Verordening Adviesraad Sociaal Domein Deventer

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Sociaal Domein: activiteiten en voorzieningen met gemeentelijke uitvoeringsverantwoordelijkheid op het terrein van wonen, welzijn, zorg, werk en inkomen, jeugd en onderwijs, participatie en leefbaarheid;

Gemeente: Gemeente Deventer;

Raad: De gemeenteraad van Deventer;

College: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer;

Adviesraad: De Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Deventer;

Bestuurlijk overleg: het overleg met de verantwoordelijk wethouder(s);

Dagelijks bestuur: voorzitter en stuurgroepleden van de Adviesraad;

Cliënt: gebruiker van voorzieningen in het sociaal domein, zoals bedoeld onder a.

Inwoner: ingezetene van de gemeente Deventer of van de gemeente Olst-Wijhe;

Werkgroep: tijdelijke groep leden voor het behandelen van een bepaald thema dat relevant is voor een adviestraject;

Cluster: de in de Adviesraad vertegenwoordigde maatschappelijke groepering.

Artikel 2 Doelstelling

Het doel van de Adviesraad is inwoners en cliënten betrekken bij en een stem te geven in de vormgeving, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijke beleid met betrekking tot het sociaal domein.

Artikel 3 Taken

De Adviesraad heeft tot taak het college gevraagd en ongevraagd te informeren en te adviseren over onderwerpen die de vorming en evaluatie van het gemeentelijk beleid ten aanzien van het sociaal domein betreffen.

De Adviesraad informeert en adviseert tevens over de uitvoering van de gemeentelijke dienstverlening en informatievoorziening aan cliënten en inwoners.

De Adviesraad wordt in de gelegenheid gesteld om te adviseren in de voorbereiding van het gemeentelijk beleid en evaluatie van de uitvoering.

De Adviesraad is alert op ontwikkelingen en knelpunten binnen het sociaal domein en verzamelt naast de ontvangen informatie van de gemeente op een actieve wijze relevante informatie om de genoemde adviesfunctie zo goed mogelijk uit te kunnen voeren.

De Adviesraad onderhoudt een levendig netwerk van maatschappelijke organisaties en vertegenwoordigers van belanghebbenden die zich binnen het sociaal domein begeven. De Adviesraad doet dit onder meer door:

actief de inbreng van belanghebbenden te organiseren, bijvoorbeeld via werkgroepen, koppeling van meerdere beleidsterreinen en duale vertegenwoordiging (leden vanuit beleid en leden vanuit praktijk als koppels);

deelname aan bijeenkomsten die door maatschappelijke organisaties en belanghebbenden worden georganiseerd;

organiseren van bijeenkomsten of andere vormen van raadpleging van organisaties, belanghebbenden en burgers.

De Adviesraad is niet bevoegd te adviseren over individuele klachten, bezwaarschriften en andere zaken die op individuele cliënten en inwoners betrekking hebben. Evenmin kan worden geadviseerd over het personeels- en organisatiebeleid van de gemeente Deventer.

Artikel 4 Samenstelling van de Adviesraad

De Adviesraad bestaat uit maximaal 16 stemgerechtigde leden en een onafhankelijk voorzitter.

De leden vormen gezamenlijk een representatieve afspiegeling van de verschillende clusters van het sociaal domein en zijn geen lid van of werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de gemeente.

De Adviesraad wordt geleid door een onafhankelijk voorzitter, die geen lid is van of werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de gemeente.

Artikel 5 Leden van de Adviesraad

De voorzitter en de leden van de Adviesraad zijn ingezetenen van de gemeente Deventer of Olst-Wijhe in het kader van de regionale rol die de gemeente Deventer bekleedt rondom het regionale werkbedrijf.

Leden worden in eerste termijn geworven op basis van een beleids- c.q. praktijkprofiel binnen de bestaande clusters of worden door de clusters voorgedragen.

Leden van de Adviesraad worden op voordracht van de Clusters door een commissie van de Adviesraad zelf benoemd, geschorst en ontslagen.

De Adviesraad streeft er bij de benoemingen naar dat kennis en ervaring met betrekking tot het gehele sociaal domein in de Adviesraad aanwezig is. Bovendien wordt waar mogelijk acht geslagen elementen als: een evenwichtige verhouding tussen mannen/vrouwen, diverse leeftijdsgroepen en allochtone en autochtone inwoners.

