. Het gaat hierbij vooral om het naleven van de eindtijden en geluidsoverlast. In enkele gevallen laten organisatoren een evenement langer duren dan vermeld staat op de vergunningaanvraag. Daarnaast is het vaak, met name voor omwonenden, niet duidelijk of en tot hoe laat de schoonmaakwerkzaamheden die ook hinder kunnen opleveren, plaatsvinden.

Geluidshinder is één van de meest voorkomende irritaties bij evenementen. Het aantal decibel tijdens een muziekoptreden is voor de één duldbaar en voor de ander uiterst irritant en is dus zeer subjectief. Momenteel hanteert de gemeente één objectieve geluidsnorm voor alle evenementen van 85 dB(A). Voor de meeste evenementen volstaat de geluidsnorm niet. Tijdens de evenementen is het soms moeilijk om metingen te verrichten vanwege overlast van bezoekers. Daarnaast bestaan er geen goede maatregelen om geluidsoverlast tegen te gaan. Stopzetten van een grootschalig evenement is niet altijd gewenst vanwege de gevolgen voor de openbare orde. Het terugdraaien van het geluidsniveau heeft vaak maar een tijdelijk karakter.

Om overlast tegen te gaan is vooral de handhaving van eindtijden, de geluidsnormen en de openbare orde van belang. Daarnaast is inzet nodig van gemeente, politie voor de handhaving. Een duidelijke afstemming van taken tussen de verschillende betrokkenen is van belang. De inzet van de politie bij evenementen is de laatste tijd gewijzigd in het kader van de kerntakendiscussie bij de politie. In hoofdlijnen betekent dit dat de politie zich meer gaat richten op de primaire taken als opsporing en vervolging. De politie ziet het houden van toezicht bij evenementen niet als primaire taak en heeft minder dan voorheen personeel beschikbaar. De toezichthoudende taak wordt hierdoor neergelegd bij de gemeente en de organisatoren. Dat kan betekenen dat organisatoren moeten zorgen voor goede beveiliging, met vrijwilligers of ingehuurde krachten. Dat heeft weer een verhoging van de kosten tot gevolg.

Artikel 3.7 Gezondheid

Ten aanzien van de gezondheidsaspecten wordt in de nota “Integrale Veiligheid” gewezen op het feit dat er in zijn algemeenheid in horecagelegenheden en tijdens evenementen een toename is van het gebruik van alcohol en drugs. In de evenementenvergunning dient hiervoor meer aandacht te komen.

Artikel 3.8 Klachten

In de praktijk blijken er niet veel klachten over evenementen de gemeente te bereiken. Het

klachtenpatroon laat de afgelopen jaren geen significante stijging zien. Klachten komen via verschillende wegen bij de gemeente binnen, zoals bij de balie van de afdeling Publiekszaken, de klachtenlijn, bij de afdeling Welzijn of Facilitaire Dienst, de Milieudienst Noord-West Utrecht, of bij de politie. Hierdoor worden klachten niet altijd consequent behandeld. Een betere registratie en afhandeling van klachten is gewenst.

Artikel 3.9 Veiligheid en aansprakelijkheid

Niet alle organisatoren zijn zich bewust van de gevaren en risico’s van een evenement. Het maken van een risicoanalyse door organisatoren en de te treffen maatregelen die incidenten dienen te voorkomen en hoe om te gaan met calamiteiten zijn aandachtspunten die momenteel niet zijn opgenomen in de evenementenaanvraag.

Artikel 3.10 Monitoring

Het ontbreekt de gemeente momenteel aan een goed registratiesysteem om (alle fasen en

handelingen van) evenementen in kaart te brengen, de ontwikkelingen systematisch te volgen en het beleid bij te stellen. Informatie, bijvoorbeeld op grond van evaluatiegesprekken, wordt nog onvoldoende systematisch vastgelegd en verwerkt.

Artikel 3.11 Promotie en communicatie

Momenteel vindt de promotie van evenementen versnipperd plaats. Omdat niet alle evenementen worden aangemeld bij de gemeente ontstaat er geen compleet beeld van het totaalaanbod van evenementen en kunnen diverse activiteiten op het zelfde tijdstip of in het zelfde weekend plaatsvinden.

In 2002 is Stichting Cultura De Ronde Venen gestart met het opzetten en publiceren van een

evenementenkalender. De kalender wordt samengesteld gecoördineerd door Cultura in samenwerking met de gemeente en de VVV Hollands Midden. Criteria zijn vastgeld voor de opname van activiteiten.

De kalender wordt kenbaar gemaakt op de gemeentelijke pagina, de gemeentelijke website, de site van Cultura en de site van de VVV.

De promotie van vooral grotere evenementen kan beter in de markt gezet worden. Hierdoor zullen de evenementen meer onder de aandacht van de doelgroep worden gebracht.

Communicatie is een punt van toenemend belang. Er is een goede communicatie vereist tussen aanvrager en betrokken diensten, maar ook een goede voorlichting voor inwoners en gebruikers, met in het bijzonder de direct-omwonenden.

