Verordening regelende de instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden van een Auditcommissie

Artikel 1 Instelling en begripsbepaling

• 1.

  Ingesteld wordt een commissie van advies aan het Algemeen Bestuur, genaamd Auditcommissie.

• 2.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  a.	Commissie	de auditcommissie
  b.	Algemeen Bestuur	het Algemeen Bestuur van het samenwerkingsverband
  c.	Zittingsperiode	de zittingsperiode van het Algemeen bestuur
  d.	Dagelijks Bestuur	het Dagelijks Bestuur van het samenwerkingsverband
  e.	Samenwerkingsverband	de Gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid
  f.	Accountant	de in de Controleverordening bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening
  g.	Voorzitter	de voorzitter van de commissie
  h.	Secretaris	de secretaris van de commissie

Artikel 2  Doel

• 1.

  De commissie heeft als doel het Algemeen Bestuur te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoeringsaspecten, in het bijzonder over de gang van zaken rond beleid en de financiële aspecten die ermee samenhangen (de Planning & Control cyclus).

• 2.

  De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van het Algemeen Bestuur of het Dagelijk Bestuur.

• 3.

  De commissie is in eerste plaats adviseur van het Algemeen Bestuur, met tevens een adviesrol naar het Dagelijks Bestuur als het gaat om de informatievoorziening en meer specifiek de verantwoording.

• 4.

  De commissie houdt zich in het bijzonder bezig met de wijze waarop het Algemeen Bestuur sturing geeft en in relatie daarmee met de verantwoording door het Dagelijks Bestuur van de activiteiten en prestaties.

• 5.

  De commissie bepaalt per zittingsperiode vanuit welke rolopvatting wordt geacteerd, legt dat schriftelijk vast en communiceert daarover met het Algemeen Bestuur.

• 6.

  De commissie stelt zich ten doel om de opgedane kennis en inzichten persoonsonafhankelijk en overdraagbaar te maken voor het einde van iedere zittingsperiode.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van het samenwerkingsverband op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van het Algemeen Bestuur.

• 2.

  Per zittingsperiode benoemt de commissie onderwerpen, die worden opgenomen in het werkprogramma van de commissie. Op basis van het werkprogramma wordt jaarlijks het jaarprogramma gemaakt met speerpunten. Met het Algemeen Bestuur wordt overleg gevoerd over de onderwerpen en speerpunten van het werkprogramma en jaarprogramma en de daarbij bepaalde prioriteiten.

• 3.

  De commissie bevordert de afstemming van de onderzoeken van het Dagelijks Bestuur, de accountant, het onderzoekcentrum Drechtsteden en alle andere relevante onderzoeken.

• 4.

  De commissie adviseert het Algemeen Bestuur over de kwaliteit van rapportages aan het Algemeen Bestuur en de daarbij behorende eventuele verbetermogelijkheden.

• 5.

  De commissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande:

  • a.

    de aanwijzing alsmede zo nodig het beëindigen van de relatie met de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;

  • b.

    het vaststellen van de rekening en het jaarverslag;

  • c.

    het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages en andere verslagen van de accountant en over verslagen van periodieke onderzoeken van het Dagelijks Bestuur;

  • d.

    het bepalen van een standpunt over door het Dagelijks Bestuur toegezegde of door het Algemeen Bestuur vastgestelde verbeteringsacties en de voortgang daarvan;

• 6.

  De commissie is bevoegd het Algemeen Bestuur over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen, voorstellen uit te brengen en te voorzien van een ontwerp van de door het Algemeen Bestuur te nemen besluiten.

• 7.

  In het kader van de uitoefening van taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te beraadslagen met het Dagelijks bestuur, de ambtelijke organisatie, en de accountant.

• 8.

  De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op ambtelijke bijstand.

Artikel 4 Accountant en Accountantscontrole

• 1.

  De commissie vertegenwoordigt het Algemeen Bestuur in zijn verantwoordelijkheid betreffende de accountantscontrole.

• 2.

  Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    voorbereiden van en adviseren over het controleprotocol;

  • b.

    het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting het Algemeen Bestuur betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • c.

    een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde programma’s, thema’s of paragrafen.

  • d.

    een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

  • e.

    het periodiek evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • f.

    het voorbereiden van de selectie van de accountant, de gunning en de opdrachtverstrekking;

  • g.

    een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant en andere onderzoekers;

  • h.

    het adviseren aan het Algemeen Bestuur over genoemde taken.

