Organisatiebesluit gemeente Deventer

Artikel 1 begripsbepaling

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  Organisatieonderdeel: een afgebakend geheel van taken, producten en diensten onder verantwoordelijkheid van een leidinggevende.

• b.

  Eenheid: ieder organisatieonderdeel binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de algemeen directeur heeft.

• c.

  Cluster: ieder organisatieonderdeel binnen een eenheid die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur van de desbetreffende eenheid heeft.

• d.

  Team: ieder organisatieonderdeel die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur of clustermanager van de desbetreffende eenheid heeft.

• e.

  Directie: besluitvormingsorgaan onder leiding van de algemeen directeur bestaande uit de algemeen directeur en de directeuren van de onderscheiden eenheden binnen de organisatie.

• f.

  Bedrijfsvoering: de inzet van personeel, informatie, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting (PIJOFACH) en het afleggen van verantwoording daarover.

• g.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• h.

  Financiële administratie: het systematisch vastleggen en verwerken van de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie ten behoeve van de financieel-economische positie, het financiële beheer, de uitvoering van de begroting, het afwikkelen van vorderingen en schulden alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• i.

  Portefeuillehouder: lid van het college van Burgemeester en Wethouders aan wie nader omschreven programma’s/beleidsvelden, bestuurlijke projecten en wijken zijn toegewezen waarvoor hij de politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt.

• j.

  Budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

• k.

  Doelmatigheid: het realiseren van de afgesproken prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• l.

  Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van beleid ook daadwerkelijk bereikt worden.

• m.

  Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

Artikel 5 Organisatieonderdelen

Het ambtelijke apparaat van de gemeente is ingedeeld in de volgende organisatieonderdelen:

• -

  Eenheid Bedrijfsvoering

• -

  Eenheid Ruimte en Samenleving

• -

  Eenheid Stadthuis

• -

  Eenheid Strategische Ontwikkeling

• -

  Bestuurs- en Directieondersteuning

• -

  Communicatie

• -

  Concerncontrol

• -

  Brandweer

Artikel 11 Ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders door de

gemeentesecretaris

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van Burgemeester en Wethouders. De gemeentesecretaris wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteunt door de adjunct secretaris.

• 2.

  De gemeentesecretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college van Burgemeester en Wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 3.

  De gemeentesecretaris toetst voorstellen en adviezen vanuit de ambtelijke organisatie op integraliteit en besluitrijpheid. Voorstellen en adviezen die niet voldoen aan de eisen stuurt de gemeentesecretaris, na overleg met de portefeuillehouder, met vermelding van zijn bevindingen terug naar het betrokken organisatieonderdeel.

• 4.

  Indien een portefeuillehouder of de directeur van de betrokken eenheid van oordeel is dat het voorstel of advies in het college van Burgemeester en Wethouders moet worden gebracht dan zorgt de gemeentesecretaris er voor dat de opvattingen van zowel de portefeuillehouder en/of de betrokken eenheid als van hemzelf op een zorgvuldige wijze aan het college van Burgemeester en Wethouders worden voorgelegd.

• 5.

  De gemeentesecretaris adviseert het college van Burgemeester en Wethouders bij het nemen van beslissingen en is verantwoordelijk voor het vertalen van de beslissingen van het college van Burgemeester en Wethouders naar de ambtelijke organisatie en het bewaken van de voortgang.

• 6.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college van Burgemeester en Wethouders in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college van Burgemeester en Wethouders.

Artikel 17 Benoeming directeuren en overige leidinggevende functies

1.

Directeuren en de concerncontroller worden door de gemeentesecretaris, gehoord hebbende het

college van Burgemeester en Wethouders, benoemd, geschorst en ontslagen.

2.

De commandant van de Brandweer is in dienst bij de Veiligheidsregio IJsselland en is op

detacheringbasis werkzaam onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.

3.

Overige leidinggevende functies worden door de naast hoger gelegen leidinggevende gehoord

hebbende de directeur van de eenheid benoemd. De bevoegdheden op het gebied van schorsing

en ontslag worden nader geregeld in de mandatenregeling personele bevoegdheden gemeente

Deventer.