Informatie over het organiseren van evenementen wordt verstrekt door medewerkers van

Publiekszaken en is te bekijken op de gemeentelijke website. Het is nog niet mogelijk een

aanvraagformulier te downloaden. Nieuwe organisatoren zijn vaak niet op de hoogte van regels, mogelijkheden en onmogelijkheden.

Artikel 3.12 Wervingsborden/reclameborden

Het gebruiken van wervingsborden of reclameborden die evenementen aankondigen is een prinstrument. In De Ronde Venen worden veel posters geplakt en posterborden geplaatst. Een aantal wordt illegaal geplakt en geplaatst, een aantal met vergunning van de gemeente. Vooral in het centrum van de kernen Mijdrecht en Vinkeveen en bij de invalswegen is een veelvoud van diverse maten en soorten van posters en –bordenposters te zien. Bewoners en ondernemers ergeren zich aan dergelijke publiciteitsuitingen. Sommige situaties zijn verkeersonveilig, zoals meerdere posterborden bij rotondes. Losgeraakte borden en afgescheurd posterpapier liggen als zwerfvuil op straat.

Artikel 3.13 Evaluatie en onderzoek

Meten is weten. Die slogan geldt ook voor het evenementenbeleid. In het vorige hoofdstuk is

aangegeven dat de gemeente in 2001 een impactonderzoek heeft laten uitvoeren, waarvan het economische effect van evenementen deel uitmaakt.

Bij de gemeente zijn weinig outputgegevens van evenementen bekend. Organisatoren van grote evenementen wordt niet gevraagd naar een verslag van de gehouden activiteit. Ook heeft er nog geen effectenonderzoek, een afweging tussen positieve en negatieve effecten plaatsgevonden.

Artikel 4.1 Uitgangspunten

Evenementenbeleid is een complex gegeven dat volgens de gemeente integraal dient te worden opgezet en uitgevoerd. Voor alle betrokkenen dient het nieuwe beleid eenduidig te zijn en praktisch uitvoerbaar.

Het evenementenbeleid is niet primair gericht op beheersing van evenementen en het bestrijden van overlast, maar is gericht op het benutten van kansen op economisch, cultureel en toeristisch-recreatief gebied. Evenementen kunnen een toegevoegde waarde hebben voor zowel het culturele product, ook in sociaal-maatschappelijk oogpunt als mede het toeristisch-recreatieve product.

Met de economische kansen doelen we op de mogelijkheden om de economische spin-off van met name grootschalige evenementen te vergroten. De horeca profiteert direct van bezoekers van evenementen en de detailhandel indirect; het genereert herhalingsbezoek en de aantrekking van de kern op langere termijn.

Tevens wordt uitgegaan van de waarde van de huidige evenementen. Veel evenementen hebben een jarenlange traditie en zijn verbonden met de kern waarin ze plaatsvinden. Zo vinden er bijvoorbeeld in De Ronde Venen jaarlijks vier intochten van Sinterklaas plaats, drie herdenkingen en verschillende Oranjefeesten. De gemeente is niet voornemens om deze evenementen te clusteren.

Ook het huidige in separate nota’s vastgestelde beleid ten aanzien van het organiseren van

schuurfeesten en de doorberekening van gemeentelijke kosten, worden in deze notitie niet gewijzigd.

Artikel 4.2 Beleidskaders

In hoofdstuk 2.2. van deze notitie worden de gemeentelijke beleidskaders genoemd. Twee

beleidsdocumenten worden in deze notitie buiten beschouwing gelaten. Het betreft de notitie ‘Tent- en schuurfeestenbeleid’ en de notitie ‘Evenementen – doorberekening gemeentelijke kosten’. Beide notities zijn in 2004 door de gemeenteraad zijn vastgesteld,

Het beleid ten aanzien van tent- en schuurfeesten wordt in het vierde kwartaal van 2005 geëvalueerd met betrokken partijen op basis van de in de notitie vermelde uitgangspunten. De resultaten uit de evaluatie kunnen betekenen dat het tent- en schuurfeestenbeleid wordt gehandhaafd, mogelijk wordt bijgesteld.

Ook het beleid ten aanzien van de kostendoorberekening wordt in deze notitie niet ter discussie gesteld, vanwege de korte periode waarin het beleid van kracht is geworden.

Artikel 4.3 Doelstellingen

Doelstellingen van dit evenementenbeleid zijn:

• 1

  een evenwicht vinden tussen de aantrekkingskracht van een evenement, de leefbaarheid rondom en de bereikbaarheid van locaties waar evenementen worden gehouden;

• 2

  aantrekkelijke evenementen bevorderen, zodat bezoekers worden aangetrokken en het imago van De Ronde Venen positief wordt beïnvloed;

• 3

  een kader bieden voor de afweging van belangen bij het verlenen dan wel weigeren van een evenementenvergunning.

