Protocol ongewenste omgangsvormen (2011)

Protocol ongewenste omgangsvormen

• Inleiding

• 1. Beleid

  • Wetgeving

  • Steun van het management

  • Creëren van draagvlak

  • Monitoren van beleid

  • Communicatie van beleid

• 2. (Externe) Vertrouwenspersoon

  • De vertrouwenspersoon

  • Positionering

  • Vertrouwenspersoon voor de Dienst

  • Gewenste omgangsvormen of seksuele intimidatie?

  • Taken vertrouwenspersoon

  • Anonimiteit en vertrouwelijkheid

• 3. Behandeling van klachten

De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân wil ongewenste omgangsvormen zoals seksuele intimidatie, pesten, agressie, geweld en discriminatie voorkomen en bestrijden. Seksuele intimidatie, pesten, agressie, geweld en discriminatie horen niet thuis bij de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân. Medewerkers respecteren over het algemeen elkaars grenzen, maar als dit niet het geval is, als iemand wordt lastiggevallen, doet diegene er goed aan direct duidelijk te maken niet gediend te zijn van dit soort gedrag. Soms is dat moeilijk en dan is het verstandig om de hulp in te roepen van een collega of een leidinggevende. De gevolgen van ongewenste omgangsvormen kunnen voor iedereen verschillend zijn. Ze kunnen bijvoorbeeld stress veroorzaken, maar kunnen ook het gevoel geven dat men zijn vrijheid en zelfstandigheid kwijtraakt. Het slachtoffer kan er tegenop zien om naar zijn werk te gaan. Medewerkers kunnen er zelfs ziek door worden of besluiten ‘vrijwillig’ van baan te veranderen. Bij de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân kunnen medewerkers een beroep doen op de steun van de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon biedt emotionele en praktische ondersteuning aan personen die geconfronteerd worden met seksuele intimidatie, pesterijen, agressie, geweld of discriminatie en bieden consultatie aan personeelsleden die beroepshalve geconfronteerd worden met dergelijke klachten.

Daarnaast kunnen medewerkers een beroep doen op de Klachtencommissie van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân. Hiertoe kan de medewerker zich wenden met een klacht op het gebied van ongewenst gedrag. De Klachtencommissie werkt op basis van een klachtenregeling. In de klachtenregeling staat onder meer aan welke eisen de Klachtencommissie moet voldoen, op welke manier de klacht moet worden behandeld, de termijn waarbinnen dit moet gebeuren, dat er hoor en wederhoor dient plaats te vinden en dat de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen moet worden beschermd.

Het management van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân is medeverantwoordelijk voor het lichamelijk en psychisch welzijn van de medewerkers. Het gaat dus niet alleen om het aantal decibel waaraan medewerkers blootgesteld zijn of de hoogte van hun werkblad, maar ook of medewerkers zich sociaal veilig genoeg voelen om hun werk naar behoren te kunnen uitoefenen.

In het Burgerlijk Wetboek is bepaald dat werkgever en werknemer beiden verplicht zijn zich als een goed werkgever en een goed werknemer te gedragen. Zo moet er ‘goede zorg’ zijn voor de andere partij. In de Arbo-wet is vastgesteld dat iedere werkgever verplicht is om ‘binnen het algemene arbeidsomstandighedenbeleid, een beleid te voeren gericht op voorkoming en indien dat niet mogelijk is beperking van psychosociale arbeidsbelasting.’ Seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en intimidatie van collega’s onderling horen hier ook bij.

De Arbo-wet richt zich op de totale beleidsvoering. Die omvat zowel preventie als opvang en begeleiding van slachtoffers. Bij preventie kan daarbij gedacht worden aan bouwkundige voorzieningen, organisatorische maatregelen en deskundigheidsbevordering. Voor opvang en begeleiding gaat het bij de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân om onderstaande activiteiten:

• -

  opstellen interne klachtenprocedures

• -

  aanstellen van een vertrouwenspersoon

• -

  voorlichting en informatieverspreiding over rechten en plichten rond grensoverschrijdend gedrag, uitgevoerde risicoanalyses, procedures

• -

  opleiding en training hiërarchische lijn

• -

  een melding uitvoeren van incidentanalyse en feedback.

