Statuut Gemeentelijk Management Team (GMT)

Geldend van 20-04-1999 t/m heden

Intitulé

Statuut Gemeentelijk Management Team (GMT) (Organisatieverordening Deventer 1999)

  • -

    b en w besluit dd. 20 april 1999

    • 1.

      Het Gemeentelijk Managementteam, taken en bevoegdheden

      1.1 Positie

      Het Gemeentelijk Management Team, hierna te noemen: "G.M.T." is een advies- en overlegorgaan, dat organisatorisch aan de gemeentesecretaris is toegevoegd.

      Het G.M.T. ondersteunt de gemeentesecretaris in diens hoedanigheid als directeur van de gemeentedienst. Deze ondersteuning geschiedt met inachtneming van de eigen verantwoordelijkheid van ieder sectorhoofd voor het dagelijks beheer van zijn sector als bedoeld in hoofdstuk 4, par. 4 van de Organisatieverordening Deventer 1999.

      • 1.2

        Doelstelling

      • a.

        Het G.M.T. heeft ten doel de advisering en ondersteuning van de gemeentesecretaris ten aanzien van diens taken als directeur van de dienst;

      • b.

        Het GMT geeft vorm en inhoud aan de schakel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie;

        en weet zich verantwoordelijk voor:

      • -

        de eenheid van beleid en bedrijfsvoering van het gehele ambtelijke apparaat.

      • -

        de strategische beleidsontwikkeling zowel op inhoudelijke doelen als op middelenterrein;

      • -

        inter- en bovensectorale zaken, die al of niet in projectorganisaties zijn ondergebracht.

      • c.

        Het G.M.T bevordert daarbij:

      • -

        het proces van geïntegreerde advisering door de diensten;

      • -

        het functioneren van het gehele gemeentelijke apparaat conform de organisatiefilosofie;

      • -

        de aandacht voor de voortgang en de juiste uitvoering van de medezeggenschap.

    • 2.

      Sa menstelling van het GMT

      • 2.1

        De leden:

      • a.

        de gemeentesecretaris, die tevens voorzitter is;

      • b.

        de hoofden van sectoren van de Gemeentedienst; namens het hoofd van de sector brandweer en hulpverlening kan de ondercommandant deelnemen aan het overleg;

      • c.

        de projectmanager Vijfhoek/Grachtengordel op basis van een door de voorzitter van het GMT aan te geven periode;

      • 2.2

        De adviseurs

      • d.

        de gemeentecontroller (adviseur);

      • e.

        het hoofd P&O op basis van een door de voorzitter van het GMT aan te geven periode (adviseur);

      • f.

        De voorzitter van het GMT kan adviseurs voor een bepaalde periode aanwijzen.

      • g.

        De voorzitter van het GMT kan functionarissen aanwijzen, die ad hoc aan het overleg deelnemen als adviseur.

      • 2.3

        De secretaris

      Aan het G.M.T. wordt een door de voorzitter aan te wijzen medewerker als ambtelijk secretaris toegevoegd.

      2.4 De vervanging

      Bij afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door zijn plaatsvervanger.

      3. Werkzaamheden GMT

      Uitgaande van de doelstelling van het G.M.T. worden de volgende werkzaamheden uitgeoefend:

      • a.

        het onderling afstemmen van het dagelijks beheer van het ambtelijk apparaat (algemene bedrijfsvoering);

      • b.

        het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan de strategische beleidsontwikkeling, zowel gericht op inhoudelijke doelen als op de middelen;

      • c.

        het adviseren aan de gemeentesecretaris over beleid, instrumenten en overlegvormen ten behoeve van de zorg voor het ambtelijk apparaat (middelen);

      • d.

        het adviseren aan de gemeentesecretaris over voorstellen met betrekking tot middelenbeleid en -beheer;

      • e.

        het adviseren aan de gemeentesecretaris over de voortgang van intersectorale en bovensectorale zaken die al dan niet in projectorganisaties zijn ondergebracht;

      • f.

        het adviseren aan de gemeentesecretaris ten aanzien van de daarvoor in aanmerking komende onderwerpen van de agenda voor de vergadering van het college van B&W;

      • g.

        het gevraagd en ongevraagd adviseren aan de gemeentesecretaris en de sectorhoofden in alle overige hiervoor in aanmerking komende gevallen, liggende binnen de doelstelling en de taak van het G.M.T.

      • h.

        Alle overige werkzaamheden die naar het oordeel van de voorzitter dienstig zijn om de doelstellingen van het GMT te bevorderen.