Artikel 4.4 Rol van de gemeente

Voor de komende jaren is het wenselijk dat ten aanzien van het organiseren van evenementen de gemeente, naast de faciliterende rol, de beperkte actieve rol blijft vervullen en nieuwe initiatieven stimuleert.

Onder de actieve rol wordt verstaan in dialoog blijven met organisatoren van evenementen en meedenken over het verbeteren van evenementen en ideeën aanleveren voor nieuwe evenementen.

Ook het beschikbaar stellen van subsidies hoort bij de faciliterende rol. De gemeente gaat in principe niet zelf evenementen meer organiseren, dat is primair een taak van het particulier initiatief. Toch kan er zich een situatie voordoen, bijvoorbeeld naar aanleiding van signalen uit de samenleving, dat de gemeente gevraagd wordt een belangrijke rol te spelen bij de organisatie van een nieuw evenement. Indien een dergelijk nieuw evenement eenmaal is opgezet dan dient de gemeente te zorgen dat het wordt overgedragen.

Artikel 4.5 Procedure

De procedure voor de aanvraag van een evenementenvergunning en de coördinatie tussen de diverse betrokken afdelingen binnen het gemeentehuis en externe diensten, dienen voortdurend kritisch bekeken te worden. Voor de aanvrager dient de procedure en de eisen waaraan voldaan dient te worden helder en inzichtelijk te zijn. Daarnaast dient de aanvrager klantvriendelijk te worden bejegend.

De gemeente verstrekt informatie over de procedure middels de gemeentelijke website en een informatiefolder. Een organisator kan informatie verkrijgen bij de balie van Publiekzaken in het gemeentehuis. Ook kan telefonisch informatie gegeven worden.

Een nieuw aanvraagformulier wordt door Publiekszaken verstrekt. Dit nieuw te ontwikkelen uniforme formulier is voor de aanvrager eenvoudig te gebruiken en voor Publiekszaken makkelijk te gebruiken voor de invoering van het evenementenmonitoringsysteem (zie hoofdstuk 5.2.1.).

Bij belastende evenementen wordt de organisator, zo nodig, uitgenodigd door de gemeente voor een afstemmingsoverleg. Dit overleg vindt plaats nadat de aanvraag is ingediend.

Artikel 4.5.1 Stroomschema

Het stroomschema voor de aanvraag van een evenementenvergunning ziet er als volgt uit:

• 1.

  De aanvraag komt binnen bij de baliemedewerkers van de afdeling Publiekszaken.

• 2.

  Publiekszaken neemt de aanvraag in behandeling.

  • a.

    Registreert de aanvraag.

  • b.

    Kijkt of de aanvraag compleet is.

• 3.

  Publiekszaken stuurt de aanvraag voor advies door naar brandweer, politie en het gemeentelijk Facilitair Bedrijf, eventueel naar het Recreatieschap Vinkeveense Plassen.

• 4.

  Indien genoemde partijen positief hebben geadviseerd, dan wordt de vergunning afgegeven door Publiekszaken. In de vergunning van de meest belastende evenementen komt te staan dat ten minste één maand voorafgaand aan het evenement, een afstemming met organisator, politie, en gemeente plaatsvindt. Bij de inrichting van een evenemententerrein gaat voorafgaand aan een evenement de brandweer een controle houden. In het bijzonder wordt gekeken naar maatregelen van brandveiligheid. Wanneer het een tent betreft, dan wordt gekeken naar zaken zoals omschreven in de afgegeven gebruiksvergunning.

• 5.

  Indien er geen positief advies wordt afgegeven, dan wordt in beginsel de aanvraag afgewezen. In een overleg tussen gemeente en aanvrager kunnen de knelpunten besproken worden en mogelijk worden opgelost, opdat de vergunning alsnog kan worden verleend. Namens de gemeente kan een medewerker van de afdeling Communicatie Integrale veiligheid en Bestuurszaken, of de medewerker Recreatie en Toerisme aan het gesprek met de aanvragen deelnemen. Een en ander afhankelijk van het knelpunt.

• 6.

  Nadat de vergunning is afgegeven door Publiekszaken worden gegevens geregistreerd en opgenomen in de evenementenkalenders.

Artikel 4.6 Criteria

Uit de APV bepalingen is het niet altijd mogelijk om duidelijk de grenzen aan te geven van wat wel en wat niet een evenement is. Het is afhankelijk van de specifieke omstandigheden (aard, grootte uitstraling) van de activiteit.

Om te bepalen of een activiteit als een evenement moet worden aangemerkt waarvoor een

vergunning noodzakelijk is, wordt onderscheid gemaakt tussen een binnen- of buitenevenement. Om meer duidelijkheid te verstrekken aan organisatoren en inwoners kunnen in het beleid als richtlijnen de volgende uitgangspunten worden gehanteerd.

Artikel 4.6.1 Buitenevenementen

Hiermee worden die evenementen bedoeld die plaatsvinden buiten vaste inrichtingen, zoals

gebouwen en bouwwerken.