Artikel 18 Functionarissen financiële organisatie

1.

Het college van Burgemeester en Wethouders draagt zorg voor een adequate scheiding van

taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden waarbij aan de eisen van

controltechnische functiescheiding wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte

informatie aan het bestuur en het ambtelijk management is gewaarborgd.

2.

Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies: directeur bedrijfsvoering,

concerncontroller, unitcontroller, teammanager Gemeenteadministratie, treasurer, kassier en

ambtenaar der gemeentelijke belastingen.

3.

De functies van directeur bedrijfsvoering, concerncontroller en unitcontroller zijn onderling

onverenigbaar en zijn onverenigbaar met die van teammanager Gemeenteadministratie,

treasurer, kassier en ambtenaar der gemeentelijke belastingen alsmede met enige andere

wezenlijk aantastende vermenging van de noodzakelijk aan te brengen functiescheiding.

4.

De functies directeur bedrijfsvoering, treasurer, teammanager Gemeenteadministratie, kassier en

ambtenaar der gemeentelijke belastingen worden exclusief aan de eenheid Bedrijfsvoering

toegewezen.

5.

De functie concerncontroller wordt exclusief aan het organisatieonderdeel Concerncontrol

toegewezen.

6.

Bij afwezigheid van de concerncontroller wordt zijn taak waargenomen door de algemeen

directeur. Bij langdurige afwezigheid van de concerncontroller wijst de algemeen directeur een

vervanger aan.

Artikel 19 Directeur bedrijfsvoering

1.

De directeur bedrijfsvoering draagt de zorg voor:

a.

de ontwikkeling van visies en (beleids-)kaders op het gebied van financiën en het tijdige

signaleren van dreigende verstoringen in het (meerjaren)begrotingsevenwicht;

b.het adviseren over en beoordelen van de financiële aspecten/risico’s met betrekking tot

verbonden partijen;

c.

het ontwikkelen en actueel houden van een systeem van kostentoerekening tussen eenheden

en een passende budgethouderregeling;

d.

het opzetten, coördineren en ontwikkelen van de gemeentebrede planning en control cyclus;

e.

het bewaken en beoordelen van de rechtmatigheid, kwaliteit van de financiële onderbouwing

en de juistheid en volledigheid van bijdragen van eenheden in het kader van de planning en

control cyclus op basis van de opgestelde kaders en richtlijnen;

Organisatiebesluit gemeente Deventer

f.

het beoordelen van door het college van Burgemeester en Wethouders en raad vastgestelde

begrotingswijzigingen voorbereid door de eenheden en het waarborgen dat deze juist zijn

gehanteerd en dat sprake is van volledige en betrouwbare informatie;

g.het beoordelen van (beleids-)voorstellen aan het college van Burgemeester en Wethouders op

rechtmatigheid, kwaliteit, juistheid en volledigheid van de financiële onderbouwing door middel

van medeparaaf in het geval sprake is van overschrijding van het budgettaire kader, een

beroep op algemene middelen, afwijking van vastgestelde financiële kaders, voorschriften en

richtlijnen en wijziging van tarieven/belastingen en rechten van burgers;

h.het beheer van de “Dienstmiddelen”.

2.

De directeur bedrijfsvoering legt de opzet en uitvoering van het planning en control systeem vast

in richtlijnen en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan directie en college van

Burgemeester en Wethouders voorgelegd.

3.

De directeur bedrijfsvoering geeft leiding aan de treasurer, de teammanager

Gemeenteadministratie, de ambtenaar der gemeentelijke belastingen en de unitcontroller van de

eenheid bedrijfsvoering. Hij regelt de vervanging van deze functionarissen bij afwezigheid.

Artikel 20 Concerncontroller

1.

De concerncontroller adviseert de algemeen directeur over ontwikkelde kaders op het gebied van

de bedrijfsvoering. In voorkomende gevallen, vooral waar kaderstelling geheel ontbreekt kan de

concerncontroller de algemeen directeur adviseren deze te laten ontwikkelen.