Het lidmaatschap van de Adviesraad is onverenigbaar met het lidmaatschap van de gemeenteraad of van het college. Ook zij die een vertegenwoordigende functie bekleden bij een politieke partij in de gemeente Deventer en de gemeente Olst/Wijhe, raadsvolger of commissielid zijn, kunnen geen lid zijn van de Adviesraad. Ambtenaren van de gemeente Deventer zijn tevens uitgesloten van lidmaatschap. Leden mogen geen zakelijke binding (leverancier van goederen of diensten in het sociaal domein) met de gemeente Deventer en de gemeente Olst-Wijhe hebben, voor zover een dergelijke binding van invloed kan zijn op de onafhankelijke positie van de leden.

Voor een goede uitvoering van de taken kan de Adviesraad derden bij zijn werkzaamheden betrekken. In het Huishoudelijk Reglement kunnen daartoe nadere regels worden gesteld.

De leden van de Clusters worden op voordracht van het betreffende Cluster door de Adviesraad benoemd, geschorst en ontslagen.

Artikel 6 Lidmaatschap en zittingsduur

De zittingsduur van alle leden van de Adviesraad bedraagt vier jaar, met een optie op eenmaal met vier jaar te verlengen. Van deze bepaling kan alleen in uitzonderlijke situatie bij gevaar voor bestuurlijke discontinuïteit eenmalig worden afgeweken.

De Adviesraad stelt hiertoe een rooster van aftreden op voor een goede balans tussen continuïteit en vernieuwing.

Het lidmaatschap van een lid eindigt:

aan het einde van de (verlengde) zittingsperiode;

op verzoek van het lid;

bij verhuizing buiten de gemeentegrenzen;

bij het overlijden van het lid;

bij misdragingen en bedrog.

Bij het aftreden van een lid wordt gezocht naar een lid dat bijdraagt aan een representatieve afspiegeling van de doelgroepen zoals omschreven is in artikel 5 lid 4 van deze verordening.

De zittingsduur van de leden van de Clusters bedraagt eveneens vier jaar, met de optie om eenmaal met vier jaar te verlengen.

Artikel 7 Organisatie en werkwijze

De Adviesraad vergadert minimaal 6 keer per jaar of zoveel meer als de voorzitter of ten minste de meerderheid van leden noodzakelijk achten met een maximum van 10 vergaderingen binnen een kalenderjaar.

De Adviesraad bepaalt zijn eigen agenda.

Per vergadering beoordeelt ieder cluster aan de hand van de agenda of het noodzakelijk is dat zowel de beleidsmatige afgevaardigde als de praktijk-afgevaardigde aanwezig is, of dat het afdoende is om slechts één van hen bij de vergadering aanwezig te laten zijn.

Adviesaanvragen kunnen worden voorbereid in werkgroepen, die bestaan uit leden van de Adviesraad eventueel aangevuld met derden. Elk advies aan het college wordt aan de hele Adviesraad voorgelegd voordat het aan het college wordt uitgebracht.

Spoedadviezen vanuit clusters of doelgroepen hoeven niet aan hele Adviesraad voorgelegd te worden, maar kunnen door de voorzitter of betrokken stuurgroeplid geaccordeerd en doorgestuurd worden.

De Adviesraad evalueert jaarlijks zijn functioneren, de resultaten en de samenstelling en brengt hiervan verslag uit aan het college.

De Adviesraad kan derden uitnodigen om vergaderingen bij te wonen of kan derden consulteren voor het geven van toelichting, informatie en/of advies.

Het Bestuurlijk Overleg van de voorzitter en stuurgroep met de wethouder(s) van de gemeente Deventer vindt minimaal halfjaarlijks plaats.

Per kwartaal is ambtelijk overleg tussen (een afvaardiging van) de Adviesraad en/of werkgroepen en de verantwoordelijke beleidsambtenaren met als doel het uitwisselen van relevante informatie. De frequentie en de agenda van dit overleg worden in onderling overleg vastgesteld. Tijdens het ambtelijk overleg wordt inzicht gegeven in de komende adviesaanvragen.

De vergaderingen van de Adviesraad, het Bestuurlijk Overleg en Clusters zijn openbaar. De vergadering wordt achter gesloten deuren gehouden wanneer ten minste vier van de aanwezige leden daartoe verzoeken of wanneer de voorzitter dat nodig acht.

Desgewenst is een vertegenwoordiger of contactambtenaar van de gemeente aanwezig bij de vergaderingen van de Adviesraad, Bestuurlijk Overleg en/of bij de werkgroepen.

De leden van de Adviesraad en werkgroepen zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij in hun hoedanigheid als lid van de Adviesraad vernemen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen. De geheimhoudingsplicht vervalt niet door beëindiging van de activiteiten ten behoeve van de Adviesraad of een van de werkgroepen. De geheimhoudingsplicht geldt eveneens voor derden die worden geconsulteerd en/of aanwezig zijn bij de vergaderingen.