Een activiteit wordt als buitenevenement aangemerkt waarvoor een evenementenvergunning op grond van artikel 2.2.2 dient te worden aangevraagd indien:

-er sprake is van een snuffelmarkt als bedoeld artikel 5.2.4., voor zover deze in buitenlucht

plaatsvindt;

-de activiteit plaatsvindt in de buitenlucht of in een tent, of bouwwerk dat voor de activiteit wordt opgericht / ingericht en er meer dan één bepaling uit de APV of een vergunning/ontheffing op rond van andere bestaande regelgeving van toepassing is. (bijvoorbeeld Drank- en horecawet, Brandbeveiligingsverordening).

Artikel 4.6.2 Binnenevenementen

Bij binnenevenementen zijn de gebruiksmogelijkheden van het pand op basis van bestaande

vergunningen van toepassing. D.w.z. geluidsproductie, aantal bezoekers zijn op basis van andere regelgeving (Wet milieubeheer, Bouwverordening) dan APV reeds gelimiteerd. Wel kan door middel van het meldingensysteem van de geluidsproductie 12 keer worden afgeweken. Als dit telkens voor bijvoorbeeld een grootschalige activiteit in het pand wordt gebruikt kan dit voor behoorlijke overlast zorgen in de omgeving, niet uitsluitend vanwege de geluidsproductie maar ook in de vorm van verkeersbewegingen en openbare orde aspecten (veiligheid, vernielingen, alcoholgebruik etc). Een evenementenvergunning kan ter regulering hiervoor gebruikt worden.

Voor binnenevenementen dient het voor de eigenaar/beheerder ook duidelijk te zijn voor welke activiteit hij nu wel of geen vergunning nodig heeft.

De volgende criteria kunnen als richtlijn daarvoor gelden:

• -

  als naast de bestaande vergunning of mogelijkheden op grond van bestaande regelgeving een extra vergunning/ontheffing noodzakelijk is, bijvoorbeeld ontheffing sluitingstijd, vergunning voor het plaatsen van een tent bij pand, toestemming/vergunning gebruik ander terrein voor een doel waarvoor het niet primair bestemd is (bijvoorbeeld grasland als parkeervoorziening etc.)

• -

  en er is sprake van een feestelijke gelegenheid waarbij gebruik wordt gemaakt van versterkte muziek.

Artikel 4.6.3 Categorie-indeling

De evenementen die in de openlucht plaatsvinden kunnen worden ingedeeld in verschillende

categorieën op basis van een belasting voor de leefomgeving.

Categorie 1: evenementen in de lichte categorie

Dit zijn evenementen zonder muziek of met onversterkte zang en/of muziek. Vaak zijn dit de kleine evenementen die geen belasting hoeven te vormen voor de leefomgeving. Deze evenementen zijn beperkt van omvang, hebben een beperkte geluidsproductie en vinden meestal overdag plaats.

Categorie 2: evenementen in de middelzware categorie

Dit zijn evenementen waarbij gebruik wordt gemaakt van een omroepinstallatie, of andere

geluidsmiddelen. De bezoekersgroep en de verkeersbewegingen zijn gering en hebben een beperkte invloed op de omgeving.

Categorie 3: evenementen in de zware categorie

Dit zijn optredens met versterkte muziek en/of zang en grootschalige evenementen.

Hier gaat het om de meest belastende evenementen. De belasting betreft een grote bezoekersgroep, er wordt alcohol geschonken en er vinden veel verkeersbewegingen plaats.

Sommige duren één dag, andere kunnen meerdere dagen duren.

(Bijlage 2).

Artikel 4.7 Spreiding van evenementen

Voor het verkrijgen van een meer evenwichtig aanbod van evenementen door het hele seizoen, zal de gemeente meer moeten sturen op een afwisselend aanbod en een spreiding van grote en kleine evenementen. Een ruimtelijke spreiding van evenementen zorgt voor een betere verspreiding van bezoekers, gezelligheid en overlast.

Om te komen tot een betere spreiding van evenementen worden verschillende middelen ingezet:

• 1.

  een evenementenkalender

• 2.

  seizoensverlengende activiteiten

• 3.

  samenwerking tussen diverse partijen

Artikel 4.7.1 Evenementenkalender en –agenda

Twee soorten kalenders worden hier bedoeld: de jaarkalender waarin alle evenementen staan genoemd en bedoeld voor de gemeente en andere dienstverleners. Daarnaast bestaat de evenementenagenda, dat is een lijst met aankondigingen van evenementen voor een breed publiek, dat gepubliceerd wordt in de media.

Voorgesteld wordt dat Publieks Zaken jaarlijks een evenementenkalender samenstelt, waarop alle (vergunningplichtige) evenementen worden vermeld. Deze jaarkalender geeft de organisatoren, dienstverlenende instellingen in een vroeg stadium duidelijkheid. De jaarplanning maakt het mogelijk om evenementen te spreiden zowel in de tijd, als in de locaties. Tevens wordt voorgesteld de kalender op te laten nemen in de huis aan huis verspreide afvalkalender.

