Regeling vervallen per 10-03-2023

Besluit informatiebeheer Dienst Gezondheid & Jeugd

Geldend van 31-12-2014 t/m 09-03-2023

Intitulé

Besluit informatiebeheer Dienst Gezondheid & Jeugd

Het dagelijks bestuur van de Dienst Gezondheid & Jeugd:

Gelet op artikel 3 van de Archiefverordening;

b e s l u i t :

vast te stellen het Besluit informatiebeheer Dienst Gezondheid & Jeugd, regelende het beheer van de documenten van de Dienst, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

algemeen bestuur:

het algemeen bestuur van de Dienst Gezondheid & Jeugd;

 

archiefbescheiden:

de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, betreffende de taken van de Dienst, met inbegrip van bescheiden die verband houden met taken die door de deelnemers aan de Dienst zijn gemandateerd;

 

Archiefregeling

Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen [Stcrt. 2010, 70];

 

archiefruimte:

een ruimte, bedoeld in artikel 1, onder e, van de wet, bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

 

Archiefverordening

de in artikel 40, eerste lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld door het algemeen bestuur;

 

Archiefbesluit:

het Archiefbesluit 1995 [Stb. 1995, 671];

 

archiefbewaarplaats:

de archiefbewaarplaats van de gemeente Dordrecht, als bedoeld in artikel 45 van de regeling, gebouwd en ingericht voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden na overbrenging conform de Archiefregeling;

 

archivaris:

de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde archivaris van de gemeente Dordrecht;

 

 

beheer:

het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

 

beheerder:

degene die ingevolge deze verordening is belast met het beheer van archiefbescheiden, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

 

beheerseenheid:

organisatieonderdeel dat is belast met het zelfstandig uitvoeren van de documentaire informatievoorziening;

 

dagelijks bestuur:

het dagelijks bestuur van de Dienst Gezondheid & Jeugd;

 

deelnemers:

de gemeenten die de regeling zijn aangegaan;

 

Dienst:

de gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid, als bedoeld in artikel 2 van de regeling;

 

documenten:

de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

 

informatiebestand:

documenten waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

 

informatiesysteem:

systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

 

informatievoorziening:

het beheren, bewaken, ontsluiten en verstrekken van in de archiefbescheiden, en van de bij de Dienst vastgelegde, gegevens, kennis en informatie;

 

kwaliteitssysteem:

het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijk-heden, procedures, processen, voorzieningen, nodig voor het borgen van de kwaliteitszorg als bedoeld in de Archiefregeling;

 

regeling:

de gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid;

 

selectielijst:

hieronder wordt in ieder geval begrepen de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen [Stcrt. 2012, 11906];

 

wet:

de Archiefwet 1995.

 

Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheid

Artikel 3 Beheerseenheid

  • 1. Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit aangemerkt de organisatieonderdelen, als bedoeld in artikel 2 van de gemeenschappelijke regeling, en de als zodanig door het dagelijks bestuur aan te wijzen andere eenheden.

  • 2. De directeur van een organisatieonderdeel is hoofd van de beheerseenheid. Wanneer het dagelijks bestuur een andere eenheid aanwijst, bepaalt het daarbij wie het hoofd van die eenheid is.

Artikel 4 Hoofd van de beheerseenheid

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken, alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 2. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem, overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling.

  • 3. Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Hoofdstuk 3 Archiefvorming en -ordening

Productie van archiefbescheiden

Artikel 5 Vervaardiging

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 6 Wijzigen, verwijderen, vernietigen

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 7 Archiefexemplaar

Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 8 Procedures

Het hoofd van de beheerseenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Identificatie van documenten

Artikel 9 M etadata

  • 1.

    Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt:

    • a.

      wanneer het document is ontvangen of opgemaakt;

    • b.

      wie de afzender of vervaardiger is;

    • c.

      op welke taak het document betrekking heeft;

    • d.

      wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is;

    • e.

      wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

  • 2.

    Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

  • 3.

    Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger en bedrijven.

Artikel 10 R egistratie

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.

Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden

Artikel 11 G oede en geordende staat

  • 1.

    Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

  • 2.

    Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

  • 3.

    Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

  • 4.

    Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling, inzake de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden, is van toepassing op documenten die op grond van de voor het openbaar lichaam geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij in dit besluit anders is bepaald.

Artikel 12 Vernietiging digitale archiefbescheiden

  • 1.

    Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in art 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.

  • 2.

    In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd:

    • a.

      een beschrijving van het bestand;

    • b.

      het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen;

    • c.

      het betreffende werkproces, begin- en einddatum;

    • d.

      indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

  • 3.

    Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassings-programmatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

  • 4.

    De beheerseenheid doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

  • 5.

    Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vierde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

    • a.

      de beheerseenheid als bedoeld in artikel 3 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

    • b.

      de beheerseenheid als bedoeld in artikel 3 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;

    • c.

      het team belast met ICT, indien er geen verantwoordelijk onderdeel is als bedoeld onder a en b van dit artikel.

    • d.

      ICT verleent technische ondersteuning bij de in het vierde lid bedoelde conversie en migratie.

Hoofdstuk 4 Beheer van archiefbestanden

Bewaring van documenten

Artikel 13 B ewaren

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 14 B eheer archiefruimte

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 15 Bouw en inrichting van archiefruimte

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven, na advies van de archivaris, de goedkeuring van het dagelijks bestuur.

Beveiliging en raadpleging van documenten

Artikel 16 I nformatiebeveiliging

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 17 U itlenen

Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.

Artikel 18 V erwijderen

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 19 G eheimhouding

  • 1.

    Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

  • 2.

    Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3.

    Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het vorige lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 van dit besluit de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

  • 4.

    Van het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.

Vervanging van documenten

Artikel 20 V ervanging

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Vervreemding en overdracht van documenten

Artikel 21 V ervreemding

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Artikel 22 O verdracht

Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 25 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur, de gemeentearchivaris gehoord.

Selectie en vernietiging van documenten

Artikel 23 Selectie en vernietiging

  • 1.

    Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2.

    Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

  • 3.

    Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 11 van dit besluit bedoelde inventaris.

Artikel 24 L ijst met voor vernietiging vatbare bescheiden

  • 1.

    Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst.

  • 2.

    De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Overbrenging van documenten

Artikel 25

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 26

  • 1.

    Het “Besluit informatiebeheer Regio Zuid-Holland Zuid 2003” wordt ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit.

  • 2.

    Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking, maar niet eerder dan op 1 januari 2015;

  • 3.

    Dit besluit wordt aangehaald als “Besluit informatiebeheer Dienst Gezondheid & Jeugd”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld op 27 november 2014;
Het dagelijks bestuur van de Dienst Gezondheid & Jeugd,
de secretaris, de voorzitter,
A.J.A. Wijten C.M.L. Lambrechts

Toelichting op het Besluit informatiebeheer

Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 3 van de Archiefverordening. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, en het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten.

Het besluit bevat naast bepalingen inzake de archiefbewaarplaats en archiefruimte, bepalingen met betrekking tot de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en bewaring van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen.

Artikelsgewijze toelichting 

Artikel 1  

Onder p en q: definitie van de begrippen ‘informatiebestand’ en ‘informatievoorziening’ is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.

 

Artikel 3 

Alleen organisatieonderdelen die tenminste belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken, zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren kunnen als beheerseenheid worden aangemerkt.

 

Artikel 4 lid 2 

De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement, in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken. Van belang voor een kwaliteitssysteem is dat aan bepaalde standaarden wordt voldaan. Eén daarvan is NEN 2082:2008 nl (‘Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur’). Deze norm geeft functionele eisen die moeten worden geïmplementeerd in systemen, hetzij specifiek voor informatie- en archiefmanagement bestemde systemen, hetzij bedrijfsapplicaties om archiefbescheiden goed te kunnen beheren. Deze voor Nederland vastgestelde norm sluit goed aan bij internationale standaarden

 

Artikel 5 

Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995, bedoelde Archiefregeling.

 

Artikel 6 

De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.

Wettelijk vastgestelde selectielijsten zijn van toepassing op archiefbescheiden in welke vorm dan ook. Artikel 5 van de Archiefwet stelt dat de zorgdrager verplicht is tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde en digitale informatiebestanden.

 

Artikel 7 

Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.

 

Artikel 8 

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

 

Artikel 9 en 10 

In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.

De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.

 

Artikel 11 

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder.

 

Artikel 12, lid 4 t/m 6 

Met dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 14 van de Archiefregeling regelt dat documenten op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur. Hierbij moet er niet alleen aandacht zijn voor het document management systeem, maar ook voor andere applicaties die archiefwaardige documenten bevatten.

 

Artikel 14 en 17 

Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling.

 

Artikel 18 

Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.

 

Artikel 19 

Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.

 

Artikel 20 en 21 

Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.

 

Artikel 23 

De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie‑eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.

 

Artikel 24 

Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.

 

Artikel 25 

Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk.

Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.