2.

Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur houdt de concerncontroller control op de

bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie.

3.

De concerncontroller is verantwoordelijk voor het toezicht op de verbijzonderde interne controle

binnen eenheden en het opzetten van een gemeentebreed systeem voor risicomanagement.

4.

De concerncontroller onderzoekt, in opdracht van de algemeen directeur, de directie of het college

van Burgemeester en Wethouders, mogelijke risico’s en probleemsituaties en de doelmatigheid,

doeltreffendheid en rechtmatig van het functioneren van de organisatie en doet voorstellen voor

verbetering.

5.

De concerncontroller rapporteert over de uitvoering van zijn taken aan de algemeen directeur.

Indien hij bij de uitoefening van zijn (advies-)taken een ten opzichte van de algemeen directeur

afwijkend standpunt heeft, doet hij daarvan, na overleg met de algemeen directeur mededeling

aan het college van Burgemeester en Wethouders.

6.

De concerncontroller treedt op als contactpersoon van de gemeente voor de accountant en

coördineert voor de gemeente de accountantscontrole. Hij treedt hierbij in nauw overleg met de

griffier.

Artikel 21 Unitcontroller

1.

Een unitcontroller draagt voor zijn eenheid de zorg voor de ondersteuning en advisering van het

management op het gebied van:

a.

het financiële beleid en beheer waaronder het onderhouden van de bedrijfsadministratie,

tijdsregistratie en inrichting van de financiële-en de projectadministratie;

b.

de uitvoering van de planning en control cyclus;

c.

de opzet en de werking van de administratieve organisatie en kwaliteitszorg;

d.

het uitvoeren van de eerste lijns control(e)taken op het gebied van de bedrijfsvoering en de

administratieve organisatie;

e.

het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de financiële

rechtmatigheid van het beheer en de administratie;

Organisatiebesluit gemeente Deventer

f.

de verdeling, analyse en interpretatie van de beschikbare financiële en niet-financiële

gegevens, zodat deze geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en

activiteiten;

g.

het voorzien van beleidsvoorstellen van (financiële) adviezen.

2.

Een unitcontroller adviseert de directeur van zijn eenheid gevraagd en ongevraagd over de

onderwerpen genoemd in het eerste lid.

3.

Indien een unitcontroller een meer doelmatig of doeltreffend beheer mogelijk acht, treedt hij

hierover in overleg met de directeur van zijn eenheid.

4.

Een unitcontroller heeft een eigen verantwoordelijkheid voor de tijdigheid, de volledigheid, de

juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en

verstrekte informatie en voor de financieel rechtmatigheid van de begroting, tussentijdse

rapportages, de rekening en de beleidsvoorstellen van zijn dienst. Indien er sprake is van een

afwijkend standpunt met de directeur of overige leidinggevende van zijn eenheid, doet de

unitcontroller hiervan mededeling bij het desbetreffende stuk.

Artikel 22 Treasurer

1.

De treasurer geeft uitvoering aan de treasuryfunctie. De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die

zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op

de gemeentebrede financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en

de hieraan verbonden risico’s.

2.

De treasurer voert zijn taken uit binnen de kaders van de “Wet Financiering Decentrale

Overheden” en artikel 14 van de “Financiële verordening gemeente Deventer” en het

“Treasurystatuut gemeente Deventer”.

Artikel 23 Teammanager Gemeenteadministratie

1.

De teammanager Gemeenteadministratie draagt de zorg voor het voeren van de gemeentelijke

financiële administratie en het systematisch vastleggen en verwerken van financiële gegevens

alsmede de registratie van bezittingen, activa en vermogen.

2.

De Gemeenteadministratie draagt de zorg voor het in stand houden en het juiste gebruik van het

gemeentelijke rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst.

3.

De teammanager Gemeenteadministratie draagt de zorg voor het opstellen van de balans bij de

jaarrekening.

4.