Een goed beleid, dat gesteund wordt door het management, is een absolute voorwaarde voor het voorkómen van seksuele intimidatie en geweld op de werkplek. Het management bepaalt welk gedrag wel of niet acceptabel is. Zij hebben daarin een voorbeeldfunctie en zij zijn ook degenen die de handhaving moeten uitvoeren. Het beleid beschrijft de disciplinaire maatregelen bij een bewezen overtreding. Op die manier wordt vertrouwen opgebouwd. Grensoverschrijdend gedrag krijgt in een dergelijk klimaat minder kans.

Belangrijk is dat al in een vroeg stadium wordt gewerkt aan draagvlak voor het beleid rond gewenste omgangsvormen zodat afspraken hierover door een meerderheid van de medewerkers herkend en gedragen worden.

Het monitoren van beleid van grensoverschrijdende omgangsvormen is extra belangrijk omdat het effect van de invoering van nieuw beleid altijd enige tijd op zich laat wachten. Er moet een cultuurverandering tot stand worden gebracht, een andere manier van denken en doen, en dat kost tijd.

Duidelijke communicatie over wat in de organisatie wel en niet geoorloofd is, heeft bij de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân een belangrijke preventieve werking.

Dit protocol stelt regels ten aanzien van de taak en verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersoon. Daarnaast zijn regels opgenomen voor het omgaan met vertrouwelijke informatie door de vertrouwenspersoon.

Dit protocol maakt onderdeel uit van de Klachtenregeling Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân. De begripsbepalingen uit die regeling zijn van overeenkomstige toepassing op dit protocol.

De vertrouwenspersoon verzorgt de opvang van degene die zich geconfronteerd voelt met alle eerder beschreven ongewenste omgangsvormen en heeft ook een preventieve taak.

De werkgever benoemt na overleg met de ondernemingsraad ten minste een vertrouwenspersoon. Bij de aanstelling van een vertrouwenspersoon wordt een specifiek benoemingscontract opgesteld, dat naast de gebruikelijke bepalingen tevens bepalingen bevat die in de taak- en functieomschrijving van de vertrouwenspersoon zijn neergelegd. Voortijdig ontslag uit de functie van vertrouwenspersoon is mogelijk, als deze bijvoorbeeld niet meer het vertrouwen geniet van de organisatie, als de taken niet naar behoren vervuld worden of als het belang van betrokkenen wordt geschaad. De vertrouwenspersoon kan ook op eigen verzoek zijn taken neerleggen.

Voor Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân is mevrouw M. Poiesz van 365/ArboNed aangesteld als vertrouwenspersoon. U kunt de vertrouwenspersoon rechtstreeks bereiken op 058 - 233 9233 of via de mail mies.poiesz@365.nl.

De vertrouwenspersoon is er voor alle vormen van grensoverschrijdend gedrag, dus ook seksuele intimidatie. Dit heeft als voordeel dat medewerkers van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân die bij deze vertrouwenspersoon binnen stappen niet direct bestempeld worden als slachtoffer van seksuele intimidatie. Het nadeel is dat medewerkers minder expliciet worden uitgenodigd om met klachten over seksuele intimidatie te komen. Bovendien valt de boodschap weg dat de directie/het bestuur de preventie en bestrijding van het verschijnsel seksuele intimidatie zo belangrijk vindt dat er een specifieke functionaris voor wordt benoemd. Dit kan afbreuk doen aan de preventieve werking die uitgaat van een vertrouwenspersoon seksuele intimidatie. Voor de vertrouwenspersoon betekent het dat de noodzaak van specifieke deskundigheid voor de begeleiding van slachtoffers van seksuele intimidatie minder prominent aanwezig is.

De vertrouwenspersoon:

• -

  Ziet erop toe dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van het bestaan van de vertrouwenspersoon en de klachtenprocedure.

• -

  Is medeverantwoordelijk voor een sociaal veilig werkklimaat.