• 3.

  De commissie verzoekt jaarlijks aan de accountant en aan het Dagelijks Bestuur, aan haar opgave te verstrekken van alle door hem uitgevoerde onderzoeken inzake het samenwerkingsverband.

Artikel 5 Samenstelling en benoeming

• 1.

  Het Algemeen Bestuur benoemt per zittingsperiode de leden van de commissie, niet zijnde leden van het Algemeen Bestuur of het Dagelijks Bestuur

• 2.

  De commissie bestaat uit drie leden die worden voorgedragen uit de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten. De voordracht gebeurt per subregio, zoals bedoeld in artikel 1 van de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling.

• 3.

  Naast de leden van de commissie wordt een gelijk aantal plaatsvervangende leden aangewezen.

• 4.

  De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter.

• 5.

  De voorzitter kan als dit nodig is of wenselijk wordt geacht, namens de commissie, leden van het Dagelijks Bestuur, ambtenaren en vertegenwoordigers van de accountant vragen bij een vergadering van de commissie aanwezig te zijn.

Artikel 6 Zittingsduur

• 1.

  De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van het Algemeen Bestuur, bij ontslag als lid van het college van burgemeester en wethouders waarvan het lid deel uitmaakt of door een met redenen omkleed besluit van het Algemeen Bestuur.

• 2.

  Op verzoek van het college van burgemeester en wethouders waarvan het lid deel uitmaakt of op verzoek van de subregio die het lid heeft voorgedragen kan het lid worden vervangen. Het Algemeen Bestuur verleent het zittende lid ontslag en benoemt het nieuwe commissielid.

• 3.

  Een lid kan te allen tijde ontslag nemen en deelt dit schriftelijk mee aan de voorzitter van het Algemeen Bestuur.

Artikel 7 Voorzitter

• 1.

  De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie.

• 2.

  Onder de in het eerste lid bedoelde zorg wordt in ieder geval begrepen:

  • -

    het voorbereiden van de agenda;

  • -

    het tijdig en periodiek bijeenbrengen van de commissie;

  • -

    het leiden van de vergaderingen;

  • -

    het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

  • -

    het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie aangelegenheden.

• 3.

  De voorzitter wordt bij de in het tweede lid genoemde werkzaamheden ondersteund door de secretaris van de commissie;

• 4.

  De voorzitter vertegenwoordigt de commissie in het Algemeen Bestuur ter toelichting op het werk en de adviezen van de commissie, alsmede extern.

• 5.

  De concerncontroller is secretaris van de commissie. Het Dagelijks Bestuur kan een plaatsvervangend secretaris aanwijzen.

Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of de overige twee leden dit onder opgave van redenen aan de voorzitter vragen, doch tenminste zes maal per jaar.

• 2.

  De voorzitter belegt de vergaderingen.

• 3.

  De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zoveel mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

• 4.

  Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en ter beschikking gesteld van het Algemeen Bestuur, en het Dagelijks Bestuur.

• 5.

  Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen of gedeelten daarvan, ligt voor de leden van het Algemeen Bestuur vertrouwelijk ter inzage bij de secretaris.

• 6.

  Jaarlijks voor 1 april brengt de commissie schriftelijk samenvattend verslag uit aan het Algemeen Bestuur van haar werkzaamheden en de gerealiseerde doelstellingen in het voorafgaande jaar.

Artikel 9 Besluitvorming

• 1.

  Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

• 2.

  De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 3.

  Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

• 4.

  Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan wordt er een verdeeld advies uitgebracht, waarin beide standpunten zijn terug te vinden.

Artikel 10 Openbaarheid en geheimhouding

De commissie vergadert in het openbaar; in bepaalde gevallen kan geheimhouding worden opgelegd. De artikelen 23, 82 en 86 van de Gemeentewet zijn op de commissie van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat voor de raad wordt gelezen de commissie. Stukken waarvoor geheimhouding is opgelegd, liggen voor leden van het Algemeen Bestuur met inachtneming van die geheimhouding, ter inzage bij de secretaris.

Artikel 11 Informeren en adviseren van de raad

• 1.

  De commissie streeft naar consensus bij het uitbrengen van haar adviezen aan het Algemeen Bestuur.

• 2.

  Op verzoek van het Algemeen Bestuur geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in het Algemeen Bestuur. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 12 Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als de "Verordening op de Auditcommissie Dienst Gezondheid & Jeugd".

• 2.

  De verordening treedt in werking op 1 januari 2016.