Regeling vervallen per 24-02-2023

Archiefverordening Dienst Gezondheid & Jeugd 2015

Geldend van 31-12-2014 t/m 23-02-2023

Intitulé

Archiefverordening Dienst Gezondheid & Jeugd 2015

Het algemeen bestuur van de Dienst Gezondheid & Jeugd;

gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van 27 november 2014;

gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995, alsmede artikel 45 van de gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid;

b e s l u i t :

vast te stellen de Archiefverordening Dienst Gezondheid & Jeugd, regelende de zorg voor de archiefbescheiden van de Dienst en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

algemeen bestuur:

het algemeen bestuur van de Dienst Gezondheid & Jeugd;

 

archiefbescheiden:

de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, betreffende de taken van de Dienst, met inbegrip van bescheiden die verband houden met taken die door de deelnemers aan de Dienst zijn gemandateerd;

 

Archiefregeling:

Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen [Stcrt. 2010, 70];

 

archiefruimte:

een ruimte, bedoeld in artikel 1, onder e, van de wet, bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

 

archiefbewaarplaats:

de archiefbewaarplaats van de gemeente Dordrecht, als bedoeld in artikel 45 van de regeling, gebouwd en ingericht voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden na overbrenging conform de Archiefregeling;

 

archivaris:

de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde archivaris van de gemeente Dordrecht;

 

beheer:

het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

 

beheerder:

degene die ingevolge deze verordening is belast met het beheer van archiefbescheiden, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

 

beheerseenheid:

organisatieonderdeel dat is belast met het zelfstandig uitvoeren van de documentaire informatievoorziening;

 

dagelijks bestuur:

het dagelijks bestuur van de Dienst Gezondheid & Jeugd;

 

deelnemers:

de gemeenten die de regeling zijn aangegaan;

 

Dienst:

de gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid, als bedoeld in artikel 2 van de regeling;

 

kwaliteitssysteem:

het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijk-heden, procedures, processen, voorzieningen, nodig voor het borgen van de kwaliteitszorg als bedoeld in de Archiefregeling;

 

regeling:

de gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid;

 

wet:

de Archiefwet 1995;

 

Hoofdstuk 2 De zorg voor de archiefbescheiden

Artikel 2 Taak dagelijks bestuur

  • 1.

    Het dagelijks bestuur is zorgdrager van de archiefbescheiden van de Dienst.

  • 2.

    Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing op archiefbescheiden die door de deelnemers ter beschikking zijn gesteld aan de Dienst en de archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van aan de Dienst gemandateerde taken.

  • 3.

    Het dagelijks bestuur beheert de archiefbescheiden tot het moment waarop ze worden overgedragen aan een archiefbewaarplaats.

Artikel 3 V oorschriften

  • 1.

    Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden voorschriften vast.

  • 2.

    Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden van de Dienst.

Artikel 4 A rchiefruimten

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in standhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 5 B eheerder en personeel

  • 1.

    Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

  • 2.

    Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 6 V ervaardiging en bewaring bescheiden

  • 1.

    Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschiedt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2.

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

  • 3.

    De Dienst wordt geen eigenaar van de archiefbescheiden die ontvangen of gecreëerd worden op grond van de taken en bevoegdheden die de Dienst namens deelnemers uitvoert in mandaat.

  • 4.

    Het dagelijks bestuur maakt afspraken met de deelnemers over het beheer van de in het vorige lid bedoelde archiefbescheiden.

Artikel 7 K osten

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8 Jaarv erslag

  • 1.

    Het dagelijks bestuur doet jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet.

  • 2.

    Naast het in het vorige lid bedoelde verslag overlegt het dagelijks bestuur het verslag dat de archivaris aan het dagelijks bestuur heeft uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk 3 Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats

Artikel 9 Archiefbewaarplaats

  • 1.

    Ingevolge artikel 45 van de regeling wordt de archiefbewaarplaats van de gemeente Dordrecht aangewezen voor de bewaring van de op grond van de artikelen 12 en 13 van de wet over te brengen archiefbescheiden van de Dienst. De ter zake van de archiefbewaarplaats door het gemeentebestuur van Dordrecht gegeven voorschriften zijn van toepassing.

  • 2.

    In afwijking van het eerste lid worden de archiefbescheiden die door de deelnemers ter beschikking zijn gesteld aan de Dienst, en de archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van door de deelnemers aan de Dienst gemandateerde taken, overeenkomstig de wet overgedragen aan de door de desbetreffende deelnemer aangewezen archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk 4 Toezicht van de archivaris

Artikel 10 T aak archivaris

Ingevolge artikel 45 van de regeling oefent de archivaris van de gemeente Dordrecht het toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De ter zake van de archivaris door het gemeentebestuur van Dordrecht gegeven voorschriften zijn van toepassing.