• -

  Functioneert als eerste aanspreekpunt bij meldingen van ongewenste omgangsvormen en zorgt voor de eerste opvang en begeleiding van degene die met ongewenste omgangsvormen is geconfronteerd.

• -

  Zoekt samen met de medewerker naar oplossingen, geeft ondersteuning en advies en gaat na of een oplossing in de informele sfeer tot de mogelijkheden behoort.

• -

  Geeft informatie over de mogelijk te volgen procedures - naast de interne klachtenprocedure ook over de strafrechtelijke of civielrechtelijke procedure - en de consequenties daarvan.

• -

  Stelt op verzoek van de medewerker de klacht op schrift of ondersteunt de melder daarbij en stuurt deze naar de secretaris van de Klachtencommissie.

• -

  Indien nodig verwijst de vertrouwenspersoon de melder naar (in)formele daarvoor in aanmerking komende (hulpverlening) instanties. Ondersteunt de medewerker bij het inschakelen van deze instanties, hieronder vallen ook politie en officier van justitie.

• -

  Kan indien daar om gevraagd wordt, in overleg met de medewerker en het bevoegd gezag, aangifte doen bij zedenpolitie of officier van justitie in geval van ontucht, aanranding en/of verkrachting.

• -

  Neemt maatregelen om op korte termijn de situatie van de medewerker te verbeteren, gericht op het stoppen van de ongewenste omgangsvormen. Indien naar de mening van de vertrouwenspersoon de inhoud van de klacht daartoe aanleiding geeft, meldt de vertrouwenspersoon de klacht aan het bevoegde gezag.

• -

  Geeft emotionele en psychische ondersteuning aan de medewerker bij het formeel aanhangig maken van de klacht, bij de Klachtencommissie en/of staat de medewerker bij en vertegenwoordigt deze tijdens een klachtenprocedure.

• -

  Is verantwoordelijk voor nazorg aan de medewerker, zodat voorkomen wordt dat de medewerker aangesproken wordt op het feit dat hij/zij ongewenste omgangsvormen aanhangig heeft gemaakt.

• -

  Houdt een anonieme registratie bij (o.a. aantallen; aard van de klachten; afwikkeling) op grond waarvan gegevens kunnen worden verstrekt voor het jaarverslag.

• -

  Draagt mogelijke oplossingen aan waarmee het beleid gericht tegen seksuele intimidatie kan worden opgesteld c.q. bijgesteld.

• -

  Draagt bij aan de evaluatie van het takenpakket, werkwijze van de Klachtencommissie en van de klachtenprocedure; houdt zich op de hoogte van (landelijke) ontwikkelingen op het terrein van preventie en bestrijding van seksuele intimidatie.

• -

  De vertrouwenspersoon registreert in behandeling zijnde zaken. Hij/zij rapporteert relevante informatie en zorgt er daarbij voor dat de anonimiteit en integriteit van de betrokkene is gewaarborgd.

• -

  De vertrouwenspersoon informeert en adviseert het management over deze problematiek en over het nemen van maatregelen. Hij/zij heeft een aandeel in de verdere ontwikkeling van het sociaal beleid op dit terrein.

• -

  De vertrouwenspersoon voert overleg met, verwijst en werkt samen met personen en instanties, zowel binnen als buiten de organisatie. Dit echter niet zonder toestemming van de betrokkene als dit als dit zijn/haar klacht betreft.

• -

  De vertrouwenspersoon rapporteert eenmaal per jaar aan de directie en de ondernemingsraad.

• -

  De vertrouwenspersoon houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het terrein van ongewenste omgangsvormen.

Anonimiteit en vertrouwelijkheid zijn centrale begrippen bij de taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon. Een vertrouwenspersoon heeft een vertrouwelijke functie en verwacht wordt dat hij/zij deze vertrouwelijkheid garandeert. Daarnaast bestaat er een wettelijke meldingsplicht voor het op de hoogte zijn van strafbare feiten en kan anonimiteit niet wettelijk gegarandeerd worden. Tevens is de vertrouwenspersoon gebonden aan hetgeen in de eigen klachtenregeling vermeld staat.

