Regeling Behandeling externe elektronische post

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  Archiefwet: de Archiefwet 1995

• b.

  Archiefbesluit:: het Archiefbesluit 1995

• c.

  Archiefverordening: de Archiefverordening Deventer 1999

• d.

  Besluit Informatiebeheer: het Besluit Informatiebeheer Deventer 1999

• e.

  Procedureverordening Postbehandeling: de Procedureverordening Postbehandeling gemeente Deventer

• f.

  Awb: de Algemene Wet Bestuursrecht

• g.

  Emailfaciliteiten: het systeem – bestaande uit computers, software en netwerken - waarmee men berichten en bijlagen via elektronische postbussen kan uitwisselen

• h.

  Formele post: zijn archiefbescheiden, waarop één of meer van de volgende kenmerken van toepassing zijn:

  • -

    de inhoud heeft (rechts)gevolgen, of kan dat hebben, voor de wederpartij en/of en de gemeentelijke organisatie;

  • -

    de inhoud heeft een bewijs of verantwoordingsfunctie, of kan dat krijgen, of kan op andere wijze voor langere tijd van belang blijven voor de gemeentelijke organisatie; de inhoud is van belang voor een juiste interpretatievan andere gegevens

• i.

  Informele post: zijn archiefbescheiden, waarop één of meer van de volgende kenmerken van toepassing zijn: - aan de inhoud kunnen geadresseerde noch afzender rechten noch plichten ontlenen;

  de inhoud richt zich uitslauitend tot de geadresseerde perso(o)n(en);

  • -

    de inhoud heeft zeer kortstondige betekenis: na kennisname van de inhoud vervalt elk belang

• j.

  Elektronische post of e-mail: elektronische berichten die via e-mailfaciliteiten tussen computers worden uitgewisseld. Verzendinformatie en aan het bericht toegevoegde elektronische documenten maken integraal deel uit van het elektronisch postbericht

• k.

  Externe Email: afzend dan wel bestemmingsadres is gelegen buiten de gemeentelijke organisatie

• l.

  Afschrift: Kopie waarvan de inhoud gelijk is aan het origineel

• m.

  Organisatie-onderdeel: zoals deze in de Organisatieverordening staan omschreven

• n.

  Black Box: een speciaal binnen het gemeentelijke netwerk ingerichte directory. Deze wordt technisch beheerd door IM en inhoudelijk door DM

• o.

  JZ (Juridische Zaken): het organisatieonderdeel dat belast is met juridische aangelegenheden

• p.

  DM (Documentmanagement): het organisatieonderdeel belast met Post- en Archiefzaken

• q.

  IM (Informatiemanagement): het organisatieonderdeel belast met Automatiserings- en Informatiseringszaken

Artikel 2 Relatie tot bestaande regelingen

E-mailberichten worden beschouwd als zijnde archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet en het Archiefbesluit. Deze geeft aan dat archiefbescheiden zijn: ‘alle bescheiden, ongeacht hun vorm, door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten.’ Het bepaalde in de Archiefverordening, het Besluit Informatiebeheer en de Procedureverordening Postbehandeling is onverkort van toepassing op E-mail. Waar in de Procedureverordening Postbehandeling wordt gesproken van ‘schriftelijk’ dient te worden gelezen ‘schriftelijk en elektronisch’.

Artikel 5 Regels voor de registratie en archivering van externe e-mail

• 1.

  De ontvanger van e-mailberichten, die beleidsmatige aspecten behelzen, of juridische of financiële consequenties kunnen hebben, of waarin verzoeken worden gedaan waarop een reactie wordt verwacht, is verantwoordelijk dat het gehele emailbericht – fysiek of elektronisch – in afschrift direct aan DM ter registratie wordt aangeboden.

• 2.

  Inkomende en uitgaande e-mailberichten die van belang zijn voor dossiervorming dienen fysiek of elektronisch in afschrift aan DM te worden aangeboden en moeten door DM (uitgeprint) op papier aan het desbetreffende dossier worden toegevoegd.

• 3.

  Van iedere binnenkomend en uitgaand e-mailbericht wordt automatisch een kopie opgeslagen in de Black Box.

• 4.

  In de Black Box wordt het complete e-mailbericht waaronder ook de gegevens omtrent verzender, ontvanger, datum van verzending en ontvangst vastgelegd.

• 5.

  In voorkomende gevallen, bijvoorbeeld bij klachten van burgers of voor bewijsvoering in rechtsgedingen, wordt de Documentmanager gemachtigd om de Black Box te openen om de desbetreffende e-mailberichten op te roepen. Hij krijgt daartoe schriftelijk opdracht van de Directeur. De Documentmanager opent e-mailberichten in de Black Box altijd in aanwezigheid van een daartoe aangewezen functionaris van IM. Van deze visitatie wordt een schriftelijke verklaring opgesteld die gearchiveerd moet worden. (zie ook lid 6)

• 6.

  De opgeslagen e-mailberichten worden gedurende vijf jaar in een toegankelijke staat opgeslagen waarna ze door DM vernietigd worden. Deze periode is gelijk aan de vernietigingstermijn die voor het digitale postregistratiesysteem geldt. In verband met technische beperkingen ten aanzien van de opslagcapaciteit mag de inhoud van de Black Box periodiek worden weggeschreven naar CD-Roms. De desbetreffende CD-Roms worden beheerd door IM. De Documentmanager opent e-mailberichten op de CD-Roms in aanwezigheid van een daartoe aangewezen functionaris van IM. Van deze visitatie wordt een schriftelijke verklaring opgesteld die gearchiveerd moet worden.

• 7.

  Het overbrengen van een Emailbericht op een andere drager zoals in lid 3. en 6. bedoeld, met het doel het bericht voor bewaring te bestemmen, moet worden beschouwd als het vervaardigen van een reproductie zoals bedoeld in art. 7 van de Archiefwet en art. 6 van het Archiefbesluit.

Op grond van art. 2, eerste lid van het Archiefbesluit kunnen door de Documentmanager nadere eisen aan de wijze van vervanging worden gesteld.