Artikel 8 Besluitvorming

De Adviesraad kan beraadslagen en besluiten indien tenminste twee derde van het minimum aantal leden van de Adviesraad ter vergadering aanwezig is en aan de stemming heeft deelgenomen.

Aangezien binnen de Adviesraad gewerkt wordt met duale vertegenwoordiging en men vooraf kan beslissen of men wel of niet bij de vergadering aanwezig is, is het mogelijk om het stemrecht aan het andere duo-lid over te dragen, zodat deze stem tevens meetelt voor de benodigde meerderheid die bij besluitvorming noodzakelijk is.

Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte schriftelijke of mondelinge stemmen. De voorzitter is niet stemgerechtigd.

Blanco stemmen of onthoudingen zijn voor de vaststelling van het resultaat van de stemming geen geldig uitgebrachte stemmen.

Stemming over personen geschiedt schriftelijk met gesloten stembiljetten.

Artikel 9 Dagelijks bestuur

De Adviesraad krijgt een Dagelijks Bestuur (DB) bestaande uit de onafhankelijk voorzitter, benoemd door het College en leden van de stuurgroep met daarbinnen de functies van secretaris en penningmeester.

Het DB bestaande uit minimaal 3 en maximaal 5 leden wordt door de Adviesraad uit haar midden samengesteld en geaccordeerd door een daartoe samengestelde commissie.

Bij meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen kan besloten worden om een DB-lid uit zijn functie te ontheffen, wanneer deze naar de mening van de Adviesraad onvoldoende functioneert.

Wanneer een lid van het DB uitvalt of aftreedt, wordt een nieuw lid van het DB gekozen uit de leden van de Adviesraad.

Het DB is belast met:

Het plannen van de werkzaamheden van de Adviesraad in algemene zin;

Het opstellen van de bespreekagenda voor de vergaderingen van de Adviesraad;

Het uitvoeren van de besluiten van de Adviesraad naar buiten;

Het onderhouden van contacten met de betrokken ambtenaren in het kader van zijn taakuitoefening;

Het opstellen van een begroting en een jaarrekening;

Het uitnodigen van ambtenaren, externe deskundigen en vertegenwoordigers van (doel)groepen om een vergadering bij te wonen voor het geven van informatie en advies.

De Adviesraad regelt via het huishoudelijke reglement een nadere taakverdeling van de DB-leden.

Artikel 10 Taken voorzitter en stuurgroepleden

1. Tot de taken van de voorzitter van de Adviesraad behoren:

het voorbereiden van de agenda met de stuurgroep/secretaris;

het bepalen van dag en tijdstip van de vergadering;

het overleg voeren met wethouders, gemeenteraad en beleidsambtenaren;

het leiden van de vergadering;

mede optreden als penvoerder;

het extern vertegenwoordigen van de Adviesraad;

het ondertekenen van uitgaande stukken van de Adviesraad.

2. Tot de taken van de stuurgroepleden van de Adviesraad behoren:

het verrichten van administratieve werkzaamheden;

het verrichten van beleidsvoorbereidende en -ondersteunende werkzaamheden;

het verrichten van organisatorische werkzaamheden;

het desgevraagd deelnemen aan het overleg met wethouders, gemeenteraad en beleidsambtenaren;

het bewaken van de voortgang en afhandeling van de uitgebrachte adviezen;

het opstellen van het jaarverslag;

het opstellen van de begroting en beheer van financiën;

het mede opstellen van een rooster van aftreden

het mede extern vertegenwoordigen van de Adviesraad op regionaal en cluster niveau;

Artikel 11 Advisering

De Adviesraad wordt door het college voorzien van alle informatie die nodig is voor zijn functioneren.

De Adviesraad mag zowel via het geplande periodieke overleg met het college, de raadsleden en ambtenaren als via informele contacten informatie en inzichten verwerven die van belang zijn voor een kwalitatief verantwoorde advisering.

Het college betrekt de Adviesraad in een vroegtijdig stadium bij de ontwikkeling van beleid, uitvoering en evaluatie binnen het sociaal domein.

Het college legt adviesaanvragen door middel van een schriftelijke adviesaanvraag voor aan de Adviesraad. In de adviesaanvraag wordt vermeld over welke punten advies wordt gevraagd.

Ten aanzien van de in het eerste lid bedoelde adviezen geldt:

Adviezen worden binnen vier weken na ontvangst van de adviesaanvraag uitgebracht, tenzij college en Adviesraad een andere termijn zijn overeengekomen. De zomer- en kerstvakantie hebben een opschortende werking op de genoemde termijn van vier weken.