Naast het aanstellen van een vertrouwenspersoon is ook een goede klachtenprocedure voor medewerkers onderdeel van het beleid met betrekking tot ongewenste omgangsvormen in de organisatie. Met een klachtenregeling wil de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân bewerkstelligen dat medewerkers hun klachten over ongewenst gedrag (sneller) uiten en dat deze klachten ook worden opgelost. Met de klachtenregeling wordt een formele mogelijkheid geboden om een onbevredigende situatie te bespreken, eventuele misverstanden weg te nemen en bij te dragen aan een rechtvaardige behandeling. In eerste instantie wendt de betrokkene zich met zijn/haar klacht tot de vertrouwenspersoon. Mocht er in deze informele sfeer niet tot een oplossing gekomen kunnen worden, dan kan er een beroep worden gedaan op de Klachtencommissie.

• -

  De Klachtencommissie onderzoekt klachten met betrekking tot ongewenst gedrag in relatie tot het werk.

• -

  De Klachtencommissie bestaat volledig uit externe of interne leden of een combinatie van externe en interne leden.

• -

  De Klachtencommissie komt tot een oordeel op basis van hoor en wederhoor van klager en aangeklaagde(n) en eventuele andere getuigen of betrokkenen en brengt advies uit aan het bestuur/de directie van Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân over eventuele te nemen maatregelen.

• -

  De klachtencommissie opereert onder verantwoordelijkheid van de werkgever.

• -

  In bijlage 2 is de klachtenregeling uitgewerkt.

Belangrijk uitgangspunt is dat het indienen van een klacht geen consequenties heeft voor de functie van de medewerker. Het indienen van een klacht mag geen nadelige gevolgen hebben voor de betrokkene.

Bijlage 1 Definities ongewenste omgangsvormen

Discriminatie wordt in de Arbo-wet gezien als een verzamelbegrip en behelst ook discriminatoire bejegening op de werkvloer (intimidatie, seksisme en racisme). Kortom: ieder onwelgevallig gedrag verband houdende met een beschermde grond (godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat). In de wetgeving wordt geen onderscheid gemaakt tussen direct en indirect onderscheid. Indirect onderscheid houdt in ogenschijnlijk neutraal handelen of nalaten maar met effect van onderscheid. Ook het geven van een opdracht tot discriminatie wordt benoemd als indirect onderscheid. Onderscheid kan wel gemaakt worden op basis van het bepaalde in artikel 2 Algemene Wet Gelijke Behandeling. Dit betekent dat wanneer het doel legitiem is en de middelen passend en noodzakelijk zijn er sprake kan zijn van een rechtvaardigheidsgrond.

Seksuele intimidatie behoort volgens de wetgever onder de noemer van discriminatie. Voor een volledig beeld wordt omschreven wat dit inhoudt. Onder seksuele intimidatie wordt verstaan enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie, dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd. Zowel in artikel 1a, derde lid, van de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen als in artikel 7, 646, achtste lid, van het Burgerlijk wetboek en in het kader van de Arbo-wet wordt uitgegaan van eenzelfde definitie. Seksuele intimidatie kan zich voordoen in een aantal verschijningsvormen. Het kan gaan om dubbelzinnige opmerkingen, onnodig aanraken, gluren, pornografische afbeeldingen op het werk, maar ook om aanranding en verkrachting. De definitie van seksuele intimidatie geeft tevens aan dat hieronder moet worden verstaan de gevallen waarin sprake kan zijn van seksuele chantage, zodanig dat kans op promotie en beslissingen over het werk afhangen van verrichte seksuele diensten. Door dit gedrag kan een vijandige of seksueel intimiderende en kwetsende omgeving ontstaan die een aanslag is op de waardigheid van de betrokken werknemer. In een dergelijke omgeving kan tegelijkertijd psychisch geweld gedijen dat mogelijkerwijs ook ruimte biedt aan de hiervoor bedoelde seksuele chantage.

Onder agressie en geweld vallen gebeurtenissen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met verrichten van arbeid. Bij agressie en geweld gaat het om gedragingen van verbaal geweld (uitschelden, beledigen) en fysiek geweld (schoppen, slaan, met een wapen dreigen en/of overvallen worden). Het kan ook gaan om psychisch geweld:bedreigen, intimideren onder druk zetten, thuissituatie bedreigen en het beschadigen van eigendommen.