Overlappingen van evenementen worden op deze wijze voorkomen. Voor de grotere evenementen geldt dat de dienstverlening van gemeente, politie, brandweer, recreatieschap e.a. afgestemd en geprogrammeerd kan worden.

Organisatoren van een evenement dienen voor 1 maart van het kalenderjaar hun evenement aan te geven. Dat hoeft in de praktijk niet bezwaarlijk te zijn omdat de meeste bestaande grote evenementen plaatsvinden op een jaarlijks vast tijdstip. Voor de kleinere evenementen kan het lastig zijn om op zo’n lange termijn te plannen. Deze organisatoren lopen het risico dat hun evenement dient te worden verzet, omdat er op de gewenste datum al een ander evenement staat geprogrammeerd.

Om de grote, belastende evenementen te kunnen onderscheiden van de kleine en weinig belastende evenementen zijn de Ronde Veense evenementen in een categorie geplaatst. (Bijlage 2.)

Over de pr-functie van een evenementenagenda wordt nader ingegaan in hoofdstuk 4.4.3.

Artikel 4.7.2 Seizoensverlengende activiteiten

Om tot seizoensverlengde activiteiten te komen, zijn er twee mogelijkheden. Bestaande evenementen kunnen mogelijk worden verschoven naar het voor- of naseizoen. Nieuwe evenementen worden buiten het hoogseizoen gehouden. Onder het hoogseizoen wordt verstaan eind april tot en met medio september.

Artikel 4.7.3 Samenwerking tussen diverse partijen

Voor een goed functionerend evenementenbeleid is de medewerking van en samenwerking tussen diverse partijen van belang. Organisatoren van evenementen kunnen met elkaar overleggen over diverse zaken als het spreidingen van data, tijd en locaties van evenementen, gebruikmaken van elkaars kennis en netwerken, verbeteren van de kwaliteit van evenementen, vergroten van het bereik van evenementen en de omgang met media.

Zeker t.a.v. de beeldbepalende evenementen kan de promotie worden verbeterd en kunnen extra acties worden opgezet. Gedacht wordt aan het verbeteren van de huidige evenementenagenda en het uitbrengen van een poster en/of een flyer met de maandelijkse evenementen, die verspreid worden op bibliotheken, dorpscentra, scholen, jachthavens, bruggen en sluizen, sportverenigingen, horeca- en andere uitgaansgelegenheden. Organisatoren van evenementen zijn zelf verantwoordelijk voor opname op de evenementenagenda en dienen zich te richten tot Stichting Cultura De Ronde Venen.

Hoewel de promotie van evenementen eigenlijk geen taak voor de gemeente is, wordt voorgesteld de gemeente het initiatief te laten nemen om verschillende organisatoren en andere betrokken partijen van evenementen bijeen te brengen. De uitvoering van acties zou door andere partijen opgepakt dienen te worden. Het overleg kan uitgroeien tot een platform waarin een gezamenlijk promotiebeleid voor De Ronde Venen wordt ontwikkeld. Een en ander is afhankelijk van de medewerking van de diverse betrokken partijen, als organisatoren van grote evenementen, handelsverenigingen en de VVV Hollands Midden.

Artikel 4.8 Kwaliteit

De gemeente wil evenementen met kwaliteit stimuleren omdat ze een meerwaarde hebben voor het toeristisch-recreatieve product van de gemeente De Ronde Venen. Om de “kwalitatief goede evenementen” te kunnen toetsen dienen deze te voldoen aan de volgende kenmerken. Het evenement:

• -

  is gericht op uitbreiding, vernieuwing of verbetering van het sociaal-maatschappelijke belang, het culturele en/of, toeristisch-recreatieve product

• -

  sluit aan bij het karakter en de identiteit van de kernen

• -

  is passend in de ruimtelijke omgeving

• -

  biedt bij de start zicht op continuïteit

• -

  is voor iedereen toegankelijk/of gericht op een specifieke doelgroep

• -

  levert een bijdrage aan de seizoensverlenging

• -

  is het resultaat van een samenwerking tussen het toeristisch-recreatieve bedrijfsleven en/of plaatselijke organisaties

Artikel 4.9 Nieuwe evenementen

Welke soort evenementen kunnen een uitbreiding zijn op het huidige aanbod in De Ronde Venen? Onder het huidige aanbod wordt verstaan het feitelijk aantal georganiseerde evenementen in 2004, (peildatum mei 2005). Gedacht wordt aan twee soorten activiteiten: één op het gebied van cultuur en één op het gebied van sport of een combinatie van beiden. Dat kan zijn een cultureel festival, een themafestival op een bijzondere locaties, een festival waarin cultuur en natuur samenkomt, een festival voor jongeren en allochtonen. Niet in aanmerking komen de festivals die het vergroten van de consumptieomzet als doel hebben. Dergelijke evenementen voegen kwalitatief niets aan het aanbod toe.

