Regeling HR-gesprekscyclus gemeente De Wolden 2013

Artikel 1 Begripsbepaling

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

1. medewerker:

a. de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR;

b. ingehuurde/gedetacheerde medewerkers met een inhuur- of detacheringsperiode van minimaal 12 maanden;

2. leidinggevende: de medewerker die door het college is belast met de aansturing van de medewerker, inclusief de uitvoering van de HRM-taken;

3. HR-gesprekscyclus: het geheel van formele gesprekken (planningsgesprek; voortgangsgesprek en evaluatiegesprek) die medewerker en leidinggevende op vaste momenten gedurende een jaar voeren en die zijn gericht op:

a. verbinding leggen met de organisatiedoelstellingen

b. sturen op resultaat (in werkzaamheden en in ontwikkeling)

c. motiveren en ontwikkelen van de medewerkers;

4. Loopbaanplan: set van afspraken met betrekking tot doorstroming naar een andere passende functie (vastgelegd op het formulier “Loopbaanplan”). Het initiatief hiervoor ligt bij de medewerker.

5. POP: Persoonlijk OntwikkelingsPlan, conform artikel 17:1:1 van de CAR/UWO. Waar in deze regeling “medewerker, hij, zijn” staat, kan ook worden gelezen: “medewerkster, zij, haar”.

Artikel 2 Planningsgesprek

1. De medewerker en de leidinggevende voeren elk jaar een planningsgesprek. De leidinggevende nodigt de medewerker uit voor het planningsgesprek, waarbij er tenminste een week voorbereidingstijd zit tussen de uitnodiging en het gesprek.

2. In het planningsgesprek wordt in elk geval aandacht besteed aan de doelstellingen van de werkeenheid en welke bijdrage de medewerker daaraan levert; (speerpunten in) het takenpakket van de medewerker; te maken resultaatafspraken; houding en gedrag/competenties. Daarnaast aan de randvoorwaarden die de medewerker nodig heeft, om genoemde doelstellingen en resultaatafspraken te kunnen realiseren. Daarbij komen in elk geval ook de (gewenste) ontwikkeling en eventuele ambities van de medewerker aan de orde. Op verzoek van de medewerker kan een loopbaanplan (of POP) worden opgesteld.

3. In het planningsgesprek komen medewerker en leidinggevende resultaatafspraken overeen voor een bepaalde periode. Daarbij gaat het enerzijds om (2 tot 3) resultaatafspraken met betrekking tot producten/resultaten (output) in het werk, in relatie tot de afdelings- of organisatiedoelstellingen. Anderzijds om (1 tot 3) resultaatafspraken met betrekking tot ontwikkeling1 van houding, gedrag en vaardigheden van de medewerker.

4. Voorstellen voor resultaatafspraken kunnen zowel door de medewerker als door de leidinggevende worden ingebracht in het gesprek. Daarbij kan de medewerker aangeven wat hij nodig heeft om die resultaatafspraken te realiseren.

5. De resultaatafspraken kunnen normatief van aard zijn of het kan verbeterafspraken betreffen. Normatieve afspraken gaan vaak over een bepaald (aantal) product(en) of een resultaat, dat binnen de gestelde periode is afgerond en voldoet aan de gestelde eisen. Verbeterafspraken zijn gericht op verbetering van werkprocessen of op gewenste of vereiste ontwikkeling in kennis, houding of gedrag.

6. De resultaatafspraken worden zo SMART mogelijk geformuleerd, dat wil zeggen: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

7. De in het vierde t/m zesde lid genoemde afspraken worden vastgelegd op het formulier “Verslag planningsgesprek”.

8. Als de medewerker en de leidinggevende het niet eens worden over de te maken afspraken, dan wordt de situatie voorgelegd aan de naasthogere leidinggevende. Deze hoort beiden en doet op basis daarvan een uitspraak. Indien gewenst kan de medewerker zijn zienswijze vermelden op het formulier. In dat geval tekent de medewerker voor gezien.

9. Het “Verslag planningsgesprek” wordt in beginsel door de medewerker ingevuld en ondertekend door zowel leidinggevende als medewerker. Medewerker en leidinggevende krijgen een afschrift; het origineel wordt (gesloten) bewaard in het personeelsdossier.

Artikel 3 Voortgangsgesprek

Voortgangsgesprek

1. De medewerker en leidinggevende voeren tenminste elk jaar een voortgangsgesprek. Wanneer daar aanleiding toe is, kunnen medewerker en leidinggevende ook vaker over de voortgang spreken. Beiden kunnen daartoe het initiatief nemen. De leidinggevende nodigt de medewerker uit voor het voortgangsgesprek, waarbij er tenminste een week voorbereidingstijd zit tussen de uitnodiging en het gesprek.