De teammanager Gemeenteadministratie draagt zorg voor de tijdigheid, de volledigheid, de

juistheid en toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en

verstrekte informatie.

5.

De teammanager Gemeenteadministratie draagt zorg voor de afdrachten sociale premies, de

aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds en de kwartaalaanlevering van

financiële gegevens aan het CBS.

6.

De teammanager Gemeenteadministratie ziet toe op de bewaring van contante geldmiddelen en

geldwaardige papieren en de verantwoording van contante inkomsten.

7.

De teammanager Gemeenteadministratie ziet toe op het tijdig nemen van

invorderingsmaatregelen en van wettelijke vervolgmaatregelen bij het in gebreke blijven.

8.

De teammanager Gemeenteadministratie functioneert tevens als ambtenaar belast met de

invordering van gemeentelijke belastingen als bedoeld in het tweede lid, letters c en e van artikel

231 van de Gemeentewet (nog controleren).

Organisatiebesluit gemeente Deventer

11

Artikel 24 Kassier

1.

Het beheer van contante geldmiddelen en geldswaardige papieren is opgedragen aan de kassier.

2.

De teammanager Gemeenteadministratie geeft leiding aan de kassier. Hij regelt de vervanging

van de kassier bij afwezigheid.

3.

Het college van Burgemeester en Wethouders stelt regels en richtlijnen vast met betrekking tot de

taken van de kassier in de “Kasinstructie gemeente Deventer”.

Artikel 25 Ambtenaar der gemeentelijke belastingen

1.

De teammanager Belastingen is ambtenaar als bedoeld in het tweede lid, letters b en d van artikel

231 van de Gemeentewet en is als zodanig belast met alle aangelegenheden betreffende de

heffing van de gemeentelijke belastingen en de Wet waardering onroerende zaken.

2.

De teammanager Belastingen heeft met betrekking tot de gemeentelijke belastingen de taak

gevraagd en ongevraagd te adviseren, regelgeving te verzorgen en daaraan uitvoering te geven

en toe te zien op een juiste toepassing van de desbetreffende wettelijke regels.

3.

Voor zover de uitvoering en heffing van gemeentelijke belastingen is opgedragen aan anderen, is

de teammanager Belastingen bij uitsluiting belast met:

a.

de behandeling van bezwaar-, beroep- en verzoekschriften op het gebied van gemeentelijke

belastingen;

b.

het voeren van procedures voor de (belasting)rechter.

Artikel 26 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering

1.

Op basis van de door de Raad vastgestelde programmabegroting stelt het college van

Burgemeester en Wethouders de productenramingen vast. Het college van Burgemeester en

Wethouders wijst de producten met bijbehorende budgetten en investeringskredieten uit de

programmabegroting toe aan de directeuren van de eenheden.

2.

Het college van Burgemeester en Wethouders stelt nadere regels en richtlijnen vast over de taken

en bevoegdheden van functionarissen die aangewezen zijn als budgethouder van

productbudgetten en investeringskredieten.

3.

Het college van Burgemeester en Wethouders stelt nadere regels en richtlijnen vast met

betrekking tot het maken van begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw beleid

of beleidsintensiveringen of beperkingen.

4.

Mede op basis van de programmabegroting en productenramingen stellen de directeuren van de

eenheden programmaplannen en/of teamplannen vast. In een programmaplan en/of teamplan

worden de taken en de te leveren prestaties, producten en diensten en de daarvoor in te zetten

middelen uitgewerkt.

5.

Een directeur wijst de ter beschikking gestelde productbudgetten en investeringskredieten op

basis van programmaplannen en teamplannen toe aan functionarissen, die ten aanzien van de

desbetreffende productbudgetten en investeringskredieten invulling geven aan het

budgethouderschap.

Artikel 27 Decharge

1.

Aanbieding door het college van Burgemeester en Wethouders van de jaarrekening aan de Raad

impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester

en Wethouders vallende ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie.

Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.

2.

Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders ligt de

eindverantwoordelijkheid voor de jaarrekening bij de algemeen directeur. In de jaarrekening wordt

verantwoording afgelegd aan het college van Burgemeester en Wethouders over de uitputting van

Organisatiebesluit gemeente Deventer

de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten en de daarmee bereikte doelen.

3.

De vaststelling van de jaarrekening door de Raad mede op basis van de verklaring van de externe

accountant strekt tot decharge van het college van Burgemeester en Wethouders behoudens later

(in rechte) gebleken onregelmatigheden.

4.

Het gestelde in het vorige lid is niet van toepassing indien en voor zover het college van

Burgemeester en Wethouders voor aanbieding van de jaarrekening aan de Raad schriftelijk aan

de gemeentesecretaris heeft meegedeeld niet akkoord te gaan met één of meerdere onderdelen

van de jaarrekening.

Artikel 28 Archiefvoorschriften

Het college van Burgemeester en Wethouders stelt op basis van een door de gemeenteraad vast te

stellen “Archiefverordening” in het “Besluit Informatiebeheer” regels vast voor:

1.

de aanwijzing en inrichting van de in het gemeentelijke archiefbewaarplaats berustende

archiefbescheiden;

2.

het beheren van de in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden;

3.

het beheren van de archiefbescheiden bij de organisatie onderdelen, voor zover deze

archiefbescheiden niet naar de gemeentelijke archiefplaats zijn overgebracht;

4.

het toezicht op de niet in het gemeentelijke archief berustende archiefbescheiden.

Artikel 29 Gemeentearchivaris

De gemeentearchivaris draagt rechtstreeks onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college

van Burgemeester en Wethouders de zorg voor:

1.

het beheer van de in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden;

2.

het toezicht op de niet in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden.

Artikel 30 Archieven van eenheden

Elke directeur draagt onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en

Wethouders zorg voor:

1.

het inrichten en in stand houden van ruimten, bestemd voor de bewaring van de

archiefbescheiden van de onder hem vallende organisatieonderdeel, voor zover deze bescheiden

niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats dienen te worden overgebracht;

2.

het middelenbeheer voor de bewaring van de archiefbescheiden genoemd onder letter a;

3.

het beheer van de bij zijn organisatieonderdeel berustende archiefbescheiden.

Artikel 31 Ondernemingsraad

1.

Binnen de gemeentelijke organisatie is een ondernemingsraad bestaande uit medewerkers vanuit

de verschillende eenheden.

2.

In de ondernemingsraad komen alle onderwerpen aan de orde die vallen onder de

informatieplicht, de instemmings- en adviesbevoegdheid als bedoeld in de artikelen 24, 25 en 27

van de WOR.

3.

De gemeentesecretaris functioneert voor de centrale ondernemingsraad als bestuurder in de zin

van de WOR en bevordert het formeel en informeel overleg.

Organisatiebesluit gemeente Deventer

4.

Tussen de gemeentesecretaris en de ondernemingsraad worden nadere afspraken gemaakt over

de onderlinge werkwijze en de betrokkenheid en inzet van medewerkers in de ondernemingsraad

door het opstellen van een ondernemingsovereenkomst.

Artikel 32 Decentrale onderdeelcommissies

1.

Ten behoeve van het organisatieonderdeel Brandweer is een onderdeelcommissie ingesteld.

2.

De commandant van de Brandweer functioneert voor deze onderdeelcommissie als bestuurder in

de zin van de WOR.

3.

Tussen de ondernemingsraad en de onderdeelcommissie worden afspraken gemaakt over de

onderlinge taakverdeling.

Hoofdstuk 8. Slotbepalingen

Artikel 33 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het college van Burgemeester en Wethouders

gehoord hebbende de gemeentesecretaris.

Artikel 34 Aanhalen van dit besluit

1.

Dit besluit kan worden aangehaald als "Organisatiebesluit Gemeente Deventer".

2.

Dit besluit wordt geacht in werking te zijn getreden met ingang van 1 januari 2007.

Organisatiebesluit gemeente Deventer