Om de organisatie van nieuwe evenementen te stimuleren en om overbelasting van bestaande locaties te voorkomen wordt voorgesteld het aantal evenementen op bestaande locaties voorlopig te verruimen met één evenement per locatie. In kernen waar nog geen sprak is van een bestaande evenementenlocatie wordt in beginsel toegestaan een evenement toe te staan dat aan de voornoemde criteria voldoet. Hierbij wordt gedacht aan een ééndaags evenement, niet over meerdere dagen verspreid.

Tevens is van belang dat in het kader van het cultuurbeleid en/of het jeugd- en jongerenbeleid wordt aangegeven of de gemeente de stimulerende rol kan waarmaken door het verstrekken van subsidies en door het inzetten van medewerkers die helpen een evenement op poten te zetten. Voorbeelden zijn het straattheaterfestival, de BluesNight en de MonumentenNacht, die inmiddels door particuliere organisaties zijn overgenomen.

Artikel 4.10 Evenemententerreinen

Voorgesteld wordt bij de ontwikkeling van toekomstige gemeentelijke structuurvisies voor de

verschillende kernen te bekijken of een evenemententerrein kan worden ingepast. Zo zal in de Structuurvisie Centrum Vinkeveen worden onderzocht hoe het recreatieve transferpunt (opstap, parkeerplaatsen) kan worden gerealiseerd bij het terrein aan de Demmerik waar thans evenementen worden gehouden in combinatie met een parkeervoorziening voor het centrum en de evenementen op het terrein zelf. Ook de haalbaarheid van een evenemententerrein in het middengebied, waar het toekomstige Parklandschap is gepland, dient nader te worden onderzocht.

Artikel 4.11 Informatieverstrekking aan organisatoren

Bij de vergunningaanvraag voor een grootschalig, belastend evenement vindt een gezamenlijk overleg met de organisator en \ een medewerker van Publiekszaken plaats. In de intakefase geeft de medewerker informatie aan de hand van het invulformulier en advies op maat. Een goede voorbereiding met een volledig ingevuld aanvraagformulier kan immers zorgen voor een snelle afhandeling.

Om de informatieverstrekking te verbeteren worden twee voorstellen gedaan.

• 1.

  een folder met algemene informatie waarin helder en beknopt de regels staan beschreven wordt ontwikkeld en breed verspreid. Deze informatie wordt tevens op de gemeentelijke website geplaatst.

• 2.

  een aanvraagformulier voor een evenementenvergunning wordt ontwikkeld. Dit formulier kan tevens van de gemeentelijke website worden gedownload.

Artikel 4.12 Wervings-/reclameborden

Voorgesteld wordt om voor een betere veiligheid de handhaving met betrekking tot de plaatsing van dergelijke borden meer prioriteit te geven. Daarnaast wordt bezien of er uniforme borden gebruikt kunnen worden om het detonerende straatbeeld van verschillende soorten borden op één locatie tegen te gaan. In een samenwerking tussen ondernemersverenigingen, Stichting Cultura De Ronde Venen kan dit onderwerp nader worden uitgewerkt.

Artikel 4.13 Controle en handhaving

Om overlast tegen te gaan is vooral de handhaving van de eindtijden en openbare orde van belang. Het opstellen van de evenementenkalender en de in deze nota voorgestelde beleidsuitgangspunten bij de vergunningverlening zullen bijdragen aan een groter draagvlak voor het beleid en dus tot betere naleving en handhaafbaarheid van voorschriften. Daarnaast is de inzet van menskracht door politie en gemeente nodig voor handhaving.

Om een goede handhaving te kunnen realiseren zijn duidelijke afspraken vereist over de rolverdeling van en de inzet tussen de verschillende betrokken instanties: gemeente, brandweer, politie. Milieudienst, Recreatieschap en DWR, met organisatoren van evenementen en inwoners rondom evenementenlocaties.

Dat geldt in het bijzonder voor de samenwerking tussen de diverse operationele hulpverleningsdiensten werkzaam in onze gemeente, zowel op het land als op het water, zoals de Vinkeve ense Plassen.

Aanbevolen wordt nadere afspraken te maken met betrokken instanties over repressieve handhaving met het accent op preventieve handhaving. De milieudienst blijft geluidscontroles tijdens de meest belastende evenementen uitvoeren. Het huidige aantal controles, ca. 3 per jaar, wordt gehandhaafd en de kosten komen ten laste van het gemeentelijke budget milieubeleid. Aan organisatoren van evenementen in de zware categorie (categorie 3) kan door de gemeente gevraagd worden om een risico-analyse. Een en ander afhankelijk van de te verwachting belasting van het betreffende evenement.