Bij pesten gaat het om alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van een of meerdere werknemers (collega’s, leidinggevenden)gericht tegen een werknemer of een groep van werknemers die zich niet echt kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag.

Een belangrijk element aangaande pesten op het werk is de herhaling van die gedraging in de tijd. Het gaat bij pesten dus niet om een eenmalige gedraging. Dit gedrag uit zich op verschillende manieren, maar in het bijzonder door woorden, gebaren, handelingen of bedreigingen. Deze opsomming is niet limitatief. Veelal is het doel van de dader opzettelijk een andere persoon te kwetsen en te vernederen.

Bijlage 2 Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen

• Artikel 1 Begripsomschrijvingen

• Artikel 2 De Klachtencommissie

• Artikel 3 Procedures bij indienen klacht

• Artikel 4 Niet ontvankelijk

• Artikel 5 Bemiddeling

• Artikel 6 Afdoening in informele afhandeling

• Artikel 7 Onderzoek en mondelinge behandeling

• Artikel 8 Beoordeling en beslissing

• Artikel 9 Bescherming van klagers

• Artikel 10 Bijstand van klager

• Artikel 11 Maatregelen

• Artikel 12 Spoedeisende gevallen, verkorte procedure

• Artikel 13 Jaarverslag

• Artikel 14 Overgangs- en slotbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a

  Organisatie: Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

• b

  Bestuur/ Directie: de directie/ het bestuur van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

• c

  Medewerker: degene die bij of voor de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân werkzaam is, is geweest of werkzaamheden verricht op basis van:

  • -

    een arbeidsovereenkomst

  • -

    detachering

  • -

    een vrijwilligerscontract

  • -

    een uitzendovereenkomst

  • -

    een stageovereenkomst

• d

  Klacht: Een schriftelijke bij de Klachtencommissie ingediende uiting van onvrede over bejegening door de organisatie en/of een medewerker van de organisatie

• e

  Klager: de klagende medewerker, zijn wettelijke vertegenwoordiger of nabestaande(n)

• f

  Aangeklaagde: de organisatie of de medewerker van de organisatie tegen wie de klacht is gericht

• g

  Klachtencommissie: de door de directie/het bestuur ingestelde onafhankelijke externe commissie ter behandeling van klachten op het gebied van ongewenste omgangsvormen

• h

  Vertrouwenspersoon: de externe vertrouwenspersoon die als zodanig is aangesteld door de directie/het bestuur

Er is een onafhankelijke externe Klachtencommissie (hierna: de Commissie). De leden van de Commissie worden benoemd door de directie/het bestuur van Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân.

De Commissie heeft tot taak het behandelen van de aan haar voorgelegde klachten en het komen tot een onafhankelijk gemotiveerd oordeel.

De klachten worden behandeld door de Commissie die bestaat uit ten minste drie leden, waaronder een (plaatsvervangend) voorzitter. Voor ieder lid wordt een plaatsvervangend lid benoemd dat aan dezelfde kwaliteitseisen voldoet. Waar in dit reglement over de leden van de Commissie wordt gesproken worden daarmee tevens de plaatsvervangende leden bedoeld. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door de plaatsvervangend voorzitter en indien deze ook afwezig is door een van de andere vaste leden.

Leden van de Commissie worden benoemd voor een periode van drie jaar. Zij zijn éénmaal herbenoembaar. De organisatie draagt er zorg voor dat tijdig in vacatures binnen de commissie wordt voorzien.

De Commissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door een secretaris, benoemd door de organisatie. De taak van secretaris kan ook worden neergelegd bij één van de drie leden van de commissie als bedoeld in lid 3 van dit artikel. Dit lid van de commissie treedt dan op als lid/secretaris.

De vergaderingen van de Commissie hebben een besloten karakter. Is een lid verhinderd dan neemt zijn/haar plaatsvervanger deel aan de vergadering. De agenda voor iedere vergadering wordt door de voorzitter in overleg met de secretaris samengesteld en aan de leden toegezonden.

