Verordening Auditcommissie 2007

1. De commissie bestaat uit ten hoogste 4 raadsleden gelijkelijk verdeeld over oppositie en coalitiepartijen, welke vanuit de raad worden benoemd.

2. Per fractie kan één raadslid voor benoeming worden voorgedragen.

3. De commissie benoemd uit haar midden een voorzitter.

1. Een lid van de commissie kan zich niet laten vervangen.

2. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen en doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad.

3. De raad kan een lid ontslaan.

4. Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de gemeenteraad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

1. De commissie heeft de volgende vaste adviseurs: de griffier, de externe accountant en (een vertegenwoordiger van) de rekenkamercommissie.

2. De commissie heeft de volgende vaste informanten: de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en het afdelingshoofd financiën welke in geval van afwezigheid wordt vervangen of zich kan laten bijstaan door een medewerker van de afdeling Financiën.

3. Hiernaast kunnen anderen door de auditcommissieleden als adviseur of informant worden uitgenodigd.

1. De auditcommissie als overlegorgaan voert namens de Raad overleg met de rekenkamercommissie, de accountant en B&W om op die manier het auditinstrumentarium waarover de gemeente als geheel beschikt op elkaar af te stemmen en ongewenste doublures in de controleactiviteiten te voorkomen.

2. De auditcommissie als adviesorgaan assisteert de Raad in zijn controlerende functie door toezicht te houden op:

• -

  de opvolging van door een meerderheid in de raad overgenomen aanbevelingen die komen uit de audits uitgevoerd door de rekenkamercommissie;

• -

  de opdracht aan, het functioneren van en de onafhankelijkheid van de externe accountant;

• -

  de opvolging van aanbevelingen die komen uit de accountantscontrole;

• -

  de opvolging van aanbevelingen die komen uit de audits uitgevoerd door het college van B&W in het kader van 213a;

• -

  de opzet en werking van het “interne” auditinstrumentarium;

• -

  de effectiviteit van de beheersing van risico’s binnen de gemeente;

• -

  de betrouwbaarheid, leesbaarheid en relevantie van de (tussentijdse) verslaglegging ten behoeve van de raad.

1. De agenda wordt vooraf voorgelegd aan de voorzitter.

2. De stukken worden tien dagen voorafgaand aan de vergadering verspreid.

3. Inzake de jaarrekening: De accountant bespreekt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen inzake de jaarrekening met de auditcommissie, zonder dat de betrokken informanten hierbij aanwezig zijn. Deze rapportages worden door de accountant uitgebracht aan de raad. In het kader van hoor en wederhoor wordt het verslag eerst in concept besproken met de wethouder financiën, de gemeentesecretaris, het hoofd financiën (e/o het sectorhoofd middelen) en eventueel andere direct betrokken functionarissen. Het oorspronkelijke verslag wordt voorzien van een nota van wijzigingen. Dat geheel wordt vervolgens in beslotenheid met de auditcommissieleden besproken.

4. Om de relevantie, leesbaarheid en informatie van begrotings- en verantwoordingsstukken aan de Raad te kunnen beoordelen worden deze stukken in de auditcommissie besproken zo kort mogelijk nadat door het college een besluit inzake is genomen. De auditcommissie is dan in de gelegenheid het college te adviseren over haar wijze van communiceren door het stuk met de raad. De aanbevelingen van de auditcommissie worden op schrift gesteld. Enkele dagen na het advies van de auditcommissie aan het college worden de stukken naar de raad gezonden. Het advies van de auditcommissie wordt als bijlage meegestuurd. Ter vergadering kan de auditcommissie aangeven of door het college voldoende rekening is gehouden met de adviezen van de auditcommissie.

1. De commissie vergadert (buiten vakantie perioden) gemiddeld een maal per maand afgestemd op de Planning en Control-cyclus of zo dikwijls er zaken aan de orde zijn welke binnen haar taakomschrijving vallen en waaromtrent naast de maandelijkse vergadering een vergadering, naar het oordeel van de commissie is gewenst.

2. De vergaderingen van de commissie vinden in beslotenheid plaats.

3. Haar adviezen zijn in principe openbaar.

4. De (beknopte) verslagen van de vergaderingen van de commissie zijn openbaar tenzij dat naar het oordeel van de commissie niet dienstig is gelet op het belang van een bepaald onderwerp of dat er geheimhouding is opgelegd. De verslagen worden daags na de vergaderingen na goedkeuring door de leden verspreid onder alle raadsleden. De stukken liggen ter inzage in de griffiekamer.

5. De vergaderingen worden bijgewoond door alle leden van de auditcommissie.

6. De leden kunnen besluiten over de aanwezigheid van adviseurs en betrokken informanten.

7. De vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie zal worden uitgenodigd indien een onderwerp is geagendeerd dat de rekenkamercommissie betreft.

8. Met de accountant zullen afspraken worden gemaakt bij welke vergadering hij aanwezig zal zijn (minimaal vier per jaar).

9. In principe zijn alle vaste informanten voor alle bijeenkomsten uitgenodigd.