Artikel 5.1 Implementatie

Artikel 5.1.1 Intern

Om het traject van vergunningbehandeling beter te stroomlijnen wordt de één loketfunctie verbeterd. De baliemedewerkers van Publieks Zaken blijven taken verrichten zoals het geven van informatie over evenementen aan organisatoren en het afhandelen van vergunningen. PZ geeft de inzet van gemeentelijke dienstverlening door aan het Facilitair Bedrijf, dat de uitvoering regelt en, indien van toepassing, de rekening verstuurt voor de huur van materialen etc. Daarnaast houdt PZ het informatiesysteem bij en voert de gegevens in voor de opzet van de evenementenkalender. Nieuw is het aanstellen van een zgn. “aanspreekpunt evenementen”. Deze taak wordt neergelegd bij de beleidsmedewerker Recreatie en Toerisme. Deze functionaris behandelt gecompliceerde aanvragen en zorgt er voor dat deze op de juiste afdelingen terecht komen en op tijd worden afgehandeld. Dit bevordert een snelle afhandeling en bevordert de communicatie. Hij monitort de evenementen met behulp van een informatiebeheerssysteem, heeft over de uitvoering van evenementenbeleid met de diverse betrokken afdelingen overleg en adviseert het college over voortzetting of bijstelling van het beleid. Hij verzamelt informatie en documentatie dat betrekking heeft op wetten, voorschriften, verordeningen, ontwikkelingen van evenementen, rapporten en onderzoeken.

In deze taak is besloten dat het integrale werken wordt gewaarborgd.

Het uitvoeren van de in deze notitie genoemde maatregelen is niet alleen een verantwoordelijkheid van het aanspreekpunt, maar betreft alle disciplines die betrokken zijn bij het evenementenbeleid. Van de betrokken beleidsmedewerkers (ROVM, Welzijn, Onderwijs en Accommodaties, Voorlichting, Economische Zaken, Recreatie en Toerisme, Facilitair Bedrijf, Juridische Zaken wordt ook een actieve houding verwacht.

Artikel 5.2 Evaluatie en onderzoek

De effecten van de te nemen acties die genomen worden om de doelstellingen uit deze notitie te realiseren zullen periodiek getoetst moeten worden. Het gaat hierbij om het resultaat van het geheel aan maatregelen als om de inzet van de afzonderlijke instrumenten.

Voorgesteld wordt jaarlijks te bekijken welke effecten en neveneffecten het gevolg zijn van het nieuwe evenementenbeleid. Bij de evaluatie dienen alle betrokken partijen vertegenwoordigd te zijn: evenementenorganisaties, horeca, bewoners, brandweer, politie en gemeente. De evenementenkalender van het voorafgaande seizoen staat centraal. Zo kan tijdens het reguliere horecaoverleg onderwerpen als openbare orde en veiligheid bij evenementen worden geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie en de evaluatie van de notitie Tent- en Schuurfeesten De Ronde Venen, die eind 2005 staat gepland, kunnen voorstellen tot aanpassing en of wijziging van deze evenementenbeleidsnota worden voorgesteld.

Artikel 5.2.1 Monitoringsyteem

Een beheerssysteem met alle gegevens van intake tot evaluatie is een instrument om het

gemeentelijke evenementenbeleid te implementeren, te volgen en het beleid bij te kunnen stellen.Voorgesteld wordt een beheerssysteem te (laten) ontwikkelen dat op maat wordt geleverd. Er is een software op de markt dat met een geringe bijstelling geschikt gemaakt kan worden voor onze gemeente. Het systeem kan worden bijgehouden en beheerd door de baliemedewerkers van Publieks Zaken.

Artikel 5.2.2 Herhalingsonderzoek

De door ZKA gehanteerde methode voor de economische betekenis van evenementen leent zich goed voor herhalingsonderzoek. Aangezien de resultaten van het beleid vaak niet op korte termijn zichtbaar zijn wordt gedacht het impactonderzoek periodiek te herhalen. Met de nieuwe gegevens kunnen de doelstellingen van het toeristisch-recreatieve beleid in deze nota worden aangescherpt en bijgesteld.

Voorgesteld wordt, zoals genoemd in de gemeentelijke beleidsnotitie “Naar de Kern” om ca. om de vier jaar een herhalingsonderzoek naar de economische betekenis van evenementen te houden. Het volgende onderzoek kan begin 2006 worden gehouden. In het gemeentelijke investeringsschema is hiermee rekeninggehouden.

Artikel 5.3 Communicatie

Voor het kenbaar maken van nieuwe beleidslijn is het van belang dat de gemeente de inwoners van De Ronde Venen goed informeert. Naast perspublicaties op de gemeentelijke pagina’s zijn een nieuwe folder en informatie op de website geëigende middelen. Maar dit wordt niet gezien als een eenmalige actie. De gemeente vindt het van belang om voortdurend in gesprek te blijven met organisatoren en omwonenden. Een open communicatie wordt voorgestaan. Inwoners die last hebben van een evenement dienen te weten op welke wijze zij een klacht kunnen indienen. Ze kunnen gebruikmaken van de klachtenlijn en de algemene informatielijn van de gemeente. De klacht dient snel en klantvriendelijke te worden afgehandeld na overleg met andere betrokken partijen via de daarvoor bestemde procedure.