Vooraf wordt overeengekomen of de leden van de Commissie voor hun werkzaamheden een vergoeding ontvangen en zo ja welke dat zal zijn.

Iedere medewerker van de organisatie, tegen wie de klacht is gericht, is verplicht volledige medewerking te geven aan de werkzaamheden van de Commissie.

De leden van de Commissie mogen niet direct of indirect betrokken zijn bij het onderwerp waarover een klacht is ingediend. Klager en/of aangeklaagde kan in dit geval een lid van de klachtencommissie wraken. Leden van de klachtencommissie kunnen zich verschonen.

In geval van wraking of verschoning wordt de plaats van het betreffende lid ingenomen door een plaatsvervangend lid.

Een medewerker, zijn wettelijk vertegenwoordiger of zijn nabestaande(n), kan een klacht indienen bij de Commissie.

De klager dient de klacht schriftelijk in bij de Commissie. De klacht moet worden ondertekend en tenminste bevatten:

• a

  de naam en het adres van de indiener;

• b

  de dagtekening;

• c

  de omschrijving van de (gesignaleerde) ongewenste omgangsvorm(en);

• d

  de naam of namen van de aangeklaagde(n);

• e

  de beschrijving van de door de klager ondernomen stappen;

• f

  de periode waarin het voorval plaatsvond, waarbij voorvallen die langer dan één jaar geleden hebben plaatsgevonden niet meer in behandeling worden genomen tenzij er sprake is van een door de commissie te bepalen uitzonderlijke situatie.

Indien de klacht naar het oordeel van de secretaris van de Commissie niet voldoende duidelijk is gesteld, wordt de klager alsnog uitgenodigd binnen tien werkdagen schriftelijk duidelijkheid te verschaffen. Zonodig wordt de klager daarbij geadviseerd deskundige hulp te zoeken voor het nader formuleren van zijn klacht. De termijn van tien werkdagen kan zonodig door de secretaris van de Commissie eenmaal met tien werkdagen worden verlengd. Wordt de verduidelijking niet binnen de (verlengde) termijn ontvangen dan vindt geen verdere behandeling van de klacht plaats.

Binnen tien werkdagen na ontvangst van de klacht doet de secretaris van de Commissie mededeling van de inhoud van de klacht aan de aangeklaagde. De aangeklaagde wordt in de gelegenheid gesteld binnen tien werkdagen een verweerschrift op te stellen. Wordt de reactie niet binnen de termijn, dan wel binnen een op verzoek verleende eenmalige uitsteltermijn van tien werkdagen ontvangen, dan wordt de aangeklaagde geacht geen schriftelijk verweer te hebben gevoerd.

Indien de klacht ontvankelijk is verklaard worden klager en aangeklaagde uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht opgeroepen om te worden gehoord.

Partijen krijgen na de eerste gespreksronde de gelegenheid de verslagen van de gesprekken met klager, aangeklaagde en getuigen in te zien.

Klager en aangeklaagde kunnen zich laten bijstaan door een vertrouwenspersoon, een advocaat of een adviseur.

De Commissie kan besluiten tot het niet ontvankelijk verklaren van de klacht. De Commissie neemt dit besluit uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de klacht. Indien de Commissie dit besluit neemt, deelt zij dit schriftelijk mee aan de klager, de aangeklaagde en het bestuur/de directie.

De klacht wordt niet ontvankelijk verklaard indien zij betrekking heeft op een gedraging:

• a

  waarover door de klager reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is afgedaan;

• b

  die langer dan één jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden, tenzij er sprake is van feiten of omstandigheden op grond waarvan van de klager redelijkerwijs niet verlangd kon worden de klacht binnen de gestelde termijn in te dienen;

• c

  die anderszins door het instellen van een procedure aan het oordeel van een rechterlijke instantie kon of had kunnen worden onderworpen;

• d

  zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporing of vervolging gaande is;

• e

  als de klacht anoniem wordt ingediend en/of de aangeklaagde niet genoemd wordt;

• f

  indien niet voldaan is aan het bepaalde in artikel 3 lid 3

• g

  in (andere) gevallen waarin de Commissie dit noodzakelijk acht.

