Addendum Reglement van Orde Raad van de gemeente Delfzijl

Artikel 47 – Digitale vergadering

Indien het houden van een fysieke raadsvergadering niet mogelijk wordt geacht, kan de voorzitter na overleg met het presidium besluiten in plaats hiervan een digitale raadsvergadering te houden.

Artikel 48 – Ondersteuning

• 1.

  Er is een instructie beschikbaar waarin uitleg wordt gegeven met welke applicatie(s) en/of hulpmiddelen wordt vergaderd en op welke wijze deelnemers aan de digitale raadsvergadering kunnen deelnemen.

• 2.

  Raadsleden kunnen een beroep doen op de griffier voor ondersteuning.

• 3.

  Indien nodig wordt op grond van de Verordening op de ambtelijke bijstand vanuit de ambtelijke organisatie bijstand verleend.

• 4.

  15 minuten voor aanvang van een digitale raadsvergadering ontvangen de deelnemers per e-mail een link. Deze link geeft de deelnemer toegang tot de vergadering. Raadsleden bewaren deze link ten minste tot en met de duur van de vergadering.

Artikel 49. Openbaarheid

• 1.

  De openbare digitale raadsvergadering kan door een ieder middels een livestream worden gevolgd.

• 2.

  In de gebruikelijke openbare kennisgeving wordt vermeld op welke wijze het publiek de livestream kan volgen. Indien burgers hierover vragen hebben, kunnen zij informatie inwinnen bij de griffier.

• 3.

  Indien de raad besluit op grond van artikel 23, lid 2 van de Gemeentewet met gesloten deuren te vergaderen, wordt de livestream beëindigd.

Artikel 50 Voorbereiding

• 1.

  Een raadslid geeft uiterlijk 24 uur voorafgaande aan de vergadering aan de griffier door:

  • a.

    Of hij van de door het presidium voorlopig vastgestelde hamerstuk(ken) bespreekstuk(ken) wil maken;

  • b.

    Over welke agendapunten hij het woord wil voeren in eerste termijn.

• 2.

  Informatieve en technische vragen worden zo vroeg mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de video-vergadering, ingediend bij de griffie. Het college streeft er naar om de beantwoording uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering per mail aan de griffier ter beschikking te stellen. De griffier plaatst de beantwoording in het openbare raadsinformatiesysteem van de gemeente

Artikel 51 Aanvang digitale raadsvergadering

• 1.

  Raadsleden zijn zichtbaar en hoorbaar aanwezig in het digitale platform, zodanig dat de voorzitter en de griffier de identiteit zonder twijfel kunnen vaststellen.

• 2.

  Raadsleden wiens identiteit niet met zekerheid kan worden vastgesteld, worden verondersteld niet deel te nemen aan de digitale raadsvergadering.

• 3.

  De griffier stelt een presentielijst op van de deelnemers wiens identiteit is vastgesteld en ondertekent de presentielijst samen met de voorzitter. De presentielijst wordt op de gebruikelijke wijze gearchiveerd.

• 4.

  Tevens zijn in het digitale platform de voorzitter van de raad, de griffier en de wethouders aanwezig.

• 5.

  De vergadering kan door de voorzitter worden geopend indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden deelneemt aan de digitale raadsvergadering.

• 6.

  Bij aanvang van de vergadering zet de voorzitter de microfoons van alle deelnemers, met uitzondering de microfoon van hemzelf, uit.

Artikel 52 Vergaderorde

• 1.

  De voorzitter is belast met het handhaven van de orde.

• 2.

  De agendapunten die op basis van de door het presidium voorlopig vastgestelde agenda als hamerstukken zijn aangemerkt, worden, indien geen gebruik gemaakt wordt van artikel 50 lid 1 sub a, geacht – zonder verzoek tot stemming – unaniem te zijn aangenomen.

Artikel 53 Spreekregels

• 1.

  De voorzitter geeft in eerste termijn het woord aan de op grond van artikel 50 lid 1 sub b bekende raadsleden.

• 2.

  Raadsleden die voorafgaand aan de vergadering conform artikel 50 lid 1 sub b niet kenbaar hebben gemaakt het woord in eerste termijn te willen voeren, maar dat toch graag doen, maken dit voor de opening van de eerste termijn kenbaar aan de voorzitter.

• 3.