In de nieuw te ontwerpen folder dient helder te worden aangegeven op welke wijze inwoners van De Ronde Venen over dit onderwerp kunnen communiceren met de gemeente.

Artikel 6.1 Acties en maatregelen

De acties en maatregelen op een rij gezet:

• -

  de gemeente voert een actief beleid gericht op stimuleren, faciliteren en activeren van evenementen

• -

  de gemeente organiseert in principe niet zelf evenementen

• -

  het beleid t.a.v. schuurfeesten wordt gehandhaafd

• -

  het beleid t.a.v. de doorberekening van gemeentelijke kosten wordt gehandhaafd

• -

  het beleid t.a.v. de eindtijden van buitenevenementen wordt niet gewijzigd

• -

  het beleid t.a.v. de eindtijden van binnenevenementen wordt gekoppeld aan de eindtijden van de horeca

• -

  binnen de bestaande gemeentelijke organisatie wordt een aanspreekpunt evenementen aangesteld

• -

  een evenementenkalender wordt opgezet en verspreid, als onderdeel van de afvalkalender

• -

  evenementenaanvragen worden mede beoordeeld op basis van belasting

• -

  gestreefd wordt naar een meer divers en breed aanbod van evenementen

• -

  gestreefd wordt (nieuwe) evenementen meer te spreiden

• -

  nieuwe evenementen worden getoetst op kwaliteitscriteria

• -

  de haalbaarheid wordt onderzocht van een platform voor de promotie van De Ronde Venen en een betere afstemming en samenwerking op het gebied van evenementen

• -

  bij het opstellen van ontwikkelingsvisies voor Vinkeveen en het Parklandschap wordt de opname van evenemententerreinen nader onderzocht

• -

  een folder met algemene informatie wordt ontwikkeld en breed verspreid; deze informatie wordt tevens digitaal beschikbaar gesteld

• -

  een aanvraagformulier voor een evenementenvergunning wordt ontwikkeld; dit formulier wordt tevens digitaal beschikbaar gesteld

• -

  een monitoringsysteem wordt aangeschaft voor een betere registratie van evenementen

• -

  de haalbaarheid wordt onderzocht van uniforme wervings/-reclameborden

• -

  een herhalingsonderzoek om de economische betekenis van evenementen als productonderdeel van recreatie en toerisme te meten, wordt begin 2006 gehouden.

Artikel 6.2 Kosten en planning

Voor de uitvoering van evenementen maakt de gemeente diverse kosten. Het betreft o.a. de

inspanningen die medewerkers verrichten voor het verwerken van een evenementenaanvraag, het overleg met diverse betrokken organisaties als brandweer en politie, maar ook de dienstverlening zoals de verhuur of de uitleen van materialen en het schoonmaken van een evenemententerrein. Het is momenteel niet mogelijk om alle door de gemeente te maken kosten in beeld te brengen, omdat een registratie ontbreekt.

Voorgesteld wordt het beleid zoals genoemd in de notitie Evenementen – doorberekening

gemeentelijke kosten (2004) te handhaven en geen extra kosten van de gemeentelijke capaciteit door te bereken in bijvoorbeeld de legeskosten van een evenementenvergunning, dit gelet op de sociaalculturele betekenis van evenementen.

* In het kader van de notitie “Naar de Kern” is een bedrag van € 5.000 opgenomen t.b.v.

promotiebeleid.

** het kader van de notitie “Naar de Kern” is voor een herhalingsonderzoek een bedrag van € 5.000 opgenomen.

Artikel 6.3 Samenvatting

Met deze notitie Evenementenbeleid geeft de gemeente aan hoe ze aankijkt tegen het (laten) organiseren van evenementen. Evenementen zorgen voor levendigheid in de gemeente. Ze trekken bezoekers aan en bevorderen de omzet van winkeliers en horeca. Maar evenementen zorgen ook voor overlast bij omwonenden van een evenementenlocatie, zoals geluidshinder en afval. Zaken moeten goed geregeld zijn en de voor- en nadelen dienen in balans te zijn. De gemeente heeft hierin een belangrijke taak als verlener van vergunningen voor evenementen.In deze notitie worden evenementen vanuit verschillende invalshoeken en beleidsvelden benaderd: de sociaal-maatschappelijke, de culturele, openbare orde, veiligheid en gezondheid, recreatie en toerisme, milieu en stedenbouw.

De notitie geeft de visie aan en de doelstellingen weer voor de komende jaren. Het beleid dat gericht is op het in goede banen leiden van evenementen en het verbeteren van de kwaliteit van evenementen. Aanbevelingen worden genoemd om de doelstellingen te realiseren. Deze aanbevelingen hebben vooral betrekking op de rol van de gemeente, spreiding van evenementen, evenemententerreinen, procedure en coördinatie, handhaven, monitoren, promotie en communicatie. De gemeente wil voortaan een meer duidelijke rol spelen die gericht is op stimuleren, faciliteren en activeren van evenementen; niet het zelf organiseren. De gemeente houdt daarmee de vinger aan de pols.