Artikel 11 V ervanging archivaris

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een ambtenaar die in het bezit is van een diploma als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 12 I nformatieverstrekking

  • 1.

    De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2.

    De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

  • 3.

    De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van een voornemen tot:

    • a.

      opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

    • b.

      bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

    • c.

      verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

    • d.

      ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

    • e.

      voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 13 I nspectie

  • 1.

    De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

  • 2.

    De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.

  • 3.

    De archivaris adviseert bij de vaststelling van de inrichting en van interne regelgeving voor het gemeentelijk informatiebeheer.

  • 4.

    De archivaris verleent een machtiging in geval van vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 14

  • 1.

    De “Archief- en documentatieverordening van de Regio Zuid-Holland Zuid 2003" wordt ingetrokken met ingang van inwerkingtreding van deze verordening.

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

  • 3.

    Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening Dienst Gezondheid & Jeugd”.

Ondertekening

Vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur
van 11 december 2014,
de secretaris, de voorzitter,
A.J.A. Wijten C.M.L. Lambrechts

Toelichting op de Archiefverordening

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.

De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten:

  • 1.

    de regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de Dienst en haar organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; en

  • 2.

    het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de in punt 1 bedoelde archiefbescheiden.

De verordening is, evenals de wet en het besluit, niet alleen van toepassing op papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.

In de verordening zijn bepalingen opgenomen die handelen over het beheer van archiefbescheiden die door deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling ter beschikking zijn gesteld en archiefbescheiden die worden gevormd bij de uitvoering van aan de Dienst gemandateerde taken. Echter, bij de vaststelling van de verordening was daarvan feitelijk nog geen sprake. Noch van beschikbaarstelling van archiefbescheiden, noch van mandatering van taken. De bepalingen zijn opgenomen om in voorkomend geval daarin te kunnen voorzien.

Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 4) is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.

Hoofdstuk 4 is een uitwerking van het “toezicht” bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.

Gelet op hoofdstuk VII van de Archiefwet en artikel 45 van de gemeenschappelijke regeling is het archieftoezicht op het beheer van archiefbescheiden van de Dienst en haar organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, belegd bij de gemeentearchivaris van de gemeente Dordrecht.

In het Besluit Informatiebeheer Dienst Gezondheid & Jeugd zijn voorschriften vastgelegd ter nadere uitwerking van het bepaalde in de Archiefverordening.

Voor deze verordening is onder meer gebruik gemaakt van de modelregeling van het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI).

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis wordt toegekend.

Artikel 3

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer.

Artikel 4

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige- en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 5

Het aanwijzen van de beheerder en het aanstellen van voldoende deskundig personeel is opgenomen in de op grond van artikel 3 vast te stellen Besluit informatiebeheer.

Artikel 6

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel, is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het openbaar lichaam heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. De Archiefregeling stelt nadere regels ten aanzien van vervanging van archiefbescheiden

Artikel 8

Het algemeen bestuur verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop, heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.

Artikel 10

Door de Wet revitalisering generiek toezicht wijzigt het sturende archieftoezicht vooraf, in toezicht achteraf. Daardoor wordt het interne toezicht op het beheer belangrijker. Dit betekent onder meer:

  • -

    nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van elke overheid voor de taakuitvoering;

  • -

    uitgaan van vertrouwen in de taakuitvoering bij onder toezicht staande overheden;

  • -

    versterking van horizontale verantwoording door interne verslaglegging aan het dagelijks bestuur en intern toezicht op de taakuitvoering door het algemeen bestuur;

  • -

    toezicht (achteraf) door een hogere bestuurslaag op taakverwaarlozing met eventueel toepassing van generieke instrumenten.

Op het gebied van archiefbeheer betekent dit dat de archiefinspectie duidelijk een stapje terug doet en zich meer als toezichthouder gaat opstellen. De nadruk op eigen verantwoordelijkheid staat voorop met bijbehorende eigen inspectie en toezicht binnen elke overheidsorganisatie.

Artikel 12

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie begrepen, inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.

De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.

Archiefrechtelijke regels maken bijzondere handelingen ten aanzien van informatie mogelijk, zoals vernietiging, vervanging en vervreemding. Zij vereisen een machtiging van de archivaris:

  • -

    Vernietigen betreft het proces van verwijderen of wissen van informatie zonder dat zij weer kan worden gereconstrueerd.

  • -

    Vervanging betreft de reproductie van informatie met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke informatie over te kunnen gaan.

  • -

    Bij vervreemding gaat informatie in eigendom over naar een andere zorgdrager, natuurlijk persoon of rechtspersoon.

Artikel 13

De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 8.