  Na afronding van de eerste termijn, inventariseert de voorzitter welke raadsleden het woord willen voeren in de tweede termijn.

• 4.

  Indien een deelnemer het woord wenst, steekt hij zichtbaar (in beeld) zijn hand op. De voorzitter geeft de spreker het woord, waarna de griffier of de deelnemer eerst zijn microfoon inschakelt.

• 5.

  Voor wat betreft de volgorde van sprekers, hanteert de voorzitter een roulatiesysteem.

• 6.

  Raadsleden kunnen hun inbreng schriftelijk voor, tijdens of na afloop van de videovergadering bij de griffier aanleveren. De griffier plaatst deze in het openbare raadsinformatiesysteem.

Artikel 54 Schorsing van de vergadering

• 1.

  Op verzoek van een raadslid of lid van het college kan de voorzitter de vergadering tot nader order schorsen.

• 2.

  Tijdens een schorsing in een digitale raadsvergadering blijven de deelnemers actief in de digitale raadsvergadering. De voorzitter schakelt ten minste alle microfoons uit.

• 3.

  Indien een deelnemer dat wenst, kan hijzelf voor de duur van de schorsing zijn camera uitschakelen. Voordat de schorsing voorbij is, schakelt de deelnemer de camera en microfoon weer in zodat de identiteit door de voorzitter en griffier kan worden vastgesteld.

• 4.

  Tijdens de schorsing wordt het tijdstip waarop de vergadering weer aanvangt in beeld gebracht.

Artikel 55 Besluitvorming

• 1.

  Na afronding van de beraadslaging, start de besluitvorming.

• 2.

  De voorzitter inventariseert eerst of ten aanzien van hetgeen waarover besluitvorming wordt gevraagd (amendement, raadsbesluit of motie), een raadslid een stemverklaring wenst af te leggen. Een stemverklaring is kort en zakelijk.

• 3.

  Na het afleggen van eventuele stemverklaringen, inventariseert de voorzitter of er behoefte is aan stemming. Indien een raadslid stemming wenst, maakt hij dit kenbaar door zichtbaar in beeld zijn hand op te steken (visueel) en meldt dit mondeling bij de voorzitter.

• 4.

  Indien geen stemming wordt gevraagd, wordt geacht het voorstel unaniem te zijn aangenomen.

• 5.

  Indien door 1 of meerdere raadsleden wel om stemming wordt gevraagd, vindt stemming in een digitale raadsvergadering altijd hoofdelijk plaats.

• 6.

  De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid en verloopt verder op alfabetische volgorde. De voorzitter (of griffier) roept de leden van de raad bij hun naam en schakelt de microfoon van het betreffende raadslid in.

• 7.

  Het raadslid maakt zowel visueel als mondeling zijn stem kenbaar. Visueel doet hij dat door in beeld zijn duim omhoog (voor) of omlaag (tegen) te steken. Mondeling doet hij dat door voor of tegen uit te spreken.

• 8.

  De voorzitter (of griffier) gaat pas over tot het uitspreken van een volgende naam indien er geen misverstand kan ontstaan over de mondelinge en visuele wilsuitdrukking van het raadslid.

Artikel 56 Storing bij stemming

• 1.

  Indien door technische redenen een raadslid onverhoopt niet in staat is geweest zijn stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar het volgende raadslid.

• 2.

  Indien alle overige raadsleden hun stem hebben uitgebracht, controleert de voorzitter of de technische problemen bij het raadslid dat nog niet zijn stem heeft uitgebracht, maar wel deelnam aan de vergadering, zijn verholpen. Indien de technische problemen zijn verholpen, brengt het raadslid alsnog zijn stem uit. Indien ook op dat moment de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten.

• 3.

  Indien de voorzitter (of griffier) de wilsuitdrukking van een raadslid door technische redenen niet heeft kunnen vaststellen, heeft dit raadslid niet deelgenomen aan de stemming.

Artikel 57 Schriftelijke stemming

• 1.

  Een stemming over het benoemen van personen verloopt schriftelijk.

• 2.

  Raadsleden ontvangen per post een gewaarmerkt stembriefje, inclusief retourenvelop.

• 3.

  Deze stembriefjes worden door ieder raadslid afzonderlijk of per brief ingeleverd bij de griffier na afloop van een vergadering. De voorzitter bepaalt het tijdstip en zo nodig de volgorde waarop de stembriefjes uiterlijk door de griffier moeten zijn ontvangen.