Adviezen van de Adviesraad worden op schrift gesteld.

Adviezen van de Adviesraad worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris;

Gevraagde en ongevraagde advisering van de Adviesraad is gericht aan het college.

Indien de Adviesraad binnen de afgesproken termijn niet heeft gereageerd, wordt aangenomen dat de Adviesraad instemt met de voorstellen.

Het college draagt zorg voor een schriftelijke terugkoppeling aan de Adviesraad van zijn standpunten met betrekking tot de adviezen. Deze terugkoppeling wordt uiterlijk binnen vier weken na het collegebesluit schriftelijk gegeven.

Artikel 12 Faciliteiten en vergoedingen

Het college stelt jaarlijks een budget beschikbaar ten behoeve van de werkzaamheden van de Adviesraad.

Dit budget wordt toegekend in de vorm van een subsidie waarvoor jaarlijks vooraf een voorschot wordt verstrekt.

De subsidie betreft een vergoeding voor:

Onkostenvergoeding voor de vergaderingen voor de leden van de Adviesraad, clustergroepen en werkgroepen.

Onkostenvergoeding voor de voorzitter en de stuurgroepleden.

Onkostenvergoeding voor de notulist voor het bijwonen van de vergaderingen en de reiskosten.

Overige kosten noodzakelijk voor het functioneren van de Adviesraad en werkgroepen.

De hoogte van de onkostenvergoedingen en faciliteiten voor de Adviesraad en werkgroepen wordt vastgelegd in de jaarlijkse begroting.

Het college stelt goed bereikbare en goed geoutilleerde vergaderaccommodaties en faciliteiten beschikbaar voor overleg van de Adviesraad en werkgroepen.

Artikel 13 Huishoudelijk reglement

De Adviesraad stelt een Huishoudelijk Reglement vast waarin diverse zaken ten aanzien van het functioneren nader worden geregeld. De bepalingen in dit reglement mogen niet in strijd zijn met (onderdelen van) deze verordening.

Het Huishoudelijk Reglement is openbaar.

Artikel 14 Verantwoording

De Adviesraad brengt jaarlijks voor 1 april aan het college verslag uit van de activiteiten en bevindingen over het voorafgaande jaar. Daarbij wordt in een financieel verslag tevens verantwoording afgelegd aan het College over de besteding van het beschikbare voorschot.

De Adviesraad dient jaarlijks vóór 1 oktober een onderbouwde subsidieaanvraag met bijbehorende begroting in voor het daaropvolgende kalenderjaar.

De financiële verantwoording en afrekening vindt plaats conform onderstaande uitgangspunten. Nadere afspraken liggen vast in het huishoudelijk regelement c.q. de goedgekeurde jaarbegroting c.q. subsidiebeschikking.

Als bij de jaarafsluiting na verrekening van het eventuele saldo als bedoeld onder artikel 12 lid 3 sub a, b en c van deze verordening blijkt dat de liquide middelen per 1 januari hoger zijn dan € 1.500,00 wordt het meerdere verrekend met (in mindering gebracht op) de subsidie van het volgende jaar.

Bij de definitieve vaststelling van de subsidie worden de overige kosten (artikel 12 lid 3 sub d van deze verordening) definitief vastgesteld op de verstrekte subsidie, tenzij er een batig saldo is ontstaan van meer van € 750,00. In dat geval wordt dat subsidiedeel verrekend met (in mindering gebracht op) de subsidie van het volgende jaar.

Tot de overige kosten (artikel 12 lid 3 sub d) van de Adviesraad worden gerekend: het inhuren van deskundigen en/of derden, de kosten van vorming en scholing van de leden en de organisatiekosten. Begrote kosten worden bij vaststelling van het voorschot geaccepteerd voor zover de totale kosten beneden het gemaximeerde budget blijven. Overschrijding van het budget en extra kosten worden niet vergoed, tenzij deze vooraf schriftelijk onderbouwd worden aangevraagd en naar het oordeel van het college noodzakelijk zijn.

Artikel 15 Slotbepaling

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 juni 2016. Per gelijke datum worden de Verordening Cliëntenparticipatie Gemeente Deventer, Verordening Adviesraad Wet Sociale Werkvoorziening en de Regeling Wmo adviesraad 2011 ingetrokken. De Stichting Cliëntenraad, tevens exploitant van de helpdesk, blijft tot nader order actief.

Artikel 17 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening Adviesraad Sociaal Domein Deventer”.