      • 4.

        Verantwoordelijkheden deelnemers G.M.T.

      • a.

        de voorzitter van het G.M.T. is verantwoordelijk voor:

        de totstandkoming van de strategische beleidsontwikkeling en dan met name het sectoroverstijgend strategische beleid, waaronder ook begrepen het gemeentebrede middelenbeleid;

        de afstemming van de strategische beleidsontwikkeling binnen het G.M.T. en tussen het G.M.T. en de bestuursorganen c.q. de betrokken portefeuillehouder(s);

        de eenheid van uitoefening van aan de sectorhoofden opgedragen taken;

        een tijdige en adequate communicatie over discussiepunten, opvattingen en visie van het G.M.T. met het college van Burgemeester en Wethouders en het bestuursorgaan burgemeester en de Ondernemingsraad.

      • b.

        de leden van het G.M.T. zijn verantwoordelijk voor:

        een bijdrage aan de doelstellingen van het G.M.T. zoals verwoord in artikel 1.2. van dit statuut;

        een bijdrage aan de strategische beleidsontwikkeling, waaronder ook het sectoroverstijgend strategische beleid en het gemeentebrede middelenbeleid;

        de aan hen door de gemeentesecretaris gemandateerde taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris met betrekking tot niet op de interne bedrijfsvoering gerichte projecten en taakgebieden, alsmede de periodieke rapportage over de voortgang van deze projecten en taakgebieden aan het G.M.T.;

        een doelmatige communicatie met hun sector over de beraadslagingen van het G.M.T.

      • c.

        de adviseurs van het G.M.T. zijn verantwoordelijk voor:

        een bijdrage aan de doelstellingen van het G.M.T. zoals verwoord in artikel 1.2. van dit statuut;

        wat betreft de gemeentecontroller, de projecten die gericht zijn op de door de gemeentesecretaris aan haar gemandateerde taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris met betrekking tot de interne bedrijfsvoering, alsmede de periodieke rapportage over de voortgang van deze projecten aan het G.M.T.;

        een doelmatige communicatie met hun organisatie-eenheden over de beraadslagingen van het G.M.T.

      • d.

        de secretaris van het G.M.T. is verantwoordelijk voor:

        in overleg met de voorzitter het opstellen van de agenda en het doen van een verslag van de vergaderingen van het G.M.T.;

        de ondersteuning van de GD in diens rol van voorzitter van het G.M.T.;

        het namens de voorzitter van het G.M.T. voeren van overleg met leden van de gemeentelijke organisatie over zaken die verband houden met agendering en verslaglegging van het G.M.T.

      • 5.

        Reguliere werkwijze

      • 5.1

        Het G.M.T. vergadert in beginsel wekelijks en wel op een door de voorzitter vast te stellen tijdstip.

      • 5.2

        De agenda voor de vergadering wordt in overleg met de voorzitter opgesteld door de ambtelijke secretaris. De deelnemers aan het G.M.T. kunnen door tussenkomst van de ambtelijke secretaris agendapunten voorstellen.

      • 5.3

        Bij de beraadslaging en besluitvorming laten de deelnemers zich leiden door de doelstelling van het G.M.T., dit met inachtneming van de grenzen van hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

      • 5.4

        Van de vergaderingen van het G.M.T. wordt door de ambtelijke secretaris een verslag opgemaakt, dat tijdens de eerstvolgende vergadering wordt vastgesteld. Aan dit verslag wordt een afsprakenlijst toegevoegd.

      De verslagen van de vergaderingen van het G.M.T. zijn in principe toegankelijk voor de gehele organisatie. Zo nodig kan de voorzitter van het G.M.T. bepalen welk deel van het verslag vertrouwelijk is. De leden van het G.M.T. verstrekken aan degenen, die zulks aangaat, die informatie, welke voor het uitoefenen van de functie nodig is, dit tenzij de voorzitter van het G.M.T. terzake geheimhouding heeft opgelegd.

      • 6.

        Overleg met de bestuursorganen.

      • 6.1

        Het GMT overlegt periodiek met het College van B&W.

      • 6.2

        Het overleg heeft als doel het bevorderen van de afstemming tussen bestuur en organisatie.

      Het overleg heeft daartoe betrekking op algemene ontwikkelingen en visie-ontwikkeling inzake de art 1.2 sub a genoemde doelstellingen, in het bijzonder de strategische beleidsontwikkeling en de hoofdlijnen van de organisatie-ontwikkeling.

      6.3 De voorzitter draagt zorg voor planning en organisatie van het overleg.