Na kennis genomen te hebben van de inhoud van de klacht en van de reactie van de aangeklaagde, kan de voorzitter van de Commissie, indien deze van mening is dat de zaak zich hiervoor leent, na ruggespraak met de overige leden van de Commissie, aan de klager en de aangeklaagde voorstellen te onderzoeken of de klacht via bemiddeling kan worden afgehandeld. Klager noch aangeklaagde hoeven deze bemiddeling te accepteren.

Indien klager en aangeklaagde met de bemiddeling akkoord gaan wordt de verdere behandeling van de klacht opgeschort. Bemiddeling vindt plaats door een door de Commissie, met instemming van partijen, aan te wijzen persoon. Deze deelt het resultaat van de bemiddeling aan de Commissie mee. Het resultaat van de bemiddeling kan zijn dat de klacht wordt ingetrokken, ofwel dat alsnog behandeling dient plaats te vinden.

Indien de bemiddeling geschiedt door een lid van de Commissie en het resultaat is dat alsnog behandeling dient plaats te vinden van de klacht, dan neemt het desbetreffende Commissielid niet verder deel aan het onderzoek, de behandeling en de beoordeling van de klacht.

In iedere fase van de klachtbehandeling kan de Commissie nagaan of de klager via informele afhandeling van zijn klacht tevreden gesteld kan worden.

Zodra de Commissie naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling.

Indien geen bemiddeling plaatsvindt, dan wel nadat is meegedeeld dat deze niet tot intrekking van de Klacht heeft geleid, gaat de Commissie over tot het instellen van haar onderzoek.

Zij kan daartoe informatie inwinnen en stukken raadplegen, personen horen die direct bij de klacht zijn betrokken en deskundigen inschakelen.

De klager en de aangeklaagde worden in de gelegenheid gesteld mondeling buiten elkaars aanwezigheid te worden gehoord. Zij kunnen zich daarbij desgewenst laten bijstaan door een advocaat, adviseur of vertrouwenspersoon.

De leden van de Commissie en andere bij de behandeling van de klacht betrokkenen zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen zij bij de behandeling van de klacht vernemen.

De secretaris stelt ter zake een verslag op en zendt dit aan de leden van de Commissie en aan de partijen die gehoord zijn elk hun eigen gehoor.

Binnen acht weken na ontvangst van de klacht komt de Commissie in besloten vergadering tot een oordeel over de klacht.

Het oordeel van de Commissie houdt in dat de klacht gegrond of ongegrond wordt bevonden. De Commissie kan daarbij aanbevelingen doen aan de directie/het bestuur betreffende de te nemen maatregelen.

Indien (een deel van) de klacht betrekking heeft op een schadeclaim doet de Commissie geen uitspraken over aansprakelijkheid, maar beperkt zij zich tot de beoordeling van de gegrondheid van de klacht.

De secretaris maakt een verslag van de gevolgde procedure, van de verklaringen van de klager, aangeklaagde en eventuele andere betrokkenen. In dit verslag wordt tevens het gemotiveerde oordeel van de Commissie en - waar van toepassing - de aanbeveling opgenomen betreffende de te nemen maatregelen. De directie/het bestuur zendt een afschrift van het advies van de Klachtencommissie naar klager en aangeklaagde.

Indien de Commissie niet in staat is de in dit artikel genoemde termijnen in acht te nemen, doet de Commissie daarvan met redenen omkleed mededeling aan de klager, de aangeklaagde en de directie/het bestuur van de organisatie onder vermelding van de duur van het uitstel.

Klager mag niet wegens het indienen van een klacht worden benadeeld in zijn werk of in zijn positie binnen het bedrijf.

Een klager en degene op wiens gedragingen de klacht betrekking heeft kunnen zich door een advocaat, adviseur of vertrouwenspersoon laten bijstaan of laten vertegenwoordigen.

De Commissie kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

De Commissie kan bijstand of vertegenwoordiging door een persoon, tegen wie ernstige bezwaren bestaan, weigeren.

