Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR307022
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR307022/1
Regeling vervallen per 01-12-2023
Controleverordening gemeente Delft 2013
Geldend van 01-11-2013 t/m 30-11-2023
Intitulé
Controleverordening gemeente Delft 2013De raad van de gemeente Delft;
Gelezen het voorstel van de Rekening & Auditcommissie van 19 september 2013;
gelet op de ontvangen melding vanuit het college op 4 oktober 2013 dat er geen aanleiding wordt gezien voor bestuurlijke aan- of opmerkingen;
BESLUIT
Vast te stellen de Controleverordening 2013 onder gelijktijdige intrekking van de Controleverordening die is vastgesteld op 30 oktober 2003.
ControleVerordening 2013
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
AccountantEen door de raad benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
- b.
AccountantscontroleDe controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening - uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant - van:
- o
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
- o
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
- o
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;
- o
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
Bij deze controle worden de nadere regels, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht genomen.
- o
- c.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
- d.
DeelverantwoordingEen in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt door de raad overeenkomstig nationale en Europese regelgeving.
- 2.
De griffie en de ambtelijke ondersteuning van het college bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
- 3.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.
- 4.
De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt bij welke posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
-
1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
-
2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant voor de accountant (digitaal) beschikbaar zijn.
-
3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
-
4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de bestuurlijke reactie op de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 mei aan de raad.
-
5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
-
1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
-
2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
Artikel 5. Toegang tot informatie
-
1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
-
2. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
-
3. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
-
4. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
-
1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
-
2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
-
3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Artikel 7. Rapportering
- 1.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
- 2.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, aan de directeur van de organisatie-eenheid waar de ambtenaar werkzaam is, de gemeentecontroller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
- 3.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
- 4.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukkenhet verslag van bevindingen met de raadscommissie die de raad advies uitbrengt over de jaarstukken.
Artikel 8. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 1 november 2013, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2013 en later.
Artikel 9. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Delft 2013”.
Ondertekening
Toelichting op de Verordening
Artikel 2.
Opdrachtverlening accountantscontrole
De raad geeft de opdracht aan de accountant. De benoeming van de accountant geschiedt door de raad overeenkomstig landelijke en Europese regelgeving.
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt immers de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening.
Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. De controleverordening voldoet aan dit landelijk besluit.
In het programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole kunnen worden opgenomen:
a.de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij
de controle van de jaarrekening;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
- f.
en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar - de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; - de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het college zorgt er voor, dat deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk aan de accountant beschikbaar worden gesteld.
Het derde lid is hoewel het een algemeen gebruik is, geen wettelijke verplichting. Het verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden.
In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad, deze wordt op uiterlijk 15 mei gesteld. Dit geeft de ruimte aan de raad om de jaarrekening in de raad te behandelen, voorafgaand aan de vereiste inzending aan de provincie vóór 15 juli. Daarbij moet ook rekening gehouden worden met een eventueel noodzakelijke indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet).
De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling door de gemeenteraad, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet).
De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad.
Het vijfde lid van het artikel verplicht het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.
Artikel 4. Uitvoering controle
De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel zal er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.
Artikel 5.
Toegang tot informatie
Voor een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Het artikel geeft aan het college de taak om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring.
De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant.
Artikel 7. Rapportering
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen bijvoorbeeld (zoals nu ook gebruikelijk) tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant voorgelegd aan het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Artikel 8. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in de plaats van de Controleverordening uit 2003.
Artikel 9. Citeertitel
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl