Reglement van Orde Rekenkamer Diemen en Ouder-Amstel

1. De rekenkamer bestaat uit tenminste twee leden, zijnde de voorzitter en een lid;

2. De rekenkamer is verantwoordelijk voor de taken zoals die op grond van de Gemeentewet en de gemeentelijke verordening aan haar zijn toegekend;

3. De voorzitter is belast met:

• a.

  het tijdig en periodiek bijeenroepen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie;

• b.

  het leiden van de vergaderingen;

• c.

  het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet;

• d.

  het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming;

• e.

  het doen naleven van dit reglement;

• f.

  de aansturing van de rekenkamer en haar ondersteuning;

• g.

  het binnen de budgettaire kaders aangaan van overeenkomsten van derden;

• h.

  het onderhouden van de externe contacten en voorlichting.

4. De rekenkamer is belast met het in gezamenlijkheid opstellen en uitvoeren van het jaarplan, het vaststellen van de onderzoeksopzet en het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het uitbrengen van het jaarverslag;

5. Bij of krachtens dit reglement kan de rekenkamer één of meer taken mandateren aan de voorzitter, een lid of de ambtelijk secretaris;

1. De ambtelijk secretaris is belast met het secretariaat van de rekenkamer, inclusief inhoudelijke voorbereidingen van vergaderingen en archivering. Daarnaast verleent de secretaris ondersteuning aan onderzoeken. Tijdens vergaderingen heeft hij een adviserende stem;

2. De rekenkamer is opdrachtgever van de secretaris. De secretaris is slechts aan de rekenkamer verantwoording verschuldigd voor wat betreft het werk voor de rekenkamer;

3. De werkgever overlegt met de rekenkamer alvorens rechtspositionele besluiten te nemen.

Hoofdstuk 2: Onderzoek

Artikel 4. Jaarplan

• 1.

  De rekenkamer presenteert jaarlijks een jaarplan. Daarin staat aangegeven welke onderwerpen voor het komende jaar in aanmerking komen voor een onderzoek of quick scan. Het jaarplan wordt door de rekenkamer ter kennisneming aan de raad aangeboden;

• 2.

  Voordat de rekenkamer het jaarplan ter kennisneming aanbiedt, wordt over mogelijke onderwerpen voor onderzoek gecommuniceerd met de gemeenteraad;

• 3.

  De rekenkamer beslist vervolgens welke onderwerpen worden onderzocht;

• 4.

  De rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol op waarin zij de werkwijze en het proces van het onderzoek vastlegt;

• 5.

  De onderwerpen passen binnen de criteria zoals beschreven in artikel 4;

• 6.

  In het jaarplan neemt de rekenkamer zo mogelijk ook haar begroting op.

Artikel 5. Criteria voor onderwerpselectie

De rekenkamer baseert zich bij de keuze van de te onderzoeken onderwerpen op de volgende criteria:

• 1.

  Het onderzoek moet betrekking hebben op de doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid van de (totstandkoming van) het beleid en/of uitvoering daarvan;

• 2.

  Er moet sprake zijn van een substantieel financieel en/of maatschappelijk belang en/of het onderwerp is bestuurlijk relevant;

• 3.

  Het onderwerp moet betrekking hebben op beleid dat door de gemeenteraad kan worden beïnvloed;

• 4.

  Het onderwerp moet voor de rekenkamer haalbaar zijn, dat wil zeggen dat het past binnen haar financiële en organisatorische mogelijkheden;

• 5.

  Er wordt gestreefd naar enige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in opeenvolgende onderzoeken.

• 6.

  De rekenkamer blijft buiten de politieke discussie, dat betekent dat in principe slechts processen onderzocht worden die afgerond zijn.

Artikel 6. Verzoeken tot het verrichten van onderzoek

• 1.

  Gemeentelijke organen kunnen een gemotiveerd verzoek doen tot het verrichten van een onderzoek.

• 2.

  Deze verzoeken dienen gebaseerd te zijn op de criteria die de rekenkamer heeft opgesteld (artikel 5).

• 3.

  Individuele functionarissen en inwoners van de gemeenten en organisaties in de gemeente kunnen de rekenkamer gemotiveerd attenderen op onderzoeksonderwerpen.

• 4.

  Verzoeken worden door de rekenkamer aan de criteria, zoals vermeld in artikel 5, getoetst.

• 5.

  Indieners van een gemotiveerd verzoek tot het verrichten van een onderzoek krijgen schriftelijk bericht over wat er met het verzoek wordt gedaan. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek voldoet, zal zij daarvoor de gronden aanvoeren.

• 6.

  De rekenkamer doet geen onderzoek, indien:

• a.

  het een klacht betreft in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene Wet Bestuursrecht over een gedraging van een bestuursorgaan;

• b.

  het een bezwaar betreft in de zin van hoofdstuk 7 van de Algemene Wet Bestuursrecht tegen een besluit van een bestuursorgaan, daar staan de bezwaar- en beroepsprocedures voor open.

Artikel 7. Kwaliteitseisen uitvoering onderzoek

De rekenkamer is gehouden de volgende kwaliteitseisen te hanteren voor de uitvoering van haar onderzoeken:

• 1.

  Objectiviteit: de leden ondernemen hun werkzaamheden zonder zich door persoonlijke voorkeuren te laten sturen;

• 2.

  Onderbouwing: de onderzoeksresultaten zullen door feiten moeten worden ondersteund;

• 3.

  Consistentie: de onderzoeksresultaten vormen een logische samenhang en kennen een causaal verband;

• 4.

  Controleerbaarheid: de onderzoeksresultaten kunnen door derden, zo dit wenselijk is, worden gecontroleerd;

• 5.

  Zorgvuldigheid: de onderzoeksresultaten zijn op inhoud en procedure inzichtelijk;

• 6.

  Onafhankelijkheid: de leden doen hun werkzaamheden zonder last of ruggespraak;

• 7.

  Bruikbaarheid: er moet sprake zijn van bondige en toegankelijke informatie waarmee de raad en het college verbetering kunnen bewerkstelligen in het functioneren van de gemeente en/of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie.

Artikel 8. Verkrijgen van informatie

• 1.

  De rekenkamer is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur, te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. Indien de zorg voor een administratie aan derden is uitbesteed, is een en ander van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert. Het gemeentebestuur verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht;

• 2.

  De rekenkamer is bevoegd alle documenten die berusten bij besturen en/of directies van de hierna genoemde organisaties te onderzoeken voorzover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. Indien de zorg voor een administratie aan derden is uitbesteed, is een en ander van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert. Tevens verstrekken de besturen en/of directies van de hierna genoemde organisaties desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht:

• a.

  openbare lichamen en gemeenschappelijke organen, ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat de gemeente deelneemt in deze regeling;

• b.

  naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid over de jaren dat de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt;

• c.

  andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft.

Artikel 9. Onderzoekers

• 1.

  De rekenkamer is bevoegd om, binnen haar budgettaire kaders, onderzoekers (tijdelijk) aan te trekken ter ondersteuning bij de uitvoering van haar onderzoek;

• 2.

  Om de onderzoeken van de rekenkamer naar behoren te kunnen uitvoeren zijn de stukken die onder oplegging van geheimhouding aan de rekenkamer ter beschikking worden gesteld, ook beschikbaar voor de ambtelijk secretaris en onderzoeker(s) van de rekenkamer en de door de rekenkamer aangewezen onderzoekers;

• 3.

  Onderzoekers hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot informatie en zijn alleen verantwoording verschuldigd aan de rekenkamer.

Artikel 10. Uitvoering van het onderzoek en rapportage

• 1.

  De rekenkamer stelt per onderzoeksonderwerp de kaders van het onderzoek vast. Hierin besteedt zij in ieder geval aandacht aan de afbakening van het onderzoeksterrein, de formulering van de onderzoeksopdracht, onderzoeksmethode, de eventuele randvoorwaarden, begroting en planning; de onderzoeksvragen worden ter kennisneming aan de raadsleden gebracht; de raadsleden kunnen hun gevoelens aan de rekenkamer kenbaar maken;

• 2.

  De rekenkamer kan de raad en/of eventuele betrokkenen tussentijds informeren over de voortgang van een onderzoek

• 3.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 185 van de Gemeentewet stelt de rekenkamer betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, op het verslag van het interview te reageren, de rapportage van het feitenverslag te controleren (ambtelijk wederhoor via de secretaris) of een reactie te geven op de conclusies en/of aanbevelingen (bestuurlijk wederhoor via het college); indien er niet tijdig wordt gereageerd, kan de rekenkamer van het betreffende wederhoor af zien;

• 4.

  De rekenkamer stelt de onderzoeksresultaten, de conclusies en de aanbevelingen vast en zend deze rapportage naar de raad. De raad debatteert over de conclusies en spreekt zich uit over de aanbevelingen.

• 5.

  De rekenkamer heeft de zeggenschap en bezit de intellectuele eigendom voor alles wat het onderzoek betreft. Dit staat verder in het onderzoeksprotocol uitgewerkt.

Hoofdstuk 3: Vergaderingen, communicatie en gedragscode

Artikel 11. Vergaderingen

• 1.

  De rekenkamer vergadert zoveel als noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken. Tevens kan het lid de voorzitter verzoeken een extra vergadering te beleggen;

• 2.

  De vergaderingen zijn besloten, tenzij de rekenkamer anders beslist;

• 3.

  De voorzitter of het lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit tijdig voor aanvang van de vergadering aan de ambtelijk secretaris weten;

Artikel 12. Vergaderstukken

• 1.

  De voorzitter stelt de voorlopige agenda vast. De ambtelijk secretaris zorgt voor de tijdige verzending van de vergaderstukken (i.c. de agenda en bijbehorende stukken), tenminste vijf werkdagen voor een vergadering. In spoedeisende gevallen kan van de termijn worden afgeweken;

• 2.

  Bij aanvang van de vergadering stelt de rekenkamer de agenda vast. Op voorstel van een lid kan de rekenkamer een agendapunt toevoegen of afvoeren of de volgorde van punten wijzigen.

Artikel 13. Quorum en besluitvorming

• 1.

  De rekenkamer streeft naar unanimiteit en besluit bij meerderheid van stemmen;

• 2.

  Indien één van de leden daarom vraagt kan een stemming worden gehouden;

• 3.

  De stemming kan schriftelijk plaatshebben als één van de leden daarom vraagt;

• 4.

  Over personen wordt op verzoek schriftelijk gestemd;

• 5.

  Indien de stemmen staken, heeft de voorzitter een doorslaggevende stem;

• 6.

  In besluiten- en afsprakenlijst van de vergaderingen wordt desgewenst melding gemaakt van een

eventueel minderheidsstandpunt.

Artikel 14. Gedragscode

• 1.

  Bedrijven en of organisaties waarmee een lid nauwe betrekkingen onderhoudt, kunnen geen opdrachten voor de rekenkamer uitvoeren;

• 2.

  In gevallen waarbij sprake kan zijn van (de schijn van) belangenverstrengeling of nauwe betrokkenheid met onderwerp of organisatie, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden en geen deel uitmaken van de betreffende beraadslagingen;

• 3.

  De leden van de rekenkamer en haar medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht;

• 4.

  Informatie die de leden van de rekenkamer en haar medewerkers hebben verkregen in en buiten vergadering, dient vertrouwelijk te worden behandeld, tenzij de informatie middels rapportages openbaar is gemaakt dan wel naar haar aard geopenbaard mag worden.

Artikel 15. Overleggen en communicatie

Overleggen van technische aard en het jaarlijks afstemmingsoverleg worden belegd met (een commissie uit) de raad. Dit geldt ook voor inhoudelijke en op bedrijfsvoering gerichte overleg.

Hoofdstuk 4: Verantwoording

Artikel 16. Jaarverslag

1.De rekenkamer stelt elk jaar vóór 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Dit verslag wordt ter kennisneming aan de gemeenteraad aangeboden.

Artikel 17. Overgangsbepalingen

1.Dit reglement is van toepassing vanaf één januari 2010

Daar waar dit Reglement van Orde niet voorziet, beslist de rekenkamer Diemen en Ouder-Amstel.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 26 mei 2010

De Rekenkamer Diemen en Ouder-Amstel

De ambtelijk secretaris, De voorzitter,