2. Het voortgangsgesprek heeft onder meer tot doel om de gemaakte afspraken uit het planningsgesprek te volgen en te ondersteunen. Zo nodig worden de afspraken aangescherpt, aangevuld dan wel bijgesteld. Daarnaast wordt gesproken over de ontwikkeling van de medewerker en over algemene werkgerelateerde omstandigheden, waaronder: levensfasespecifieke omstandigheden; arbo; communicatie of de ondersteuning van de leidinggevende.

3. De in het tweede lid bedoelde afspraken en conclusies worden vastgelegd op het formulier “Verslag voortgangsgesprek”.

4. Als de medewerker en de leidinggevende het niet eens worden over de vast te leggen conclusies of afspraken, dan wordt de situatie voorgelegd aan de naasthogere leidinggevende. Deze hoort beiden en doet op basis daarvan een uitspraak. Indien gewenst kan de medewerker zijn zienswijze vermelden op het formulier. In dat geval tekent de medewerker voor gezien.

5. Het “Verslag voortgangsgesprek” wordt in beginsel door de medewerker ingevuld en ondertekend door zowel leidinggevende als medewerker. Medewerker en leidinggevende krijgen een afschrift; het origineel wordt (gesloten) bewaard in het personeelsdossier.

Artikel 4 Evaluatiegesprek

1. De medewerker en leidinggevende voeren elk jaar een evaluatiegesprek. De leidinggevende nodigt de medewerker uit voor het evaluatiegesprek, waarbij er tenminste een week voorbereidingstijd zit tussen de uitnodiging en het gesprek.

2. Tijdens het evaluatiegesprek evalueren medewerker en leidinggevende of de afgesproken resultaten met betrekking tot werk en ontwikkeling zijn bereikt. Indien dat niet het geval is, bespreken medewerker en leidinggevende wat daarvan de oorzaak is en wat ze daarvan kunnen leren voor de toekomst. Daarnaast bespreken leidinggevende en medewerker de feitelijk waargenomen kennis en vaardigheden, houding en gedrag van de medewerker tijdens de afgelopen periode.

3. De in het tweede lid bedoelde conclusies worden vastgelegd op het formulier “Verslag evaluatiegesprek”.

4. Als de medewerker en de leidinggevende het niet eens worden over de vast te leggen conclusies of afspraken, dan wordt de situatie voorgelegd aan de naasthogere leidinggevende. Deze hoort beiden en doet op basis daarvan een uitspraak. Indien gewenst kan de medewerker zijn zienswijze vermelden op het formulier. In dat geval tekent de medewerker voor gezien.

5. Het “Verslag evaluatiegesprek” wordt in beginsel door de medewerker ingevuld en ondertekend door zowel leidinggevende als medewerker. Medewerker en leidinggevende krijgen een afschrift; het origineel wordt (gesloten) bewaard in het personeelsdossier.

Artikel 5 Koppeling gesprekken

1. Het planningsgesprek, voortgangsgesprek en evaluatiegesprek zijn drie afzonderlijke gesprekken, elk met een eigen doel. Om praktische redenen kunnen medewerker en leidinggevende ervoor kiezen om het evaluatiegesprek (over de afgelopen periode) en het planningsgesprek (over de komende periode) aan elkaar te koppelen, waardoor beide gesprekken (na elkaar) op hetzelfde moment in het jaar worden gevoerd.

Artikel 6 Verbetertraject

1. Incidenteel kan voorkomen dat tijdens het voortgangsgesprek of evaluatiegesprek wordt geconstateerd, dat de medewerker minder goed functioneert dan mocht worden verwacht. Dan worden afspraken gemaakt over oplossingen ter verbetering van het functioneren.

2. Wanneer tijdens een volgend gesprek wordt geconstateerd, dat de gekozen oplossingen niet hebben geleid tot het beoogde resultaat, dan maken leidinggevende en medewerker afspraken over een afzonderlijk intensiever verbetertraject, naast de HR-gesprekscyclus.

Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van deze regeling, beslist de directie.

Artikel 8 Slotbepalingen

1. Deze regeling treedt in werking op de dag, volgend op de dag waarop de regeling is vastgesteld.

2. De regeling kan worden aangehaald als de “Regeling HR-gesprekscyclus gemeente De Wolden 2013”.

3. Deze regeling vervangt de “Leidraad functioneringsgesprekken” uit 1999.