Treasurystatuut 2001( art. 212 Gemeentewet)

Treasurystatuut in pdf, inclusief tabellen/cvdr/images/Deventer/i1036.pdf

I Begrippenkader

Artikel 1.

In dit statuut wordt verstaan onder:

Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onder-liggende waarde. Deze onderliggende waarden kunnen reële producten zijn zoals grondstoffen, of financiële producten, zoals effecten (leningen of obligaties). Derivaten kennen een breed toepassingsgebied en worden onder andere gebruikt om valuta- en renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar;

Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid;

Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen;

Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percen-tage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

Rentevisie Toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling;

Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (lidstaten van de Europese Unie uitgebreid met Noor-wegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;

Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteuren-beheer;

Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeen-gekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

II Doelstellingen van de treasuryfunctie

Artikel 2.

De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:

Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten (geld- en kapitaalmarkt) tegen acceptabele condities;

Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut.

Risicobeheer

III Uitgangspunten risicobeheer

Artikel 3.

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

De gemeente mag leningen of garanties ten behoeve van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de Gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies van de afdeling Financiën wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.

De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

Derivaten worden uitsluitend toegepast als treasuryinstrument ter beperking van financiële risico’s. Een beslissing tot het afsluiten van een derivatentransactie wordt niet genomen dan nadat het advies van een onafhankelijk extern deskundige is ingewonnen.

IV Renterisicobeheer

Artikel 4.

De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido;

De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido

De raad stelt jaarlijks als onderdeel van de begroting de rentevisie vast. Deze rentevisie berust op de rentevisie van minimaal 2 financiële instellingen, zoals bedoelt in artikel 6 lid 1;

De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning (integrale- of bedrijfsfinanciering);

Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen.

V Koersrisicobeheer

Artikel 5.

De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening-courant, call- of daggeld, deposito’s, commercial paper (CP), certificates of deposit(CD), obligaties en medium term notes (MTN).

Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door conform artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.

VI Kredietrisicobeheer

Artikel 6.

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden de volgende uitgangspunten:

Uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij:

Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0%;

Financiële instellingen met ten minste een AA-rating van één van de volgende erkende rating-bureau’s: Moody’s, Standard & Poors of Fitch IBCA;

Financiële instellingen zonder rating maar met een kredietwaardigheid, vergelijkbaar met een AA-rating, waarbij de volgende aanvullende eisen gelden:

De gemeente mag alleen bij die instellingen zonder rating middelen uitzetten, indien en voorzover het voornemen om dit te doen ten aanzien van die instellingen genoemd is in de begroting en voorzien is van een onderbouwing;

In de treasuryparagraaf van de jaarrekening wordt aangegeven of zich in het verslagjaar belangrijke ontwikkelingen in de kredietwaardigheid van de betreffende instellingen hebben voorgedaan;

In contracten inzake het uitzetten van middelen bij financiële instellingen wordt een bepaling opge-nomen die de gemeente het recht geeft de overeenkomst te ontbinden indien de kredietwaardigheid als bedoeld in het eerste lid afneemt tot onder de AA-rating. De financiële consequenties tengevolge de ontbinding van de overeenkomst komen voor rekening van de financiële instelling.

Bij het verstrekken van leningen ten behoeve van de publieke taak worden indien mogelijk zekerheden of garanties geëist.

VII Intern liquiditeitsrisicobeheer

Artikel 7.

De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 4 jaar.

VIII Valutarisicobeheer

Artikel 8.

Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de Nederlandse geldeenheid (de gulden en de euro; vanaf januari 2002 alleen de euro).

Gemeentefinanciering

IX Financiering

Artikel 9.

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s en het renteresultaat te optimaliseren;

Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen, medium term notes (MTN), commercial paper (CP) en certificates of deposit (CD);

De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een financiering wordt aange-trokken.

X Langlopende uitzettingen

Artikel 10.

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5 en 6 genoemde voorwaarden;

De gemeente vraagt bij minimaal 2 instellingen offertes op alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan.

XI Relatiebeheer

Artikel 11.

Bij de treasuryfunctie gelden een aantal eisen en randvoorwaarden ten aanzien van derden met wie de gemeente financiële relaties aangaat en /of onderhoudt:

Financiële relaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de 2 jaar beoordeeld;

Financiële relaties dienen, zowel bij het aangaan als bij het voortzetten van de relatie, wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6 lid 1;

Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Neder-landsche Bank en de Verzekeringskamer.

Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Stichting Toezicht Effectenverkeer (STE) en daar-van een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Kasbeheer

XII Geldstromenbeheer

Artikel 12.

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt:

Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeiten-planning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen.

Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank;

XIIISaldo- en liquiditeitenbeheer

Artikel 13.

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden;

Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;

Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, deposito’s commercial papers en certificates of deposit;

Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpar-tijen toegestaan.

De gemeente vraagt bij minimaal 2 instellingen offertes op alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar.

Administratieve organisatie en interne controle

XIV Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

Artikel 14.

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende richtlijnen op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schrifte-lijk vastgelegd;

Bevoegdheden zijn via mandaat nader schriftelijk vastgelegd;

Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voor-waarden:

iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);

de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functio-narissen.