Het derde lid is niet van toepassing ten aanzien van advocaten en procureurs.

Binnen twee weken na ontvangst van het verslag, deelt de directie/het bestuur van de organisatie schriftelijk aan de Commissie, de klager en de aangeklaagde mede of het oordeel van de Commissie wordt overgenomen en of de directie/het bestuur naar aanleiding daarvan maatregelen zal nemen en zo ja, welke.Bij afwijking van deze termijn doet de directie/het bestuur daarvan met redenen omkleed mededeling aan de Commissie, de klager en de aangeklaagde, onder vermelding van de termijn waarbinnen de directie/het bestuur zijn standpunt kenbaar zal maken.

De directie/het bestuur kan te allen tijde, al dan niet op verzoek van de Klachtencommissie of vertrouwenspersoon tijdelijke voorzieningen treffen, indien er als gevolg van ongewenst gedrag voor één of meerdere daarbij direct betrokkenen een onhoudbare situatie ontstaat.

Een klager kan de directie/het bestuur verzoeken zijn klacht versneld af te handelen, door middel van een verkorte procedure.

De directie/het bestuur gaat hiertoe over wanneer de klager in zijn klachtschrift aangeeft zoveel last van de ongewenste omgangsvormen te hebben, dat verder functioneren redelijkerwijs niet gevergd kan worden.

Klager moet tevens hulp hebben gezocht bij een vertrouwenspersoon die onderschrijft dat een verkorte procedure daadwerkelijk gewenst is. Bij toewijzing van dit verzoek komt de Commissie zo spoedig mogelijk bijeen en komt uiterlijk binnen tien werkdagen na ontvangst van de klacht tot een oordeel over de klacht.

De directie/het bestuur zal in deze gevallen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen tien werkdagen na ontvangst van het oordeel van de Commissie, een uitspraak doen.

Binnen dertien weken na afloop van elk kalenderjaar brengt de Commissie een openbaar jaarverslag uit over haar werkzaamheden. Het jaarverslag wordt in ieder geval toegezonden aan de directie/het bestuur van de organisatie. met een kopie naar de Ondernemingsraad.

In het jaarverslag worden het aantal en de aard van de door de Commissie behandelde klachten opgenomen. Het jaarverslag bevat geen gegevens die tot individuele personen zijn te herleiden.

De invoering van de klachtenregeling staat onder verantwoordelijkheid van de directie/het bestuur.

De organisatie draagt er zorg voor dat de medewerkers op passende wijze geïnformeerd worden over het bestaan van de klachtenregeling.

Bij deze informatieverstrekking wordt onder andere duidelijk gemaakt dat de klachtenprocedure kosteloos is (behoudens de eventuele kosten van een door klager of aangeklaagde ingeschakelde advocaat of adviseur).

De klachtenregeling wordt jaarlijks op de werking ervan geëvalueerd en indien nodig aangepast.

Na afronding van het onderzoek van de klachtencommissie worden de dossiers gearchiveerd bij de secretaris van de klachtencommissie. De dossiers worden drie jaar na de daarin gedane uitspraak vernietigd. Alleen de secretaris heeft toegang tot de dossiers.

Bijlage 3 Procedure Ongewenste Omgangsvormen in schema

BESPREKEN Aanspreken van collega op ongewenst gedrag DOEL: samen tot een aanvaardbare werksituatie komen

MELDING Bij de leidinggevenden; registratie door de leidinggevende DOEL: in onderling overleg tot een oplossing komen

NB: deze stap kan worden overgeslagen

INSCHAKELING Vertrouwenspersoon DOEL: advies & bemiddeling

KLACHT Geen oplossing of oplossing niet naar tevredenheid: schriftelijke klacht bij Klachtencommissie DOEL: bemiddeling en oplossing

ONDERZOEK Hoor en wederhoor door Klachtencommissie DOEL: vaststellen gegrondheid klacht conform uitgangspunten en gedragscode Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân

UITSPRAAK Directie doet uitspraak en neemt maatregel; partijen zijn gebonden aan uitspraak DOEL: klacht opgelost