• 4.

  De griffier, de voorzitter en een medewerker van de griffie vormen in afwijking tot het vigerende reglement van orde het stembureau.

Artikel 58 Moties en amendementen

• 1.

  Moties en amendementen worden zo veel mogelijk uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering bij de griffier aangeleverd.

• 2.

  Indien moties en amendementen ter vergadering worden ingediend, tuurt de indiener de motie of het amendement zo spoedig mogelijk naar de griffier.

• 3.

  De griffier plaatst ontvangen moties en amendementen zo spoedig mogelijk in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem.

• 4.

  Bij stemming over moties en amendementen wordt voor aanvang van de stemming (ten minste) het dictum voorgelezen door de indiener of door de voorzitter.

Artikel 59 Technische aspecten

• 1.

  Deelnemers aan de digitale raadsvergadering zijn zelf verantwoordelijk voor een stabiele Internetverbinding en geschikte apparatuur. Indien zij niet beschikken over geschikte apparatuur, kunnen zij dit in bruikleen krijgen van de gemeente.

• 2.

  Indien een deelnemer onverhoopt een technische storing heeft, kan hij (weer) toegang tot de video-vergadering krijgen door de aan hem toegestuurde link te gebruiken.

• 3.

  Indien raadsleden niet kunnen beschikken over een stabiele internetverbinding, geven zij dit uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de vergadering door aan de griffier. Voor deze raadsleden staan digitale voorzieningen gereed in de raadszaal.

Artikel 60 Spreekrecht burgers

• 1.

  Burgers hebben de mogelijkheid om gezamenlijk gedurende maximaal 15 minuten het woord te voeren in een digitale raadsvergadering over geagendeerde onderwerpen.

• 2.

  Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • a.

    een besluit van het gemeentebestuur, waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c.

    ruimtelijke plannen waarvoor de mogelijkheid heeft bestaan om in te spreken;

  • d.

    indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

  • e.

    een onderwerp waarover reeds een rondetafelgesprek is gehouden;

  • f.

    ingekomen stukken.

• 3.

  Een burger die gebruik wil maken van het spreekrecht, meldt dit ten minste 24 uur voor aanvang van de digitale raadsvergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres, telefoonnummer en emailadres en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

• 4.

  De griffier verstrekt de burger die gebruik wil maken van het spreekrecht tijdens een digitale raadsvergadering de inloggegevens voor de digitale omgeving van de raadsvergadering.

• 5.

  De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 6.

  Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan drie sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 7.

  De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

• 8.

  De voorzitter geeft de leden van de raad de gelegenheid aan de spreker vragen te stellen, waarna vervolgens de voorzitter een voorstel doet voor de behandeling van de inbreng van de burger.

• 9.

  Een burger die niet in staat is in de digitale omgeving van de raadsvergadering te komen, kan een inspreekbijdrage tot 12.00 uur op de dag van de raadsvergadering (digitaal of fysiek) inleveren bij de griffier. De griffier zorgt er voor dat deze bijdrage voorafgaande aan de raadsvergadering aan alle deelnemers van de raadsvergadering beschikbaar wordt gesteld en wordt opgenomen in het Raadsinformaties systeem.

Artikel 61 Verslag

• 1.

  Van de digitale raadsvergadering wordt het video-verslag gepubliceerd zoals gebruikelijk bij een (niet-digitale) raadsvergadering.

• 2.

  Van de digitale raadsvergadering wordt een besluitenlijst gemaakt en gepubliceerd zoals gebruik in een (niet-digitale) raadsvergadering.

Artikel 62 Uitleg Reglement

• 1.

  Dit reglement dient als aanvulling op het Reglement van Orde ten behoeve van vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Delfzijl 2017.

• 2.

  Indien deze aanvulling ergens niet in voorziet, wordt teruggevallen op het Reglement van Orde ten behoeve van vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Delfzijl 2017, mits niet strijdig met dit reglement of de Gemeentewet.

• 3.

  In gevallen waarin dit reglement of het vigerende Reglement van Orde niet voorziet of bij twijfel, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 63 Inwerkingtreding

Dit addendum treedt in werking met ingang van de dag waarop de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba van kracht is en geldt zolang deze wet van kracht is.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Delfzijl d.d. 30 april 2020,

voorzitter

(G. Beukema)

griffier

(O. Rijkens)