Uitgangspunten hierbij zijn de dubbele autorisatie en de scheiding tussen de beschikkende, beherende en registrerende functie.

Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de financiële administratie op basis van versterkte informatie door degene die de transactie heeft gesloten;

Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

Periodiek worden transacties gecontroleerd door de functionaris belast met de interne controle.

XV Verantwoordelijkheden

Artikel 15.

De verantwoordelijkheden wat betreft de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Functie

Verantwoordelijkheden

De Gemeenteraad

Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, beleidskaders en limieten;

Het vaststellen van de treasuryparagraaf in de begroting en de jaarrekening;

Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan;

Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid;

Het uitvoeren van de niet aan het college van B&W overgedragen treasuryactiviteiten.

Commissie financiën

Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de Gemeenteraad.

Het college van B&W

Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);

Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties (voor zover de Gemeenteraad dit niet aan zich heeft voorbehouden);

Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid.

Vaststellen van nadere richtlijnen binnen de kaders van dit statuut.

De wethouder Financiën

Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid).

De controller

Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury;

Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen;

Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van B&W.

De intern controleur

Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en hierover rapporteren aan het hoofd van de sector Strategische Bedrijfsvoering;

Het hoofd financiën

Het adviseren bij het opstellen van de treasuryparagraaf bij de begroting en bij het hanteren van complexe instrumenten als derivaten;

Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de treasurymedewerker;

Het afleggen van verantwoording aan de controller over de uitvoering van de aan hem gemandateerde activiteiten.

Het uitvoeren van de aan hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de treasuryparagraaf;

Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem gemandateerde treasuryactiviteiten;

Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer;

Het afleggen van verantwoording aan het college van B&W

De sectorhoofden

Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun sector aanlevert aan SB/ de afdeling Financiën over toekomstige uitgaven en ontvangsten.

De afdelingshoofden

(budgethouders)

Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan SB /de afdeling Financiën;

Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten.

De beleidsmedewerker van de afdeling Financiën belast met treasury

Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de treasuryparagraaf worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door het hoofd afdeling Financiën;

Het opstellen van de rentevisie;

Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer;

Het beheren van de geldstromen;

Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;

Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties;

Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de kassier;

Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied;

Het adviseren van de afdelingen/sectoren over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten;

Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;

Het afleggen van verantwoording aan het hoofd afdeling Financiën over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.

De kassier

Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;

Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer;

Het aanleveren van tijdige, volledige en juiste gegevens aan de gemeentelijke administratie;

Het rapporteren aan het hoofd Gemeente Administratie belast met controle over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.

Financiële administratie

Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie;

De externe accountant

Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut.

XVI Bevoegdheden

Artikel 16.

In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering.

Bevoegd functionaris

(eerste handtekening)

Autorisatie door

(tweede handtekening)

Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer

Het uitzetten van middelen via callgeld, deposito en spaarrekening

Treasurymedewerker

Afdelingshoofd financiën

Het aantrekken van middelen via callgeld of kasgeld

Treasurymedewerker

Afdelingshoofd financiën

Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen

Kassier

Hoofd gemeente administratie

Bankrelatiebeheer

Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen

Kassier

Hoofd gemeente administratie

Bankcondities en tarieven afspreken

Kassier

Hoofd gemeente administratie

Risicobeheer

Het afsluiten van derivatentransacties

Afdelingshoofd financiën

College van B&W

Financiering en uitzetting

Het vaststellen van kredietfaciliteiten

Treasurymedewerker

Afdelingshoofd financiën

Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen en MTN’s zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf

Treasurymedewerker

Afdelingshoofd financiën

Het uitzetten van middelen via (staats)obligaties, MTN’s, CP’s, CD’s, onderhandse geldleningen zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf

Treasurymedewerker

College van B&W

Het beleggen van middelen in garantieproducten

Treasurymedewerker

College van B&W

Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak

College van B&W

Gemeenteraad

Het garanderen van middelen uit hoofd van de publieke taak

College van B&W

Gemeenteraad

Informatievoorziening

Artikel 17.

Over de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

Informatie

Frequentie

Informatie-verstrekker

Informatie-ontvanger

Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning

Incidenteel /

maandelijks

Sectorhoofden

Treasury medewerker

Liquiditeitenplanning

Kwartaal

Treasury medewerker

Afdelingshoofd financiën

Beleidsplannen treasury in treasuryparagraaf van begroting

Jaarlijks

Treasury medewerker

Gemeenteraad

Evaluatie treasury-activiteiten in treasuryparagraaf van de jaarrekening

Jaarlijks

Treasury medewerker

Gemeenteraad

Voortgang onderdelen treasuryparagraaf via de voor- en najaarsrapportage

Halfjaarlijks

Treasury medewerker

Gemeenteraad

Verantwoording n.a.v. treasuryparagraaf via het jaarverslag

Jaarlijks

Treasury medewerker

Gemeenteraad

Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido

Kwartaal

Treasury medewerker

Derden

Lenings- / uitzettings-/ garantiebesluiten

binnen 14 dagen na besluit

College van B&W

Provincie