Financiële verordening gemeente De Ronde Venen 2016

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administreren:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente De Ronde Venen en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  financiële organisatie:

  het onderdeel van de administratie dat systematisch financiële gegevens maakt en verwerkt van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente De Ronde Venen om te komen tot een goed inzicht in:

  • –

    de financieel-economische positie;

  • –

    het financiële beheer;

  • –

    de uitvoering van de begroting;

  • –

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • –

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• c.

  rechtmatigheid:

  het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving.

• d.

  doelmatigheid:

  het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• e.

  doeltreffendheid:

  de mate waarin de beoogde prestaties en (maatschappelijke) effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• f.

  programma:

  een onderdeel van de programmabegroting bestaande uit een samen-hangend geheel van activiteiten om beoogde maatschappelijke doelen te bereiken én waarin doelstellingen en middelen worden gekoppeld.

• g.

  overheadkosten:

  alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces;

• h.

  taakvelden:

  landelijke eenheden waarin de programma’s zijn onderverdeeld;

• i.

  economische categorieën:

  landelijke eenheden waarin de baten en lasten van activiteiten binnen een taakveld worden uitgedrukt;

• j.

  college:

  burgemeester en wethouders

• k.

  EMU-saldo:

  het geraamde onderscheidenlijk gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van een provincie onderscheidenlijk een gemeente, berekend op transactiebasis en overeenkomstig de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie.

1. Het college biedt ter informatie jaarlijks voorafgaand aan een kalenderjaar een bestuurlijke planning aan de raad over het aanbieden en vaststellen van planning- en controldocumenten.

2. De planning en controldocumenten omvat:

• a.

  Kadernota;

• b.

  Programmabegroting;

• c.

  Bestuursrapportage;

• d.

  Programmarekening (jaarverslag en jaarrekening).

1. Het college biedt een kadernota aan over de beleidsmatige en financiële kaders op hoofdlijnen voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende jaren.

2. In deze nota worden de bevindingen meegenomen die voortkomen uit de begrotingsuitvoering en die van de programmarekening.

3. De raadsbehandeling van de kadernota vindt plaats voor het zomerreces.

1. De raad stelt de indeling van de programma’s vast.

2. De indeling van de programma’s kan bij aanvang van een nieuwe raadsperiode worden herzien.

3. Bij de programma’s wordt aangegeven:

• –

  Wat willen we bereiken?

• –

  Wat gaan we daarvoor doen?

• –

  Wat is de bijdrage van verbonden partijen aan dit programma?

• –

  Wat mag het kosten?

4. In de begroting wordt naast de wettelijke paragrafen volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten een paragraaf subsidies opgenomen.

5. De raad kan een nieuwe paragraaf instellen voor grote projecten met hoge kosten en een lange tijdshorizon.

1. In een bestuursrapportage worden de volgende onderwerpen opgenomen:

• a.

  Stand van zaken beleidsuitvoering begroting;

• b.

  Voorstel voor onderwerpen die achter lopen op schema;

• c.

  Meerjarige begrotingsresultaten;

• d.

  Meerjarige financiële ontwikkeling per programma;

• e.

  Financiële ontwikkelingen (verschuivingen, incidenteel en structureel);

• f.

  Ontwikkelingen reservepositie;

• g.

  Stand van zaken accountant en landelijke ontwikkelingen.

2. Bij onderdeel 5, lid 1 b, wordt in het voorstel expliciet aangegeven of er sprake is van bijstelling van een raadsprogramma, doelstelling of budget.

1. Het college zorgt voor een adequate vertaling van de collegeproducten naar de verantwoording van de raad-programma’s.

2. Bij de programma’s wordt aangegeven:

• –

  Wat wilden we bereiken?

• –

  Wat hebben we daarvoor gedaan?

• –

  Wat was de bijdrage van verbonden partijen aan dit programma?

• –

  Wat heeft het gekost?

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma.

2. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringsbudgetten die in een apart overzicht zijn opgenomen.

3. Verschuiving in budgetten zijn mogelijk door het college als deze worden opgenomen in een bestuursrapportage. Hierbij gelden de volgende criteria:

• a.

  de verschuiving is beleidsarm en vindt plaats binnen een programma; en

• b.

  het betreft incidentele budgetten tussen twee kalenderjaren en daarbij geldt als minimumbedrag € 25.000 voor een budgetoverheveling.

4. Bij nieuw beleid worden aanpassingen vanaf € 50.000 via een raadsvoorstel aan de raad aangeboden.

5. Bij nieuw beleid onder de € 50.000 wordt de raad via een informatienota en Griffiebrief geïnformeerd met de mogelijkheid daarop binnen twee weken te reageren. Vervolgens wordt dit opgenomen in een bestuursrapportage.

1. Immateriële activa, zoals kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio, kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en bijdragen aan activa in eigendom van derden, worden ten laste van de exploitatie gebracht.

2. In een nota investeringen, waardering en afschrijvingen worden de afschrijvingstermijnen bepaald.

3. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 15.000 worden niet geactiveerd. Uitzondering hierop is dat gronden en terreinen altijd worden geactiveerd.

4. Afschrijvingen starten in het jaar volgend op de afronding van de investering.

5. Investeringen hebben een doorlooptijd van maximaal 2 jaar en worden afgesloten, tenzij er sprake is van een raadsbesluit.

6. Door een jaarlijkse rapportage in de Programmarekening wordt de voortgang van de investeringen toegelicht.

1. Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

2. Voor de vorderingen vanwege belastingen en heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves aan de taakvelden plaats.

2. Het college biedt de raad eens in de twee jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen.

3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een beleids-voornemen wordt minimaal aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b.

  de voeding van de reserve;

• c.

  de maximale hoogte van de reserve; en

• d.

  de maximale looptijd.

4. Als een bestemmingsreserve voor een beleidsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een besteding valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (btw).

3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

4. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

5. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

6. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten.

7. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, de rioolheffing, de afvalstoffenheffing, leges en marktgelden.

2. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de levering van gemeentelijke goederen, werken en diensten aan overheidsbedrijven en derden en voor de huren en de erfpachten.

3. Het college legt bij een tussentijdse wijziging van prijzen, huren en erfpachten ten opzichte van de kaders uit de nota vooraf een besluit voor aan de raad.

1. Het college biedt het (bijgestelde) Treasurystatuut aan ter vaststelling door de raad.

2. Het Treasurystatuut legt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vast in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het Treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording van de treasuryfunctie vooraf en achteraf mogelijk.

1. Het college biedt een Nota borg en garantstellingen aan ter vaststelling door de raad.

2. In de Nota borg en garantstellingen zijn opgenomen de uitgangspunten en het risicobeheer.

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, contracten, enz.;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

1. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en register-goederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

2. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

2. Het college stelt jaarlijks een Controleplan vast waarin in ieder geval de, onder verantwoordelijkheid van het college, uit te voeren verbijzonderde interne controles en audits over lid 1 zijn opgenomen.

1. De Financiële verordening gemeente De Ronde Venen, vastgesteld op 1 juli 2004, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2016.

2. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2017 zijn gedaan, blijft de Financiële verordening gemeente De Ronde Venen 2004 van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.